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Adressen-Import (CSV)

2017-03-15T13:41:44Z

Sgatzke:

{{Wichtig| Ab Version Wice CRM 2015 wird für Neukunden der CSV-Import nicht mehr angeboten - bitte verwenden Sie den Excel-Import!}}

== Adressen-Import (CSV) ==
Über Daten-Import(CSV) haben Sie die Möglichkeit auf einfache Art Daten zu importieren. Es können hierbei ASCII-Daten verschiedener Art, wie z.B. CSV, SDF, DIF oder TXT in WICE importiert werden.
Der Import erfolgt in 4 Schritten.

{{Hinweis|Sollten der Link zum Daten-Import nicht funktionieren bzw. Sie eine entsprechende Meldung erhalten, so wenden Sie sich bitte zur
Überprüfung der Rechtevergabe an Ihren WICE-(Super)-Administrator!}}

Bei ASCII-Dateien werden die einzelnen Datenbankfelder durch bestimmte Zeichen voneinander getrennt, zum Beispiel mit Komma oder Semikolon. Die Werte der einzelnen Felder können unter Umständen in
Anführungszeichen gesetzt sein.

Die ASCII-Dateien können von verschiedenen Programmen auf verschiedenen Plattformen erzeugt werden.
Unter Umständen müssen Sie mit den Einstellmöglichkeiten beim Abspeichern aus dem jeweiligen Programm
heraus ein wenig experimentieren.

{{Hinweis
| Beachten Sie bitte folgende Hinweise für die Importdatei:
- Es dürfen entweder alle oder keine Werte in Anführungszeichen gesetzt sein. Dies gilt auch für numerische, alphanumerische und auch leere Felder.
- Die Anzahl der Felder muss in jeder Zeile gleich sein. Leere Felder am Ende einer Zeile dürfen nicht abgeschnitten sein.
- Jeder Datensatz muss in einer eigenen Zeile stehen. Das Zeilenendzeichen muss ASCIICharakter 10 oder 13 (oder beides) sein.
}}

=== Import Schritt 1 ===

{{screenshot|Csvimportstart.png|600|Maske zum Hochladen der CSV-Importdatei}}

Geben Sie die Datei an, welche die zu importierenden Daten enthält. Die Datei befindet sich lokal auf Ihrem Rechner. Klicken Sie hierzu auf "Durchsuchen" und wählen Sie die gewünschte Datei aus.

Klicken Sie anschließend auf "Datei übertragen". Die Datei wird daraufhin zum Server übertragen. Je nach Dateigröße kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen.

=== Import Schritt 2 ===

Es wird Ihnen angezeigt, wie viele Zeilen in der hochgeladenen Datei erkannt wurden. Sollte diese Angabe nicht mit der von Ihnen erwarteten Zeilenanzahl übereinstimmen (z.B. nur 1 Zeile), ist dies ein Hinweis darauf, dass das Dateiformat nicht erkannt wurde. Überprüfen Sie die Einstellungen des Programms, welches die Datei erzeugt hat, und probieren Sie ggf. andere Einstellungen aus.

Es werden weiterhin die ersten beiden Zeilen der Datei angezeigt, auch dies dient einer ersten Überprüfung.

Bitte geben Sie in den Eingabefeldern die Trennzeichen der einzelnen Felder an (z.B. ";" oder "," - aber ohne Anführungszeichen). Geben Sie weiterhin an, ob die Werte in Anführungszeichen, Bindestrich etc. gefasst sind. Anschließend klicken Sie bitte auf "Weiter".

=== Import Schritt 3 ===

{{screenshot|Csvimport2.png|600|Eingabemaske zur Feldzuweisung für den CSV-Import}}

Im nächsten Schritt erfolgt nun die Zuordnung der Import-Felder zu den WICE-Datenbankfeldern. Dazu werden die Nummern der Import-Felder in die jeweiligen Eingabefelder eingetragen (beginnend bei 1).

Wenn also das erste Feld Ihrer Datei den Firmennamen enthält, dann tragen Sie in das Feld für address_company.name die Zahl 1 ein. Das 2. Feld enthält die Strasse und damit fügen Sie in das Feld für address_company.street die Zahl 2 ein. So verfahren Sie weiter mit den übrigen Feldern des Datensatzes.

{{Hinweis
| Beachten Sie bitte, dass wenn Sie Informationen zu einem Ansprechpartner importieren, ohne dass auch ein Name für den Ansprechpartner in diesem Datensatz enthalten ist, die Information u.U. durch den Import verloren gehen kann, da WICE dann keinen Ansprechpartner anlegt. Es empfiehlt sich diese Daten dann zusätzlich in das Feld address_company.remarks zu übernehmen.
}}

Sie können mehrere Spalten der Import-Datei in eine Spalte der WICE-Datenbank zusammenfassen, z.B. Name1 und Name2 Ihrer Importdatei. Trennen Sie dazu die Feldnummern mit genau der Zeichenfolge, die als Trennzeichen in der Datenbank erscheinen soll (z.B. Komma oder Leerzeichen oder dem HTML-Tag , falls Sie einen Zeilenumbruch zB. für den Import in das Feld Bemerkungen erreichen möchten).

Klicken Sie nun auf "Weiter".

=== Import Schritt 4 ===

Im letzten Schritt werden die ersten 10 Einträge angezeigt. Hier können Sie überprüfen, ob die Zuordnung wie gewünscht aufgenommen wurde. Falls Sie mit diesem Testergebnis nicht zufrieden sind, klicken Sie auf den Back-Button Ihres Browsers und modifizieren Sie die Zuordnung.

Unter den ersten 10 Einträgen können abschließend einige Optionen festgelegt werden:

1.) Automatische Generierung der Serienbriefanrede. Das Feld address_contactperson.serial_salutation (Serienbriefanrede des Ansprechpartners) kann aus "Sehr geehrte(r)", salutation, firstname, lastname
zusammengesetzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Feld address_contactperson.salutation (Anrede) im vorigen Schritt zugeordnet wurde.

2.) Dublettensuche. Sie haben die Auswahl ob beim Import keine Dublettensuche erfolgen soll. WICE kann aber auch Dubletten erkennen und zusammenfassen (ohne Beachtung der Groß – und Kleinschreibung). Ausserdem haben Sie die Möglichkeit Dubletten zu erkennen und zusammen zu fassen, wenn eine exakte Übereinstimmung vorliegt. Die Dublettensuche kann auch global durchgeführt werden – d.h. die Adressen aller Kategorien werden überprüft – dies kann allerdings dazu führen!

Bei der Dublettensuche wird address.name überprüft und übereinstimmende Zeilen der Importdatei
zusammengefasst. Dies ist sinnvoll, wenn die Importdatei dieselbe Firma mehrfach mit unterschiedlichen Ansprechpartnern enthält. Beachten Sie bitte, dass je nach Größe der vorhandenen Datenbank die Dublettensuche den Importprozess um den Faktor 10 verlangsamen kann, besonders bei Wahl von "ohne Beachtung von Groß-/ und Kleinschreibung". Ein Import kann mehrere Stunden dauern.

3.) Zuordnung der Kategorien. Die 4 Adresskategorien, als auch die 2 Branchenkategorien und die 4 Kategorien für die Ansprechpartner können zugeordnet werden. Dazu müssen Felder in der Importdatei existieren, die genau dieselbe Bezeichnung wie die Kategorienamen besitzen. Geben Sie die Nummer der Importfelder in den jeweiligen Eingabefeldern an (ähnlich Schritt 3) – auch hier ist es möglich einen Datensatz mehreren Eigenschaften innerhalb einer Kategorie oder Branche zuzuordnen.

Wenn Sie nun auf "Weiter" klicken, wird der Import gestartet. In kurzen Zeitabständen wird der Fortschritt des Imports angezeigt mit der jeweils bearbeiteten Zeilennummer. Am Ende des Imports wird angezeigt, wie viele Zeilen insgesamt bearbeitet wurden. Mit einem Link können Sie den Importbereich schließen und in den Adressenbereich springen, wo Ihnen zugleich die Adressen zur Verfügung stehen.

Adressen-Import (CSV)

2017-03-15T13:40:41Z

Sgatzke: /* Adressen-Import (CSV) */

{{Wichtig: ab Version Wice CRM 2015 wird für Neukunden der CSV-Import nicht mehr angeboten - bitte verwenden Sie den Excel-Import!}}

== Adressen-Import (CSV) ==
Über Daten-Import(CSV) haben Sie die Möglichkeit auf einfache Art Daten zu importieren. Es können hierbei ASCII-Daten verschiedener Art, wie z.B. CSV, SDF, DIF oder TXT in WICE importiert werden.
Der Import erfolgt in 4 Schritten.

{{Hinweis|Sollten der Link zum Daten-Import nicht funktionieren bzw. Sie eine entsprechende Meldung erhalten, so wenden Sie sich bitte zur
Überprüfung der Rechtevergabe an Ihren WICE-(Super)-Administrator!}}

Bei ASCII-Dateien werden die einzelnen Datenbankfelder durch bestimmte Zeichen voneinander getrennt, zum Beispiel mit Komma oder Semikolon. Die Werte der einzelnen Felder können unter Umständen in
Anführungszeichen gesetzt sein.

Die ASCII-Dateien können von verschiedenen Programmen auf verschiedenen Plattformen erzeugt werden.
Unter Umständen müssen Sie mit den Einstellmöglichkeiten beim Abspeichern aus dem jeweiligen Programm
heraus ein wenig experimentieren.

{{Hinweis
| Beachten Sie bitte folgende Hinweise für die Importdatei:
- Es dürfen entweder alle oder keine Werte in Anführungszeichen gesetzt sein. Dies gilt auch für numerische, alphanumerische und auch leere Felder.
- Die Anzahl der Felder muss in jeder Zeile gleich sein. Leere Felder am Ende einer Zeile dürfen nicht abgeschnitten sein.
- Jeder Datensatz muss in einer eigenen Zeile stehen. Das Zeilenendzeichen muss ASCIICharakter 10 oder 13 (oder beides) sein.
}}

=== Import Schritt 1 ===

{{screenshot|Csvimportstart.png|600|Maske zum Hochladen der CSV-Importdatei}}

Geben Sie die Datei an, welche die zu importierenden Daten enthält. Die Datei befindet sich lokal auf Ihrem Rechner. Klicken Sie hierzu auf "Durchsuchen" und wählen Sie die gewünschte Datei aus.

Klicken Sie anschließend auf "Datei übertragen". Die Datei wird daraufhin zum Server übertragen. Je nach Dateigröße kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen.

=== Import Schritt 2 ===

Es wird Ihnen angezeigt, wie viele Zeilen in der hochgeladenen Datei erkannt wurden. Sollte diese Angabe nicht mit der von Ihnen erwarteten Zeilenanzahl übereinstimmen (z.B. nur 1 Zeile), ist dies ein Hinweis darauf, dass das Dateiformat nicht erkannt wurde. Überprüfen Sie die Einstellungen des Programms, welches die Datei erzeugt hat, und probieren Sie ggf. andere Einstellungen aus.

Es werden weiterhin die ersten beiden Zeilen der Datei angezeigt, auch dies dient einer ersten Überprüfung.

Bitte geben Sie in den Eingabefeldern die Trennzeichen der einzelnen Felder an (z.B. ";" oder "," - aber ohne Anführungszeichen). Geben Sie weiterhin an, ob die Werte in Anführungszeichen, Bindestrich etc. gefasst sind. Anschließend klicken Sie bitte auf "Weiter".

=== Import Schritt 3 ===

{{screenshot|Csvimport2.png|600|Eingabemaske zur Feldzuweisung für den CSV-Import}}

Im nächsten Schritt erfolgt nun die Zuordnung der Import-Felder zu den WICE-Datenbankfeldern. Dazu werden die Nummern der Import-Felder in die jeweiligen Eingabefelder eingetragen (beginnend bei 1).

Wenn also das erste Feld Ihrer Datei den Firmennamen enthält, dann tragen Sie in das Feld für address_company.name die Zahl 1 ein. Das 2. Feld enthält die Strasse und damit fügen Sie in das Feld für address_company.street die Zahl 2 ein. So verfahren Sie weiter mit den übrigen Feldern des Datensatzes.

{{Hinweis
| Beachten Sie bitte, dass wenn Sie Informationen zu einem Ansprechpartner importieren, ohne dass auch ein Name für den Ansprechpartner in diesem Datensatz enthalten ist, die Information u.U. durch den Import verloren gehen kann, da WICE dann keinen Ansprechpartner anlegt. Es empfiehlt sich diese Daten dann zusätzlich in das Feld address_company.remarks zu übernehmen.
}}

Sie können mehrere Spalten der Import-Datei in eine Spalte der WICE-Datenbank zusammenfassen, z.B. Name1 und Name2 Ihrer Importdatei. Trennen Sie dazu die Feldnummern mit genau der Zeichenfolge, die als Trennzeichen in der Datenbank erscheinen soll (z.B. Komma oder Leerzeichen oder dem HTML-Tag , falls Sie einen Zeilenumbruch zB. für den Import in das Feld Bemerkungen erreichen möchten).

Klicken Sie nun auf "Weiter".

=== Import Schritt 4 ===

Im letzten Schritt werden die ersten 10 Einträge angezeigt. Hier können Sie überprüfen, ob die Zuordnung wie gewünscht aufgenommen wurde. Falls Sie mit diesem Testergebnis nicht zufrieden sind, klicken Sie auf den Back-Button Ihres Browsers und modifizieren Sie die Zuordnung.

Unter den ersten 10 Einträgen können abschließend einige Optionen festgelegt werden:

1.) Automatische Generierung der Serienbriefanrede. Das Feld address_contactperson.serial_salutation (Serienbriefanrede des Ansprechpartners) kann aus "Sehr geehrte(r)", salutation, firstname, lastname
zusammengesetzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Feld address_contactperson.salutation (Anrede) im vorigen Schritt zugeordnet wurde.

2.) Dublettensuche. Sie haben die Auswahl ob beim Import keine Dublettensuche erfolgen soll. WICE kann aber auch Dubletten erkennen und zusammenfassen (ohne Beachtung der Groß – und Kleinschreibung). Ausserdem haben Sie die Möglichkeit Dubletten zu erkennen und zusammen zu fassen, wenn eine exakte Übereinstimmung vorliegt. Die Dublettensuche kann auch global durchgeführt werden – d.h. die Adressen aller Kategorien werden überprüft – dies kann allerdings dazu führen!

Bei der Dublettensuche wird address.name überprüft und übereinstimmende Zeilen der Importdatei
zusammengefasst. Dies ist sinnvoll, wenn die Importdatei dieselbe Firma mehrfach mit unterschiedlichen Ansprechpartnern enthält. Beachten Sie bitte, dass je nach Größe der vorhandenen Datenbank die Dublettensuche den Importprozess um den Faktor 10 verlangsamen kann, besonders bei Wahl von "ohne Beachtung von Groß-/ und Kleinschreibung". Ein Import kann mehrere Stunden dauern.

3.) Zuordnung der Kategorien. Die 4 Adresskategorien, als auch die 2 Branchenkategorien und die 4 Kategorien für die Ansprechpartner können zugeordnet werden. Dazu müssen Felder in der Importdatei existieren, die genau dieselbe Bezeichnung wie die Kategorienamen besitzen. Geben Sie die Nummer der Importfelder in den jeweiligen Eingabefeldern an (ähnlich Schritt 3) – auch hier ist es möglich einen Datensatz mehreren Eigenschaften innerhalb einer Kategorie oder Branche zuzuordnen.

Wenn Sie nun auf "Weiter" klicken, wird der Import gestartet. In kurzen Zeitabständen wird der Fortschritt des Imports angezeigt mit der jeweils bearbeiteten Zeilennummer. Am Ende des Imports wird angezeigt, wie viele Zeilen insgesamt bearbeitet wurden. Mit einem Link können Sie den Importbereich schließen und in den Adressenbereich springen, wo Ihnen zugleich die Adressen zur Verfügung stehen.

Adressen-Import (CSV)

2017-03-15T13:32:09Z

Sgatzke: /* Adressen-Import (CSV) */

== Adressen-Import (CSV) ==
Über Daten-Import(CSV) haben Sie die Möglichkeit auf einfache Art Daten zu importieren. Es können hierbei ASCII-Daten verschiedener Art, wie z.B. CSV, SDF, DIF oder TXT in WICE importiert werden.
Der Import erfolgt in 4 Schritten.

{{Hinweis|Sollten der Link zum Daten-Import nicht funktionieren bzw. Sie eine entsprechende Meldung erhalten, so wenden Sie sich bitte zur
Überprüfung der Rechtevergabe an Ihren WICE-(Super)-Administrator!}}

Bei ASCII-Dateien werden die einzelnen Datenbankfelder durch bestimmte Zeichen voneinander getrennt, zum Beispiel mit Komma oder Semikolon. Die Werte der einzelnen Felder können unter Umständen in
Anführungszeichen gesetzt sein.

Die ASCII-Dateien können von verschiedenen Programmen auf verschiedenen Plattformen erzeugt werden.
Unter Umständen müssen Sie mit den Einstellmöglichkeiten beim Abspeichern aus dem jeweiligen Programm
heraus ein wenig experimentieren.

{{Hinweis
| Beachten Sie bitte folgende Hinweise für die Importdatei:
- Es dürfen entweder alle oder keine Werte in Anführungszeichen gesetzt sein. Dies gilt auch für numerische, alphanumerische und auch leere Felder.
- Die Anzahl der Felder muss in jeder Zeile gleich sein. Leere Felder am Ende einer Zeile dürfen nicht abgeschnitten sein.
- Jeder Datensatz muss in einer eigenen Zeile stehen. Das Zeilenendzeichen muss ASCIICharakter 10 oder 13 (oder beides) sein.
}}

=== Import Schritt 1 ===

{{screenshot|Csvimportstart.png|600|Maske zum Hochladen der CSV-Importdatei}}

Geben Sie die Datei an, welche die zu importierenden Daten enthält. Die Datei befindet sich lokal auf Ihrem Rechner. Klicken Sie hierzu auf "Durchsuchen" und wählen Sie die gewünschte Datei aus.

Klicken Sie anschließend auf "Datei übertragen". Die Datei wird daraufhin zum Server übertragen. Je nach Dateigröße kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen.

=== Import Schritt 2 ===

Es wird Ihnen angezeigt, wie viele Zeilen in der hochgeladenen Datei erkannt wurden. Sollte diese Angabe nicht mit der von Ihnen erwarteten Zeilenanzahl übereinstimmen (z.B. nur 1 Zeile), ist dies ein Hinweis darauf, dass das Dateiformat nicht erkannt wurde. Überprüfen Sie die Einstellungen des Programms, welches die Datei erzeugt hat, und probieren Sie ggf. andere Einstellungen aus.

Es werden weiterhin die ersten beiden Zeilen der Datei angezeigt, auch dies dient einer ersten Überprüfung.

Bitte geben Sie in den Eingabefeldern die Trennzeichen der einzelnen Felder an (z.B. ";" oder "," - aber ohne Anführungszeichen). Geben Sie weiterhin an, ob die Werte in Anführungszeichen, Bindestrich etc. gefasst sind. Anschließend klicken Sie bitte auf "Weiter".

=== Import Schritt 3 ===

{{screenshot|Csvimport2.png|600|Eingabemaske zur Feldzuweisung für den CSV-Import}}

Im nächsten Schritt erfolgt nun die Zuordnung der Import-Felder zu den WICE-Datenbankfeldern. Dazu werden die Nummern der Import-Felder in die jeweiligen Eingabefelder eingetragen (beginnend bei 1).

Wenn also das erste Feld Ihrer Datei den Firmennamen enthält, dann tragen Sie in das Feld für address_company.name die Zahl 1 ein. Das 2. Feld enthält die Strasse und damit fügen Sie in das Feld für address_company.street die Zahl 2 ein. So verfahren Sie weiter mit den übrigen Feldern des Datensatzes.

{{Hinweis
| Beachten Sie bitte, dass wenn Sie Informationen zu einem Ansprechpartner importieren, ohne dass auch ein Name für den Ansprechpartner in diesem Datensatz enthalten ist, die Information u.U. durch den Import verloren gehen kann, da WICE dann keinen Ansprechpartner anlegt. Es empfiehlt sich diese Daten dann zusätzlich in das Feld address_company.remarks zu übernehmen.
}}

Sie können mehrere Spalten der Import-Datei in eine Spalte der WICE-Datenbank zusammenfassen, z.B. Name1 und Name2 Ihrer Importdatei. Trennen Sie dazu die Feldnummern mit genau der Zeichenfolge, die als Trennzeichen in der Datenbank erscheinen soll (z.B. Komma oder Leerzeichen oder dem HTML-Tag , falls Sie einen Zeilenumbruch zB. für den Import in das Feld Bemerkungen erreichen möchten).

Klicken Sie nun auf "Weiter".

=== Import Schritt 4 ===

Im letzten Schritt werden die ersten 10 Einträge angezeigt. Hier können Sie überprüfen, ob die Zuordnung wie gewünscht aufgenommen wurde. Falls Sie mit diesem Testergebnis nicht zufrieden sind, klicken Sie auf den Back-Button Ihres Browsers und modifizieren Sie die Zuordnung.

Unter den ersten 10 Einträgen können abschließend einige Optionen festgelegt werden:

1.) Automatische Generierung der Serienbriefanrede. Das Feld address_contactperson.serial_salutation (Serienbriefanrede des Ansprechpartners) kann aus "Sehr geehrte(r)", salutation, firstname, lastname
zusammengesetzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Feld address_contactperson.salutation (Anrede) im vorigen Schritt zugeordnet wurde.

2.) Dublettensuche. Sie haben die Auswahl ob beim Import keine Dublettensuche erfolgen soll. WICE kann aber auch Dubletten erkennen und zusammenfassen (ohne Beachtung der Groß – und Kleinschreibung). Ausserdem haben Sie die Möglichkeit Dubletten zu erkennen und zusammen zu fassen, wenn eine exakte Übereinstimmung vorliegt. Die Dublettensuche kann auch global durchgeführt werden – d.h. die Adressen aller Kategorien werden überprüft – dies kann allerdings dazu führen!

Bei der Dublettensuche wird address.name überprüft und übereinstimmende Zeilen der Importdatei
zusammengefasst. Dies ist sinnvoll, wenn die Importdatei dieselbe Firma mehrfach mit unterschiedlichen Ansprechpartnern enthält. Beachten Sie bitte, dass je nach Größe der vorhandenen Datenbank die Dublettensuche den Importprozess um den Faktor 10 verlangsamen kann, besonders bei Wahl von "ohne Beachtung von Groß-/ und Kleinschreibung". Ein Import kann mehrere Stunden dauern.

3.) Zuordnung der Kategorien. Die 4 Adresskategorien, als auch die 2 Branchenkategorien und die 4 Kategorien für die Ansprechpartner können zugeordnet werden. Dazu müssen Felder in der Importdatei existieren, die genau dieselbe Bezeichnung wie die Kategorienamen besitzen. Geben Sie die Nummer der Importfelder in den jeweiligen Eingabefeldern an (ähnlich Schritt 3) – auch hier ist es möglich einen Datensatz mehreren Eigenschaften innerhalb einer Kategorie oder Branche zuzuordnen.

Wenn Sie nun auf "Weiter" klicken, wird der Import gestartet. In kurzen Zeitabständen wird der Fortschritt des Imports angezeigt mit der jeweils bearbeiteten Zeilennummer. Am Ende des Imports wird angezeigt, wie viele Zeilen insgesamt bearbeitet wurden. Mit einem Link können Sie den Importbereich schließen und in den Adressenbereich springen, wo Ihnen zugleich die Adressen zur Verfügung stehen.

Adressen-Import (CSV)

2017-03-15T13:27:53Z

Sgatzke: /* Adressen-Import (CSV) */

== Adressen-Import (CSV) ==
Über Daten-Import(CSV) haben Sie die Möglichkeit auf einfache Art Daten zu importieren. Es können hierbei ASCII-Daten verschiedener Art, wie z.B. CSV, SDF, DIF oder TXT in WICE importiert werden.
Der Import erfolgt in 4 Schritten.

{Hinweis|Sollten der Link zum Daten-Import nicht funktionieren bzw. Sie eine entsprechende Meldung erhalten, so wenden Sie sich bitte zur
Überprüfung der Rechtevergabe an Ihren WICE-(Super)-Administrator!}

Bei ASCII-Dateien werden die einzelnen Datenbankfelder durch bestimmte Zeichen voneinander getrennt, zum Beispiel mit Komma oder Semikolon. Die Werte der einzelnen Felder können unter Umständen in
Anführungszeichen gesetzt sein.

Die ASCII-Dateien können von verschiedenen Programmen auf verschiedenen Plattformen erzeugt werden.
Unter Umständen müssen Sie mit den Einstellmöglichkeiten beim Abspeichern aus dem jeweiligen Programm
heraus ein wenig experimentieren.

{Hinweis
| Beachten Sie bitte folgende Hinweise für die Importdatei:
- Es dürfen entweder alle oder keine Werte in Anführungszeichen gesetzt sein. Dies gilt auch für numerische, alphanumerische und auch leere Felder.
- Die Anzahl der Felder muss in jeder Zeile gleich sein. Leere Felder am Ende einer Zeile dürfen nicht abgeschnitten sein.
- Jeder Datensatz muss in einer eigenen Zeile stehen. Das Zeilenendzeichen muss ASCIICharakter 10 oder 13 (oder beides) sein.
}

=== Import Schritt 1 ===

{{screenshot|Csvimportstart.png|600|Maske zum Hochladen der CSV-Importdatei}}

Geben Sie die Datei an, welche die zu importierenden Daten enthält. Die Datei befindet sich lokal auf Ihrem Rechner. Klicken Sie hierzu auf "Durchsuchen" und wählen Sie die gewünschte Datei aus.

Klicken Sie anschließend auf "Datei übertragen". Die Datei wird daraufhin zum Server übertragen. Je nach Dateigröße kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen.

=== Import Schritt 2 ===

Es wird Ihnen angezeigt, wie viele Zeilen in der hochgeladenen Datei erkannt wurden. Sollte diese Angabe nicht mit der von Ihnen erwarteten Zeilenanzahl übereinstimmen (z.B. nur 1 Zeile), ist dies ein Hinweis darauf, dass das Dateiformat nicht erkannt wurde. Überprüfen Sie die Einstellungen des Programms, welches die Datei erzeugt hat, und probieren Sie ggf. andere Einstellungen aus.

Es werden weiterhin die ersten beiden Zeilen der Datei angezeigt, auch dies dient einer ersten Überprüfung.

Bitte geben Sie in den Eingabefeldern die Trennzeichen der einzelnen Felder an (z.B. ";" oder "," - aber ohne Anführungszeichen). Geben Sie weiterhin an, ob die Werte in Anführungszeichen, Bindestrich etc. gefasst sind. Anschließend klicken Sie bitte auf "Weiter".

=== Import Schritt 3 ===

{{screenshot|Csvimport2.png|600|Eingabemaske zur Feldzuweisung für den CSV-Import}}

Im nächsten Schritt erfolgt nun die Zuordnung der Import-Felder zu den WICE-Datenbankfeldern. Dazu werden die Nummern der Import-Felder in die jeweiligen Eingabefelder eingetragen (beginnend bei 1).

Wenn also das erste Feld Ihrer Datei den Firmennamen enthält, dann tragen Sie in das Feld für address_company.name die Zahl 1 ein. Das 2. Feld enthält die Strasse und damit fügen Sie in das Feld für address_company.street die Zahl 2 ein. So verfahren Sie weiter mit den übrigen Feldern des Datensatzes.

{Hinweis
| Beachten Sie bitte, dass wenn Sie Informationen zu einem Ansprechpartner importieren, ohne dass auch ein Name für den Ansprechpartner in diesem Datensatz enthalten ist, die Information u.U. durch den Import verloren gehen kann, da WICE dann keinen Ansprechpartner anlegt. Es empfiehlt sich diese Daten dann zusätzlich in das Feld address_company.remarks zu übernehmen.
}

Sie können mehrere Spalten der Import-Datei in eine Spalte der WICE-Datenbank zusammenfassen, z.B. Name1 und Name2 Ihrer Importdatei. Trennen Sie dazu die Feldnummern mit genau der Zeichenfolge, die als Trennzeichen in der Datenbank erscheinen soll (z.B. Komma oder Leerzeichen oder dem HTML-Tag , falls Sie einen Zeilenumbruch zB. für den Import in das Feld Bemerkungen erreichen möchten).

Klicken Sie nun auf "Weiter".

=== Import Schritt 4 ===

Im letzten Schritt werden die ersten 10 Einträge angezeigt. Hier können Sie überprüfen, ob die Zuordnung wie gewünscht aufgenommen wurde. Falls Sie mit diesem Testergebnis nicht zufrieden sind, klicken Sie auf den Back-Button Ihres Browsers und modifizieren Sie die Zuordnung.

Unter den ersten 10 Einträgen können abschließend einige Optionen festgelegt werden:

1.) Automatische Generierung der Serienbriefanrede. Das Feld address_contactperson.serial_salutation (Serienbriefanrede des Ansprechpartners) kann aus "Sehr geehrte(r)", salutation, firstname, lastname
zusammengesetzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Feld address_contactperson.salutation (Anrede) im vorigen Schritt zugeordnet wurde.

2.) Dublettensuche. Sie haben die Auswahl ob beim Import keine Dublettensuche erfolgen soll. WICE kann aber auch Dubletten erkennen und zusammenfassen (ohne Beachtung der Groß – und Kleinschreibung). Ausserdem haben Sie die Möglichkeit Dubletten zu erkennen und zusammen zu fassen, wenn eine exakte Übereinstimmung vorliegt. Die Dublettensuche kann auch global durchgeführt werden – d.h. die Adressen aller Kategorien werden überprüft – dies kann allerdings dazu führen!

Bei der Dublettensuche wird address.name überprüft und übereinstimmende Zeilen der Importdatei
zusammengefasst. Dies ist sinnvoll, wenn die Importdatei dieselbe Firma mehrfach mit unterschiedlichen Ansprechpartnern enthält. Beachten Sie bitte, dass je nach Größe der vorhandenen Datenbank die Dublettensuche den Importprozess um den Faktor 10 verlangsamen kann, besonders bei Wahl von "ohne Beachtung von Groß-/ und Kleinschreibung". Ein Import kann mehrere Stunden dauern.

3.) Zuordnung der Kategorien. Die 4 Adresskategorien, als auch die 2 Branchenkategorien und die 4 Kategorien für die Ansprechpartner können zugeordnet werden. Dazu müssen Felder in der Importdatei existieren, die genau dieselbe Bezeichnung wie die Kategorienamen besitzen. Geben Sie die Nummer der Importfelder in den jeweiligen Eingabefeldern an (ähnlich Schritt 3) – auch hier ist es möglich einen Datensatz mehreren Eigenschaften innerhalb einer Kategorie oder Branche zuzuordnen.

Wenn Sie nun auf "Weiter" klicken, wird der Import gestartet. In kurzen Zeitabständen wird der Fortschritt des Imports angezeigt mit der jeweils bearbeiteten Zeilennummer. Am Ende des Imports wird angezeigt, wie viele Zeilen insgesamt bearbeitet wurden. Mit einem Link können Sie den Importbereich schließen und in den Adressenbereich springen, wo Ihnen zugleich die Adressen zur Verfügung stehen.

Kampagnen

2017-02-14T15:31:11Z

Sgatzke: /* Adresskategorien zuweisen */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|946|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|707|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in Wice CRM verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren Wice-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren Wice-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. Wice CRM vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|784|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Emailvorlagen, die Sie als solche in Wice CRM hinterlegt haben können Sie bei Verwendung des WYSIWG-Editors hier auswählen - diese werden dann automatisch in das Textfeld eingeladen - Sie können dann natürlich noch Änderungen oder Ergänzungen an diesen vornehmen, bevor Sie das Mailing versenden.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie, wenn Sie keine Vorlage eingeladen haben, den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft Wice CRM die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in Wice CRM befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|485|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|611|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem Wice-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren Wice-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der Wice CRM kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über Wice CRM Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Modul Kampagnen in der Registerkarte Kampagnen.

{{Screenshot|Campaigns.png|778|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E-Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaigns1.png|549|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen" und Sie gelangen in die nachfolgend Ansicht:

{{Screenshot|Campaigns_followup.png|877|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion und sich daraus ergebender Wiedervorlage erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben. Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen oder mehrere verantwortliche(n) Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter auswählen, werden die zu erstellenden Wiedervorlagen zwischen allen Mitarbeitern gleich aufgeteilt.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschliessend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Nun klicken Sie auf '''Eingaben speichern'''.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die erfolgreich zugewiesenen Mitarbeiter.

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Vorlagen für Emails, gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Bei Emails können Sie die Vorlagen nur für Mailings und nicht für einzelne Emails verwenden. Vorlagen für einzelne Emails können Sie in einem Workflow hinterlegen. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in das Modul Kampagnen und klicken hier auf den Reiter "Vorlagen":

{{Screenshot|Campaigns_vorlagen.png|781|Übersicht der im Mandanten hinterlegten Vorlagen für Email-Kampagnen}}

Sie sehen nun zunächst eine Übersicht der bereits vorhandenen Vorlagen für Email-Kampagnen. Um zu den Vorlagen für gedruckte Mailings zu wechseln Klicken Sie auf "Vorlagen für gedruckte Kampagnen" und dann auf "'''Go'''" bzw. umgekehrt, wenn Sie zwischen den Ansichten wieder zurück wechseln möchten.

Zunächst erläutern wird Ihnen, wie Sie eine neue Email-Kampagnen Vorlage erstellen können. Klicken Sie dazu auf "Neue Email-Vorlage" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen der Vorlage. Hier stehen Ihnen die Gestaltungsmöglichkeiten des WYSWIG-Editors zur Verfügung, d.h. Sie können mit diesem Einfluss auf die Formatierung nehmen und Graphiken einfühgen etc. Alternativ können Sie die Vorlage auch im HTML-Format hintelegen - wählen Sie dazu die entsprechende Option und kopieren dann den HTML-Code in das Eingabefeld. Abschliessend klicken Sie in beiden Varianten auf "'''Eingaben speichern'''" Die Vorlage steht Ihnen nun direkt zur Verwendung zur Verfügung.

Um eine gedruckte Dokumentenvorlage zu Erstellen bzw. zu bearbeiten wählen Sie zunäcst die Option "Vorlagen für gedruckte Kampagnen" und klicken dann auf "'''Go'''" und Sie gelangen in die Übersicht der vorhandenen Dokumentenvorlagen.
Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt, um diese dann hier hoch zu laden. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf "'''Neue Druck Vorlage'''" und Sie gelangen in die nachfolgende Ansicht:

{{Screenshot|New_template.png|698|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine bestimmte Liste zu zuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF oder ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf '''Durchsuchen...''' und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der Wice-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse ausgeführt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Die Zuweisung von Adresskategorien ist nur möglich für Adresslisten in denen keine Ansprechpartner sondern nur Firmenadressen enthalten sind!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|811|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|819|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Option sollte vorab sorgfältig überdacht worden sein - Sie können die Änderungen nicht selbst rückgängig machen!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "'''Go'''".

Datei:Adresskategorie zuweisen2.png

2017-02-14T15:30:42Z

Sgatzke: Sgatzke lud eine neue Version von Datei:Adresskategorie zuweisen2.png hoch

Datei:Adresskategorie zuweisen.png

2017-02-14T15:30:09Z

Sgatzke: Sgatzke lud eine neue Version von Datei:Adresskategorie zuweisen.png hoch

Kampagnen

2017-02-14T15:29:29Z

Sgatzke: /* Template (Dokumentenvorlage) erstellen */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|946|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|707|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in Wice CRM verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren Wice-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren Wice-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. Wice CRM vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|784|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Emailvorlagen, die Sie als solche in Wice CRM hinterlegt haben können Sie bei Verwendung des WYSIWG-Editors hier auswählen - diese werden dann automatisch in das Textfeld eingeladen - Sie können dann natürlich noch Änderungen oder Ergänzungen an diesen vornehmen, bevor Sie das Mailing versenden.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie, wenn Sie keine Vorlage eingeladen haben, den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft Wice CRM die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in Wice CRM befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|485|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|611|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem Wice-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren Wice-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der Wice CRM kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über Wice CRM Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Modul Kampagnen in der Registerkarte Kampagnen.

{{Screenshot|Campaigns.png|778|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E-Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaigns1.png|549|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen" und Sie gelangen in die nachfolgend Ansicht:

{{Screenshot|Campaigns_followup.png|877|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion und sich daraus ergebender Wiedervorlage erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben. Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen oder mehrere verantwortliche(n) Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter auswählen, werden die zu erstellenden Wiedervorlagen zwischen allen Mitarbeitern gleich aufgeteilt.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschliessend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Nun klicken Sie auf '''Eingaben speichern'''.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die erfolgreich zugewiesenen Mitarbeiter.

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Vorlagen für Emails, gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Bei Emails können Sie die Vorlagen nur für Mailings und nicht für einzelne Emails verwenden. Vorlagen für einzelne Emails können Sie in einem Workflow hinterlegen. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in das Modul Kampagnen und klicken hier auf den Reiter "Vorlagen":

{{Screenshot|Campaigns_vorlagen.png|781|Übersicht der im Mandanten hinterlegten Vorlagen für Email-Kampagnen}}

Sie sehen nun zunächst eine Übersicht der bereits vorhandenen Vorlagen für Email-Kampagnen. Um zu den Vorlagen für gedruckte Mailings zu wechseln Klicken Sie auf "Vorlagen für gedruckte Kampagnen" und dann auf "'''Go'''" bzw. umgekehrt, wenn Sie zwischen den Ansichten wieder zurück wechseln möchten.

Zunächst erläutern wird Ihnen, wie Sie eine neue Email-Kampagnen Vorlage erstellen können. Klicken Sie dazu auf "Neue Email-Vorlage" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen der Vorlage. Hier stehen Ihnen die Gestaltungsmöglichkeiten des WYSWIG-Editors zur Verfügung, d.h. Sie können mit diesem Einfluss auf die Formatierung nehmen und Graphiken einfühgen etc. Alternativ können Sie die Vorlage auch im HTML-Format hintelegen - wählen Sie dazu die entsprechende Option und kopieren dann den HTML-Code in das Eingabefeld. Abschliessend klicken Sie in beiden Varianten auf "'''Eingaben speichern'''" Die Vorlage steht Ihnen nun direkt zur Verwendung zur Verfügung.

Um eine gedruckte Dokumentenvorlage zu Erstellen bzw. zu bearbeiten wählen Sie zunäcst die Option "Vorlagen für gedruckte Kampagnen" und klicken dann auf "'''Go'''" und Sie gelangen in die Übersicht der vorhandenen Dokumentenvorlagen.
Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt, um diese dann hier hoch zu laden. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf "'''Neue Druck Vorlage'''" und Sie gelangen in die nachfolgende Ansicht:

{{Screenshot|New_template.png|698|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine bestimmte Liste zu zuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF oder ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf '''Durchsuchen...''' und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der Wice-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse ausgeführt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Die Zuweisung von Adresskategorien ist nur möglich für Adresslisten in denen keine Ansprechpartner sondern nur Firmenadressen enthalten sind!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Option sollte vorab sorgfältig überdacht worden sein - Sie können die Änderungen nicht selbst rückgängig machen!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "'''Go'''".

Kampagnen

2017-02-14T15:28:59Z

Sgatzke: /* Template (Dokumentenvorlage) erstellen */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|946|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|707|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in Wice CRM verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren Wice-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren Wice-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. Wice CRM vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|784|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Emailvorlagen, die Sie als solche in Wice CRM hinterlegt haben können Sie bei Verwendung des WYSIWG-Editors hier auswählen - diese werden dann automatisch in das Textfeld eingeladen - Sie können dann natürlich noch Änderungen oder Ergänzungen an diesen vornehmen, bevor Sie das Mailing versenden.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie, wenn Sie keine Vorlage eingeladen haben, den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft Wice CRM die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in Wice CRM befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|485|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|611|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem Wice-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren Wice-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der Wice CRM kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über Wice CRM Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Modul Kampagnen in der Registerkarte Kampagnen.

{{Screenshot|Campaigns.png|778|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E-Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaigns1.png|549|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen" und Sie gelangen in die nachfolgend Ansicht:

{{Screenshot|Campaigns_followup.png|877|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion und sich daraus ergebender Wiedervorlage erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben. Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen oder mehrere verantwortliche(n) Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter auswählen, werden die zu erstellenden Wiedervorlagen zwischen allen Mitarbeitern gleich aufgeteilt.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschliessend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Nun klicken Sie auf '''Eingaben speichern'''.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die erfolgreich zugewiesenen Mitarbeiter.

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Vorlagen für Emails, gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Bei Emails können Sie die Vorlagen nur für Mailings und nicht für einzelne Emails verwenden. Vorlagen für einzelne Emails können Sie in einem Workflow hinterlegen. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in das Modul Kampagnen und klicken hier auf den Reiter "Vorlagen":

{{Screenshot|Campaigns_vorlagen.png|781|Übersicht der im Mandanten hinterlegten Vorlagen für Email-Kampagnen}}

Sie sehen nun zunächst eine Übersicht der bereits vorhandenen Vorlagen für Email-Kampagnen. Um zu den Vorlagen für gedruckte Mailings zu wechseln Klicken Sie auf "Vorlagen für gedruckte Kampagnen" und dann auf "'''Go'''" bzw. umgekehrt, wenn Sie zwischen den Ansichten wieder zurück wechseln möchten.

Zunächst erläutern wird Ihnen, wie Sie eine neue Email-Kampagnen Vorlage erstellen können. Klicken Sie dazu auf "Neue Email-Vorlage" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen der Vorlage. Hier stehen Ihnen die Gestaltungsmöglichkeiten des WYSWIG-Editors zur Verfügung, d.h. Sie können mit diesem Einfluss auf die Formatierung nehmen und Graphiken einfühgen etc. Alternativ können Sie die Vorlage auch im HTML-Format hintelegen - wählen Sie dazu die entsprechende Option und kopieren dann den HTML-Code in das Eingabefeld. Abschliessend klicken Sie in beiden Varianten auf "'''Eingaben speichern'''" Die Vorlage steht Ihnen nun direkt zur Verwendung zur Verfügung.

Um eine gedruckte Dokumentenvorlage zu Erstellen bzw. zu bearbeiten wählen Sie zunäcst die Option "Vorlagen für gedruckte Kampagnen" und klicken dann auf "'''Go'''" und Sie gelangen in die Übersicht der vorhandenen Dokumentenvorlagen.
Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt, um diese dann hier hoch zu laden. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf "'''Neue Druck Vorlage'''" und Sie gelangen in die nachfolgende Ansicht:

{{Screenshot|New_template.png|689|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine bestimmte Liste zu zuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF oder ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf '''Durchsuchen...''' und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der Wice-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse ausgeführt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Die Zuweisung von Adresskategorien ist nur möglich für Adresslisten in denen keine Ansprechpartner sondern nur Firmenadressen enthalten sind!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Option sollte vorab sorgfältig überdacht worden sein - Sie können die Änderungen nicht selbst rückgängig machen!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "'''Go'''".

Datei:New template.png

2017-02-14T15:27:39Z

Sgatzke: Sgatzke lud eine neue Version von Datei:New template.png hoch

Kampagnen

2017-02-14T14:16:05Z

Sgatzke: /* Adresskategorien zuweisen */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|946|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|707|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in Wice CRM verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren Wice-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren Wice-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. Wice CRM vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|784|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Emailvorlagen, die Sie als solche in Wice CRM hinterlegt haben können Sie bei Verwendung des WYSIWG-Editors hier auswählen - diese werden dann automatisch in das Textfeld eingeladen - Sie können dann natürlich noch Änderungen oder Ergänzungen an diesen vornehmen, bevor Sie das Mailing versenden.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie, wenn Sie keine Vorlage eingeladen haben, den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft Wice CRM die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in Wice CRM befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|485|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|611|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem Wice-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren Wice-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der Wice CRM kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über Wice CRM Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Modul Kampagnen in der Registerkarte Kampagnen.

{{Screenshot|Campaigns.png|778|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E-Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaigns1.png|549|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen" und Sie gelangen in die nachfolgend Ansicht:

{{Screenshot|Campaigns_followup.png|877|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion und sich daraus ergebender Wiedervorlage erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben. Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen oder mehrere verantwortliche(n) Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter auswählen, werden die zu erstellenden Wiedervorlagen zwischen allen Mitarbeitern gleich aufgeteilt.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschliessend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Nun klicken Sie auf '''Eingaben speichern'''.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die erfolgreich zugewiesenen Mitarbeiter.

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Vorlagen für Emails, gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Bei Emails können Sie die Vorlagen nur für Mailings und nicht für einzelne Emails verwenden. Vorlagen für einzelne Emails können Sie in einem Workflow hinterlegen. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in das Modul Kampagnen und klicken hier auf den Reiter "Vorlagen":

{{Screenshot|Campaigns_vorlagen.png|781|Übersiche der im Mandanten hinterlegten Vorlagen für Email-Kampagnen}}

Sie sehen nun zunächst eine Übersicht der bereits vorhandenen Vorlagen für Email-Kampagnen. Um zu den Vorlagen für gedruckte Mailings zu wechseln Klicken Sie auf "Vorlagen für gedruckte Kampagnen" und dann auf "'''Go'''" bzw. umgekehrt, wenn Sie zwischen den Ansichten wieder zurück wechseln möchten.

Zunächst erläutern wird Ihnen, wie Sie eine neue Email-Kampagnen Vorlage erstellen können. Klicken Sie dazu auf "Neue Email-Vorlage" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen der Vorlage. Hier stehen Ihnen die Gestaltungsmöglichkeiten des WYSWIG-Editors zur Verfügung, d.h. Sie können mit diesem Einfluss auf die Formatierung nehmen und Graphiken einfühgen etc. Alternativ können Sie die Vorlage auch im HTML-Format hintelegen - wählen Sie dazu die entsprechende Option und kopieren dann den HTML-Code in das Eingabefeld. Abschliessend klicken Sie in beiden Varianten auf "'''Eingaben speichern'''" Die Vorlage steht Ihnen nun direkt zur Verwendung zur Verfügung.

Um eine gedruckte Dokumentenvorlage zu Erstellen bzw. zu bearbeiten wählen Sie zunäcst die Option "Vorlagen für gedruckte Kampagnen" und klicken dann auf "'''Go'''" und Sie gelangen in die Übersicht der vorhandenen Dokumentenvorlagen.
Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt, um diese dann hier hoch zu laden. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf "'''Neue Druck Vorlage'''" und Sie gelangen in die nachfolgende Ansicht:

{{Screenshot|New_template.png|600|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine bestimmte Liste zu zuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF oder ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf '''Durchsuchen...''' und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der Wice-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse ausgeführt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Die Zuweisung von Adresskategorien ist nur möglich für Adresslisten in denen keine Ansprechpartner sondern nur Firmenadressen enthalten sind!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Option sollte vorab sorgfältig überdacht worden sein - Sie können die Änderungen nicht selbst rückgängig machen!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "'''Go'''".

Kampagnen

2017-02-14T14:13:36Z

Sgatzke: /* Verwendung von erweiterten Listen */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|946|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|707|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in Wice CRM verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren Wice-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren Wice-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. Wice CRM vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|784|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Emailvorlagen, die Sie als solche in Wice CRM hinterlegt haben können Sie bei Verwendung des WYSIWG-Editors hier auswählen - diese werden dann automatisch in das Textfeld eingeladen - Sie können dann natürlich noch Änderungen oder Ergänzungen an diesen vornehmen, bevor Sie das Mailing versenden.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie, wenn Sie keine Vorlage eingeladen haben, den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft Wice CRM die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in Wice CRM befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|485|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|611|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem Wice-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren Wice-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der Wice CRM kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über Wice CRM Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Modul Kampagnen in der Registerkarte Kampagnen.

{{Screenshot|Campaigns.png|778|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E-Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaigns1.png|549|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen" und Sie gelangen in die nachfolgend Ansicht:

{{Screenshot|Campaigns_followup.png|877|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion und sich daraus ergebender Wiedervorlage erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben. Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen oder mehrere verantwortliche(n) Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter auswählen, werden die zu erstellenden Wiedervorlagen zwischen allen Mitarbeitern gleich aufgeteilt.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschliessend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Nun klicken Sie auf '''Eingaben speichern'''.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die erfolgreich zugewiesenen Mitarbeiter.

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Vorlagen für Emails, gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Bei Emails können Sie die Vorlagen nur für Mailings und nicht für einzelne Emails verwenden. Vorlagen für einzelne Emails können Sie in einem Workflow hinterlegen. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in das Modul Kampagnen und klicken hier auf den Reiter "Vorlagen":

{{Screenshot|Campaigns_vorlagen.png|781|Übersiche der im Mandanten hinterlegten Vorlagen für Email-Kampagnen}}

Sie sehen nun zunächst eine Übersicht der bereits vorhandenen Vorlagen für Email-Kampagnen. Um zu den Vorlagen für gedruckte Mailings zu wechseln Klicken Sie auf "Vorlagen für gedruckte Kampagnen" und dann auf "'''Go'''" bzw. umgekehrt, wenn Sie zwischen den Ansichten wieder zurück wechseln möchten.

Zunächst erläutern wird Ihnen, wie Sie eine neue Email-Kampagnen Vorlage erstellen können. Klicken Sie dazu auf "Neue Email-Vorlage" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen der Vorlage. Hier stehen Ihnen die Gestaltungsmöglichkeiten des WYSWIG-Editors zur Verfügung, d.h. Sie können mit diesem Einfluss auf die Formatierung nehmen und Graphiken einfühgen etc. Alternativ können Sie die Vorlage auch im HTML-Format hintelegen - wählen Sie dazu die entsprechende Option und kopieren dann den HTML-Code in das Eingabefeld. Abschliessend klicken Sie in beiden Varianten auf "'''Eingaben speichern'''" Die Vorlage steht Ihnen nun direkt zur Verwendung zur Verfügung.

Um eine gedruckte Dokumentenvorlage zu Erstellen bzw. zu bearbeiten wählen Sie zunäcst die Option "Vorlagen für gedruckte Kampagnen" und klicken dann auf "'''Go'''" und Sie gelangen in die Übersicht der vorhandenen Dokumentenvorlagen.
Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt, um diese dann hier hoch zu laden. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf "'''Neue Druck Vorlage'''" und Sie gelangen in die nachfolgende Ansicht:

{{Screenshot|New_template.png|600|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine bestimmte Liste zu zuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF oder ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf '''Durchsuchen...''' und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der Wice-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse ausgeführt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Des Weiteren gilt die Kategoriezuweisung nur für Adresslisten ohne Ansprechpartnerauswahl!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Funktion sollte vorab sorgfältig durchdacht sein!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "Go".

Kampagnen

2017-02-14T14:12:04Z

Sgatzke: /* Template (Dokumentenvorlage) erstellen */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|946|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|707|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in Wice CRM verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren Wice-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren Wice-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. Wice CRM vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|784|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Emailvorlagen, die Sie als solche in Wice CRM hinterlegt haben können Sie bei Verwendung des WYSIWG-Editors hier auswählen - diese werden dann automatisch in das Textfeld eingeladen - Sie können dann natürlich noch Änderungen oder Ergänzungen an diesen vornehmen, bevor Sie das Mailing versenden.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie, wenn Sie keine Vorlage eingeladen haben, den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft Wice CRM die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in Wice CRM befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|485|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|611|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem Wice-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren Wice-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der Wice CRM kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über Wice CRM Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Modul Kampagnen in der Registerkarte Kampagnen.

{{Screenshot|Campaigns.png|778|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E-Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaigns1.png|549|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen" und Sie gelangen in die nachfolgend Ansicht:

{{Screenshot|Campaigns_followup.png|877|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion und sich daraus ergebender Wiedervorlage erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben. Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen oder mehrere verantwortliche(n) Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter auswählen, werden die zu erstellenden Wiedervorlagen zwischen allen Mitarbeitern gleich aufgeteilt.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschliessend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Nun klicken Sie auf '''Eingaben speichern'''.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die erfolgreich zugewiesenen Mitarbeiter.

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Vorlagen für Emails, gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Bei Emails können Sie die Vorlagen nur für Mailings und nicht für einzelne Emails verwenden. Vorlagen für einzelne Emails können Sie in einem Workflow hinterlegen. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in das Modul Kampagnen und klicken hier auf den Reiter "Vorlagen":

{{Screenshot|Campaigns_vorlagen.png|781|Übersiche der im Mandanten hinterlegten Vorlagen für Email-Kampagnen}}

Sie sehen nun zunächst eine Übersicht der bereits vorhandenen Vorlagen für Email-Kampagnen. Um zu den Vorlagen für gedruckte Mailings zu wechseln Klicken Sie auf "Vorlagen für gedruckte Kampagnen" und dann auf "'''Go'''" bzw. umgekehrt, wenn Sie zwischen den Ansichten wieder zurück wechseln möchten.

Zunächst erläutern wird Ihnen, wie Sie eine neue Email-Kampagnen Vorlage erstellen können. Klicken Sie dazu auf "Neue Email-Vorlage" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen der Vorlage. Hier stehen Ihnen die Gestaltungsmöglichkeiten des WYSWIG-Editors zur Verfügung, d.h. Sie können mit diesem Einfluss auf die Formatierung nehmen und Graphiken einfühgen etc. Alternativ können Sie die Vorlage auch im HTML-Format hintelegen - wählen Sie dazu die entsprechende Option und kopieren dann den HTML-Code in das Eingabefeld. Abschliessend klicken Sie in beiden Varianten auf "'''Eingaben speichern'''" Die Vorlage steht Ihnen nun direkt zur Verwendung zur Verfügung.

Um eine gedruckte Dokumentenvorlage zu Erstellen bzw. zu bearbeiten wählen Sie zunäcst die Option "Vorlagen für gedruckte Kampagnen" und klicken dann auf "'''Go'''" und Sie gelangen in die Übersicht der vorhandenen Dokumentenvorlagen.
Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt, um diese dann hier hoch zu laden. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf "'''Neue Druck Vorlage'''" und Sie gelangen in die nachfolgende Ansicht:

{{Screenshot|New_template.png|600|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine bestimmte Liste zu zuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF oder ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf '''Durchsuchen...''' und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der WICE-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse angezeigt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

Bitte beachten Sie: Das Erstellen einer Liste wird hier in einem gesonderten Eintrag zum [[Listengenerator]] erklärt.

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Des Weiteren gilt die Kategoriezuweisung nur für Adresslisten ohne Ansprechpartnerauswahl!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Funktion sollte vorab sorgfältig durchdacht sein!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "Go".

Information

2017-02-13T15:04:52Z

Sgatzke: /* Information */

== Information ==

Das Modul Information bietet Ihnen die Möglichkeit, ähnlich wie in einer Knowledge-Base, wichtige unternehmensbezogene Informationen oder Vorlagen (z.B. zu Produkten, für Präsentationen, interne Datenblätter, Broschüren o.Ä.) abzulegen und zu archivieren.

Wählen Sie in der Menüleiste das Modul "Information" aus. Die Struktur ist baumartig aufgebaut und beliebig verzweigbar.

{{Screenshot|Information_haupt.png|480|Hauptansicht Modul Information}}

Sie können so beliebig viele Dokumente und Dateien, aber auch externe Links archivieren, entsprechend einer Explorerstruktur. Verwenden Sie die entsprechenden Buttons im rechten Fensterteil für die Neuanlage, Bearbeitung und Löschung. Die von Ihnen eingegebenen Texte werden automatisch mit den bereits vorhandenen Knoten der anderen Einträge verlinkt.

Über die Suchfunktion können Sie alle Einträge des Moduls durchsuchen. Dies gilt nur für die Textfelder, nicht für die Inhalte der eventuell an die Einträge angehängten Dateien! Die Verwendung von Wildcards bei der Suche können mit dem"%"-Zeichen erfolgen. Um eine Volltextsuche auszuführen aktivieren Sie vorher die entsprechende Checkbox und klicken dann auf "Go"

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie, dass Sie selbst die Struktur zur Ablage der Einträge festlegen. Je nachdem wo Sie Ihren Eintrag plazieren, sprich in der Hauptebene oder als Eintrag in einem Unterordner. Sie haben jedoch die Möglichkeit bestehende Einträge innerhalb der Baumstruktur zu verschieben. Um einen neuen Ordner anzulegen müssen Sie lediglich zu einem bestehenden Eintrag einen weiteren Untereintrag vornehmen - der übergeordnete Eintrag wird dann automatisch zu einem Ordner, um auf die darunter liegenden Ebenen hinzuweisen!
}}

=== Neuen Eintrag einfügen ===

Wollen Sie einen neuen Eintrag gestalten, so klicken Sie auf den Button '''Neu'''. Sie gelangen in das Fenster zur Neuanlage:

{{Screenshot|Info_neuereintrag.png|770|Maske zum Anlegen eines neuen Eintrags}}

Im Eingabefeld "Name" geben Sie den Text ein, der als Knoten erscheinen soll. Im Feld "Text" hinterlegen Sie den eigentlichen beschreibenden Text für Ihren Eintrag.

{{Tipp|Sie können hier im Textfeld selbstverständlich auch Keywords zur besseren Auffindbarkeit über die Suche bei einer an diesen Eintrag angehängten Datei verwenden - tragen Sie dazu die einzelnen Keywords mit Leerzeichen getrennt im Textfeld ein!}}

Sie können hier zur Formatierung den WYSWIG-Editor verwenden um so z.B. die Schriftgröße anzupassen oder Aufzählungen einzufügen uvm.. Im Feld '''Hyperlink''' können Sie Links auf externe Webseiten zu diesem Eintrag hinterlegen.
Über '''Durchsuchen''' haben Sie die Möglichkeit Dateien und Dokumente einem Beitrag zuzuordnen bzw. hoch zu laden. Diese stehen dann allen anderen Usern zum Download zur Verfügung.

Sie können für jeden Eintrag festlegen wer auf Ihren Eintrag zugreifen können soll und wer das Recht hat den Eintrag später nochmal zu bearbeiten.
Ein Eintrag hat zunächst eine Benutzergruppe als Besitzer. Des weiteren läßt sich steuern, ob dieser Eintrag "sichtbar für jeden"; "sichtbar nur für Mitglieder dieser Besitzergruppe"; oder "sichtbar für jeden ist".

Im nächsten Auswahlfeld legen Sie fest, wer den Eintrag löschen oder editieren darf. Die Gruppenzugehörigkeit der einzelnen User hat der Administrator für Sie festgelegt.
Klicken Sie anschließend auf '''Eingaben speichern''' um Ihren Eintrag hinzu zu fügen.

{{Wichtig
|Bitte beachten Sie, dass ausgewählte Einschränkungen der Sichtbarkeit auch auf sämtliche Untereinträge dieses Eintrages Auswirkung haben.}}

=== Eintrag bearbeiten ===

Wollen Sie einen Eintrag bearbeiten, so begeben Sie sich zunächst zu dem Eintrag den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf den '''Edit'''-Button. Sie gelangen nun in das Fenster wie bei der Neuanlage eines Eintrags.
Nehmen Sie hier Ihre Anderungen vor und klicken abschließend auf '''Eingaben speichern'''.

=== Eintrag verschieben ===

Die Einträge im Modul Information sind baumartig strukturiert und beliebig verzweigbar. Zum Verschieben eines Eintrages oder eines ganzen Zweiges begeben Sie sich zunächst zu dem gewünschten Eintrag den Sie verschieben möchten und klicken dann auf den Button '''Verschieben'''.

{{Screenshot|Info_eintragmove.png|406|Übersicht der vorhandenen Einträge beim Verschieben von bestehenden Einträgen}}

Legen Sie nun in dem sich öffnenden Fenster fest, wohin die Datei oder der Ordner innerhalb der Baumstruktur verschoben werden soll.

Information

2017-02-13T15:00:31Z

Sgatzke: /* Neuen Eintrag einfügen */

== Information ==

Das Modul Information bietet Ihnrn die Möglichkeit, ähnlich wie in einer Knowledge-Base (K-Base), wichtige unternehmensbezogene Informationen (zu Produkten, Präsentationen, Datenblätter, Broschüren etc.) abzulegen und zu archivieren.

Wählen Sie in der Modulleiste das Modul "Information" aus. Die Struktur ist baumartig aufgebaut und beliebig verzweigbar.

{{Screenshot|Information_haupt.png|480|Hauptansicht Modul Information}}

Sie können so beliebig viele Dokumente und Dateien, aber auch externe Links archivieren, entsprechend einer Explorerstruktur. Verwenden Sie die entsprechenden Buttons im rechten Fensterteil für die Neuanlage, Bearbeitung und Löschung. Die von Ihnen eingebenen Texte werden automatisch mit den bereits vorhandenen Knoten verlinkt.

Über die Suchfunktion können Sie alle Einträge des Moduls durchsuchen. Dies gilt nur für die Textfelder, nicht für die eventuell an die Einträge angehängten Dateien! Die Verwendung von Wildcards bei der Suche können mit dem"%"-Zeichen erfolgen. Um eine Volltextsuche auszuführen aktivieren Sie vorher die entsprechende Checkbox und klicken dann auf "Go"

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie, dass Sie selbst die Struktur zur Ablage der Einträge festlegen. Je nachdem wo Sie Ihren Eintrag plazieren, sprich in der Hauptebene oder als Eintrag in einem Unterordner. Sie haben jedoch die Möglichkeit bestehende Einträge innerhalb der Baumstruktur zu verschieben. Um einen neuen Ordner anzulegen müssen Sie lediglich zu einem bestehenden Eintrag einen weiteren Untereintrag vornehmen - der übergeordnete Eintrag wird dann automatisch zu einem Ordner, um auf die darunter liegenden Ebenen hinzuweisen!
}}

=== Neuen Eintrag einfügen ===

Wollen Sie einen neuen Eintrag gestalten, so klicken Sie auf den Button '''Neu'''. Sie gelangen in das Fenster zur Neuanlage:

{{Screenshot|Info_neuereintrag.png|770|Maske zum Anlegen eines neuen Eintrags}}

Im Eingabefeld "Name" geben Sie den Text ein, der als Knoten erscheinen soll. Im Feld "Text" hinterlegen Sie den eigentlichen beschreibenden Text für Ihren Eintrag.

{{Tipp|Sie können hier im Textfeld selbstverständlich auch Keywords zur besseren Auffindbarkeit über die Suche bei einer an diesen Eintrag angehängten Datei verwenden - tragen Sie dazu die einzelnen Keywords mit Leerzeichen getrennt im Textfeld ein!}}

Sie können hier zur Formatierung den WYSWIG-Editor verwenden um so z.B. die Schriftgröße anzupassen oder Aufzählungen einzufügen uvm.. Im Feld '''Hyperlink''' können Sie Links auf externe Webseiten zu diesem Eintrag hinterlegen.
Über '''Durchsuchen''' haben Sie die Möglichkeit Dateien und Dokumente einem Beitrag zuzuordnen bzw. hoch zu laden. Diese stehen dann allen anderen Usern zum Download zur Verfügung.

Sie können für jeden Eintrag festlegen wer auf Ihren Eintrag zugreifen können soll und wer das Recht hat den Eintrag später nochmal zu bearbeiten.
Ein Eintrag hat zunächst eine Benutzergruppe als Besitzer. Des weiteren läßt sich steuern, ob dieser Eintrag "sichtbar für jeden"; "sichtbar nur für Mitglieder dieser Besitzergruppe"; oder "sichtbar für jeden ist".

Im nächsten Auswahlfeld legen Sie fest, wer den Eintrag löschen oder editieren darf. Die Gruppenzugehörigkeit der einzelnen User hat der Administrator für Sie festgelegt.
Klicken Sie anschließend auf '''Eingaben speichern''' um Ihren Eintrag hinzu zu fügen.

{{Wichtig
|Bitte beachten Sie, dass ausgewählte Einschränkungen der Sichtbarkeit auch auf sämtliche Untereinträge dieses Eintrages Auswirkung haben.}}

=== Eintrag bearbeiten ===

Wollen Sie einen Eintrag bearbeiten, so begeben Sie sich zunächst zu dem Eintrag den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf den '''Edit'''-Button. Sie gelangen nun in das Fenster wie bei der Neuanlage eines Eintrags.
Nehmen Sie hier Ihre Anderungen vor und klicken abschließend auf '''Eingaben speichern'''.

=== Eintrag verschieben ===

Die Einträge im Modul Information sind baumartig strukturiert und beliebig verzweigbar. Zum Verschieben eines Eintrages oder eines ganzen Zweiges begeben Sie sich zunächst zu dem gewünschten Eintrag den Sie verschieben möchten und klicken dann auf den Button '''Verschieben'''.

{{Screenshot|Info_eintragmove.png|406|Übersicht der vorhandenen Einträge beim Verschieben von bestehenden Einträgen}}

Legen Sie nun in dem sich öffnenden Fenster fest, wohin die Datei oder der Ordner innerhalb der Baumstruktur verschoben werden soll.

Information

2017-02-13T14:59:11Z

Sgatzke: /* Neuen Eintrag einfügen */

== Information ==

Das Modul Information bietet Ihnrn die Möglichkeit, ähnlich wie in einer Knowledge-Base (K-Base), wichtige unternehmensbezogene Informationen (zu Produkten, Präsentationen, Datenblätter, Broschüren etc.) abzulegen und zu archivieren.

Wählen Sie in der Modulleiste das Modul "Information" aus. Die Struktur ist baumartig aufgebaut und beliebig verzweigbar.

{{Screenshot|Information_haupt.png|480|Hauptansicht Modul Information}}

Sie können so beliebig viele Dokumente und Dateien, aber auch externe Links archivieren, entsprechend einer Explorerstruktur. Verwenden Sie die entsprechenden Buttons im rechten Fensterteil für die Neuanlage, Bearbeitung und Löschung. Die von Ihnen eingebenen Texte werden automatisch mit den bereits vorhandenen Knoten verlinkt.

Über die Suchfunktion können Sie alle Einträge des Moduls durchsuchen. Dies gilt nur für die Textfelder, nicht für die eventuell an die Einträge angehängten Dateien! Die Verwendung von Wildcards bei der Suche können mit dem"%"-Zeichen erfolgen. Um eine Volltextsuche auszuführen aktivieren Sie vorher die entsprechende Checkbox und klicken dann auf "Go"

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie, dass Sie selbst die Struktur zur Ablage der Einträge festlegen. Je nachdem wo Sie Ihren Eintrag plazieren, sprich in der Hauptebene oder als Eintrag in einem Unterordner. Sie haben jedoch die Möglichkeit bestehende Einträge innerhalb der Baumstruktur zu verschieben. Um einen neuen Ordner anzulegen müssen Sie lediglich zu einem bestehenden Eintrag einen weiteren Untereintrag vornehmen - der übergeordnete Eintrag wird dann automatisch zu einem Ordner, um auf die darunter liegenden Ebenen hinzuweisen!
}}

=== Neuen Eintrag einfügen ===

Wollen Sie einen neuen Eintrag gestalten, so klicken Sie auf den Button '''Neu'''. Sie gelangen in das Fenster zur Neuanlage:

{{Screenshot|Info_neuereintrag.png|770|Maske zum Anlegen eines neuen Eintrags}}

Im Eingabefeld "Name" geben Sie den Text ein, der als Knoten erscheinen soll. Im Feld "Text" hinterlegen Sie den eigentlichen beschreibenden Text für Ihren Eintrag.
{{Tipp|Sie können hier im Textfeld selbstverständlich auch Keywords zur besseren Auffindbarkeit über die Suche bei einer an diesen Eintrag angehängten Datei verwenden - tragen Sie dazu die einzelnen Keyword mit Leerzeichen getrennt hier ein.}}

Sie können hier zur Formatierung den WYSWIG-Editor verwenden um so z.B. die Schriftgröße anzupassen oder Aufzählungen einzufügen uvm.. Im Feld '''Hyperlink''' können Sie Links auf externe Webseiten zu diesem Eintrag hinterlegen.
Über '''Durchsuchen''' haben Sie die Möglichkeit Dateien und Dokumente einem Beitrag zuzuordnen bzw. hoch zu laden. Diese stehen dann allen anderen Usern zum Download zur Verfügung.

Sie können für jeden Eintrag festlegen wer auf Ihren Eintrag zugreifen können soll und wer das Recht hat den Eintrag später nochmal zu bearbeiten.
Ein Eintrag hat zunächst eine Benutzergruppe als Besitzer. Des weiteren läßt sich steuern, ob dieser Eintrag "sichtbar für jeden"; "sichtbar nur für Mitglieder dieser Besitzergruppe"; oder "sichtbar für jeden ist".

Im nächsten Auswahlfeld legen Sie fest, wer den Eintrag löschen oder editieren darf. Die Gruppenzugehörigkeit der einzelnen User hat der Administrator für Sie festgelegt.
Klicken Sie anschließend auf '''Eingaben speichern''' um Ihren Eintrag hinzu zu fügen.

{{Wichtig
|Bitte beachten Sie, dass ausgewählte Einschränkungen der Sichtbarkeit auch auf sämtliche Untereinträge dieses Eintrages Auswirkung haben.}}

=== Eintrag bearbeiten ===

Wollen Sie einen Eintrag bearbeiten, so begeben Sie sich zunächst zu dem Eintrag den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf den '''Edit'''-Button. Sie gelangen nun in das Fenster wie bei der Neuanlage eines Eintrags.
Nehmen Sie hier Ihre Anderungen vor und klicken abschließend auf '''Eingaben speichern'''.

=== Eintrag verschieben ===

Die Einträge im Modul Information sind baumartig strukturiert und beliebig verzweigbar. Zum Verschieben eines Eintrages oder eines ganzen Zweiges begeben Sie sich zunächst zu dem gewünschten Eintrag den Sie verschieben möchten und klicken dann auf den Button '''Verschieben'''.

{{Screenshot|Info_eintragmove.png|406|Übersicht der vorhandenen Einträge beim Verschieben von bestehenden Einträgen}}

Legen Sie nun in dem sich öffnenden Fenster fest, wohin die Datei oder der Ordner innerhalb der Baumstruktur verschoben werden soll.

Information

2017-02-13T14:53:20Z

Sgatzke: /* Neuen Eintrag einfügen */

== Information ==

Das Modul Information bietet Ihnrn die Möglichkeit, ähnlich wie in einer Knowledge-Base (K-Base), wichtige unternehmensbezogene Informationen (zu Produkten, Präsentationen, Datenblätter, Broschüren etc.) abzulegen und zu archivieren.

Wählen Sie in der Modulleiste das Modul "Information" aus. Die Struktur ist baumartig aufgebaut und beliebig verzweigbar.

{{Screenshot|Information_haupt.png|480|Hauptansicht Modul Information}}

Sie können so beliebig viele Dokumente und Dateien, aber auch externe Links archivieren, entsprechend einer Explorerstruktur. Verwenden Sie die entsprechenden Buttons im rechten Fensterteil für die Neuanlage, Bearbeitung und Löschung. Die von Ihnen eingebenen Texte werden automatisch mit den bereits vorhandenen Knoten verlinkt.

Über die Suchfunktion können Sie alle Einträge des Moduls durchsuchen. Dies gilt nur für die Textfelder, nicht für die eventuell an die Einträge angehängten Dateien! Die Verwendung von Wildcards bei der Suche können mit dem"%"-Zeichen erfolgen. Um eine Volltextsuche auszuführen aktivieren Sie vorher die entsprechende Checkbox und klicken dann auf "Go"

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie, dass Sie selbst die Struktur zur Ablage der Einträge festlegen. Je nachdem wo Sie Ihren Eintrag plazieren, sprich in der Hauptebene oder als Eintrag in einem Unterordner. Sie haben jedoch die Möglichkeit bestehende Einträge innerhalb der Baumstruktur zu verschieben. Um einen neuen Ordner anzulegen müssen Sie lediglich zu einem bestehenden Eintrag einen weiteren Untereintrag vornehmen - der übergeordnete Eintrag wird dann automatisch zu einem Ordner, um auf die darunter liegenden Ebenen hinzuweisen!
}}

=== Neuen Eintrag einfügen ===

Wollen Sie einen neuen Eintrag gestalten, so klicken Sie auf den Button '''Neu'''. Sie gelangen in das Fenster zur Neuanlage:

{{Screenshot|Info_neuereintrag.png|770|Maske zum Anlegen eines neuen Eintrags}}

Im Eingabefeld "Name" geben Sie den Text ein, der als Knoten erscheinen soll. Im Feld "Text" hinterlegen Sie den eigentlichen beschreibenden Text für Ihren Eintrag. Sie können dabei über den WYSWIG-Editor Formatierungen vornehmen, wie die Schriftgröße anzupassen oder Aufzählungen zu erstellen etc. Im Feld '''Hyperlink''' können Sie Links auf externe Webseiten zu diesem Eintrag hinterlegen.
Über '''Durchsuchen''' haben Sie die Möglichkeit Dateien und Dokumente einem Beitrag zuzuordnen bzw. hoch zu laden.

Sie können für jeden Eintrag festlegen wer auf Ihren Eintrag zugreifen können soll und wer das Recht hat den Eintrag später nochmal zu bearbeiten.
Ein Eintrag hat zunächst eine Benutzergruppe als Besitzer. Des weiteren läßt sich steuern, ob dieser Eintrag "sichtbar für jeden"; "sichtbar nur für Mitglieder dieser Besitzergruppe"; oder "sichtbar für jeden ist".

Im nächsten Auswahlfeld legen Sie fest, wer den Eintrag löschen oder editieren darf. Die Gruppenzugehörigkeit der einzelnen User hat der Administrator für Sie festgelegt.
Klicken Sie anschließend auf '''Eingaben speichern''' um Ihren Eintrag hinzu zu fügen.

{{Wichtig
|Bitte beachten Sie, dass ausgewählte Einschränkungen der Sichtbarkeit auch auf sämtliche Untereinträge dieses Eintrages Auswirkung haben.}}

=== Eintrag bearbeiten ===

Wollen Sie einen Eintrag bearbeiten, so begeben Sie sich zunächst zu dem Eintrag den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf den '''Edit'''-Button. Sie gelangen nun in das Fenster wie bei der Neuanlage eines Eintrags.
Nehmen Sie hier Ihre Anderungen vor und klicken abschließend auf '''Eingaben speichern'''.

=== Eintrag verschieben ===

Die Einträge im Modul Information sind baumartig strukturiert und beliebig verzweigbar. Zum Verschieben eines Eintrages oder eines ganzen Zweiges begeben Sie sich zunächst zu dem gewünschten Eintrag den Sie verschieben möchten und klicken dann auf den Button '''Verschieben'''.

{{Screenshot|Info_eintragmove.png|406|Übersicht der vorhandenen Einträge beim Verschieben von bestehenden Einträgen}}

Legen Sie nun in dem sich öffnenden Fenster fest, wohin die Datei oder der Ordner innerhalb der Baumstruktur verschoben werden soll.

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2017-02-13T14:49:17Z

Sgatzke: /* Neuen Eintrag einfügen */

== Information ==

Das Modul Information bietet Ihnrn die Möglichkeit, ähnlich wie in einer Knowledge-Base (K-Base), wichtige unternehmensbezogene Informationen (zu Produkten, Präsentationen, Datenblätter, Broschüren etc.) abzulegen und zu archivieren.

Wählen Sie in der Modulleiste das Modul "Information" aus. Die Struktur ist baumartig aufgebaut und beliebig verzweigbar.

{{Screenshot|Information_haupt.png|480|Hauptansicht Modul Information}}

Sie können so beliebig viele Dokumente und Dateien, aber auch externe Links archivieren, entsprechend einer Explorerstruktur. Verwenden Sie die entsprechenden Buttons im rechten Fensterteil für die Neuanlage, Bearbeitung und Löschung. Die von Ihnen eingebenen Texte werden automatisch mit den bereits vorhandenen Knoten verlinkt.

Über die Suchfunktion können Sie alle Einträge des Moduls durchsuchen. Dies gilt nur für die Textfelder, nicht für die eventuell an die Einträge angehängten Dateien! Die Verwendung von Wildcards bei der Suche können mit dem"%"-Zeichen erfolgen. Um eine Volltextsuche auszuführen aktivieren Sie vorher die entsprechende Checkbox und klicken dann auf "Go"

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie, dass Sie selbst die Struktur zur Ablage der Einträge festlegen. Je nachdem wo Sie Ihren Eintrag plazieren, sprich in der Hauptebene oder als Eintrag in einem Unterordner. Sie haben jedoch die Möglichkeit bestehende Einträge innerhalb der Baumstruktur zu verschieben. Um einen neuen Ordner anzulegen müssen Sie lediglich zu einem bestehenden Eintrag einen weiteren Untereintrag vornehmen - der übergeordnete Eintrag wird dann automatisch zu einem Ordner, um auf die darunter liegenden Ebenen hinzuweisen!
}}

=== Neuen Eintrag einfügen ===

Wollen Sie einen neuen Eintrag gestalten, so klicken Sie auf den Button '''Neu'''. Sie gelangen in das Fenster zur Neuanlage:

{{Screenshot|Info_neuereintrag.png|770|Maske zum Anlegen eines neuen Eintrags}}

Im Eingabefeld "Name" geben Sie den Text ein, der als Knoten erscheinen soll. Über '''Durchsuchen''' haben Sie die Möglichkeit Dateien und Dokumente einem Beitrag zuzuordnen bzw. hoch zu laden.

Sie können für jeden Eintrag festlegen wer auf Ihren Eintrag zugreifen können soll und wer das Recht hat den Eintrag später nochmal zu bearbeiten.
Ein Eintrag hat zunächst eine Benutzergruppe als Besitzer. Des weiteren läßt sich steuern, ob dieser Eintrag "sichtbar für jeden"; "sichtbar nur für Mitglieder dieser Besitzergruppe"; oder "sichtbar für jeden ist".

Im nächsten Auswahlfeld legen Sie fest, wer den Eintrag löschen oder editieren darf. Die Gruppenzugehörigkeit der einzelnen User hat der Administrator für Sie festgelegt.
Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern.

{{Wichtig
|Bitte beachten Sie, dass ausgewählte Einschränkungen der Sichtbarkeit auch auf sämtliche Untereinträge dieses Eintrages Auswirkung haben.}}

=== Eintrag bearbeiten ===

Wollen Sie einen Eintrag bearbeiten, so begeben Sie sich zunächst zu dem Eintrag den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf den '''Edit'''-Button. Sie gelangen nun in das Fenster wie bei der Neuanlage eines Eintrags.
Nehmen Sie hier Ihre Anderungen vor und klicken abschließend auf '''Eingaben speichern'''.

=== Eintrag verschieben ===

Die Einträge im Modul Information sind baumartig strukturiert und beliebig verzweigbar. Zum Verschieben eines Eintrages oder eines ganzen Zweiges begeben Sie sich zunächst zu dem gewünschten Eintrag den Sie verschieben möchten und klicken dann auf den Button '''Verschieben'''.

{{Screenshot|Info_eintragmove.png|406|Übersicht der vorhandenen Einträge beim Verschieben von bestehenden Einträgen}}

Legen Sie nun in dem sich öffnenden Fenster fest, wohin die Datei oder der Ordner innerhalb der Baumstruktur verschoben werden soll.

Datei:Info neuereintrag.png

2017-02-13T14:48:59Z

Sgatzke: Sgatzke lud eine neue Version von Datei:Info neuereintrag.png hoch

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2017-02-13T14:44:31Z

Sgatzke: /* Information */

== Information ==

Das Modul Information bietet Ihnrn die Möglichkeit, ähnlich wie in einer Knowledge-Base (K-Base), wichtige unternehmensbezogene Informationen (zu Produkten, Präsentationen, Datenblätter, Broschüren etc.) abzulegen und zu archivieren.

Wählen Sie in der Modulleiste das Modul "Information" aus. Die Struktur ist baumartig aufgebaut und beliebig verzweigbar.

{{Screenshot|Information_haupt.png|480|Hauptansicht Modul Information}}

Sie können so beliebig viele Dokumente und Dateien, aber auch externe Links archivieren, entsprechend einer Explorerstruktur. Verwenden Sie die entsprechenden Buttons im rechten Fensterteil für die Neuanlage, Bearbeitung und Löschung. Die von Ihnen eingebenen Texte werden automatisch mit den bereits vorhandenen Knoten verlinkt.

Über die Suchfunktion können Sie alle Einträge des Moduls durchsuchen. Dies gilt nur für die Textfelder, nicht für die eventuell an die Einträge angehängten Dateien! Die Verwendung von Wildcards bei der Suche können mit dem"%"-Zeichen erfolgen. Um eine Volltextsuche auszuführen aktivieren Sie vorher die entsprechende Checkbox und klicken dann auf "Go"

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie, dass Sie selbst die Struktur zur Ablage der Einträge festlegen. Je nachdem wo Sie Ihren Eintrag plazieren, sprich in der Hauptebene oder als Eintrag in einem Unterordner. Sie haben jedoch die Möglichkeit bestehende Einträge innerhalb der Baumstruktur zu verschieben. Um einen neuen Ordner anzulegen müssen Sie lediglich zu einem bestehenden Eintrag einen weiteren Untereintrag vornehmen - der übergeordnete Eintrag wird dann automatisch zu einem Ordner, um auf die darunter liegenden Ebenen hinzuweisen!
}}

=== Neuen Eintrag einfügen ===

Wollen Sie einen neuen Eintrag gestalten, so klicken Sie auf den Button '''Neu'''. Sie gelangen in das Fenster zur Neuanlage:

{{Screenshot|Info_neuereintrag.png|625|Maske zum Anlegen eines neuen Eintrags}}

Im Eingabefeld "Name" geben Sie den Text ein, der als Knoten erscheinen soll. Über '''Durchsuchen''' haben Sie die Möglichkeit Dateien und Dokumente einem Beitrag zuzuordnen bzw. hoch zu laden.

Sie können für jeden Eintrag festlegen wer auf Ihren Eintrag zugreifen können soll und wer das Recht hat den Eintrag später nochmal zu bearbeiten.
Ein Eintrag hat zunächst eine Benutzergruppe als Besitzer. Des weiteren läßt sich steuern, ob dieser Eintrag "sichtbar für jeden"; "sichtbar nur für Mitglieder dieser Besitzergruppe"; oder "sichtbar für jeden ist".

Im nächsten Auswahlfeld legen Sie fest, wer den Eintrag löschen oder editieren darf. Die Gruppenzugehörigkeit der einzelnen User hat der Administrator für Sie festgelegt.
Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern.

{{Wichtig
|Bitte beachten Sie, dass ausgewählte Einschränkungen der Sichtbarkeit auch auf sämtliche Untereinträge dieses Eintrages Auswirkung haben.}}

=== Eintrag bearbeiten ===

Wollen Sie einen Eintrag bearbeiten, so begeben Sie sich zunächst zu dem Eintrag den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf den '''Edit'''-Button. Sie gelangen nun in das Fenster wie bei der Neuanlage eines Eintrags.
Nehmen Sie hier Ihre Anderungen vor und klicken abschließend auf '''Eingaben speichern'''.

=== Eintrag verschieben ===

Die Einträge im Modul Information sind baumartig strukturiert und beliebig verzweigbar. Zum Verschieben eines Eintrages oder eines ganzen Zweiges begeben Sie sich zunächst zu dem gewünschten Eintrag den Sie verschieben möchten und klicken dann auf den Button '''Verschieben'''.

{{Screenshot|Info_eintragmove.png|406|Übersicht der vorhandenen Einträge beim Verschieben von bestehenden Einträgen}}

Legen Sie nun in dem sich öffnenden Fenster fest, wohin die Datei oder der Ordner innerhalb der Baumstruktur verschoben werden soll.

Information

2017-02-13T14:44:02Z

Sgatzke: /* Dateienbereich */

== Information ==

Das Modul Information bietet Ihnrn die Möglichkeit, ähnlich wie in einer Knowledge-Base (K-Base), wichtige unternehmensbezogene Informationen (zu Produkten, Präsentationen, Datenblätter, Broschüren etc.) abzulegen und zu archivieren.

Wählen Sie in der Modulleiste das Modul "Information" aus. Die Struktur ist baumartig aufgebaut und beliebig verzweigbar.

{{Screenshot|Information_haupt.png|480|Hauptansicht Modul Information}}

Sie können so beliebig viele Dokumente und Dateien, aber auch externe Links archivieren, entsprechend einer Explorerstruktur. Verwenden Sie die entsprechenden Buttons im rechten Fensterteil für die Neuanlage, Bearbeitung und Löschung. Die von Ihnen eingebenen Texte werden automatisch mit den bereits vorhandenen Knoten verlinkt.

Über die Suchfunktion können Sie alle Einträge des Moduls durchsuchen. Dies gilt nur für die Textfelder, nicht für die eventuell an die Einträge angehängten Dateien! Die Verwendung von Wildcards bei der Suche können mit dem"%"-Zeichen erfolgen. Um eine Volltextsuche auszuführen aktivieren Sie vorher die entsprechende Checkbox und klicken dann auf "Go"

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie, dass Sie selbst die Struktur zur Ablage der Einträge festlegen. Je nachdem wo Sie Ihren Eintrag plazieren, sprich in der Hauptebene oder als Eintrag in einem Unterordner. Sie haben jedoch die Möglichkeit bestehende Einträge innerhalb der Baumstruktur zu verschieben. Um einen neuen Ordner anzulegen müssen Sie lediglich zu einem bestehenden Eintrag einen weiteren Untereintrag vornehmen - der übergeordnete Eintrag wird dann automatisch zu einem Ordner, um auf die darunter liegenden Ebenen hinzuweisen!
}}

=== Neuen Eintrag einfügen ===

Wollen Sie einen neuen Eintrag gestalten, so klicken Sie auf den Button '''Neu'''. Sie gelangen in das Fenster zur Neuanlage:

{{Screenshot|Info_neuereintrag.png|625|Maske zum Anlegen eines neuen Eintrags}}

Im Eingabefeld "Name" geben Sie den Text ein, der als Knoten erscheinen soll. Über '''Durchsuchen''' haben Sie die Möglichkeit Dateien und Dokumente einem Beitrag zuzuordnen bzw. hoch zu laden.

Sie können für jeden Eintrag festlegen wer auf Ihren Eintrag zugreifen können soll und wer das Recht hat den Eintrag später nochmal zu bearbeiten.
Ein Eintrag hat zunächst eine Benutzergruppe als Besitzer. Des weiteren läßt sich steuern, ob dieser Eintrag "sichtbar für jeden"; "sichtbar nur für Mitglieder dieser Besitzergruppe"; oder "sichtbar für jeden ist".

Im nächsten Auswahlfeld legen Sie fest, wer den Eintrag löschen oder editieren darf. Die Gruppenzugehörigkeit der einzelnen User hat der Administrator für Sie festgelegt.
Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern.

{{Wichtig
|Bitte beachten Sie, dass ausgewählte Einschränkungen der Sichtbarkeit auch auf sämtliche Untereinträge dieses Eintrages Auswirkung haben.}}

=== Eintrag bearbeiten ===

Wollen Sie einen Eintrag bearbeiten, so begeben Sie sich zunächst zu dem Eintrag den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf den '''Edit'''-Button. Sie gelangen nun in das Fenster wie bei der Neuanlage eines Eintrags.
Nehmen Sie hier Ihre Anderungen vor und klicken abschließend auf '''Eingaben speichern'''.

=== Eintrag verschieben ===

Die Einträge im Modul Information sind baumartig strukturiert und beliebig verzweigbar. Zum Verschieben eines Eintrages oder eines ganzen Zweiges begeben Sie sich zunächst zu dem gewünschten Eintrag den Sie verschieben möchten und klicken dann auf den Button '''Verschieben'''.

{{Screenshot|Info_eintragmove.png|406|Übersicht der vorhandenen Einträge beim Verschieben von bestehenden Einträgen}}

Legen Sie nun in dem sich öffnenden Fenster fest, wohin die Datei oder der Ordner innerhalb der Baumstruktur verschoben werden soll.

=== Dateienbereich ===

Der Bereich "Dateien" innerhalb des Moduls Information dient Ihnen zum Austausch (Upload, Download) von Dateien zwischen den einzelnen Benutzern.

Beachten Sie bitte, dass hierbei die angegebene maximal erlaubte Dateigröße durch den Administrator im Modul "Admin" festgelegt wird.
Jedem Benutzer steht hier ein Ordner zur Verfügung, den er allen Beteiligten zum Download seiner Dateien zur Verfügung stellen kann. Der Ordner eines Benutzers wird erst angezeigt, wenn erstmalig ein Upload gestartet wird.

=== Dateien hochladen ===

Um eine Datei in diesen Bereich hochzuladen verfahren Sie genau so, als wenn Sie einen neuen Eintrag in der Knowledgebase vornehmen möchten.

Information

2017-02-13T14:43:19Z

Sgatzke: /* Information */

== Information ==

Das Modul Information bietet Ihnrn die Möglichkeit, ähnlich wie in einer Knowledge-Base (K-Base), wichtige unternehmensbezogene Informationen (zu Produkten, Präsentationen, Datenblätter, Broschüren etc.) abzulegen und zu archivieren.

Wählen Sie in der Modulleiste das Modul "Information" aus. Die Struktur ist baumartig aufgebaut und beliebig verzweigbar.

{{Screenshot|Information_haupt.png|480|Hauptansicht Modul Information}}

Sie können so beliebig viele Dokumente und Dateien, aber auch externe Links archivieren, entsprechend einer Explorerstruktur. Verwenden Sie die entsprechenden Buttons im rechten Fensterteil für die Neuanlage, Bearbeitung und Löschung. Die von Ihnen eingebenen Texte werden automatisch mit den bereits vorhandenen Knoten verlinkt.

Über die Suchfunktion können Sie alle Einträge des Moduls durchsuchen. Dies gilt nur für die Textfelder, nicht für die eventuell an die Einträge angehängten Dateien! Die Verwendung von Wildcards bei der Suche können mit dem"%"-Zeichen erfolgen. Um eine Volltextsuche auszuführen aktivieren Sie vorher die entsprechende Checkbox und klicken dann auf "Go"

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie, dass Sie selbst die Struktur zur Ablage der Einträge festlegen. Je nachdem wo Sie Ihren Eintrag plazieren, sprich in der Hauptebene oder als Eintrag in einem Unterordner. Sie haben jedoch die Möglichkeit bestehende Einträge innerhalb der Baumstruktur zu verschieben. Um einen neuen Ordner anzulegen müssen Sie lediglich zu einem bestehenden Eintrag einen weiteren Untereintrag vornehmen - der übergeordnete Eintrag wird dann automatisch zu einem Ordner, um auf die darunter liegenden Ebenen hinzuweisen!
}}

=== Neuen Eintrag einfügen ===

Wollen Sie einen neuen Eintrag gestalten, so klicken Sie auf den Button '''Neu'''. Sie gelangen in das Fenster zur Neuanlage:

{{Screenshot|Info_neuereintrag.png|625|Maske zum Anlegen eines neuen Eintrags}}

Im Eingabefeld "Name" geben Sie den Text ein, der als Knoten erscheinen soll. Über '''Durchsuchen''' haben Sie die Möglichkeit Dateien und Dokumente einem Beitrag zuzuordnen bzw. hoch zu laden.

Sie können für jeden Eintrag festlegen wer auf Ihren Eintrag zugreifen können soll und wer das Recht hat den Eintrag später nochmal zu bearbeiten.
Ein Eintrag hat zunächst eine Benutzergruppe als Besitzer. Des weiteren läßt sich steuern, ob dieser Eintrag "sichtbar für jeden"; "sichtbar nur für Mitglieder dieser Besitzergruppe"; oder "sichtbar für jeden ist".

Im nächsten Auswahlfeld legen Sie fest, wer den Eintrag löschen oder editieren darf. Die Gruppenzugehörigkeit der einzelnen User hat der Administrator für Sie festgelegt.
Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern.

{{Wichtig
|Bitte beachten Sie, dass ausgewählte Einschränkungen der Sichtbarkeit auch auf sämtliche Untereinträge dieses Eintrages Auswirkung haben.}}

=== Eintrag bearbeiten ===

Wollen Sie einen Eintrag bearbeiten, so begeben Sie sich zunächst zu dem Eintrag den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf den '''Edit'''-Button. Sie gelangen nun in das Fenster wie bei der Neuanlage eines Eintrags.
Nehmen Sie hier Ihre Anderungen vor und klicken abschließend auf '''Eingaben speichern'''.

=== Eintrag verschieben ===

Die Einträge im Modul Information sind baumartig strukturiert und beliebig verzweigbar. Zum Verschieben eines Eintrages oder eines ganzen Zweiges begeben Sie sich zunächst zu dem gewünschten Eintrag den Sie verschieben möchten und klicken dann auf den Button '''Verschieben'''.

{{Screenshot|Info_eintragmove.png|406|Übersicht der vorhandenen Einträge beim Verschieben von bestehenden Einträgen}}

Legen Sie nun in dem sich öffnenden Fenster fest, wohin die Datei oder der Ordner innerhalb der Baumstruktur verschoben werden soll.

=== Dateienbereich ===

Der Bereich "Dateien" innerhalb des p dient Ihnen zum Austausch (Upload, Download) von Dateien zwischen den einzelnen Benutzern.

Beachten Sie bitte, dass hierbei die angegebene maximal erlaubte Dateigröße durch den Administrator im Modul "Admin" festgelegt wird.
Jedem Benutzer steht hier ein Ordner zur Verfügung, den er allen Beteiligten zum Download seiner Dateien zur Verfügung stellen kann. Der Ordner eines Benutzers wird erst angezeigt, wenn erstmalig ein Upload gestartet wird.

=== Dateien hochladen ===

Um eine Datei in diesen Bereich hochzuladen verfahren Sie genau so, als wenn Sie einen neuen Eintrag in der Knowledgebase vornehmen möchten.

Datei:Info eintragmove.png

2017-02-13T14:42:03Z

Sgatzke:

Datei:Info neuereintrag.png

2017-02-13T14:40:45Z

Sgatzke:

Datei:Information haupt.png

2017-02-13T14:39:59Z

Sgatzke:

Kommunikation

2017-02-10T15:02:49Z

Sgatzke: /* Neuen Email-Account einrichten */

== Kommunikation ==

Dieses Modul von Wice CRM dient allen Benutzern zum Informationsaustausch und als zentrale Kommunikationsplattform. Es besteht im wesentlichen aus folgenden Kommunikationstools:

• E-Mail-Center 
• Diskussionsforum und Chatroom 
• Messaging 
• Fax (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins) 
• SMS (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins) 

=== E-Mail ===

Wice CRM bietet Ihnen einen vollwertigen und rein webbasierender E-Mail-Client zum Lesen und Schreiben von E-Mails. Sie können mit ihm beliebig viele IMAP-Mailboxen abfragen.
{{Screenshot|Imapclient_neu.png|477|Übersicht CommCenter Email}}

{{Wichtig|Da der POP3-Client nicht weiter gepflegt bzw. weiter entwickelt wird, bitten wir Sie sich bei Fragen zur Bedienung an die Informationen zum POP3-Client in unserem im Support-Center hinterlegten Handbuch zum Release 4.3 zu wenden! Für alle Neukunden steht nur noch der IMAP-Client zur Benutzung zur Verfügung}}

Um Ihre in Wice hinterlegten IMAP-Accounts aufzurufen, klicken Sie auf "'''Mail-Account-Verwaltung'''" und Sie gelangen in folgende Ansicht:
{{Screenshot|emailaccount_edit.png|526|Übersicht der IMAP-Mailaccounts im CommCenter}}

Um den jeweiligen Emailaccount aufzurufen klicken Sie auf den Names des Accounts und dieser öffnet sich in einem neuen Fenster.

==== Neuen Email-Account einrichten ====

Um mit Wice CRM einen bestehenden Email-Account abzufragen, müssen Sie diesen zunächst einrichten.
{{Hinweis|Wice bietet Ihnen keinen eigenen IMAP- oder POP3 Account an - Wice fragt diese Postfächer, ob nun bei Ihrem Provider oder auf einem Ihrer eigenen Server befindlich, lediglich ab und stellt Ihnen die Inhalte dar!}}

Klicken Sie dazu auf den Menpünkt "CommCenter" und dort auf "Mail-Account-Verwaltung" und dort auf '''[Neuer Eintrag]''' und Sie erhalten die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Neuer_account1.png|429|Maske mit den ersten Schritten zum Anlegen eines neuen Email-Accounts}}

Hier geben Sie zunächst die Emailadresse Ihres Accounts und das Passwort für Ihren Account ein. Sollten Sie das Passwort nicht kennen, müssen Sie dies über Ihren Provider bzw. Ihren Administrator erfragen. Klicken Sie dann auf '''weiter...'''. Wice überprüft nun Ihre Angaben und versucht die nötigen weiteren Einstellungen zum Einrichten Ihres Emailaccounts automatisch zu ermitteln. Sie gelangen nun in die nachfolgende Ansicht, in der Sie weiteren Einstellungen vornehmen können:
{{Screenshot|Neuer_account2.png|586|Maske mit den weiteren Einstellungen zum Anlegen eines neuen Email-Accounts}}

Wenn WICE die Daten für Ihren Mailserver und die weiteren nötigen Einstellungen bereits ermitteln konnte, so sind diese Felder in der Maske bereits ausgefüllt. Andernfalls müssen Sie diese nun selbstständig vervollständigen.
{{Wichtig|Bitte beachten Sie das im Feld "Emailadresse" eine gültige Emailadresse im korrekten Format hinterlegt sein muß! Der Name des Postfachinhabers o.ä. ist nicht ausreichend und führt dazu, das Emails nicht korrekt versendet werden können!}}

Zunächst müssen Sie den Hostnamen Ihres Posteingangsservers in das Feld eintragen - diesen erhalten Sie entweder direkt von Ihrem Emailprovider, wie z.B. 1&1, Strato oder web.de etc. oder Ihrem Administrator, wenn dieser Ihre Daten verwaltet und/oder Sie selbst einen Emailserver betreiben. Genau so verfahren Sie mit der Adresse Ihre Postausgangsservers und tragen diesen in das vorgesehene Feld ein.

Sollte Ihr Postausgangsserver andere Zugangsdaten als der Posteingangsserver benötigen, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox und die Maske erweitert sich um die Eingabefelder für den Usernamen und das Passwort für den Postausgangsserver.

{{Wichtig|Geben Sie bitte den Namen Ihres Posteingangs- und Ausgangsservers jeweils ohne den Vorsatz http:// in das entsprechende Feld ein, ansonsten wird der Server nicht korrekt adressiert!}}

Damit sind zunächst alle nötigen Standardeinstellungen getätigt und Sie können auf '''Eingaben speichern''' klicken um Ihr Postfach anzulegen.

Wenn Sie weitere Einstellungen vornehmen möchten, so klicken Sie auf den blauen Pfeil neben dem Hinweis auf die "Profi-Optionen" und die Maske wird erweitert und Sie können hier weitere Detaileinstellungen vornehmen:
{{Screenshot|Neuer_account3.png|890|Maske mit den weiteren Einstellungen in den Profi-Optionen eines Email-Accounts}}

Wice CRM verwendet standardmäßig "Sent" als Postausgangsorder. Bei Bedarf legt Wice diesen Ordner automatisch an. Darüber hinaus können Sie beliebige andere Ordner hier in dem Feld angeben, die von anderen Email-Clients, die auf denselben Mail-Account zugreifen, als Postausgangsordner verwendet werden. Diese Ordner werden dann mit denselben Spalten angezeigt wie der "Sent"-Ordner. Tragen Sie die gewünschten Ordner durch Kommata getrennt ein. '''Beachten Sie bitte, dass diese Einstellung nichts mit dem Ablegen versendeter Nachrichten zu tun!'''
Falls Sie nicht möchten, dass Wice CRM versendete Emails im "Sent"-Ordner ablegt, können Sie hier, im nächsten Feld, einen von Wice CRM zu verwendenden Postausgangsordner inkl. Namespace-Prefix angeben.

Im Feld für den SMTP-Port müssen Sie den korrekten Port, je nachdem ob Sie ggf. die weiteren Optionen zum Versand via TLS oder SSL nutzen möchten, hinterlegen. Ihr Provider bzw. Ihr Systemadministrator kann Ihnen die korrekten Angaben nennen.

Im nachfolgenden Auswahlfeld können Sie wählen ob Sie dieses Postfach über IMAP oder IMAPS abrufen möchten - selektieren Sie dazu die gewünschte Option.
Als Option beim IMAP-Postfach können Sie die Checkbox "Nur persönliche Ordner darstellen (keine Shared- oder Public-Folder)" aktivieren. Entsprechend werden nur die genannten Ordnertypen angezeigt.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass (Stand Juli 2013) der Maildienst Outlook.com von Microsoft keine Abfrage per IMAP unterstützt.}}

'''Optional können Sie die Anzeige der vorhandenen Ordner mit der Option "Nur Standard-Ordner (Posteingang + Postausgang) darstellen" begrenzen - wenn Sie diese aktivieren, werden Ihnen nur noch die genannten Ordner für dieses Postfach angezeigt - alle anderen werden ausgeblendet - wenn Sie dies nicht wünschen, so lassen Sie diese Option deaktiviert.'''

In seltenen Fällen kann es sein, z.B. bei MS-Exchange, dass Ihr IMAP-Server(nicht Wice CRM!) ungültige Boundary-Strings erzeugt. Hier wird Sie in der Regel Ihr Admininstrator über diesen Ausnahmefall unterrichten und nur dann müssen Sie die Checkbox für diesen Workaround aktivieren.

Für den Fall dass Ihr Email-Server mit der von Wice verwendeten SEARCH-SINCE-Methode keine Emails anzeigt, können Sie diese Checkbox aktivieren. Dann werden stattdessen immer alle Emails ohne Filter abgeholt (Achtung: dies erzeugt hohen Traffic und verlangsamt die Verbindung)

Wenn Sie die Verbindung zum SMTP-Server per TLS oder SSL verschlüsseln möchten, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox - bitte stellen Sie sicher, dass Sie im Feld SMPT-Port zuvor den korrekten Port eingetragen haben, um die verschlüsselte Verbindung nutzen zu können.

Abschließend klicken Sie auch hier auf '''Eingaben speichern''' um Ihre Änderungen zu übernehmen.

==== Email-Account editieren ====

Um einen bestenden Email-Account zu editieren klicken Sie im CommCenter, Reiter "Email" auf Mail-Account-Verwaltung und Sie gelangen in die Übersicht der eingerichteten Mailaccounts:
{{Screenshot|Emailaccount_edit.png|526|Übersicht aller eingerichteten Emailaccounts im CommCenter}}
Sie können in dieser Ansicht auch Ihren Default-Mailaccount festlegen. Dieser Account wird dann im Standard als Default-Mailaccount beim Betreten des CommCenter angezeigt und auch in der Menüleiste mit dem Email-Symbol verknüpft.

Sie können nun aus der Liste einen der Accounts auswählen den Sie editieren möchten. Um diesen zu editieren klicken Sie auf das Edit-Icon bei dem jeweiligen Account und gelangen dann in die Maske zum Anlegen/Editieren des Accounts und können hier Ihre Änderungen vornehmen.

{{Hinweis|Bitte beachten Sie, das hier in der Maske im Feld Passwort auch dann kein Eintrag angezeigt wird, wenn hier bereits ein Passwort für diesen Account hinterlegt wurde. Passwörter werden in WICE immer nur verschlüsselt auf dem Server abgelegt und somit folglich hier auch nicht angezeigt werden! Wenn Sie das Passwort nicht ändern möchten, lassen Sie das Passwortfeld bitte leer.}}

Abschließend klicken Sie auf '''Eingaben speichern''' um Ihre Änderungen zu übernehmen.

==== Email-Account löschen ====

Hierzu klicken Sie auf '''Mail-Account-Verwaltung''' und Sie gelangen wieder in die Übersicht der eingerichteten Emailaccounts.

Klicken Sie auf das Löschicon bei dem Account, denn Sie endgültig löschen möchten und Sie erhalten noch eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen. Der Account wird danach entfernt.

==== IMAP-Client ====

Nach dem Klick auf den Menüpunkt CommCenter gelangen Sie in diese Ansicht:
{{Screenshot|Imapclient_neu.png|477|Reiter Emails im CommCenter}}
Ihr als Default-Mailaccount festgelegtes Postfach wird hier direkt angezeigt und Sie können dies per Klick auf '''EMAILS LESEN''' in einem neuen Browsertab/fenster öffnen. Wenn Sie weitere Emailaccounts eingerichtet haben, so klicken Sie auf '''Mail-Account-Verwaltung''' um eine Auflistung dieser zu erhalten und diese ebenfalls abzufragen.
Sie gelangen in die Ansicht des Wice IMAP-Clients:
{{Screenshot|Imapclient1.png|712|Wice IMAP Client mit in einem Ordner enthaltenen Emails}}

Zunächst sehen Sie auf der linken Seite die eingerichteten Ordner für diese Mailbox. Bei einem IMAP-Postfach werden die Ordner direkt auf dem Server eingerichtet, so dass Ihnen diese Ordnerstruktur immer zur Verfügung steht, auch wenn Sie Ihre Emails mit einem anderen Emailclient ebenfalls abrufen bzw. bearbeiten. Auch die Emails verbleiben auf dem Server und werden nicht, wie bei einem POP3-Account, bei jedem Abruf heruntergeladen. Der Vorteil ist, das auch Emails die Sie direkt aus WICE, z.B. aus einer Aktion, schreiben in Ihrem Sent-Ordner abgelegt werden und somit auch hier immer verfügbar sind.

Um Ihre Emails in den jeweiligen Ordnern anzusehen klicken Sie auf die jeweiligen Ordner und Sie erhalten dann eine Übersicht über die Emails. Anhand der Zahlen hinter dem Ordnernamen sehen Sie wie viele Emails in dem Ordner vorhanden sind. UNgelesene Emails werden fett gedruckt dargestellt. Bitte beachten Sie, da Wice CRM ein webbasierte Software ist, es ggf. einige Zeit dauern kann bis die Anzahl der in einem Ordner enthaltenen Emails auch der Anazahl in den Klammern entspricht.

Wenn Sie eine Email aus der Liste anklicken, dann erweitert sich die Menüleiste um die entsprechenden Buttons zur weiteren Bearbeitung:
{{Screenshot|Imapclient_buttons.png|767|Buttons zur Bearbeitung einer Email in der Menüleiste}}

Hier können Sie jetzt die ausgewählte Email markieren, dann wird die Email in der Emailliste rot markiert oder aber Sie können eine Email als erledigt markieren, dann wird ein grünes Häkchen vor der Email gesetzt.
Sie können sich den Header der Email anzeigen lassen und natürlich auch die Email direkt beantworten oder eine Antwort an alle Empfänger der Email schreiben. In diesem Fall öffnet sich die Maske zum Verfassen einer Email. Entweder die Ihres Standard-Email-Clients oder die Maske zum Erstellen einer Email des Wice CommCenters. Dies ist dann der Fall, wenn Sie diese Einstellung im Modil Profil, Reiter Einstellung->Defaul-Mailaccount, so gesetzt haben.

Sie können die Email natürlich auch weiterleiten oder in einen anderen Ordner verschieben der sich in Ihrem Emailkonto befindet.
{{Screenshot|Imap_auswahl.png|223|Auswahlmenü zum Bearbeiten von Emails}}

Weitere Optionen zum Bearbeiten von mehreren Emails finden Sie in obigem Drop-Down Menü-um mehrere Email aus Ihrem Ordner auszuwählen halten Sie beim Anklicken die STRG-Taste gedrückt und wählen dann aus dem Menü die gewünschte Funktion und klicken dann auf '''Go'''.

Um Ihre Emails zu durchsuchen tragen Sie den gewünschten Suchbegriff in das Feld neben der Lupe ein und klicken dann auf '''Suchen/Filtern'''. Sie können Ihre Suche einschränken in dem Sie aus den nebenstehenden Drop-Down Menü die gewünschte Kategorie auswählen.

Wenn Sie einen neuen Ordner in Ihrer Mailbox anlegen möchten, dann klicken Sie in der Übersicht Ihrer Ordner direkt auf "Neuen Ordner anlegen" und vergeben dann einen Namen für den Ordner und dieser wird dann direkt auf dem Server Ihrer Mailbox angelegt.

Um eine neue Email zu verfassen klicken Sie oben rechts in dieser Maske aus das Briefsymbol "Neu" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen einer neuen Email.

===== Emails zuweisen - Arbeiten mit Email-Benachrichtigungen =====

Als Besonderheit bzw. zur Abbildung der Kommunikation und der Kommunikationshistorie bietet Ihnen Wice CRM die Möglichkeit eingehende Emails direkt einer Adresse als Notiz oder auch direkt einem passenden Vorgang als Aktion zuzuweisen.
Wenn Sie auf eine in Ihrer Mailbox befindliche Email klicken so wird Ihnen dies als Option angezeigt:
{{Screenshot|Emaileingang_option.png|655|Option zum Zuordnen von Emails in Wice}}

Wenn Sie eine Email direkt aus einer Aktion aus einem Vorgang in Wice an einen Empfänger schreiben, so wird automatisch die Ticket-ID im Betreff der Email eingefügt. Anhand dieser Ticket-ID, wie in obigem Screenshot zu sehen, kann die eingehende Email direkt wieder dem betreffendem Vorgang zugewiesen werden und wird dort, mitsamt evtl. vorhandener Attachments, als neue Aktion angelegt.
Hierzu müssen Sie lediglich auf den Link "Diese Nachricht als Vorgangsaktion speichern:" klicken und die Email wird als Aktion an dem Vorgang angelegt und Sie können dort mit der Bearbeitung fortfahren bzw. auch direkt in dem Vorgang eine Antwort schreiben.

Sollte die Ticket-ID nicht vorhanden sein bzw. diese ggf. verloren oder entfernt worden sein, so können Sie immer noch diese Email manuell einer Adresse als Notiz zuweisen und dann, wenn sinnvoll, diese dann darüber einem Vorgang zuleiten.
Hierzu klicken Sie auf den Link "Diese Nachricht in ausgew. Vorgang oder Adresse speichern" und es öffnet sich folgende Ansicht in einem neuen Fenster:
{{Screenshot|Email_zuweisen.png|541|Auswahlmaske zum Zuordnen einer Email}}

Hier können Sie jetzt in dem entsprechenden Feld nach der gewünschten Adresse oder dem Ansprechpartner suchen, indem Sie einfach beginnen den Firmennamen einzutippen und WICE automatisch die passenden Suchergebnisse ergänzt.
Sollte Ihnen die passende Vorgangs-ID bekannt sein, so können Sie hier auch diese direkt eingeben und die Email wird dann so auch als neue Aktion an dem gewählten Vorgang hinterlegt und Sie gelangen in die entsprechende Ansicht.
Weiterführende Informationen zum nachträglichen Zuweisen einer als Adressnotiz gespeicherten Email zu einem Vorgang finden Sie hier im WIKI unter Adressen.

Wenn Sie eine Emailbenachrichtigung zu einer neuen Wiedervorlage oder zu einer Aktion erhalten, so ist hier ein interner Link eingefügt, den Sie nutzen können, um direkt aus dem Emailclient zu der verknüpften Aktion/Wiedervorlage zu gelangen:
{{Screenshot|Interner_link.png|401|Interner Link in einer Wice-Benachrichtigungsemail}}

Wenn Sie den Link '''zur Vorgangsansicht in WICE''' per Klick mit dem rechten Mousebutton in einem neuen Fenster/Tab öffnen, dann werden Sie so direkt zu der Aktion in den entsprechenden Vorgang geleitet und können hier direkt mit der Bearbeitung beginnen.

=== Email-Automation ===

Hier können Sie Regeln definieren nach denen eingehenden Emails direkt in einen bestimmten Ordner Ihres IMAP-Postfachs einsortiert werden oder aber direkt in WICE in einem Vorgang oder als Adressnotiz hinterlegt werden können. Sie können ausserdem für alle Ihre Postfächer Autoresponder einrichten und verwalten.

Nach dem Aufruf des Reiters "Automation" gelangen Sie in die nachfolgende Ansicht mit der Auflistung Ihrer eingerichteten Automationsprozesse:
{{Screenshot|Automation_haupt.png|689|Übersicht der eingerichteten Automationsprozesse}}

Sie sehen hier Ihre bisher hinterlegten Prozesse. Sie können die Prozesse löschen und bearbeiten mit einem Klick auf das jeweilige Icon. Sie sehen außerdem in der Spalte "Aktiv" anhand des grünen Hakens bzw. des grauen Kreuzes ob ein Prozess derzeit aktiv ist. Sie können dies jeweils durch einen Klick ändern. Mit einem Klick auf "LOG" gelangen Sie in die Logansicht des Prozesses, der Ihnen auflistet wann und welche Emails zuletzt zugewiesen wurden.

{{Tipp|Sie können mehrere Automationsprozesse pro Mail-Account definieren; diese werden der Reihenfolge nach abgearbeitet, die sie aus der Automationsbeschreibung ergibt. Es ist daher ratsam, die Beschreibungen bei Bedarf mit "10...", "20..." usw. beginnen zu lassen.}}

Um einen neuen Automationsprozess einzurichten Klicken Sie auf "Neuer Eintrag" und Sie gelangen zunächst in die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Automation_auswahl.png|683|Auswahlmaske zum Anlegen eines neuen Email-Automationsprozesses}}

Hier wählen Sie nun aus den eingerichteten Accounts aus dem Drop-Down-Menü das Postfach aus für den Sie die Automation einrichten möchten. Optional können Sie noch eine Beschreibung für den jeweiligen Prozess hinterlegen.

==== Einrichten eines Autoresponders====
Wenn Sie nun die Option Autoresponder auswählen, so erweitert sich die Maske entsprechend:
{{Screenshot|Automation_autoresponder.png|458|Maske mit gewählter Option zum Anlegen eines Autoresponders}}

Sie sehen die bereits mit einer einfachen Vorlage befüllte Maske für den Text Ihres Autoresponders - die Serienbriefanrede ist bereits als Platzhalter befüllt und wird automatisch, sofern der Empfänger Wice bekannt ist, beim Versand befüllt. Sie können den Betreff und den Text nun natürlich noch nach Ihren Vorstellungen und Notwendigkeiten ergänzen bzw. verändern. Solle keine Serienbriefanrede für den Empfänger hinterlegt sein oder kann dieser nicht eindeutige identifiziert werden, so können Sie im Feld für die Autoresponder-Serienbriefanrede Fallback eine allgemeine Anrede hinterlegen, mit der dann der Platzhalter für die Serienbriefanrede befüllt wird.

====Automatische Emailsortierung====
Um Emails mit einem bestimmten Betreff oder von einem bestimmten Absender immer automatisch in einen bestimmten Ordner in Ihrem IMAP-Postfach einzusortieren dient die Option "In Ordner einsortieren" in der Email-Automatation und Sie gelangen in die nachfolgende Maske:
{{Screenshot|Automation_zuweisung.png|779|Auswahlmaske zum Anlegen eines neuen Automationsprozesses zur Sortierung von Emails}}

Sie können nun auswählen ob Emails die einen bestimmten Betreff enthalten bzw. von einer bestimmten Absenderadresse stammen immer in einen von Ihnen auszuwählenden Ordner Ihres Email-Postfachs einsortiert werden sollen. Der Name des Ordners, den Sie auswählen muss auf dem IMAP-Server existieren. Sie können in die Felder für den Betreff jeweils einen Eintrag pro Zeile eintragen - es wird hierbei nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Abschliessend klicken Sie, um Ihre Eingaben zu speichern, auf Eingaben speichern. Sie können jederzeit weitere Automationsprozesse hinterlege und jederzeit bearbeiten.

====Automatisches Ablegen von Emails als Vorgangsaktion oder Adressnotiz====

Mit dieser dritten Option in der Email-Automation werden eingehende Emails automatisch anhand des Absender und des Betreff analysiert. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird diese in dem zugehörigen Vorgang als Vorgangsaktion angelegt. Anderenfalls wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und es wird eine Adressnotiz beim gefundenen Ansprechpartner bzw. bei der Firma hinterlegt. '''Die Email wird nach Bearbeitung nicht aus Ihrem Posteingang entfernt, d.h. Sie erhalten sie darüber hinaus ganz normal.'''

{{Hinweis|Bedenken Sie, dass diese Option nur für ausgewählte Fälle verwendet werden sollte, um ein Überfluten der Wice-Datenbank zu verhindern. Beispiele: Ablegen von Rückläufern aus Mailingaktionen.}}

====Helpdesk-Automat====
Mit dem Helpdesk-Automaten können E-Mails automatisch in Vorgänge überführt werden.
Wice CRM unterscheidet dabei nach verschiedenen Kriterien. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird eine Vorgangsaktion am gefundenen Vorgang angelegt. Enthält der Email-Betreff keine Vorgangs-ID, so wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und ein neuer Vorgang angelegt. Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt, bei der man auch die Kategorien bestimmen kann.

Wählen Sie hierfür in der Mail-Automation die Option "Helpdesk-Automat" aus.

{{Screenshot|helpdeskautomat1.png|767|Helpdesk-Automat Teil 1}}

Beim Helpdesk-Automaten ist die Festlegung einer Benutzergruppe in der allermeisten Fällen sinnvoll.

Nun bestimmen Sie die Optionen für den Helpdesk-Automaten.

{{Screenshot|helpdeskautomat2.png|685|Helpdesk-Automat Teil 2}}

Konfigurieren Sie zunächst den Vorgang, der durch den Helpdesk-Automaten durch die neue E-Mail angelegt werden soll. Geben Sie einen Vorgangsbetreff ein und wählen dann den verantwortlichen Mitarbeiter, die Vorgangskategorien und den Vorgangstatus aus und legen dann die Besitzergruppe fest. Dann bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter die Wiedervorlage erhalten soll. Sie können auch noch einen Workflow festlegen, der durch den Helpdesk-Automaten gestartet werden soll.

Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt. Bestimmen Sie hierfür die Firmenaddresskategorien. Der Firmenname wird automatisch die E-Mail-Adresse des Absender sein.

{{Screenshot|helpdeskautomat3.png|692|Helpdesk-Automat Teil 3}}

An den Absender der E-Mail wird eine automatisierte Antwort gesendet. Sie können hier die Absenderadresse, die Betreffzeile und den Text eintragen.

Klicken Sie auf "Eingaben speichern", um den Helpdesk-Automaten zu aktivieren.

== Diskussionsforen ==

Über die Registerkarte Foren können die Benutzer mit Hilfe von Diskussionsforen und Chatrooms über das Internet orts-und zeitunabhängig Diskussionen führen und archivieren:
{{Screenshot|Diskussion1.png|613|Übersicht über die eingerichtenen und Ihnen zugänglichen Foren}}

Die Diskussionsforen werden in Projektforen und in allgemeine Foren unterteilt. Der wesentliche Unterschied besteht in der Zugänglichkeit. In allgemeinen Foren können alle Benutzer diskutieren, Projektforen sind an ein spezielles Projekt gebunden und stehen deshalb nur den am Projekt beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung.
Im Gegensatz zur Zugänglichkeit ist die Handhabung von allgemeinen Foren und Projektforen gleich. Projektforen erstellen Sie automatisch im Modul "Projekt". Aktivieren Sie dort beim Anlegen/Bearbeiten von Projekten die Option Projektforum erstellen. Lesen Sie hierzu auch Kapitel Projekte.

==== An Diskussion / Chat teilnehmen ====

Durch Anklicken mit der Maus öffnen Sie ein entsprechendes Forum:
{{Screenshot|Diskussionsforum_detail.png|518|Ansicht der Beiträge eines Forums}}

Um mit neuen Beiträgen an einer Diskussion teilzunehmen klicken Sie auf '''Neuer Beitrag'''.
Geben Sie Ihre Informationen ein. Über Durchsuchen können Sie eine Datei mit an Ihre Nachricht hängen.
Nach dem Speichern der Eingabe über '''Eingaben speichern''' erscheint der Beitrag dann in einer Liste und wird bis zum Ablauf des Projekts archiviert. Gleiches gilt auch für die Antworten.

== Chatroom ==

Eine weitere Form der Kommunikation besteht mit einem Chatroom. Um die Chatrooms anzuzeigen klicken Sie im Reiter Foren auf '''Chatrooms'''. Es wird hier zwischen offentlichen Chatrooms (Public1...), die jedem zugänglich sind und zwischen projektbezogenen Chatrooms, die nur Mitarbeitern zugänglich sind, denen bei diesem Projekt auch eine Aufgabe zugeordnet wurde, unterschieden. Nur diese Mitarbeiter können diese Chatrooms auch betreten.

Im Eingabefeld "Chat-Message" geben Sie Ihren Text mit max. 80 Zeichen ein und klicken auf '''senden'''.
{{Screenshot|Chatroom1.png|624|Ansicht eines Chatrooms mit vorhandenen Chat-Nachrichten}}

Die am Chat beteiligten Mitarbeiter erhalten nun Ihre Nachricht. Um zu wissen, wer was geschrieben hat erscheint links von jeder Nachricht der Name bzw. wenn hinterlegt auch ein Photo des Teilnehmers.

==== Chat-Archiv ====

Chat-Messages werden grundsätzlich nicht gespeichert, können aber nach Bedarf dauerhaft in ein Chat-Archiv abgelegt und gespeichert werden.
Um die Archivierung zu starten klicken Sie auf '''Archivierung starten''' und zum Beenden der Archivierung wieder auf '''Archivierung stoppen'''.
Um die archivierten Chats aufzurufen klicken Sie hierzu auf '''Chat-Archiv'''.
Hier wählen Sie nun das gewünschte Chat-Archiv in der Liste auf der rechten Seite des Fensters aus. Es werden Ihnen dann alle zu dem Chat archivierten Messages angezeigt. Über den Button '''zurück zum Chatroom''' gelangen Sie wieder in den jeweiligen Chatroom.

== Messaging ==

Über die Registerkarte Messaging können Sie einfach und schnell mit jedem Benutzer innerhalb eines Mandanten kommunizieren. Sie können diesen eine Message senden oder sie zum Chat einladen. Nach dem Anklicken der gleichnamigen Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Benutzer in Tabellenform.

{{Screenshot|Messaging.png|657|Übersicht aller eingeloggten User in Ihrem Mandanten}}

Die gewünschte Aktion starten Sie jeweils durch Anklicken mit der Maus. Senden Sie eine Message, so gelangen Sie in ein weiteres Fenster zum Verfassen des Textes. Klicken Sie abschließend auf Message absenden. Sie erhalten eine Status-Meldung, dass die Nachricht gesendet wurde.

Wollen Sie eine Chat-Einladung an einen Mitarbeiter aussprechen, so klicken Sie bei dem gewünschten Mitarbeiter auf [Chat-Einladung]. Sie erhalten auch hier eine Status-Meldung, dass Ihre Einladung per Nachricht gesendet wurde.
Möchten Sie eine Message an sämtliche angemeldete User verschicken, so klicken Sie auf [Broadcast an alle angemeldeten User senden] und geben anschließend den Text ein. Nun werden alle angemeldeten User benachrichtigt.

Sollten Sie nochmals auf eine bereits erhaltene Meldung zugreifen müssen, so klicken Sie auf [Empfangene Nachrichten] und Sie gelangen in eine Übersicht aller Messages die Ihnen bisher zugegangen sind:
{{Screenshot|Messaging2.png|559|Übersicht über alle bisher erhaltenen Nachrichten}}

In der Spalte "Gelesen" sehen Sie, ob Sie diese Nachricht bereits gelesen haben. '''Ungelesene Nachrichten können entstehen, wenn z.B. ein Popup-Blocker im Browser aktiviert ist und die an Sie gesendete Nachricht aus diesem Grund nicht bei Ihnen angezeigt wurde.'''

Sie können nun per Klick auf REPLY auf eine erhaltene Nachricht antworten - der Text der erhaltenen Nachricht wird automatisch in Ihre Antwort übernommen.
Um eine Nachricht endgültig zu löschen, klicken Sie auf das Lösch-Icon vor der jeweiligen Nachricht. Sie erhalten noch eine Bestätigungsmeldung und die Nachricht wird dann endgültig entfernt.

== Fax ==

{{Wichtig|Um diese Funktionen nutzen zu können muss das Fax.de-Plugin installiert sein und Sie müssen sich bei Fax.de registrieren - für die Nutzung werden entsprechende Kosten lt. aktueller Preisliste in Ihrem gewählten Tarif fällig (weitere Informationen unter http://www.fax.de), welche Ihnen direkt durch Fax.de in Rechnung gestellt werden. Das Fax.de-Plugin muss mit allen nötigen Informationen konfiguriert werden, damit Sie hier Ihre Faxe empfangen und versenden können}}

In der Übersicht sehen Sie alle bisher erhaltenen Faxe:
{{Screenshot|Faxeingang.png|527|Ausschnitt der Übersicht aller eingegangenen Faxe}}

Sie können, wenn Sie mit der Maus über das Blattsymbol in der Spalte Preview fahren, eine Voransicht des jeweiligen Faxes anzeigen lassen:
{{Screenshot|Faxpreview.png|527|Ansicht der Vorschau eines Fax}}

Sie sehen außerdem wie viele Seiten das Fax enthält und wann das Fax versendet wurde bzw. wann es in WICE empfangen wurde.

Um neue Faxnachrichten vom Server abzurufen klicken Sie auf '''[Neue Fax-Nachrichten vom Fax-Server abholen]''' - die Ansicht wird aktualisiert und sollten neue Faxe vorliegen, so werden diese hier angezeigt.

Um ein Fax einer Adresse oder einem Vorgang zuzuweisen klicken Sie auf das Blattsymbol in der Spalte Preview und Sie erhalten folgende Ansicht:

{{Screenshot|Fax_zuweisen.png|666|Maske zum Zuweisen eines eingegangenen Fax}}

Hier können Sie jetzt entweder eine passende Adresse suchen, an der das Fax dann als neue Adressnotiz gespeichert werden soll, oder direkt, wenn bekannt, eine Ticket/Vorgangs-ID eingeben, an der das Fax dann als neue Aktion abgelegt wird. Klicken Sie abschließend auf '''Go'''.

Optional können Sie das Fax auch als PDF-Dokument herunterladen - dazu klicken Sie auf den Link '''[Download als PDF]'''. Es öffnet sich direkt ein neues Fenster welches Ihnen anbietet das PDF-Dokument mit Ihrer Standardanwendung zu öffnen oder lokal zu speichern.

Per Klick auf '''[Übersicht eingegangener Fax-Nachrichten]''' gelangen Sie wieder zurück in die Übersicht aller erhaltenen Fax-Nachrichten.

==== Fax/Brief versenden ====

Um ein Dokument als Fax oder Brief zu versenden klicken Sie in der Hauptansicht im Reiter Fax auf '''[Fax-Nachricht versenden]''' und Sie kommen in die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Fax_versenden.png|500|Maske zum Absenden eines Fax oder Briefs}}

Hier können Sie jetzt entweder direkt ein Textfax schreiben und an die gewünschte Nummer versenden oder aber ein Dokument (im Format RTF-, DOC- oder PDF-Datei) hochladen welches dann als Fax versendet wird.

{{Hinweis|Über Plugins können Sie, wenn Sie über die erforderlichen Rechte verfügen, direkt auf das Sendelog aller Faxe/SMS/Briefe(iletter) etc. zugreifen um den Versand zu überprüfen. Außerdem können Sie auch hier direkt ein Fax oder eine SMS versenden.}}

Um einen Brief zu versenden müssen Sie die Datei im Format .doc oder .pdf hochladen - bitte beachten Sie, dass die Absender- bzw. Empfängerdaten korrekt platziert wurden - und sich vor dem Versenden noch ein Preview des Dokuments ansehen. Wenn Sie den Versand als farbigen Brief wünschen, müssen Sie noch die Checkbox "Farbiger Brief" aktivieren.

Um den Versand auszulösen klicken Sie jeweils auf den entsprechenden '''Go''' Button.

== SMS ==

Um eine SMS direkt aus WICE zu versenden beachten Sie bitte auch die Hinweise hier im Abschnitt "Fax" in Bezug auf die Einrichtung und Konfiguration des Fax.de-Plugins, da Sie ansonsten keine SMS versenden können!

Um eine SMS zu versenden geben Sie zunächst die Telefonnummer des Empfängers ein und fügen dann den Text hinzu. Bitte beachten Sie das nur 160 Zeichen pro SMS genutzt werden können.

Optional können Sie die SMS auch als sog. Flash-SMS versenden, welche dann nicht beim Empfänger gespeichert wird, sondern direkt auf dem Display erscheint.

Klicken Sie dann auf "SMS absenden" und die SMS wird an das zuständige Message-Center des Providers übermittelt und Sie erhalten bei erfolgreicher Übermittlung eine Statusnachricht als Antwort von Fax.de.

Kommunikation

2017-02-10T15:01:26Z

Sgatzke: /* E-Mail */

== Kommunikation ==

Dieses Modul von Wice CRM dient allen Benutzern zum Informationsaustausch und als zentrale Kommunikationsplattform. Es besteht im wesentlichen aus folgenden Kommunikationstools:

• E-Mail-Center 
• Diskussionsforum und Chatroom 
• Messaging 
• Fax (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins) 
• SMS (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins) 

=== E-Mail ===

Wice CRM bietet Ihnen einen vollwertigen und rein webbasierender E-Mail-Client zum Lesen und Schreiben von E-Mails. Sie können mit ihm beliebig viele IMAP-Mailboxen abfragen.
{{Screenshot|Imapclient_neu.png|477|Übersicht CommCenter Email}}

{{Wichtig|Da der POP3-Client nicht weiter gepflegt bzw. weiter entwickelt wird, bitten wir Sie sich bei Fragen zur Bedienung an die Informationen zum POP3-Client in unserem im Support-Center hinterlegten Handbuch zum Release 4.3 zu wenden! Für alle Neukunden steht nur noch der IMAP-Client zur Benutzung zur Verfügung}}

Um Ihre in Wice hinterlegten IMAP-Accounts aufzurufen, klicken Sie auf "'''Mail-Account-Verwaltung'''" und Sie gelangen in folgende Ansicht:
{{Screenshot|emailaccount_edit.png|526|Übersicht der IMAP-Mailaccounts im CommCenter}}

Um den jeweiligen Emailaccount aufzurufen klicken Sie auf den Names des Accounts und dieser öffnet sich in einem neuen Fenster.

==== Neuen Email-Account einrichten ====

Um mit [[Wice]] CRM einen bestehenden Email-Account abzufragen, müssen Sie diesen zunächst einrichten.
{{Hinweis|Wice bietet Ihnen keinen eigenen IMAP- oder POP3 Account an - WICE fragt diese Postfächer, ob nun bei Ihrem Provider oder auf einem Ihrer eigenen Server befindlich, lediglich ab und stellt Ihnen die Inhalte dar!}}

Klicken Sie dazu auf den Menpünkt "CommCenter" und dort auf "Mail-Account-Verwaltung" und dort auf '''[Neuer Eintrag]''' und Sie erhalten die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Neuer_account1.png|429|Maske mit den ersten Schritten zum Anlegen eines neuen Email-Accounts}}

Hier geben Sie zunächst die Emailadresse Ihres Accounts und das Passwort für Ihren Account ein. Sollten Sie das Passwort nicht kennen, müssen Sie dies über Ihren Provider bzw. Ihren Administrator erfragen. Klicken Sie dann auf '''weiter...'''. Wice überprüft nun Ihre Angaben und versucht die nötigen weiteren Einstellungen zum Einrichten Ihres Emailaccounts automatisch zu ermitteln. Sie gelangen nun in die nachfolgende Ansicht, in der Sie weiteren Einstellungen vornehmen können:
{{Screenshot|Neuer_account2.png|586|Maske mit den weiteren Einstellungen zum Anlegen eines neuen Email-Accounts}}

Wenn WICE die Daten für Ihren Mailserver und die weiteren nötigen Einstellungen bereits ermitteln konnte, so sind diese Felder in der Maske bereits ausgefüllt. Andernfalls müssen Sie diese nun selbstständig vervollständigen.
{{Wichtig|Bitte beachten Sie das im Feld "Emailadresse" eine gültige Emailadresse im korrekten Format hinterlegt sein muß! Der Name des Postfachinhabers o.ä. ist nicht ausreichend und führt dazu, das Emails nicht korrekt versendet werden können!}}

Zunächst müssen Sie den Hostnamen Ihres Posteingangsservers in das Feld eintragen - diesen erhalten Sie entweder direkt von Ihrem Emailprovider, wie z.B. 1&1, Strato oder web.de etc. oder Ihrem Administrator, wenn dieser Ihre Daten verwaltet und/oder Sie selbst einen Emailserver betreiben. Genau so verfahren Sie mit der Adresse Ihre Postausgangsservers und tragen diesen in das vorgesehene Feld ein.

Sollte Ihr Postausgangsserver andere Zugangsdaten als der Posteingangsserver benötigen, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox und die Maske erweitert sich um die Eingabefelder für den Usernamen und das Passwort für den Postausgangsserver.

{{Wichtig|Geben Sie bitte den Namen Ihres Posteingangs- und Ausgangsservers jeweils ohne den Vorsatz http:// in das entsprechende Feld ein, ansonsten wird der Server nicht korrekt adressiert!}}

Damit sind zunächst alle nötigen Standardeinstellungen getätigt und Sie können auf '''Eingaben speichern''' klicken um Ihr Postfach anzulegen.

Wenn Sie weitere Einstellungen vornehmen möchten, so klicken Sie auf den blauen Pfeil neben dem Hinweis auf die "Profi-Optionen" und die Maske wird erweitert und Sie können hier weitere Detaileinstellungen vornehmen:
{{Screenshot|Neuer_account3.png|890|Maske mit den weiteren Einstellungen in den Profi-Optionen eines Email-Accounts}}

Wice CRM verwendet standardmäßig "Sent" als Postausgangsorder. Bei Bedarf legt Wice diesen Ordner automatisch an. Darüber hinaus können Sie beliebige andere Ordner hier in dem Feld angeben, die von anderen Email-Clients, die auf denselben Mail-Account zugreifen, als Postausgangsordner verwendet werden. Diese Ordner werden dann mit denselben Spalten angezeigt wie der "Sent"-Ordner. Tragen Sie die gewünschten Ordner durch Kommata getrennt ein. '''Beachten Sie bitte, dass diese Einstellung nichts mit dem Ablegen versendeter Nachrichten zu tun!'''
Falls Sie nicht möchten, dass Wice CRM versendete Emails im "Sent"-Ordner ablegt, können Sie hier, im nächsten Feld, einen von Wice CRM zu verwendenden Postausgangsordner inkl. Namespace-Prefix angeben.

Im Feld für den SMTP-Port müssen Sie den korrekten Port, je nachdem ob Sie ggf. die weiteren Optionen zum Versand via TLS oder SSL nutzen möchten, hinterlegen. Ihr Provider bzw. Ihr Systemadministrator kann Ihnen die korrekten Angaben nennen.

Im nachfolgenden Auswahlfeld können Sie wählen ob Sie dieses Postfach über IMAP oder IMAPS abrufen möchten - selektieren Sie dazu die gewünschte Option.
Als Option beim IMAP-Postfach können Sie die Checkbox "Nur persönliche Ordner darstellen (keine Shared- oder Public-Folder)" aktivieren. Entsprechend werden nur die genannten Ordnertypen angezeigt.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass (Stand Juli 2013) der Maildienst Outlook.com von Microsoft keine Abfrage per IMAP unterstützt.}}

'''Optional können Sie die Anzeige der vorhandenen Ordner mit der Option "Nur Standard-Ordner (Posteingang + Postausgang) darstellen" begrenzen - wenn Sie diese aktivieren, werden Ihnen nur noch die genannten Ordner für dieses Postfach angezeigt - alle anderen werden ausgeblendet - wenn Sie dies nicht wünschen, so lassen Sie diese Option deaktiviert.'''

In seltenen Fällen kann es sein, z.B. bei MS-Exchange, dass Ihr IMAP-Server(nicht Wice CRM!) ungültige Boundary-Strings erzeugt. Hier wird Sie in der Regel Ihr Admininstrator über diesen Ausnahmefall unterrichten und nur dann müssen Sie die Checkbox für diesen Workaround aktivieren.

Für den Fall dass Ihr Email-Server mit der von Wice verwendeten SEARCH-SINCE-Methode keine Emails anzeigt, können Sie diese Checkbox aktivieren. Dann werden stattdessen immer alle Emails ohne Filter abgeholt (Achtung: dies erzeugt hohen Traffic und verlangsamt die Verbindung)

Wenn Sie die Verbindung zum SMTP-Server per TLS oder SSL verschlüsseln möchten, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox - bitte stellen Sie sicher, dass Sie im Feld SMPT-Port zuvor den korrekten Port eingetragen haben, um die verschlüsselte Verbindung nutzen zu können.

Abschließend klicken Sie auch hier auf '''Eingaben speichern''' um Ihre Änderungen zu übernehmen.

==== Email-Account editieren ====

Um einen bestenden Email-Account zu editieren klicken Sie im CommCenter, Reiter "Email" auf Mail-Account-Verwaltung und Sie gelangen in die Übersicht der eingerichteten Mailaccounts:
{{Screenshot|Emailaccount_edit.png|526|Übersicht aller eingerichteten Emailaccounts im CommCenter}}
Sie können in dieser Ansicht auch Ihren Default-Mailaccount festlegen. Dieser Account wird dann im Standard als Default-Mailaccount beim Betreten des CommCenter angezeigt und auch in der Menüleiste mit dem Email-Symbol verknüpft.

Sie können nun aus der Liste einen der Accounts auswählen den Sie editieren möchten. Um diesen zu editieren klicken Sie auf das Edit-Icon bei dem jeweiligen Account und gelangen dann in die Maske zum Anlegen/Editieren des Accounts und können hier Ihre Änderungen vornehmen.

{{Hinweis|Bitte beachten Sie, das hier in der Maske im Feld Passwort auch dann kein Eintrag angezeigt wird, wenn hier bereits ein Passwort für diesen Account hinterlegt wurde. Passwörter werden in WICE immer nur verschlüsselt auf dem Server abgelegt und somit folglich hier auch nicht angezeigt werden! Wenn Sie das Passwort nicht ändern möchten, lassen Sie das Passwortfeld bitte leer.}}

Abschließend klicken Sie auf '''Eingaben speichern''' um Ihre Änderungen zu übernehmen.

==== Email-Account löschen ====

Hierzu klicken Sie auf '''Mail-Account-Verwaltung''' und Sie gelangen wieder in die Übersicht der eingerichteten Emailaccounts.

Klicken Sie auf das Löschicon bei dem Account, denn Sie endgültig löschen möchten und Sie erhalten noch eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen. Der Account wird danach entfernt.

==== IMAP-Client ====

Nach dem Klick auf den Menüpunkt CommCenter gelangen Sie in diese Ansicht:
{{Screenshot|Imapclient_neu.png|477|Reiter Emails im CommCenter}}
Ihr als Default-Mailaccount festgelegtes Postfach wird hier direkt angezeigt und Sie können dies per Klick auf '''EMAILS LESEN''' in einem neuen Browsertab/fenster öffnen. Wenn Sie weitere Emailaccounts eingerichtet haben, so klicken Sie auf '''Mail-Account-Verwaltung''' um eine Auflistung dieser zu erhalten und diese ebenfalls abzufragen.
Sie gelangen in die Ansicht des Wice IMAP-Clients:
{{Screenshot|Imapclient1.png|712|Wice IMAP Client mit in einem Ordner enthaltenen Emails}}

Zunächst sehen Sie auf der linken Seite die eingerichteten Ordner für diese Mailbox. Bei einem IMAP-Postfach werden die Ordner direkt auf dem Server eingerichtet, so dass Ihnen diese Ordnerstruktur immer zur Verfügung steht, auch wenn Sie Ihre Emails mit einem anderen Emailclient ebenfalls abrufen bzw. bearbeiten. Auch die Emails verbleiben auf dem Server und werden nicht, wie bei einem POP3-Account, bei jedem Abruf heruntergeladen. Der Vorteil ist, das auch Emails die Sie direkt aus WICE, z.B. aus einer Aktion, schreiben in Ihrem Sent-Ordner abgelegt werden und somit auch hier immer verfügbar sind.

Um Ihre Emails in den jeweiligen Ordnern anzusehen klicken Sie auf die jeweiligen Ordner und Sie erhalten dann eine Übersicht über die Emails. Anhand der Zahlen hinter dem Ordnernamen sehen Sie wie viele Emails in dem Ordner vorhanden sind. UNgelesene Emails werden fett gedruckt dargestellt. Bitte beachten Sie, da Wice CRM ein webbasierte Software ist, es ggf. einige Zeit dauern kann bis die Anzahl der in einem Ordner enthaltenen Emails auch der Anazahl in den Klammern entspricht.

Wenn Sie eine Email aus der Liste anklicken, dann erweitert sich die Menüleiste um die entsprechenden Buttons zur weiteren Bearbeitung:
{{Screenshot|Imapclient_buttons.png|767|Buttons zur Bearbeitung einer Email in der Menüleiste}}

Hier können Sie jetzt die ausgewählte Email markieren, dann wird die Email in der Emailliste rot markiert oder aber Sie können eine Email als erledigt markieren, dann wird ein grünes Häkchen vor der Email gesetzt.
Sie können sich den Header der Email anzeigen lassen und natürlich auch die Email direkt beantworten oder eine Antwort an alle Empfänger der Email schreiben. In diesem Fall öffnet sich die Maske zum Verfassen einer Email. Entweder die Ihres Standard-Email-Clients oder die Maske zum Erstellen einer Email des Wice CommCenters. Dies ist dann der Fall, wenn Sie diese Einstellung im Modil Profil, Reiter Einstellung->Defaul-Mailaccount, so gesetzt haben.

Sie können die Email natürlich auch weiterleiten oder in einen anderen Ordner verschieben der sich in Ihrem Emailkonto befindet.
{{Screenshot|Imap_auswahl.png|223|Auswahlmenü zum Bearbeiten von Emails}}

Weitere Optionen zum Bearbeiten von mehreren Emails finden Sie in obigem Drop-Down Menü-um mehrere Email aus Ihrem Ordner auszuwählen halten Sie beim Anklicken die STRG-Taste gedrückt und wählen dann aus dem Menü die gewünschte Funktion und klicken dann auf '''Go'''.

Um Ihre Emails zu durchsuchen tragen Sie den gewünschten Suchbegriff in das Feld neben der Lupe ein und klicken dann auf '''Suchen/Filtern'''. Sie können Ihre Suche einschränken in dem Sie aus den nebenstehenden Drop-Down Menü die gewünschte Kategorie auswählen.

Wenn Sie einen neuen Ordner in Ihrer Mailbox anlegen möchten, dann klicken Sie in der Übersicht Ihrer Ordner direkt auf "Neuen Ordner anlegen" und vergeben dann einen Namen für den Ordner und dieser wird dann direkt auf dem Server Ihrer Mailbox angelegt.

Um eine neue Email zu verfassen klicken Sie oben rechts in dieser Maske aus das Briefsymbol "Neu" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen einer neuen Email.

===== Emails zuweisen - Arbeiten mit Email-Benachrichtigungen =====

Als Besonderheit bzw. zur Abbildung der Kommunikation und der Kommunikationshistorie bietet Ihnen Wice CRM die Möglichkeit eingehende Emails direkt einer Adresse als Notiz oder auch direkt einem passenden Vorgang als Aktion zuzuweisen.
Wenn Sie auf eine in Ihrer Mailbox befindliche Email klicken so wird Ihnen dies als Option angezeigt:
{{Screenshot|Emaileingang_option.png|655|Option zum Zuordnen von Emails in Wice}}

Wenn Sie eine Email direkt aus einer Aktion aus einem Vorgang in Wice an einen Empfänger schreiben, so wird automatisch die Ticket-ID im Betreff der Email eingefügt. Anhand dieser Ticket-ID, wie in obigem Screenshot zu sehen, kann die eingehende Email direkt wieder dem betreffendem Vorgang zugewiesen werden und wird dort, mitsamt evtl. vorhandener Attachments, als neue Aktion angelegt.
Hierzu müssen Sie lediglich auf den Link "Diese Nachricht als Vorgangsaktion speichern:" klicken und die Email wird als Aktion an dem Vorgang angelegt und Sie können dort mit der Bearbeitung fortfahren bzw. auch direkt in dem Vorgang eine Antwort schreiben.

Sollte die Ticket-ID nicht vorhanden sein bzw. diese ggf. verloren oder entfernt worden sein, so können Sie immer noch diese Email manuell einer Adresse als Notiz zuweisen und dann, wenn sinnvoll, diese dann darüber einem Vorgang zuleiten.
Hierzu klicken Sie auf den Link "Diese Nachricht in ausgew. Vorgang oder Adresse speichern" und es öffnet sich folgende Ansicht in einem neuen Fenster:
{{Screenshot|Email_zuweisen.png|541|Auswahlmaske zum Zuordnen einer Email}}

Hier können Sie jetzt in dem entsprechenden Feld nach der gewünschten Adresse oder dem Ansprechpartner suchen, indem Sie einfach beginnen den Firmennamen einzutippen und WICE automatisch die passenden Suchergebnisse ergänzt.
Sollte Ihnen die passende Vorgangs-ID bekannt sein, so können Sie hier auch diese direkt eingeben und die Email wird dann so auch als neue Aktion an dem gewählten Vorgang hinterlegt und Sie gelangen in die entsprechende Ansicht.
Weiterführende Informationen zum nachträglichen Zuweisen einer als Adressnotiz gespeicherten Email zu einem Vorgang finden Sie hier im WIKI unter Adressen.

Wenn Sie eine Emailbenachrichtigung zu einer neuen Wiedervorlage oder zu einer Aktion erhalten, so ist hier ein interner Link eingefügt, den Sie nutzen können, um direkt aus dem Emailclient zu der verknüpften Aktion/Wiedervorlage zu gelangen:
{{Screenshot|Interner_link.png|401|Interner Link in einer Wice-Benachrichtigungsemail}}

Wenn Sie den Link '''zur Vorgangsansicht in WICE''' per Klick mit dem rechten Mousebutton in einem neuen Fenster/Tab öffnen, dann werden Sie so direkt zu der Aktion in den entsprechenden Vorgang geleitet und können hier direkt mit der Bearbeitung beginnen.

=== Email-Automation ===

Hier können Sie Regeln definieren nach denen eingehenden Emails direkt in einen bestimmten Ordner Ihres IMAP-Postfachs einsortiert werden oder aber direkt in WICE in einem Vorgang oder als Adressnotiz hinterlegt werden können. Sie können ausserdem für alle Ihre Postfächer Autoresponder einrichten und verwalten.

Nach dem Aufruf des Reiters "Automation" gelangen Sie in die nachfolgende Ansicht mit der Auflistung Ihrer eingerichteten Automationsprozesse:
{{Screenshot|Automation_haupt.png|689|Übersicht der eingerichteten Automationsprozesse}}

Sie sehen hier Ihre bisher hinterlegten Prozesse. Sie können die Prozesse löschen und bearbeiten mit einem Klick auf das jeweilige Icon. Sie sehen außerdem in der Spalte "Aktiv" anhand des grünen Hakens bzw. des grauen Kreuzes ob ein Prozess derzeit aktiv ist. Sie können dies jeweils durch einen Klick ändern. Mit einem Klick auf "LOG" gelangen Sie in die Logansicht des Prozesses, der Ihnen auflistet wann und welche Emails zuletzt zugewiesen wurden.

{{Tipp|Sie können mehrere Automationsprozesse pro Mail-Account definieren; diese werden der Reihenfolge nach abgearbeitet, die sie aus der Automationsbeschreibung ergibt. Es ist daher ratsam, die Beschreibungen bei Bedarf mit "10...", "20..." usw. beginnen zu lassen.}}

Um einen neuen Automationsprozess einzurichten Klicken Sie auf "Neuer Eintrag" und Sie gelangen zunächst in die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Automation_auswahl.png|683|Auswahlmaske zum Anlegen eines neuen Email-Automationsprozesses}}

Hier wählen Sie nun aus den eingerichteten Accounts aus dem Drop-Down-Menü das Postfach aus für den Sie die Automation einrichten möchten. Optional können Sie noch eine Beschreibung für den jeweiligen Prozess hinterlegen.

==== Einrichten eines Autoresponders====
Wenn Sie nun die Option Autoresponder auswählen, so erweitert sich die Maske entsprechend:
{{Screenshot|Automation_autoresponder.png|458|Maske mit gewählter Option zum Anlegen eines Autoresponders}}

Sie sehen die bereits mit einer einfachen Vorlage befüllte Maske für den Text Ihres Autoresponders - die Serienbriefanrede ist bereits als Platzhalter befüllt und wird automatisch, sofern der Empfänger Wice bekannt ist, beim Versand befüllt. Sie können den Betreff und den Text nun natürlich noch nach Ihren Vorstellungen und Notwendigkeiten ergänzen bzw. verändern. Solle keine Serienbriefanrede für den Empfänger hinterlegt sein oder kann dieser nicht eindeutige identifiziert werden, so können Sie im Feld für die Autoresponder-Serienbriefanrede Fallback eine allgemeine Anrede hinterlegen, mit der dann der Platzhalter für die Serienbriefanrede befüllt wird.

====Automatische Emailsortierung====
Um Emails mit einem bestimmten Betreff oder von einem bestimmten Absender immer automatisch in einen bestimmten Ordner in Ihrem IMAP-Postfach einzusortieren dient die Option "In Ordner einsortieren" in der Email-Automatation und Sie gelangen in die nachfolgende Maske:
{{Screenshot|Automation_zuweisung.png|779|Auswahlmaske zum Anlegen eines neuen Automationsprozesses zur Sortierung von Emails}}

Sie können nun auswählen ob Emails die einen bestimmten Betreff enthalten bzw. von einer bestimmten Absenderadresse stammen immer in einen von Ihnen auszuwählenden Ordner Ihres Email-Postfachs einsortiert werden sollen. Der Name des Ordners, den Sie auswählen muss auf dem IMAP-Server existieren. Sie können in die Felder für den Betreff jeweils einen Eintrag pro Zeile eintragen - es wird hierbei nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Abschliessend klicken Sie, um Ihre Eingaben zu speichern, auf Eingaben speichern. Sie können jederzeit weitere Automationsprozesse hinterlege und jederzeit bearbeiten.

====Automatisches Ablegen von Emails als Vorgangsaktion oder Adressnotiz====

Mit dieser dritten Option in der Email-Automation werden eingehende Emails automatisch anhand des Absender und des Betreff analysiert. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird diese in dem zugehörigen Vorgang als Vorgangsaktion angelegt. Anderenfalls wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und es wird eine Adressnotiz beim gefundenen Ansprechpartner bzw. bei der Firma hinterlegt. '''Die Email wird nach Bearbeitung nicht aus Ihrem Posteingang entfernt, d.h. Sie erhalten sie darüber hinaus ganz normal.'''

{{Hinweis|Bedenken Sie, dass diese Option nur für ausgewählte Fälle verwendet werden sollte, um ein Überfluten der Wice-Datenbank zu verhindern. Beispiele: Ablegen von Rückläufern aus Mailingaktionen.}}

====Helpdesk-Automat====
Mit dem Helpdesk-Automaten können E-Mails automatisch in Vorgänge überführt werden.
Wice CRM unterscheidet dabei nach verschiedenen Kriterien. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird eine Vorgangsaktion am gefundenen Vorgang angelegt. Enthält der Email-Betreff keine Vorgangs-ID, so wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und ein neuer Vorgang angelegt. Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt, bei der man auch die Kategorien bestimmen kann.

Wählen Sie hierfür in der Mail-Automation die Option "Helpdesk-Automat" aus.

{{Screenshot|helpdeskautomat1.png|767|Helpdesk-Automat Teil 1}}

Beim Helpdesk-Automaten ist die Festlegung einer Benutzergruppe in der allermeisten Fällen sinnvoll.

Nun bestimmen Sie die Optionen für den Helpdesk-Automaten.

{{Screenshot|helpdeskautomat2.png|685|Helpdesk-Automat Teil 2}}

Konfigurieren Sie zunächst den Vorgang, der durch den Helpdesk-Automaten durch die neue E-Mail angelegt werden soll. Geben Sie einen Vorgangsbetreff ein und wählen dann den verantwortlichen Mitarbeiter, die Vorgangskategorien und den Vorgangstatus aus und legen dann die Besitzergruppe fest. Dann bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter die Wiedervorlage erhalten soll. Sie können auch noch einen Workflow festlegen, der durch den Helpdesk-Automaten gestartet werden soll.

Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt. Bestimmen Sie hierfür die Firmenaddresskategorien. Der Firmenname wird automatisch die E-Mail-Adresse des Absender sein.

{{Screenshot|helpdeskautomat3.png|692|Helpdesk-Automat Teil 3}}

An den Absender der E-Mail wird eine automatisierte Antwort gesendet. Sie können hier die Absenderadresse, die Betreffzeile und den Text eintragen.

Klicken Sie auf "Eingaben speichern", um den Helpdesk-Automaten zu aktivieren.

== Diskussionsforen ==

Über die Registerkarte Foren können die Benutzer mit Hilfe von Diskussionsforen und Chatrooms über das Internet orts-und zeitunabhängig Diskussionen führen und archivieren:
{{Screenshot|Diskussion1.png|613|Übersicht über die eingerichtenen und Ihnen zugänglichen Foren}}

Die Diskussionsforen werden in Projektforen und in allgemeine Foren unterteilt. Der wesentliche Unterschied besteht in der Zugänglichkeit. In allgemeinen Foren können alle Benutzer diskutieren, Projektforen sind an ein spezielles Projekt gebunden und stehen deshalb nur den am Projekt beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung.
Im Gegensatz zur Zugänglichkeit ist die Handhabung von allgemeinen Foren und Projektforen gleich. Projektforen erstellen Sie automatisch im Modul "Projekt". Aktivieren Sie dort beim Anlegen/Bearbeiten von Projekten die Option Projektforum erstellen. Lesen Sie hierzu auch Kapitel Projekte.

==== An Diskussion / Chat teilnehmen ====

Durch Anklicken mit der Maus öffnen Sie ein entsprechendes Forum:
{{Screenshot|Diskussionsforum_detail.png|518|Ansicht der Beiträge eines Forums}}

Um mit neuen Beiträgen an einer Diskussion teilzunehmen klicken Sie auf '''Neuer Beitrag'''.
Geben Sie Ihre Informationen ein. Über Durchsuchen können Sie eine Datei mit an Ihre Nachricht hängen.
Nach dem Speichern der Eingabe über '''Eingaben speichern''' erscheint der Beitrag dann in einer Liste und wird bis zum Ablauf des Projekts archiviert. Gleiches gilt auch für die Antworten.

== Chatroom ==

Eine weitere Form der Kommunikation besteht mit einem Chatroom. Um die Chatrooms anzuzeigen klicken Sie im Reiter Foren auf '''Chatrooms'''. Es wird hier zwischen offentlichen Chatrooms (Public1...), die jedem zugänglich sind und zwischen projektbezogenen Chatrooms, die nur Mitarbeitern zugänglich sind, denen bei diesem Projekt auch eine Aufgabe zugeordnet wurde, unterschieden. Nur diese Mitarbeiter können diese Chatrooms auch betreten.

Im Eingabefeld "Chat-Message" geben Sie Ihren Text mit max. 80 Zeichen ein und klicken auf '''senden'''.
{{Screenshot|Chatroom1.png|624|Ansicht eines Chatrooms mit vorhandenen Chat-Nachrichten}}

Die am Chat beteiligten Mitarbeiter erhalten nun Ihre Nachricht. Um zu wissen, wer was geschrieben hat erscheint links von jeder Nachricht der Name bzw. wenn hinterlegt auch ein Photo des Teilnehmers.

==== Chat-Archiv ====

Chat-Messages werden grundsätzlich nicht gespeichert, können aber nach Bedarf dauerhaft in ein Chat-Archiv abgelegt und gespeichert werden.
Um die Archivierung zu starten klicken Sie auf '''Archivierung starten''' und zum Beenden der Archivierung wieder auf '''Archivierung stoppen'''.
Um die archivierten Chats aufzurufen klicken Sie hierzu auf '''Chat-Archiv'''.
Hier wählen Sie nun das gewünschte Chat-Archiv in der Liste auf der rechten Seite des Fensters aus. Es werden Ihnen dann alle zu dem Chat archivierten Messages angezeigt. Über den Button '''zurück zum Chatroom''' gelangen Sie wieder in den jeweiligen Chatroom.

== Messaging ==

Über die Registerkarte Messaging können Sie einfach und schnell mit jedem Benutzer innerhalb eines Mandanten kommunizieren. Sie können diesen eine Message senden oder sie zum Chat einladen. Nach dem Anklicken der gleichnamigen Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Benutzer in Tabellenform.

{{Screenshot|Messaging.png|657|Übersicht aller eingeloggten User in Ihrem Mandanten}}

Die gewünschte Aktion starten Sie jeweils durch Anklicken mit der Maus. Senden Sie eine Message, so gelangen Sie in ein weiteres Fenster zum Verfassen des Textes. Klicken Sie abschließend auf Message absenden. Sie erhalten eine Status-Meldung, dass die Nachricht gesendet wurde.

Wollen Sie eine Chat-Einladung an einen Mitarbeiter aussprechen, so klicken Sie bei dem gewünschten Mitarbeiter auf [Chat-Einladung]. Sie erhalten auch hier eine Status-Meldung, dass Ihre Einladung per Nachricht gesendet wurde.
Möchten Sie eine Message an sämtliche angemeldete User verschicken, so klicken Sie auf [Broadcast an alle angemeldeten User senden] und geben anschließend den Text ein. Nun werden alle angemeldeten User benachrichtigt.

Sollten Sie nochmals auf eine bereits erhaltene Meldung zugreifen müssen, so klicken Sie auf [Empfangene Nachrichten] und Sie gelangen in eine Übersicht aller Messages die Ihnen bisher zugegangen sind:
{{Screenshot|Messaging2.png|559|Übersicht über alle bisher erhaltenen Nachrichten}}

In der Spalte "Gelesen" sehen Sie, ob Sie diese Nachricht bereits gelesen haben. '''Ungelesene Nachrichten können entstehen, wenn z.B. ein Popup-Blocker im Browser aktiviert ist und die an Sie gesendete Nachricht aus diesem Grund nicht bei Ihnen angezeigt wurde.'''

Sie können nun per Klick auf REPLY auf eine erhaltene Nachricht antworten - der Text der erhaltenen Nachricht wird automatisch in Ihre Antwort übernommen.
Um eine Nachricht endgültig zu löschen, klicken Sie auf das Lösch-Icon vor der jeweiligen Nachricht. Sie erhalten noch eine Bestätigungsmeldung und die Nachricht wird dann endgültig entfernt.

== Fax ==

{{Wichtig|Um diese Funktionen nutzen zu können muss das Fax.de-Plugin installiert sein und Sie müssen sich bei Fax.de registrieren - für die Nutzung werden entsprechende Kosten lt. aktueller Preisliste in Ihrem gewählten Tarif fällig (weitere Informationen unter http://www.fax.de), welche Ihnen direkt durch Fax.de in Rechnung gestellt werden. Das Fax.de-Plugin muss mit allen nötigen Informationen konfiguriert werden, damit Sie hier Ihre Faxe empfangen und versenden können}}

In der Übersicht sehen Sie alle bisher erhaltenen Faxe:
{{Screenshot|Faxeingang.png|527|Ausschnitt der Übersicht aller eingegangenen Faxe}}

Sie können, wenn Sie mit der Maus über das Blattsymbol in der Spalte Preview fahren, eine Voransicht des jeweiligen Faxes anzeigen lassen:
{{Screenshot|Faxpreview.png|527|Ansicht der Vorschau eines Fax}}

Sie sehen außerdem wie viele Seiten das Fax enthält und wann das Fax versendet wurde bzw. wann es in WICE empfangen wurde.

Um neue Faxnachrichten vom Server abzurufen klicken Sie auf '''[Neue Fax-Nachrichten vom Fax-Server abholen]''' - die Ansicht wird aktualisiert und sollten neue Faxe vorliegen, so werden diese hier angezeigt.

Um ein Fax einer Adresse oder einem Vorgang zuzuweisen klicken Sie auf das Blattsymbol in der Spalte Preview und Sie erhalten folgende Ansicht:

{{Screenshot|Fax_zuweisen.png|666|Maske zum Zuweisen eines eingegangenen Fax}}

Hier können Sie jetzt entweder eine passende Adresse suchen, an der das Fax dann als neue Adressnotiz gespeichert werden soll, oder direkt, wenn bekannt, eine Ticket/Vorgangs-ID eingeben, an der das Fax dann als neue Aktion abgelegt wird. Klicken Sie abschließend auf '''Go'''.

Optional können Sie das Fax auch als PDF-Dokument herunterladen - dazu klicken Sie auf den Link '''[Download als PDF]'''. Es öffnet sich direkt ein neues Fenster welches Ihnen anbietet das PDF-Dokument mit Ihrer Standardanwendung zu öffnen oder lokal zu speichern.

Per Klick auf '''[Übersicht eingegangener Fax-Nachrichten]''' gelangen Sie wieder zurück in die Übersicht aller erhaltenen Fax-Nachrichten.

==== Fax/Brief versenden ====

Um ein Dokument als Fax oder Brief zu versenden klicken Sie in der Hauptansicht im Reiter Fax auf '''[Fax-Nachricht versenden]''' und Sie kommen in die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Fax_versenden.png|500|Maske zum Absenden eines Fax oder Briefs}}

Hier können Sie jetzt entweder direkt ein Textfax schreiben und an die gewünschte Nummer versenden oder aber ein Dokument (im Format RTF-, DOC- oder PDF-Datei) hochladen welches dann als Fax versendet wird.

{{Hinweis|Über Plugins können Sie, wenn Sie über die erforderlichen Rechte verfügen, direkt auf das Sendelog aller Faxe/SMS/Briefe(iletter) etc. zugreifen um den Versand zu überprüfen. Außerdem können Sie auch hier direkt ein Fax oder eine SMS versenden.}}

Um einen Brief zu versenden müssen Sie die Datei im Format .doc oder .pdf hochladen - bitte beachten Sie, dass die Absender- bzw. Empfängerdaten korrekt platziert wurden - und sich vor dem Versenden noch ein Preview des Dokuments ansehen. Wenn Sie den Versand als farbigen Brief wünschen, müssen Sie noch die Checkbox "Farbiger Brief" aktivieren.

Um den Versand auszulösen klicken Sie jeweils auf den entsprechenden '''Go''' Button.

== SMS ==

Um eine SMS direkt aus WICE zu versenden beachten Sie bitte auch die Hinweise hier im Abschnitt "Fax" in Bezug auf die Einrichtung und Konfiguration des Fax.de-Plugins, da Sie ansonsten keine SMS versenden können!

Um eine SMS zu versenden geben Sie zunächst die Telefonnummer des Empfängers ein und fügen dann den Text hinzu. Bitte beachten Sie das nur 160 Zeichen pro SMS genutzt werden können.

Optional können Sie die SMS auch als sog. Flash-SMS versenden, welche dann nicht beim Empfänger gespeichert wird, sondern direkt auf dem Display erscheint.

Klicken Sie dann auf "SMS absenden" und die SMS wird an das zuständige Message-Center des Providers übermittelt und Sie erhalten bei erfolgreicher Übermittlung eine Statusnachricht als Antwort von Fax.de.

Kommunikation

2017-02-10T15:00:48Z

Sgatzke: /* Kommunikation */

== Kommunikation ==

Dieses Modul von Wice CRM dient allen Benutzern zum Informationsaustausch und als zentrale Kommunikationsplattform. Es besteht im wesentlichen aus folgenden Kommunikationstools:

• E-Mail-Center 
• Diskussionsforum und Chatroom 
• Messaging 
• Fax (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins) 
• SMS (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins) 

=== E-Mail ===

Wice CRM bietet Ihnen einen vollwertigen und rein webbasierender E-Mail-Client zum Lesen und Schreiben von E-Mails. Sie können mit ihm beliebig viele IMAP-Mailboxen abfragen.
{{Screenshot|Imapclient_neu.png|477|Übersicht CommCenter Email}}

{{Wichtig|Da der POP3-Client nicht weiter gepflegt bzw. weiter entwickelt wird, bitten wir Sie sich bei Fragen zur Bedienung an die Informationen zum POP3-Client in unserem im Support-Center hinterlegten Handbuch zum Release 4.3 zu wenden! Für alle Neukunden steht nur noch der IMAP-Client zur Benutzung zur Verfügung}}

Um Ihre in Wice hinterlegten IMAP-Accounts aufzurufen, klicken Sie auf "'''Mailaccounts verwalten'''" und Sie gelangen in folgende Ansicht:
{{Screenshot|emailaccount_edit.png|526|Übersicht der IMAP-Mailaccounts im CommCenter}}

Um den jeweiligen Emailaccount aufzurufen klicken Sie auf den Names des Accounts und dieser öffnet sich in einem neuen Fenster.

==== Neuen Email-Account einrichten ====

Um mit [[Wice]] CRM einen bestehenden Email-Account abzufragen, müssen Sie diesen zunächst einrichten.
{{Hinweis|Wice bietet Ihnen keinen eigenen IMAP- oder POP3 Account an - WICE fragt diese Postfächer, ob nun bei Ihrem Provider oder auf einem Ihrer eigenen Server befindlich, lediglich ab und stellt Ihnen die Inhalte dar!}}

Klicken Sie dazu auf den Menpünkt "CommCenter" und dort auf "Mail-Account-Verwaltung" und dort auf '''[Neuer Eintrag]''' und Sie erhalten die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Neuer_account1.png|429|Maske mit den ersten Schritten zum Anlegen eines neuen Email-Accounts}}

Hier geben Sie zunächst die Emailadresse Ihres Accounts und das Passwort für Ihren Account ein. Sollten Sie das Passwort nicht kennen, müssen Sie dies über Ihren Provider bzw. Ihren Administrator erfragen. Klicken Sie dann auf '''weiter...'''. Wice überprüft nun Ihre Angaben und versucht die nötigen weiteren Einstellungen zum Einrichten Ihres Emailaccounts automatisch zu ermitteln. Sie gelangen nun in die nachfolgende Ansicht, in der Sie weiteren Einstellungen vornehmen können:
{{Screenshot|Neuer_account2.png|586|Maske mit den weiteren Einstellungen zum Anlegen eines neuen Email-Accounts}}

Wenn WICE die Daten für Ihren Mailserver und die weiteren nötigen Einstellungen bereits ermitteln konnte, so sind diese Felder in der Maske bereits ausgefüllt. Andernfalls müssen Sie diese nun selbstständig vervollständigen.
{{Wichtig|Bitte beachten Sie das im Feld "Emailadresse" eine gültige Emailadresse im korrekten Format hinterlegt sein muß! Der Name des Postfachinhabers o.ä. ist nicht ausreichend und führt dazu, das Emails nicht korrekt versendet werden können!}}

Zunächst müssen Sie den Hostnamen Ihres Posteingangsservers in das Feld eintragen - diesen erhalten Sie entweder direkt von Ihrem Emailprovider, wie z.B. 1&1, Strato oder web.de etc. oder Ihrem Administrator, wenn dieser Ihre Daten verwaltet und/oder Sie selbst einen Emailserver betreiben. Genau so verfahren Sie mit der Adresse Ihre Postausgangsservers und tragen diesen in das vorgesehene Feld ein.

Sollte Ihr Postausgangsserver andere Zugangsdaten als der Posteingangsserver benötigen, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox und die Maske erweitert sich um die Eingabefelder für den Usernamen und das Passwort für den Postausgangsserver.

{{Wichtig|Geben Sie bitte den Namen Ihres Posteingangs- und Ausgangsservers jeweils ohne den Vorsatz http:// in das entsprechende Feld ein, ansonsten wird der Server nicht korrekt adressiert!}}

Damit sind zunächst alle nötigen Standardeinstellungen getätigt und Sie können auf '''Eingaben speichern''' klicken um Ihr Postfach anzulegen.

Wenn Sie weitere Einstellungen vornehmen möchten, so klicken Sie auf den blauen Pfeil neben dem Hinweis auf die "Profi-Optionen" und die Maske wird erweitert und Sie können hier weitere Detaileinstellungen vornehmen:
{{Screenshot|Neuer_account3.png|890|Maske mit den weiteren Einstellungen in den Profi-Optionen eines Email-Accounts}}

Wice CRM verwendet standardmäßig "Sent" als Postausgangsorder. Bei Bedarf legt Wice diesen Ordner automatisch an. Darüber hinaus können Sie beliebige andere Ordner hier in dem Feld angeben, die von anderen Email-Clients, die auf denselben Mail-Account zugreifen, als Postausgangsordner verwendet werden. Diese Ordner werden dann mit denselben Spalten angezeigt wie der "Sent"-Ordner. Tragen Sie die gewünschten Ordner durch Kommata getrennt ein. '''Beachten Sie bitte, dass diese Einstellung nichts mit dem Ablegen versendeter Nachrichten zu tun!'''
Falls Sie nicht möchten, dass Wice CRM versendete Emails im "Sent"-Ordner ablegt, können Sie hier, im nächsten Feld, einen von Wice CRM zu verwendenden Postausgangsordner inkl. Namespace-Prefix angeben.

Im Feld für den SMTP-Port müssen Sie den korrekten Port, je nachdem ob Sie ggf. die weiteren Optionen zum Versand via TLS oder SSL nutzen möchten, hinterlegen. Ihr Provider bzw. Ihr Systemadministrator kann Ihnen die korrekten Angaben nennen.

Im nachfolgenden Auswahlfeld können Sie wählen ob Sie dieses Postfach über IMAP oder IMAPS abrufen möchten - selektieren Sie dazu die gewünschte Option.
Als Option beim IMAP-Postfach können Sie die Checkbox "Nur persönliche Ordner darstellen (keine Shared- oder Public-Folder)" aktivieren. Entsprechend werden nur die genannten Ordnertypen angezeigt.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass (Stand Juli 2013) der Maildienst Outlook.com von Microsoft keine Abfrage per IMAP unterstützt.}}

'''Optional können Sie die Anzeige der vorhandenen Ordner mit der Option "Nur Standard-Ordner (Posteingang + Postausgang) darstellen" begrenzen - wenn Sie diese aktivieren, werden Ihnen nur noch die genannten Ordner für dieses Postfach angezeigt - alle anderen werden ausgeblendet - wenn Sie dies nicht wünschen, so lassen Sie diese Option deaktiviert.'''

In seltenen Fällen kann es sein, z.B. bei MS-Exchange, dass Ihr IMAP-Server(nicht Wice CRM!) ungültige Boundary-Strings erzeugt. Hier wird Sie in der Regel Ihr Admininstrator über diesen Ausnahmefall unterrichten und nur dann müssen Sie die Checkbox für diesen Workaround aktivieren.

Für den Fall dass Ihr Email-Server mit der von Wice verwendeten SEARCH-SINCE-Methode keine Emails anzeigt, können Sie diese Checkbox aktivieren. Dann werden stattdessen immer alle Emails ohne Filter abgeholt (Achtung: dies erzeugt hohen Traffic und verlangsamt die Verbindung)

Wenn Sie die Verbindung zum SMTP-Server per TLS oder SSL verschlüsseln möchten, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox - bitte stellen Sie sicher, dass Sie im Feld SMPT-Port zuvor den korrekten Port eingetragen haben, um die verschlüsselte Verbindung nutzen zu können.

Abschließend klicken Sie auch hier auf '''Eingaben speichern''' um Ihre Änderungen zu übernehmen.

==== Email-Account editieren ====

Um einen bestenden Email-Account zu editieren klicken Sie im CommCenter, Reiter "Email" auf Mail-Account-Verwaltung und Sie gelangen in die Übersicht der eingerichteten Mailaccounts:
{{Screenshot|Emailaccount_edit.png|526|Übersicht aller eingerichteten Emailaccounts im CommCenter}}
Sie können in dieser Ansicht auch Ihren Default-Mailaccount festlegen. Dieser Account wird dann im Standard als Default-Mailaccount beim Betreten des CommCenter angezeigt und auch in der Menüleiste mit dem Email-Symbol verknüpft.

Sie können nun aus der Liste einen der Accounts auswählen den Sie editieren möchten. Um diesen zu editieren klicken Sie auf das Edit-Icon bei dem jeweiligen Account und gelangen dann in die Maske zum Anlegen/Editieren des Accounts und können hier Ihre Änderungen vornehmen.

{{Hinweis|Bitte beachten Sie, das hier in der Maske im Feld Passwort auch dann kein Eintrag angezeigt wird, wenn hier bereits ein Passwort für diesen Account hinterlegt wurde. Passwörter werden in WICE immer nur verschlüsselt auf dem Server abgelegt und somit folglich hier auch nicht angezeigt werden! Wenn Sie das Passwort nicht ändern möchten, lassen Sie das Passwortfeld bitte leer.}}

Abschließend klicken Sie auf '''Eingaben speichern''' um Ihre Änderungen zu übernehmen.

==== Email-Account löschen ====

Hierzu klicken Sie auf '''Mail-Account-Verwaltung''' und Sie gelangen wieder in die Übersicht der eingerichteten Emailaccounts.

Klicken Sie auf das Löschicon bei dem Account, denn Sie endgültig löschen möchten und Sie erhalten noch eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen. Der Account wird danach entfernt.

==== IMAP-Client ====

Nach dem Klick auf den Menüpunkt CommCenter gelangen Sie in diese Ansicht:
{{Screenshot|Imapclient_neu.png|477|Reiter Emails im CommCenter}}
Ihr als Default-Mailaccount festgelegtes Postfach wird hier direkt angezeigt und Sie können dies per Klick auf '''EMAILS LESEN''' in einem neuen Browsertab/fenster öffnen. Wenn Sie weitere Emailaccounts eingerichtet haben, so klicken Sie auf '''Mail-Account-Verwaltung''' um eine Auflistung dieser zu erhalten und diese ebenfalls abzufragen.
Sie gelangen in die Ansicht des Wice IMAP-Clients:
{{Screenshot|Imapclient1.png|712|Wice IMAP Client mit in einem Ordner enthaltenen Emails}}

Zunächst sehen Sie auf der linken Seite die eingerichteten Ordner für diese Mailbox. Bei einem IMAP-Postfach werden die Ordner direkt auf dem Server eingerichtet, so dass Ihnen diese Ordnerstruktur immer zur Verfügung steht, auch wenn Sie Ihre Emails mit einem anderen Emailclient ebenfalls abrufen bzw. bearbeiten. Auch die Emails verbleiben auf dem Server und werden nicht, wie bei einem POP3-Account, bei jedem Abruf heruntergeladen. Der Vorteil ist, das auch Emails die Sie direkt aus WICE, z.B. aus einer Aktion, schreiben in Ihrem Sent-Ordner abgelegt werden und somit auch hier immer verfügbar sind.

Um Ihre Emails in den jeweiligen Ordnern anzusehen klicken Sie auf die jeweiligen Ordner und Sie erhalten dann eine Übersicht über die Emails. Anhand der Zahlen hinter dem Ordnernamen sehen Sie wie viele Emails in dem Ordner vorhanden sind. UNgelesene Emails werden fett gedruckt dargestellt. Bitte beachten Sie, da Wice CRM ein webbasierte Software ist, es ggf. einige Zeit dauern kann bis die Anzahl der in einem Ordner enthaltenen Emails auch der Anazahl in den Klammern entspricht.

Wenn Sie eine Email aus der Liste anklicken, dann erweitert sich die Menüleiste um die entsprechenden Buttons zur weiteren Bearbeitung:
{{Screenshot|Imapclient_buttons.png|767|Buttons zur Bearbeitung einer Email in der Menüleiste}}

Hier können Sie jetzt die ausgewählte Email markieren, dann wird die Email in der Emailliste rot markiert oder aber Sie können eine Email als erledigt markieren, dann wird ein grünes Häkchen vor der Email gesetzt.
Sie können sich den Header der Email anzeigen lassen und natürlich auch die Email direkt beantworten oder eine Antwort an alle Empfänger der Email schreiben. In diesem Fall öffnet sich die Maske zum Verfassen einer Email. Entweder die Ihres Standard-Email-Clients oder die Maske zum Erstellen einer Email des Wice CommCenters. Dies ist dann der Fall, wenn Sie diese Einstellung im Modil Profil, Reiter Einstellung->Defaul-Mailaccount, so gesetzt haben.

Sie können die Email natürlich auch weiterleiten oder in einen anderen Ordner verschieben der sich in Ihrem Emailkonto befindet.
{{Screenshot|Imap_auswahl.png|223|Auswahlmenü zum Bearbeiten von Emails}}

Weitere Optionen zum Bearbeiten von mehreren Emails finden Sie in obigem Drop-Down Menü-um mehrere Email aus Ihrem Ordner auszuwählen halten Sie beim Anklicken die STRG-Taste gedrückt und wählen dann aus dem Menü die gewünschte Funktion und klicken dann auf '''Go'''.

Um Ihre Emails zu durchsuchen tragen Sie den gewünschten Suchbegriff in das Feld neben der Lupe ein und klicken dann auf '''Suchen/Filtern'''. Sie können Ihre Suche einschränken in dem Sie aus den nebenstehenden Drop-Down Menü die gewünschte Kategorie auswählen.

Wenn Sie einen neuen Ordner in Ihrer Mailbox anlegen möchten, dann klicken Sie in der Übersicht Ihrer Ordner direkt auf "Neuen Ordner anlegen" und vergeben dann einen Namen für den Ordner und dieser wird dann direkt auf dem Server Ihrer Mailbox angelegt.

Um eine neue Email zu verfassen klicken Sie oben rechts in dieser Maske aus das Briefsymbol "Neu" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen einer neuen Email.

===== Emails zuweisen - Arbeiten mit Email-Benachrichtigungen =====

Als Besonderheit bzw. zur Abbildung der Kommunikation und der Kommunikationshistorie bietet Ihnen Wice CRM die Möglichkeit eingehende Emails direkt einer Adresse als Notiz oder auch direkt einem passenden Vorgang als Aktion zuzuweisen.
Wenn Sie auf eine in Ihrer Mailbox befindliche Email klicken so wird Ihnen dies als Option angezeigt:
{{Screenshot|Emaileingang_option.png|655|Option zum Zuordnen von Emails in Wice}}

Wenn Sie eine Email direkt aus einer Aktion aus einem Vorgang in Wice an einen Empfänger schreiben, so wird automatisch die Ticket-ID im Betreff der Email eingefügt. Anhand dieser Ticket-ID, wie in obigem Screenshot zu sehen, kann die eingehende Email direkt wieder dem betreffendem Vorgang zugewiesen werden und wird dort, mitsamt evtl. vorhandener Attachments, als neue Aktion angelegt.
Hierzu müssen Sie lediglich auf den Link "Diese Nachricht als Vorgangsaktion speichern:" klicken und die Email wird als Aktion an dem Vorgang angelegt und Sie können dort mit der Bearbeitung fortfahren bzw. auch direkt in dem Vorgang eine Antwort schreiben.

Sollte die Ticket-ID nicht vorhanden sein bzw. diese ggf. verloren oder entfernt worden sein, so können Sie immer noch diese Email manuell einer Adresse als Notiz zuweisen und dann, wenn sinnvoll, diese dann darüber einem Vorgang zuleiten.
Hierzu klicken Sie auf den Link "Diese Nachricht in ausgew. Vorgang oder Adresse speichern" und es öffnet sich folgende Ansicht in einem neuen Fenster:
{{Screenshot|Email_zuweisen.png|541|Auswahlmaske zum Zuordnen einer Email}}

Hier können Sie jetzt in dem entsprechenden Feld nach der gewünschten Adresse oder dem Ansprechpartner suchen, indem Sie einfach beginnen den Firmennamen einzutippen und WICE automatisch die passenden Suchergebnisse ergänzt.
Sollte Ihnen die passende Vorgangs-ID bekannt sein, so können Sie hier auch diese direkt eingeben und die Email wird dann so auch als neue Aktion an dem gewählten Vorgang hinterlegt und Sie gelangen in die entsprechende Ansicht.
Weiterführende Informationen zum nachträglichen Zuweisen einer als Adressnotiz gespeicherten Email zu einem Vorgang finden Sie hier im WIKI unter Adressen.

Wenn Sie eine Emailbenachrichtigung zu einer neuen Wiedervorlage oder zu einer Aktion erhalten, so ist hier ein interner Link eingefügt, den Sie nutzen können, um direkt aus dem Emailclient zu der verknüpften Aktion/Wiedervorlage zu gelangen:
{{Screenshot|Interner_link.png|401|Interner Link in einer Wice-Benachrichtigungsemail}}

Wenn Sie den Link '''zur Vorgangsansicht in WICE''' per Klick mit dem rechten Mousebutton in einem neuen Fenster/Tab öffnen, dann werden Sie so direkt zu der Aktion in den entsprechenden Vorgang geleitet und können hier direkt mit der Bearbeitung beginnen.

=== Email-Automation ===

Hier können Sie Regeln definieren nach denen eingehenden Emails direkt in einen bestimmten Ordner Ihres IMAP-Postfachs einsortiert werden oder aber direkt in WICE in einem Vorgang oder als Adressnotiz hinterlegt werden können. Sie können ausserdem für alle Ihre Postfächer Autoresponder einrichten und verwalten.

Nach dem Aufruf des Reiters "Automation" gelangen Sie in die nachfolgende Ansicht mit der Auflistung Ihrer eingerichteten Automationsprozesse:
{{Screenshot|Automation_haupt.png|689|Übersicht der eingerichteten Automationsprozesse}}

Sie sehen hier Ihre bisher hinterlegten Prozesse. Sie können die Prozesse löschen und bearbeiten mit einem Klick auf das jeweilige Icon. Sie sehen außerdem in der Spalte "Aktiv" anhand des grünen Hakens bzw. des grauen Kreuzes ob ein Prozess derzeit aktiv ist. Sie können dies jeweils durch einen Klick ändern. Mit einem Klick auf "LOG" gelangen Sie in die Logansicht des Prozesses, der Ihnen auflistet wann und welche Emails zuletzt zugewiesen wurden.

{{Tipp|Sie können mehrere Automationsprozesse pro Mail-Account definieren; diese werden der Reihenfolge nach abgearbeitet, die sie aus der Automationsbeschreibung ergibt. Es ist daher ratsam, die Beschreibungen bei Bedarf mit "10...", "20..." usw. beginnen zu lassen.}}

Um einen neuen Automationsprozess einzurichten Klicken Sie auf "Neuer Eintrag" und Sie gelangen zunächst in die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Automation_auswahl.png|683|Auswahlmaske zum Anlegen eines neuen Email-Automationsprozesses}}

Hier wählen Sie nun aus den eingerichteten Accounts aus dem Drop-Down-Menü das Postfach aus für den Sie die Automation einrichten möchten. Optional können Sie noch eine Beschreibung für den jeweiligen Prozess hinterlegen.

==== Einrichten eines Autoresponders====
Wenn Sie nun die Option Autoresponder auswählen, so erweitert sich die Maske entsprechend:
{{Screenshot|Automation_autoresponder.png|458|Maske mit gewählter Option zum Anlegen eines Autoresponders}}

Sie sehen die bereits mit einer einfachen Vorlage befüllte Maske für den Text Ihres Autoresponders - die Serienbriefanrede ist bereits als Platzhalter befüllt und wird automatisch, sofern der Empfänger Wice bekannt ist, beim Versand befüllt. Sie können den Betreff und den Text nun natürlich noch nach Ihren Vorstellungen und Notwendigkeiten ergänzen bzw. verändern. Solle keine Serienbriefanrede für den Empfänger hinterlegt sein oder kann dieser nicht eindeutige identifiziert werden, so können Sie im Feld für die Autoresponder-Serienbriefanrede Fallback eine allgemeine Anrede hinterlegen, mit der dann der Platzhalter für die Serienbriefanrede befüllt wird.

====Automatische Emailsortierung====
Um Emails mit einem bestimmten Betreff oder von einem bestimmten Absender immer automatisch in einen bestimmten Ordner in Ihrem IMAP-Postfach einzusortieren dient die Option "In Ordner einsortieren" in der Email-Automatation und Sie gelangen in die nachfolgende Maske:
{{Screenshot|Automation_zuweisung.png|779|Auswahlmaske zum Anlegen eines neuen Automationsprozesses zur Sortierung von Emails}}

Sie können nun auswählen ob Emails die einen bestimmten Betreff enthalten bzw. von einer bestimmten Absenderadresse stammen immer in einen von Ihnen auszuwählenden Ordner Ihres Email-Postfachs einsortiert werden sollen. Der Name des Ordners, den Sie auswählen muss auf dem IMAP-Server existieren. Sie können in die Felder für den Betreff jeweils einen Eintrag pro Zeile eintragen - es wird hierbei nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Abschliessend klicken Sie, um Ihre Eingaben zu speichern, auf Eingaben speichern. Sie können jederzeit weitere Automationsprozesse hinterlege und jederzeit bearbeiten.

====Automatisches Ablegen von Emails als Vorgangsaktion oder Adressnotiz====

Mit dieser dritten Option in der Email-Automation werden eingehende Emails automatisch anhand des Absender und des Betreff analysiert. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird diese in dem zugehörigen Vorgang als Vorgangsaktion angelegt. Anderenfalls wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und es wird eine Adressnotiz beim gefundenen Ansprechpartner bzw. bei der Firma hinterlegt. '''Die Email wird nach Bearbeitung nicht aus Ihrem Posteingang entfernt, d.h. Sie erhalten sie darüber hinaus ganz normal.'''

{{Hinweis|Bedenken Sie, dass diese Option nur für ausgewählte Fälle verwendet werden sollte, um ein Überfluten der Wice-Datenbank zu verhindern. Beispiele: Ablegen von Rückläufern aus Mailingaktionen.}}

====Helpdesk-Automat====
Mit dem Helpdesk-Automaten können E-Mails automatisch in Vorgänge überführt werden.
Wice CRM unterscheidet dabei nach verschiedenen Kriterien. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird eine Vorgangsaktion am gefundenen Vorgang angelegt. Enthält der Email-Betreff keine Vorgangs-ID, so wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und ein neuer Vorgang angelegt. Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt, bei der man auch die Kategorien bestimmen kann.

Wählen Sie hierfür in der Mail-Automation die Option "Helpdesk-Automat" aus.

{{Screenshot|helpdeskautomat1.png|767|Helpdesk-Automat Teil 1}}

Beim Helpdesk-Automaten ist die Festlegung einer Benutzergruppe in der allermeisten Fällen sinnvoll.

Nun bestimmen Sie die Optionen für den Helpdesk-Automaten.

{{Screenshot|helpdeskautomat2.png|685|Helpdesk-Automat Teil 2}}

Konfigurieren Sie zunächst den Vorgang, der durch den Helpdesk-Automaten durch die neue E-Mail angelegt werden soll. Geben Sie einen Vorgangsbetreff ein und wählen dann den verantwortlichen Mitarbeiter, die Vorgangskategorien und den Vorgangstatus aus und legen dann die Besitzergruppe fest. Dann bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter die Wiedervorlage erhalten soll. Sie können auch noch einen Workflow festlegen, der durch den Helpdesk-Automaten gestartet werden soll.

Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt. Bestimmen Sie hierfür die Firmenaddresskategorien. Der Firmenname wird automatisch die E-Mail-Adresse des Absender sein.

{{Screenshot|helpdeskautomat3.png|692|Helpdesk-Automat Teil 3}}

An den Absender der E-Mail wird eine automatisierte Antwort gesendet. Sie können hier die Absenderadresse, die Betreffzeile und den Text eintragen.

Klicken Sie auf "Eingaben speichern", um den Helpdesk-Automaten zu aktivieren.

== Diskussionsforen ==

Über die Registerkarte Foren können die Benutzer mit Hilfe von Diskussionsforen und Chatrooms über das Internet orts-und zeitunabhängig Diskussionen führen und archivieren:
{{Screenshot|Diskussion1.png|613|Übersicht über die eingerichtenen und Ihnen zugänglichen Foren}}

Die Diskussionsforen werden in Projektforen und in allgemeine Foren unterteilt. Der wesentliche Unterschied besteht in der Zugänglichkeit. In allgemeinen Foren können alle Benutzer diskutieren, Projektforen sind an ein spezielles Projekt gebunden und stehen deshalb nur den am Projekt beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung.
Im Gegensatz zur Zugänglichkeit ist die Handhabung von allgemeinen Foren und Projektforen gleich. Projektforen erstellen Sie automatisch im Modul "Projekt". Aktivieren Sie dort beim Anlegen/Bearbeiten von Projekten die Option Projektforum erstellen. Lesen Sie hierzu auch Kapitel Projekte.

==== An Diskussion / Chat teilnehmen ====

Durch Anklicken mit der Maus öffnen Sie ein entsprechendes Forum:
{{Screenshot|Diskussionsforum_detail.png|518|Ansicht der Beiträge eines Forums}}

Um mit neuen Beiträgen an einer Diskussion teilzunehmen klicken Sie auf '''Neuer Beitrag'''.
Geben Sie Ihre Informationen ein. Über Durchsuchen können Sie eine Datei mit an Ihre Nachricht hängen.
Nach dem Speichern der Eingabe über '''Eingaben speichern''' erscheint der Beitrag dann in einer Liste und wird bis zum Ablauf des Projekts archiviert. Gleiches gilt auch für die Antworten.

== Chatroom ==

Eine weitere Form der Kommunikation besteht mit einem Chatroom. Um die Chatrooms anzuzeigen klicken Sie im Reiter Foren auf '''Chatrooms'''. Es wird hier zwischen offentlichen Chatrooms (Public1...), die jedem zugänglich sind und zwischen projektbezogenen Chatrooms, die nur Mitarbeitern zugänglich sind, denen bei diesem Projekt auch eine Aufgabe zugeordnet wurde, unterschieden. Nur diese Mitarbeiter können diese Chatrooms auch betreten.

Im Eingabefeld "Chat-Message" geben Sie Ihren Text mit max. 80 Zeichen ein und klicken auf '''senden'''.
{{Screenshot|Chatroom1.png|624|Ansicht eines Chatrooms mit vorhandenen Chat-Nachrichten}}

Die am Chat beteiligten Mitarbeiter erhalten nun Ihre Nachricht. Um zu wissen, wer was geschrieben hat erscheint links von jeder Nachricht der Name bzw. wenn hinterlegt auch ein Photo des Teilnehmers.

==== Chat-Archiv ====

Chat-Messages werden grundsätzlich nicht gespeichert, können aber nach Bedarf dauerhaft in ein Chat-Archiv abgelegt und gespeichert werden.
Um die Archivierung zu starten klicken Sie auf '''Archivierung starten''' und zum Beenden der Archivierung wieder auf '''Archivierung stoppen'''.
Um die archivierten Chats aufzurufen klicken Sie hierzu auf '''Chat-Archiv'''.
Hier wählen Sie nun das gewünschte Chat-Archiv in der Liste auf der rechten Seite des Fensters aus. Es werden Ihnen dann alle zu dem Chat archivierten Messages angezeigt. Über den Button '''zurück zum Chatroom''' gelangen Sie wieder in den jeweiligen Chatroom.

== Messaging ==

Über die Registerkarte Messaging können Sie einfach und schnell mit jedem Benutzer innerhalb eines Mandanten kommunizieren. Sie können diesen eine Message senden oder sie zum Chat einladen. Nach dem Anklicken der gleichnamigen Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Benutzer in Tabellenform.

{{Screenshot|Messaging.png|657|Übersicht aller eingeloggten User in Ihrem Mandanten}}

Die gewünschte Aktion starten Sie jeweils durch Anklicken mit der Maus. Senden Sie eine Message, so gelangen Sie in ein weiteres Fenster zum Verfassen des Textes. Klicken Sie abschließend auf Message absenden. Sie erhalten eine Status-Meldung, dass die Nachricht gesendet wurde.

Wollen Sie eine Chat-Einladung an einen Mitarbeiter aussprechen, so klicken Sie bei dem gewünschten Mitarbeiter auf [Chat-Einladung]. Sie erhalten auch hier eine Status-Meldung, dass Ihre Einladung per Nachricht gesendet wurde.
Möchten Sie eine Message an sämtliche angemeldete User verschicken, so klicken Sie auf [Broadcast an alle angemeldeten User senden] und geben anschließend den Text ein. Nun werden alle angemeldeten User benachrichtigt.

Sollten Sie nochmals auf eine bereits erhaltene Meldung zugreifen müssen, so klicken Sie auf [Empfangene Nachrichten] und Sie gelangen in eine Übersicht aller Messages die Ihnen bisher zugegangen sind:
{{Screenshot|Messaging2.png|559|Übersicht über alle bisher erhaltenen Nachrichten}}

In der Spalte "Gelesen" sehen Sie, ob Sie diese Nachricht bereits gelesen haben. '''Ungelesene Nachrichten können entstehen, wenn z.B. ein Popup-Blocker im Browser aktiviert ist und die an Sie gesendete Nachricht aus diesem Grund nicht bei Ihnen angezeigt wurde.'''

Sie können nun per Klick auf REPLY auf eine erhaltene Nachricht antworten - der Text der erhaltenen Nachricht wird automatisch in Ihre Antwort übernommen.
Um eine Nachricht endgültig zu löschen, klicken Sie auf das Lösch-Icon vor der jeweiligen Nachricht. Sie erhalten noch eine Bestätigungsmeldung und die Nachricht wird dann endgültig entfernt.

== Fax ==

{{Wichtig|Um diese Funktionen nutzen zu können muss das Fax.de-Plugin installiert sein und Sie müssen sich bei Fax.de registrieren - für die Nutzung werden entsprechende Kosten lt. aktueller Preisliste in Ihrem gewählten Tarif fällig (weitere Informationen unter http://www.fax.de), welche Ihnen direkt durch Fax.de in Rechnung gestellt werden. Das Fax.de-Plugin muss mit allen nötigen Informationen konfiguriert werden, damit Sie hier Ihre Faxe empfangen und versenden können}}

In der Übersicht sehen Sie alle bisher erhaltenen Faxe:
{{Screenshot|Faxeingang.png|527|Ausschnitt der Übersicht aller eingegangenen Faxe}}

Sie können, wenn Sie mit der Maus über das Blattsymbol in der Spalte Preview fahren, eine Voransicht des jeweiligen Faxes anzeigen lassen:
{{Screenshot|Faxpreview.png|527|Ansicht der Vorschau eines Fax}}

Sie sehen außerdem wie viele Seiten das Fax enthält und wann das Fax versendet wurde bzw. wann es in WICE empfangen wurde.

Um neue Faxnachrichten vom Server abzurufen klicken Sie auf '''[Neue Fax-Nachrichten vom Fax-Server abholen]''' - die Ansicht wird aktualisiert und sollten neue Faxe vorliegen, so werden diese hier angezeigt.

Um ein Fax einer Adresse oder einem Vorgang zuzuweisen klicken Sie auf das Blattsymbol in der Spalte Preview und Sie erhalten folgende Ansicht:

{{Screenshot|Fax_zuweisen.png|666|Maske zum Zuweisen eines eingegangenen Fax}}

Hier können Sie jetzt entweder eine passende Adresse suchen, an der das Fax dann als neue Adressnotiz gespeichert werden soll, oder direkt, wenn bekannt, eine Ticket/Vorgangs-ID eingeben, an der das Fax dann als neue Aktion abgelegt wird. Klicken Sie abschließend auf '''Go'''.

Optional können Sie das Fax auch als PDF-Dokument herunterladen - dazu klicken Sie auf den Link '''[Download als PDF]'''. Es öffnet sich direkt ein neues Fenster welches Ihnen anbietet das PDF-Dokument mit Ihrer Standardanwendung zu öffnen oder lokal zu speichern.

Per Klick auf '''[Übersicht eingegangener Fax-Nachrichten]''' gelangen Sie wieder zurück in die Übersicht aller erhaltenen Fax-Nachrichten.

==== Fax/Brief versenden ====

Um ein Dokument als Fax oder Brief zu versenden klicken Sie in der Hauptansicht im Reiter Fax auf '''[Fax-Nachricht versenden]''' und Sie kommen in die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Fax_versenden.png|500|Maske zum Absenden eines Fax oder Briefs}}

Hier können Sie jetzt entweder direkt ein Textfax schreiben und an die gewünschte Nummer versenden oder aber ein Dokument (im Format RTF-, DOC- oder PDF-Datei) hochladen welches dann als Fax versendet wird.

{{Hinweis|Über Plugins können Sie, wenn Sie über die erforderlichen Rechte verfügen, direkt auf das Sendelog aller Faxe/SMS/Briefe(iletter) etc. zugreifen um den Versand zu überprüfen. Außerdem können Sie auch hier direkt ein Fax oder eine SMS versenden.}}

Um einen Brief zu versenden müssen Sie die Datei im Format .doc oder .pdf hochladen - bitte beachten Sie, dass die Absender- bzw. Empfängerdaten korrekt platziert wurden - und sich vor dem Versenden noch ein Preview des Dokuments ansehen. Wenn Sie den Versand als farbigen Brief wünschen, müssen Sie noch die Checkbox "Farbiger Brief" aktivieren.

Um den Versand auszulösen klicken Sie jeweils auf den entsprechenden '''Go''' Button.

== SMS ==

Um eine SMS direkt aus WICE zu versenden beachten Sie bitte auch die Hinweise hier im Abschnitt "Fax" in Bezug auf die Einrichtung und Konfiguration des Fax.de-Plugins, da Sie ansonsten keine SMS versenden können!

Um eine SMS zu versenden geben Sie zunächst die Telefonnummer des Empfängers ein und fügen dann den Text hinzu. Bitte beachten Sie das nur 160 Zeichen pro SMS genutzt werden können.

Optional können Sie die SMS auch als sog. Flash-SMS versenden, welche dann nicht beim Empfänger gespeichert wird, sondern direkt auf dem Display erscheint.

Klicken Sie dann auf "SMS absenden" und die SMS wird an das zuständige Message-Center des Providers übermittelt und Sie erhalten bei erfolgreicher Übermittlung eine Statusnachricht als Antwort von Fax.de.

Kommunikation

2017-02-10T14:59:51Z

Sgatzke: /* E-Mail */

== Kommunikation ==

Dieses Modul von Wice CRM dient allen Benutzern zum Informationsaustausch und als zentrale Kommunikationsplattform. Es besteht im wesentlichen aus folgenden Kommunikationstools:

• E-Mail-Center 
• Diskussionsforum und Chatroom 
• Messaging 
• Fax (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins) 
• SMS (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins) 

=== E-Mail ===

Wice CRM bietet Ihnen einen vollwertigen und rein webbasierender E-Mail-Client zum Lesen und Schreiben von E-Mails. Sie können mit ihm beliebig viele IMAP-Mailboxen abfragen.
{{Screenshot|Imapclient_neu.png|477|Übersicht CommCenter Email}}

{{Wichtig|Da der POP3-Client nicht weiter gepflegt bzw. weiter entwickelt wird, bitten wir Sie sich bei Fragen zur Bedienung an die Informationen zum POP3-Client in unserem im Support-Center hinterlegten Handbuch zum Release 4.3 zu wenden! Für alle Neukunden steht nur noch der IMAP-Client zur Benutzung zur Verfügung}}

Um Ihre in Wice hinterlegten IMAP-Accounts aufzurufen, klicken Sie auf "'''Zu meinen Email-Postfächern'''" und Sie gelangen in folgende Ansicht:
{{Screenshot|emailaccount_edit.png|645|Übersicht der IMAP-Mailaccounts im CommCenter}}

Um den jeweiligen Emailaccount aufzurufen klicken Sie auf den Names des Accounts und dieser öffnet sich in einem neuen Fenster.

==== Neuen Email-Account einrichten ====

Um mit [[Wice]] CRM einen bestehenden Email-Account abzufragen, müssen Sie diesen zunächst einrichten.
{{Hinweis|Wice bietet Ihnen keinen eigenen IMAP- oder POP3 Account an - WICE fragt diese Postfächer, ob nun bei Ihrem Provider oder auf einem Ihrer eigenen Server befindlich, lediglich ab und stellt Ihnen die Inhalte dar!}}

Klicken Sie dazu auf den Menpünkt "CommCenter" und dort auf "Mail-Account-Verwaltung" und dort auf '''[Neuer Eintrag]''' und Sie erhalten die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Neuer_account1.png|429|Maske mit den ersten Schritten zum Anlegen eines neuen Email-Accounts}}

Hier geben Sie zunächst die Emailadresse Ihres Accounts und das Passwort für Ihren Account ein. Sollten Sie das Passwort nicht kennen, müssen Sie dies über Ihren Provider bzw. Ihren Administrator erfragen. Klicken Sie dann auf '''weiter...'''. Wice überprüft nun Ihre Angaben und versucht die nötigen weiteren Einstellungen zum Einrichten Ihres Emailaccounts automatisch zu ermitteln. Sie gelangen nun in die nachfolgende Ansicht, in der Sie weiteren Einstellungen vornehmen können:
{{Screenshot|Neuer_account2.png|586|Maske mit den weiteren Einstellungen zum Anlegen eines neuen Email-Accounts}}

Wenn WICE die Daten für Ihren Mailserver und die weiteren nötigen Einstellungen bereits ermitteln konnte, so sind diese Felder in der Maske bereits ausgefüllt. Andernfalls müssen Sie diese nun selbstständig vervollständigen.
{{Wichtig|Bitte beachten Sie das im Feld "Emailadresse" eine gültige Emailadresse im korrekten Format hinterlegt sein muß! Der Name des Postfachinhabers o.ä. ist nicht ausreichend und führt dazu, das Emails nicht korrekt versendet werden können!}}

Zunächst müssen Sie den Hostnamen Ihres Posteingangsservers in das Feld eintragen - diesen erhalten Sie entweder direkt von Ihrem Emailprovider, wie z.B. 1&1, Strato oder web.de etc. oder Ihrem Administrator, wenn dieser Ihre Daten verwaltet und/oder Sie selbst einen Emailserver betreiben. Genau so verfahren Sie mit der Adresse Ihre Postausgangsservers und tragen diesen in das vorgesehene Feld ein.

Sollte Ihr Postausgangsserver andere Zugangsdaten als der Posteingangsserver benötigen, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox und die Maske erweitert sich um die Eingabefelder für den Usernamen und das Passwort für den Postausgangsserver.

{{Wichtig|Geben Sie bitte den Namen Ihres Posteingangs- und Ausgangsservers jeweils ohne den Vorsatz http:// in das entsprechende Feld ein, ansonsten wird der Server nicht korrekt adressiert!}}

Damit sind zunächst alle nötigen Standardeinstellungen getätigt und Sie können auf '''Eingaben speichern''' klicken um Ihr Postfach anzulegen.

Wenn Sie weitere Einstellungen vornehmen möchten, so klicken Sie auf den blauen Pfeil neben dem Hinweis auf die "Profi-Optionen" und die Maske wird erweitert und Sie können hier weitere Detaileinstellungen vornehmen:
{{Screenshot|Neuer_account3.png|890|Maske mit den weiteren Einstellungen in den Profi-Optionen eines Email-Accounts}}

Wice CRM verwendet standardmäßig "Sent" als Postausgangsorder. Bei Bedarf legt Wice diesen Ordner automatisch an. Darüber hinaus können Sie beliebige andere Ordner hier in dem Feld angeben, die von anderen Email-Clients, die auf denselben Mail-Account zugreifen, als Postausgangsordner verwendet werden. Diese Ordner werden dann mit denselben Spalten angezeigt wie der "Sent"-Ordner. Tragen Sie die gewünschten Ordner durch Kommata getrennt ein. '''Beachten Sie bitte, dass diese Einstellung nichts mit dem Ablegen versendeter Nachrichten zu tun!'''
Falls Sie nicht möchten, dass Wice CRM versendete Emails im "Sent"-Ordner ablegt, können Sie hier, im nächsten Feld, einen von Wice CRM zu verwendenden Postausgangsordner inkl. Namespace-Prefix angeben.

Im Feld für den SMTP-Port müssen Sie den korrekten Port, je nachdem ob Sie ggf. die weiteren Optionen zum Versand via TLS oder SSL nutzen möchten, hinterlegen. Ihr Provider bzw. Ihr Systemadministrator kann Ihnen die korrekten Angaben nennen.

Im nachfolgenden Auswahlfeld können Sie wählen ob Sie dieses Postfach über IMAP oder IMAPS abrufen möchten - selektieren Sie dazu die gewünschte Option.
Als Option beim IMAP-Postfach können Sie die Checkbox "Nur persönliche Ordner darstellen (keine Shared- oder Public-Folder)" aktivieren. Entsprechend werden nur die genannten Ordnertypen angezeigt.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass (Stand Juli 2013) der Maildienst Outlook.com von Microsoft keine Abfrage per IMAP unterstützt.}}

'''Optional können Sie die Anzeige der vorhandenen Ordner mit der Option "Nur Standard-Ordner (Posteingang + Postausgang) darstellen" begrenzen - wenn Sie diese aktivieren, werden Ihnen nur noch die genannten Ordner für dieses Postfach angezeigt - alle anderen werden ausgeblendet - wenn Sie dies nicht wünschen, so lassen Sie diese Option deaktiviert.'''

In seltenen Fällen kann es sein, z.B. bei MS-Exchange, dass Ihr IMAP-Server(nicht Wice CRM!) ungültige Boundary-Strings erzeugt. Hier wird Sie in der Regel Ihr Admininstrator über diesen Ausnahmefall unterrichten und nur dann müssen Sie die Checkbox für diesen Workaround aktivieren.

Für den Fall dass Ihr Email-Server mit der von Wice verwendeten SEARCH-SINCE-Methode keine Emails anzeigt, können Sie diese Checkbox aktivieren. Dann werden stattdessen immer alle Emails ohne Filter abgeholt (Achtung: dies erzeugt hohen Traffic und verlangsamt die Verbindung)

Wenn Sie die Verbindung zum SMTP-Server per TLS oder SSL verschlüsseln möchten, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox - bitte stellen Sie sicher, dass Sie im Feld SMPT-Port zuvor den korrekten Port eingetragen haben, um die verschlüsselte Verbindung nutzen zu können.

Abschließend klicken Sie auch hier auf '''Eingaben speichern''' um Ihre Änderungen zu übernehmen.

==== Email-Account editieren ====

Um einen bestenden Email-Account zu editieren klicken Sie im CommCenter, Reiter "Email" auf Mail-Account-Verwaltung und Sie gelangen in die Übersicht der eingerichteten Mailaccounts:
{{Screenshot|Emailaccount_edit.png|526|Übersicht aller eingerichteten Emailaccounts im CommCenter}}
Sie können in dieser Ansicht auch Ihren Default-Mailaccount festlegen. Dieser Account wird dann im Standard als Default-Mailaccount beim Betreten des CommCenter angezeigt und auch in der Menüleiste mit dem Email-Symbol verknüpft.

Sie können nun aus der Liste einen der Accounts auswählen den Sie editieren möchten. Um diesen zu editieren klicken Sie auf das Edit-Icon bei dem jeweiligen Account und gelangen dann in die Maske zum Anlegen/Editieren des Accounts und können hier Ihre Änderungen vornehmen.

{{Hinweis|Bitte beachten Sie, das hier in der Maske im Feld Passwort auch dann kein Eintrag angezeigt wird, wenn hier bereits ein Passwort für diesen Account hinterlegt wurde. Passwörter werden in WICE immer nur verschlüsselt auf dem Server abgelegt und somit folglich hier auch nicht angezeigt werden! Wenn Sie das Passwort nicht ändern möchten, lassen Sie das Passwortfeld bitte leer.}}

Abschließend klicken Sie auf '''Eingaben speichern''' um Ihre Änderungen zu übernehmen.

==== Email-Account löschen ====

Hierzu klicken Sie auf '''Mail-Account-Verwaltung''' und Sie gelangen wieder in die Übersicht der eingerichteten Emailaccounts.

Klicken Sie auf das Löschicon bei dem Account, denn Sie endgültig löschen möchten und Sie erhalten noch eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen. Der Account wird danach entfernt.

==== IMAP-Client ====

Nach dem Klick auf den Menüpunkt CommCenter gelangen Sie in diese Ansicht:
{{Screenshot|Imapclient_neu.png|477|Reiter Emails im CommCenter}}
Ihr als Default-Mailaccount festgelegtes Postfach wird hier direkt angezeigt und Sie können dies per Klick auf '''EMAILS LESEN''' in einem neuen Browsertab/fenster öffnen. Wenn Sie weitere Emailaccounts eingerichtet haben, so klicken Sie auf '''Mail-Account-Verwaltung''' um eine Auflistung dieser zu erhalten und diese ebenfalls abzufragen.
Sie gelangen in die Ansicht des Wice IMAP-Clients:
{{Screenshot|Imapclient1.png|712|Wice IMAP Client mit in einem Ordner enthaltenen Emails}}

Zunächst sehen Sie auf der linken Seite die eingerichteten Ordner für diese Mailbox. Bei einem IMAP-Postfach werden die Ordner direkt auf dem Server eingerichtet, so dass Ihnen diese Ordnerstruktur immer zur Verfügung steht, auch wenn Sie Ihre Emails mit einem anderen Emailclient ebenfalls abrufen bzw. bearbeiten. Auch die Emails verbleiben auf dem Server und werden nicht, wie bei einem POP3-Account, bei jedem Abruf heruntergeladen. Der Vorteil ist, das auch Emails die Sie direkt aus WICE, z.B. aus einer Aktion, schreiben in Ihrem Sent-Ordner abgelegt werden und somit auch hier immer verfügbar sind.

Um Ihre Emails in den jeweiligen Ordnern anzusehen klicken Sie auf die jeweiligen Ordner und Sie erhalten dann eine Übersicht über die Emails. Anhand der Zahlen hinter dem Ordnernamen sehen Sie wie viele Emails in dem Ordner vorhanden sind. UNgelesene Emails werden fett gedruckt dargestellt. Bitte beachten Sie, da Wice CRM ein webbasierte Software ist, es ggf. einige Zeit dauern kann bis die Anzahl der in einem Ordner enthaltenen Emails auch der Anazahl in den Klammern entspricht.

Wenn Sie eine Email aus der Liste anklicken, dann erweitert sich die Menüleiste um die entsprechenden Buttons zur weiteren Bearbeitung:
{{Screenshot|Imapclient_buttons.png|767|Buttons zur Bearbeitung einer Email in der Menüleiste}}

Hier können Sie jetzt die ausgewählte Email markieren, dann wird die Email in der Emailliste rot markiert oder aber Sie können eine Email als erledigt markieren, dann wird ein grünes Häkchen vor der Email gesetzt.
Sie können sich den Header der Email anzeigen lassen und natürlich auch die Email direkt beantworten oder eine Antwort an alle Empfänger der Email schreiben. In diesem Fall öffnet sich die Maske zum Verfassen einer Email. Entweder die Ihres Standard-Email-Clients oder die Maske zum Erstellen einer Email des Wice CommCenters. Dies ist dann der Fall, wenn Sie diese Einstellung im Modil Profil, Reiter Einstellung->Defaul-Mailaccount, so gesetzt haben.

Sie können die Email natürlich auch weiterleiten oder in einen anderen Ordner verschieben der sich in Ihrem Emailkonto befindet.
{{Screenshot|Imap_auswahl.png|223|Auswahlmenü zum Bearbeiten von Emails}}

Weitere Optionen zum Bearbeiten von mehreren Emails finden Sie in obigem Drop-Down Menü-um mehrere Email aus Ihrem Ordner auszuwählen halten Sie beim Anklicken die STRG-Taste gedrückt und wählen dann aus dem Menü die gewünschte Funktion und klicken dann auf '''Go'''.

Um Ihre Emails zu durchsuchen tragen Sie den gewünschten Suchbegriff in das Feld neben der Lupe ein und klicken dann auf '''Suchen/Filtern'''. Sie können Ihre Suche einschränken in dem Sie aus den nebenstehenden Drop-Down Menü die gewünschte Kategorie auswählen.

Wenn Sie einen neuen Ordner in Ihrer Mailbox anlegen möchten, dann klicken Sie in der Übersicht Ihrer Ordner direkt auf "Neuen Ordner anlegen" und vergeben dann einen Namen für den Ordner und dieser wird dann direkt auf dem Server Ihrer Mailbox angelegt.

Um eine neue Email zu verfassen klicken Sie oben rechts in dieser Maske aus das Briefsymbol "Neu" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen einer neuen Email.

===== Emails zuweisen - Arbeiten mit Email-Benachrichtigungen =====

Als Besonderheit bzw. zur Abbildung der Kommunikation und der Kommunikationshistorie bietet Ihnen Wice CRM die Möglichkeit eingehende Emails direkt einer Adresse als Notiz oder auch direkt einem passenden Vorgang als Aktion zuzuweisen.
Wenn Sie auf eine in Ihrer Mailbox befindliche Email klicken so wird Ihnen dies als Option angezeigt:
{{Screenshot|Emaileingang_option.png|655|Option zum Zuordnen von Emails in Wice}}

Wenn Sie eine Email direkt aus einer Aktion aus einem Vorgang in Wice an einen Empfänger schreiben, so wird automatisch die Ticket-ID im Betreff der Email eingefügt. Anhand dieser Ticket-ID, wie in obigem Screenshot zu sehen, kann die eingehende Email direkt wieder dem betreffendem Vorgang zugewiesen werden und wird dort, mitsamt evtl. vorhandener Attachments, als neue Aktion angelegt.
Hierzu müssen Sie lediglich auf den Link "Diese Nachricht als Vorgangsaktion speichern:" klicken und die Email wird als Aktion an dem Vorgang angelegt und Sie können dort mit der Bearbeitung fortfahren bzw. auch direkt in dem Vorgang eine Antwort schreiben.

Sollte die Ticket-ID nicht vorhanden sein bzw. diese ggf. verloren oder entfernt worden sein, so können Sie immer noch diese Email manuell einer Adresse als Notiz zuweisen und dann, wenn sinnvoll, diese dann darüber einem Vorgang zuleiten.
Hierzu klicken Sie auf den Link "Diese Nachricht in ausgew. Vorgang oder Adresse speichern" und es öffnet sich folgende Ansicht in einem neuen Fenster:
{{Screenshot|Email_zuweisen.png|541|Auswahlmaske zum Zuordnen einer Email}}

Hier können Sie jetzt in dem entsprechenden Feld nach der gewünschten Adresse oder dem Ansprechpartner suchen, indem Sie einfach beginnen den Firmennamen einzutippen und WICE automatisch die passenden Suchergebnisse ergänzt.
Sollte Ihnen die passende Vorgangs-ID bekannt sein, so können Sie hier auch diese direkt eingeben und die Email wird dann so auch als neue Aktion an dem gewählten Vorgang hinterlegt und Sie gelangen in die entsprechende Ansicht.
Weiterführende Informationen zum nachträglichen Zuweisen einer als Adressnotiz gespeicherten Email zu einem Vorgang finden Sie hier im WIKI unter Adressen.

Wenn Sie eine Emailbenachrichtigung zu einer neuen Wiedervorlage oder zu einer Aktion erhalten, so ist hier ein interner Link eingefügt, den Sie nutzen können, um direkt aus dem Emailclient zu der verknüpften Aktion/Wiedervorlage zu gelangen:
{{Screenshot|Interner_link.png|401|Interner Link in einer Wice-Benachrichtigungsemail}}

Wenn Sie den Link '''zur Vorgangsansicht in WICE''' per Klick mit dem rechten Mousebutton in einem neuen Fenster/Tab öffnen, dann werden Sie so direkt zu der Aktion in den entsprechenden Vorgang geleitet und können hier direkt mit der Bearbeitung beginnen.

=== Email-Automation ===

Hier können Sie Regeln definieren nach denen eingehenden Emails direkt in einen bestimmten Ordner Ihres IMAP-Postfachs einsortiert werden oder aber direkt in WICE in einem Vorgang oder als Adressnotiz hinterlegt werden können. Sie können ausserdem für alle Ihre Postfächer Autoresponder einrichten und verwalten.

Nach dem Aufruf des Reiters "Automation" gelangen Sie in die nachfolgende Ansicht mit der Auflistung Ihrer eingerichteten Automationsprozesse:
{{Screenshot|Automation_haupt.png|689|Übersicht der eingerichteten Automationsprozesse}}

Sie sehen hier Ihre bisher hinterlegten Prozesse. Sie können die Prozesse löschen und bearbeiten mit einem Klick auf das jeweilige Icon. Sie sehen außerdem in der Spalte "Aktiv" anhand des grünen Hakens bzw. des grauen Kreuzes ob ein Prozess derzeit aktiv ist. Sie können dies jeweils durch einen Klick ändern. Mit einem Klick auf "LOG" gelangen Sie in die Logansicht des Prozesses, der Ihnen auflistet wann und welche Emails zuletzt zugewiesen wurden.

{{Tipp|Sie können mehrere Automationsprozesse pro Mail-Account definieren; diese werden der Reihenfolge nach abgearbeitet, die sie aus der Automationsbeschreibung ergibt. Es ist daher ratsam, die Beschreibungen bei Bedarf mit "10...", "20..." usw. beginnen zu lassen.}}

Um einen neuen Automationsprozess einzurichten Klicken Sie auf "Neuer Eintrag" und Sie gelangen zunächst in die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Automation_auswahl.png|683|Auswahlmaske zum Anlegen eines neuen Email-Automationsprozesses}}

Hier wählen Sie nun aus den eingerichteten Accounts aus dem Drop-Down-Menü das Postfach aus für den Sie die Automation einrichten möchten. Optional können Sie noch eine Beschreibung für den jeweiligen Prozess hinterlegen.

==== Einrichten eines Autoresponders====
Wenn Sie nun die Option Autoresponder auswählen, so erweitert sich die Maske entsprechend:
{{Screenshot|Automation_autoresponder.png|458|Maske mit gewählter Option zum Anlegen eines Autoresponders}}

Sie sehen die bereits mit einer einfachen Vorlage befüllte Maske für den Text Ihres Autoresponders - die Serienbriefanrede ist bereits als Platzhalter befüllt und wird automatisch, sofern der Empfänger Wice bekannt ist, beim Versand befüllt. Sie können den Betreff und den Text nun natürlich noch nach Ihren Vorstellungen und Notwendigkeiten ergänzen bzw. verändern. Solle keine Serienbriefanrede für den Empfänger hinterlegt sein oder kann dieser nicht eindeutige identifiziert werden, so können Sie im Feld für die Autoresponder-Serienbriefanrede Fallback eine allgemeine Anrede hinterlegen, mit der dann der Platzhalter für die Serienbriefanrede befüllt wird.

====Automatische Emailsortierung====
Um Emails mit einem bestimmten Betreff oder von einem bestimmten Absender immer automatisch in einen bestimmten Ordner in Ihrem IMAP-Postfach einzusortieren dient die Option "In Ordner einsortieren" in der Email-Automatation und Sie gelangen in die nachfolgende Maske:
{{Screenshot|Automation_zuweisung.png|779|Auswahlmaske zum Anlegen eines neuen Automationsprozesses zur Sortierung von Emails}}

Sie können nun auswählen ob Emails die einen bestimmten Betreff enthalten bzw. von einer bestimmten Absenderadresse stammen immer in einen von Ihnen auszuwählenden Ordner Ihres Email-Postfachs einsortiert werden sollen. Der Name des Ordners, den Sie auswählen muss auf dem IMAP-Server existieren. Sie können in die Felder für den Betreff jeweils einen Eintrag pro Zeile eintragen - es wird hierbei nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Abschliessend klicken Sie, um Ihre Eingaben zu speichern, auf Eingaben speichern. Sie können jederzeit weitere Automationsprozesse hinterlege und jederzeit bearbeiten.

====Automatisches Ablegen von Emails als Vorgangsaktion oder Adressnotiz====

Mit dieser dritten Option in der Email-Automation werden eingehende Emails automatisch anhand des Absender und des Betreff analysiert. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird diese in dem zugehörigen Vorgang als Vorgangsaktion angelegt. Anderenfalls wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und es wird eine Adressnotiz beim gefundenen Ansprechpartner bzw. bei der Firma hinterlegt. '''Die Email wird nach Bearbeitung nicht aus Ihrem Posteingang entfernt, d.h. Sie erhalten sie darüber hinaus ganz normal.'''

{{Hinweis|Bedenken Sie, dass diese Option nur für ausgewählte Fälle verwendet werden sollte, um ein Überfluten der Wice-Datenbank zu verhindern. Beispiele: Ablegen von Rückläufern aus Mailingaktionen.}}

====Helpdesk-Automat====
Mit dem Helpdesk-Automaten können E-Mails automatisch in Vorgänge überführt werden.
Wice CRM unterscheidet dabei nach verschiedenen Kriterien. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird eine Vorgangsaktion am gefundenen Vorgang angelegt. Enthält der Email-Betreff keine Vorgangs-ID, so wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und ein neuer Vorgang angelegt. Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt, bei der man auch die Kategorien bestimmen kann.

Wählen Sie hierfür in der Mail-Automation die Option "Helpdesk-Automat" aus.

{{Screenshot|helpdeskautomat1.png|767|Helpdesk-Automat Teil 1}}

Beim Helpdesk-Automaten ist die Festlegung einer Benutzergruppe in der allermeisten Fällen sinnvoll.

Nun bestimmen Sie die Optionen für den Helpdesk-Automaten.

{{Screenshot|helpdeskautomat2.png|685|Helpdesk-Automat Teil 2}}

Konfigurieren Sie zunächst den Vorgang, der durch den Helpdesk-Automaten durch die neue E-Mail angelegt werden soll. Geben Sie einen Vorgangsbetreff ein und wählen dann den verantwortlichen Mitarbeiter, die Vorgangskategorien und den Vorgangstatus aus und legen dann die Besitzergruppe fest. Dann bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter die Wiedervorlage erhalten soll. Sie können auch noch einen Workflow festlegen, der durch den Helpdesk-Automaten gestartet werden soll.

Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt. Bestimmen Sie hierfür die Firmenaddresskategorien. Der Firmenname wird automatisch die E-Mail-Adresse des Absender sein.

{{Screenshot|helpdeskautomat3.png|692|Helpdesk-Automat Teil 3}}

An den Absender der E-Mail wird eine automatisierte Antwort gesendet. Sie können hier die Absenderadresse, die Betreffzeile und den Text eintragen.

Klicken Sie auf "Eingaben speichern", um den Helpdesk-Automaten zu aktivieren.

== Diskussionsforen ==

Über die Registerkarte Foren können die Benutzer mit Hilfe von Diskussionsforen und Chatrooms über das Internet orts-und zeitunabhängig Diskussionen führen und archivieren:
{{Screenshot|Diskussion1.png|613|Übersicht über die eingerichtenen und Ihnen zugänglichen Foren}}

Die Diskussionsforen werden in Projektforen und in allgemeine Foren unterteilt. Der wesentliche Unterschied besteht in der Zugänglichkeit. In allgemeinen Foren können alle Benutzer diskutieren, Projektforen sind an ein spezielles Projekt gebunden und stehen deshalb nur den am Projekt beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung.
Im Gegensatz zur Zugänglichkeit ist die Handhabung von allgemeinen Foren und Projektforen gleich. Projektforen erstellen Sie automatisch im Modul "Projekt". Aktivieren Sie dort beim Anlegen/Bearbeiten von Projekten die Option Projektforum erstellen. Lesen Sie hierzu auch Kapitel Projekte.

==== An Diskussion / Chat teilnehmen ====

Durch Anklicken mit der Maus öffnen Sie ein entsprechendes Forum:
{{Screenshot|Diskussionsforum_detail.png|518|Ansicht der Beiträge eines Forums}}

Um mit neuen Beiträgen an einer Diskussion teilzunehmen klicken Sie auf '''Neuer Beitrag'''.
Geben Sie Ihre Informationen ein. Über Durchsuchen können Sie eine Datei mit an Ihre Nachricht hängen.
Nach dem Speichern der Eingabe über '''Eingaben speichern''' erscheint der Beitrag dann in einer Liste und wird bis zum Ablauf des Projekts archiviert. Gleiches gilt auch für die Antworten.

== Chatroom ==

Eine weitere Form der Kommunikation besteht mit einem Chatroom. Um die Chatrooms anzuzeigen klicken Sie im Reiter Foren auf '''Chatrooms'''. Es wird hier zwischen offentlichen Chatrooms (Public1...), die jedem zugänglich sind und zwischen projektbezogenen Chatrooms, die nur Mitarbeitern zugänglich sind, denen bei diesem Projekt auch eine Aufgabe zugeordnet wurde, unterschieden. Nur diese Mitarbeiter können diese Chatrooms auch betreten.

Im Eingabefeld "Chat-Message" geben Sie Ihren Text mit max. 80 Zeichen ein und klicken auf '''senden'''.
{{Screenshot|Chatroom1.png|624|Ansicht eines Chatrooms mit vorhandenen Chat-Nachrichten}}

Die am Chat beteiligten Mitarbeiter erhalten nun Ihre Nachricht. Um zu wissen, wer was geschrieben hat erscheint links von jeder Nachricht der Name bzw. wenn hinterlegt auch ein Photo des Teilnehmers.

==== Chat-Archiv ====

Chat-Messages werden grundsätzlich nicht gespeichert, können aber nach Bedarf dauerhaft in ein Chat-Archiv abgelegt und gespeichert werden.
Um die Archivierung zu starten klicken Sie auf '''Archivierung starten''' und zum Beenden der Archivierung wieder auf '''Archivierung stoppen'''.
Um die archivierten Chats aufzurufen klicken Sie hierzu auf '''Chat-Archiv'''.
Hier wählen Sie nun das gewünschte Chat-Archiv in der Liste auf der rechten Seite des Fensters aus. Es werden Ihnen dann alle zu dem Chat archivierten Messages angezeigt. Über den Button '''zurück zum Chatroom''' gelangen Sie wieder in den jeweiligen Chatroom.

== Messaging ==

Über die Registerkarte Messaging können Sie einfach und schnell mit jedem Benutzer innerhalb eines Mandanten kommunizieren. Sie können diesen eine Message senden oder sie zum Chat einladen. Nach dem Anklicken der gleichnamigen Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Benutzer in Tabellenform.

{{Screenshot|Messaging.png|657|Übersicht aller eingeloggten User in Ihrem Mandanten}}

Die gewünschte Aktion starten Sie jeweils durch Anklicken mit der Maus. Senden Sie eine Message, so gelangen Sie in ein weiteres Fenster zum Verfassen des Textes. Klicken Sie abschließend auf Message absenden. Sie erhalten eine Status-Meldung, dass die Nachricht gesendet wurde.

Wollen Sie eine Chat-Einladung an einen Mitarbeiter aussprechen, so klicken Sie bei dem gewünschten Mitarbeiter auf [Chat-Einladung]. Sie erhalten auch hier eine Status-Meldung, dass Ihre Einladung per Nachricht gesendet wurde.
Möchten Sie eine Message an sämtliche angemeldete User verschicken, so klicken Sie auf [Broadcast an alle angemeldeten User senden] und geben anschließend den Text ein. Nun werden alle angemeldeten User benachrichtigt.

Sollten Sie nochmals auf eine bereits erhaltene Meldung zugreifen müssen, so klicken Sie auf [Empfangene Nachrichten] und Sie gelangen in eine Übersicht aller Messages die Ihnen bisher zugegangen sind:
{{Screenshot|Messaging2.png|559|Übersicht über alle bisher erhaltenen Nachrichten}}

In der Spalte "Gelesen" sehen Sie, ob Sie diese Nachricht bereits gelesen haben. '''Ungelesene Nachrichten können entstehen, wenn z.B. ein Popup-Blocker im Browser aktiviert ist und die an Sie gesendete Nachricht aus diesem Grund nicht bei Ihnen angezeigt wurde.'''

Sie können nun per Klick auf REPLY auf eine erhaltene Nachricht antworten - der Text der erhaltenen Nachricht wird automatisch in Ihre Antwort übernommen.
Um eine Nachricht endgültig zu löschen, klicken Sie auf das Lösch-Icon vor der jeweiligen Nachricht. Sie erhalten noch eine Bestätigungsmeldung und die Nachricht wird dann endgültig entfernt.

== Fax ==

{{Wichtig|Um diese Funktionen nutzen zu können muss das Fax.de-Plugin installiert sein und Sie müssen sich bei Fax.de registrieren - für die Nutzung werden entsprechende Kosten lt. aktueller Preisliste in Ihrem gewählten Tarif fällig (weitere Informationen unter http://www.fax.de), welche Ihnen direkt durch Fax.de in Rechnung gestellt werden. Das Fax.de-Plugin muss mit allen nötigen Informationen konfiguriert werden, damit Sie hier Ihre Faxe empfangen und versenden können}}

In der Übersicht sehen Sie alle bisher erhaltenen Faxe:
{{Screenshot|Faxeingang.png|527|Ausschnitt der Übersicht aller eingegangenen Faxe}}

Sie können, wenn Sie mit der Maus über das Blattsymbol in der Spalte Preview fahren, eine Voransicht des jeweiligen Faxes anzeigen lassen:
{{Screenshot|Faxpreview.png|527|Ansicht der Vorschau eines Fax}}

Sie sehen außerdem wie viele Seiten das Fax enthält und wann das Fax versendet wurde bzw. wann es in WICE empfangen wurde.

Um neue Faxnachrichten vom Server abzurufen klicken Sie auf '''[Neue Fax-Nachrichten vom Fax-Server abholen]''' - die Ansicht wird aktualisiert und sollten neue Faxe vorliegen, so werden diese hier angezeigt.

Um ein Fax einer Adresse oder einem Vorgang zuzuweisen klicken Sie auf das Blattsymbol in der Spalte Preview und Sie erhalten folgende Ansicht:

{{Screenshot|Fax_zuweisen.png|666|Maske zum Zuweisen eines eingegangenen Fax}}

Hier können Sie jetzt entweder eine passende Adresse suchen, an der das Fax dann als neue Adressnotiz gespeichert werden soll, oder direkt, wenn bekannt, eine Ticket/Vorgangs-ID eingeben, an der das Fax dann als neue Aktion abgelegt wird. Klicken Sie abschließend auf '''Go'''.

Optional können Sie das Fax auch als PDF-Dokument herunterladen - dazu klicken Sie auf den Link '''[Download als PDF]'''. Es öffnet sich direkt ein neues Fenster welches Ihnen anbietet das PDF-Dokument mit Ihrer Standardanwendung zu öffnen oder lokal zu speichern.

Per Klick auf '''[Übersicht eingegangener Fax-Nachrichten]''' gelangen Sie wieder zurück in die Übersicht aller erhaltenen Fax-Nachrichten.

==== Fax/Brief versenden ====

Um ein Dokument als Fax oder Brief zu versenden klicken Sie in der Hauptansicht im Reiter Fax auf '''[Fax-Nachricht versenden]''' und Sie kommen in die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Fax_versenden.png|500|Maske zum Absenden eines Fax oder Briefs}}

Hier können Sie jetzt entweder direkt ein Textfax schreiben und an die gewünschte Nummer versenden oder aber ein Dokument (im Format RTF-, DOC- oder PDF-Datei) hochladen welches dann als Fax versendet wird.

{{Hinweis|Über Plugins können Sie, wenn Sie über die erforderlichen Rechte verfügen, direkt auf das Sendelog aller Faxe/SMS/Briefe(iletter) etc. zugreifen um den Versand zu überprüfen. Außerdem können Sie auch hier direkt ein Fax oder eine SMS versenden.}}

Um einen Brief zu versenden müssen Sie die Datei im Format .doc oder .pdf hochladen - bitte beachten Sie, dass die Absender- bzw. Empfängerdaten korrekt platziert wurden - und sich vor dem Versenden noch ein Preview des Dokuments ansehen. Wenn Sie den Versand als farbigen Brief wünschen, müssen Sie noch die Checkbox "Farbiger Brief" aktivieren.

Um den Versand auszulösen klicken Sie jeweils auf den entsprechenden '''Go''' Button.

== SMS ==

Um eine SMS direkt aus WICE zu versenden beachten Sie bitte auch die Hinweise hier im Abschnitt "Fax" in Bezug auf die Einrichtung und Konfiguration des Fax.de-Plugins, da Sie ansonsten keine SMS versenden können!

Um eine SMS zu versenden geben Sie zunächst die Telefonnummer des Empfängers ein und fügen dann den Text hinzu. Bitte beachten Sie das nur 160 Zeichen pro SMS genutzt werden können.

Optional können Sie die SMS auch als sog. Flash-SMS versenden, welche dann nicht beim Empfänger gespeichert wird, sondern direkt auf dem Display erscheint.

Klicken Sie dann auf "SMS absenden" und die SMS wird an das zuständige Message-Center des Providers übermittelt und Sie erhalten bei erfolgreicher Übermittlung eine Statusnachricht als Antwort von Fax.de.

Kommunikation

2017-02-10T14:58:50Z

Sgatzke: /* E-Mail */

== Kommunikation ==

Dieses Modul von Wice CRM dient allen Benutzern zum Informationsaustausch und als zentrale Kommunikationsplattform. Es besteht im wesentlichen aus folgenden Kommunikationstools:

• E-Mail-Center 
• Diskussionsforum und Chatroom 
• Messaging 
• Fax (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins) 
• SMS (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins) 

=== E-Mail ===

Wice CRM bietet Ihnen einen vollwertigen und rein webbasierender E-Mail-Client zum Lesen und Schreiben von E-Mails. Sie können mit ihm beliebig viele IMAP-Mailboxen abfragen.
{{Screenshot|Imapclient_neu.png|477|Übersicht CommCenter Email}}

{{Wichtig|Da der POP3-Client nicht weiter gepflegt bzw. weiter entwickelt wird, bitten wir Sie sich bei Fragen zur Bedienung an die Informationen zum POP3-Client in unserem im Support-Center hinterlegten Handbuch zum Release 4.3 zu wenden! Für alle Neukunden steht nur noch der IMAP-Client zur Benutzung zur Verfügung}}

Um Ihre in Wice hinterlegten IMAP-Accounts aufzurufen, klicken Sie auf "'''Zu meinen Email-Postfächern'''" und Sie gelangen in folgende Ansicht:
{{Screenshot|Commcenter_mailaccounts.png|645|Übersicht der IMAP-Mailaccounts im CommCenter}}

Um den jeweiligen Emailaccount aufzurufen klicken Sie auf den Names des Accounts und dieser öffnet sich in einem neuen Fenster.

==== Neuen Email-Account einrichten ====

Um mit [[Wice]] CRM einen bestehenden Email-Account abzufragen, müssen Sie diesen zunächst einrichten.
{{Hinweis|Wice bietet Ihnen keinen eigenen IMAP- oder POP3 Account an - WICE fragt diese Postfächer, ob nun bei Ihrem Provider oder auf einem Ihrer eigenen Server befindlich, lediglich ab und stellt Ihnen die Inhalte dar!}}

Klicken Sie dazu auf den Menpünkt "CommCenter" und dort auf "Mail-Account-Verwaltung" und dort auf '''[Neuer Eintrag]''' und Sie erhalten die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Neuer_account1.png|429|Maske mit den ersten Schritten zum Anlegen eines neuen Email-Accounts}}

Hier geben Sie zunächst die Emailadresse Ihres Accounts und das Passwort für Ihren Account ein. Sollten Sie das Passwort nicht kennen, müssen Sie dies über Ihren Provider bzw. Ihren Administrator erfragen. Klicken Sie dann auf '''weiter...'''. Wice überprüft nun Ihre Angaben und versucht die nötigen weiteren Einstellungen zum Einrichten Ihres Emailaccounts automatisch zu ermitteln. Sie gelangen nun in die nachfolgende Ansicht, in der Sie weiteren Einstellungen vornehmen können:
{{Screenshot|Neuer_account2.png|586|Maske mit den weiteren Einstellungen zum Anlegen eines neuen Email-Accounts}}

Wenn WICE die Daten für Ihren Mailserver und die weiteren nötigen Einstellungen bereits ermitteln konnte, so sind diese Felder in der Maske bereits ausgefüllt. Andernfalls müssen Sie diese nun selbstständig vervollständigen.
{{Wichtig|Bitte beachten Sie das im Feld "Emailadresse" eine gültige Emailadresse im korrekten Format hinterlegt sein muß! Der Name des Postfachinhabers o.ä. ist nicht ausreichend und führt dazu, das Emails nicht korrekt versendet werden können!}}

Zunächst müssen Sie den Hostnamen Ihres Posteingangsservers in das Feld eintragen - diesen erhalten Sie entweder direkt von Ihrem Emailprovider, wie z.B. 1&1, Strato oder web.de etc. oder Ihrem Administrator, wenn dieser Ihre Daten verwaltet und/oder Sie selbst einen Emailserver betreiben. Genau so verfahren Sie mit der Adresse Ihre Postausgangsservers und tragen diesen in das vorgesehene Feld ein.

Sollte Ihr Postausgangsserver andere Zugangsdaten als der Posteingangsserver benötigen, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox und die Maske erweitert sich um die Eingabefelder für den Usernamen und das Passwort für den Postausgangsserver.

{{Wichtig|Geben Sie bitte den Namen Ihres Posteingangs- und Ausgangsservers jeweils ohne den Vorsatz http:// in das entsprechende Feld ein, ansonsten wird der Server nicht korrekt adressiert!}}

Damit sind zunächst alle nötigen Standardeinstellungen getätigt und Sie können auf '''Eingaben speichern''' klicken um Ihr Postfach anzulegen.

Wenn Sie weitere Einstellungen vornehmen möchten, so klicken Sie auf den blauen Pfeil neben dem Hinweis auf die "Profi-Optionen" und die Maske wird erweitert und Sie können hier weitere Detaileinstellungen vornehmen:
{{Screenshot|Neuer_account3.png|890|Maske mit den weiteren Einstellungen in den Profi-Optionen eines Email-Accounts}}

Wice CRM verwendet standardmäßig "Sent" als Postausgangsorder. Bei Bedarf legt Wice diesen Ordner automatisch an. Darüber hinaus können Sie beliebige andere Ordner hier in dem Feld angeben, die von anderen Email-Clients, die auf denselben Mail-Account zugreifen, als Postausgangsordner verwendet werden. Diese Ordner werden dann mit denselben Spalten angezeigt wie der "Sent"-Ordner. Tragen Sie die gewünschten Ordner durch Kommata getrennt ein. '''Beachten Sie bitte, dass diese Einstellung nichts mit dem Ablegen versendeter Nachrichten zu tun!'''
Falls Sie nicht möchten, dass Wice CRM versendete Emails im "Sent"-Ordner ablegt, können Sie hier, im nächsten Feld, einen von Wice CRM zu verwendenden Postausgangsordner inkl. Namespace-Prefix angeben.

Im Feld für den SMTP-Port müssen Sie den korrekten Port, je nachdem ob Sie ggf. die weiteren Optionen zum Versand via TLS oder SSL nutzen möchten, hinterlegen. Ihr Provider bzw. Ihr Systemadministrator kann Ihnen die korrekten Angaben nennen.

Im nachfolgenden Auswahlfeld können Sie wählen ob Sie dieses Postfach über IMAP oder IMAPS abrufen möchten - selektieren Sie dazu die gewünschte Option.
Als Option beim IMAP-Postfach können Sie die Checkbox "Nur persönliche Ordner darstellen (keine Shared- oder Public-Folder)" aktivieren. Entsprechend werden nur die genannten Ordnertypen angezeigt.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass (Stand Juli 2013) der Maildienst Outlook.com von Microsoft keine Abfrage per IMAP unterstützt.}}

'''Optional können Sie die Anzeige der vorhandenen Ordner mit der Option "Nur Standard-Ordner (Posteingang + Postausgang) darstellen" begrenzen - wenn Sie diese aktivieren, werden Ihnen nur noch die genannten Ordner für dieses Postfach angezeigt - alle anderen werden ausgeblendet - wenn Sie dies nicht wünschen, so lassen Sie diese Option deaktiviert.'''

In seltenen Fällen kann es sein, z.B. bei MS-Exchange, dass Ihr IMAP-Server(nicht Wice CRM!) ungültige Boundary-Strings erzeugt. Hier wird Sie in der Regel Ihr Admininstrator über diesen Ausnahmefall unterrichten und nur dann müssen Sie die Checkbox für diesen Workaround aktivieren.

Für den Fall dass Ihr Email-Server mit der von Wice verwendeten SEARCH-SINCE-Methode keine Emails anzeigt, können Sie diese Checkbox aktivieren. Dann werden stattdessen immer alle Emails ohne Filter abgeholt (Achtung: dies erzeugt hohen Traffic und verlangsamt die Verbindung)

Wenn Sie die Verbindung zum SMTP-Server per TLS oder SSL verschlüsseln möchten, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox - bitte stellen Sie sicher, dass Sie im Feld SMPT-Port zuvor den korrekten Port eingetragen haben, um die verschlüsselte Verbindung nutzen zu können.

Abschließend klicken Sie auch hier auf '''Eingaben speichern''' um Ihre Änderungen zu übernehmen.

==== Email-Account editieren ====

Um einen bestenden Email-Account zu editieren klicken Sie im CommCenter, Reiter "Email" auf Mail-Account-Verwaltung und Sie gelangen in die Übersicht der eingerichteten Mailaccounts:
{{Screenshot|Emailaccount_edit.png|526|Übersicht aller eingerichteten Emailaccounts im CommCenter}}
Sie können in dieser Ansicht auch Ihren Default-Mailaccount festlegen. Dieser Account wird dann im Standard als Default-Mailaccount beim Betreten des CommCenter angezeigt und auch in der Menüleiste mit dem Email-Symbol verknüpft.

Sie können nun aus der Liste einen der Accounts auswählen den Sie editieren möchten. Um diesen zu editieren klicken Sie auf das Edit-Icon bei dem jeweiligen Account und gelangen dann in die Maske zum Anlegen/Editieren des Accounts und können hier Ihre Änderungen vornehmen.

{{Hinweis|Bitte beachten Sie, das hier in der Maske im Feld Passwort auch dann kein Eintrag angezeigt wird, wenn hier bereits ein Passwort für diesen Account hinterlegt wurde. Passwörter werden in WICE immer nur verschlüsselt auf dem Server abgelegt und somit folglich hier auch nicht angezeigt werden! Wenn Sie das Passwort nicht ändern möchten, lassen Sie das Passwortfeld bitte leer.}}

Abschließend klicken Sie auf '''Eingaben speichern''' um Ihre Änderungen zu übernehmen.

==== Email-Account löschen ====

Hierzu klicken Sie auf '''Mail-Account-Verwaltung''' und Sie gelangen wieder in die Übersicht der eingerichteten Emailaccounts.

Klicken Sie auf das Löschicon bei dem Account, denn Sie endgültig löschen möchten und Sie erhalten noch eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen. Der Account wird danach entfernt.

==== IMAP-Client ====

Nach dem Klick auf den Menüpunkt CommCenter gelangen Sie in diese Ansicht:
{{Screenshot|Imapclient_neu.png|477|Reiter Emails im CommCenter}}
Ihr als Default-Mailaccount festgelegtes Postfach wird hier direkt angezeigt und Sie können dies per Klick auf '''EMAILS LESEN''' in einem neuen Browsertab/fenster öffnen. Wenn Sie weitere Emailaccounts eingerichtet haben, so klicken Sie auf '''Mail-Account-Verwaltung''' um eine Auflistung dieser zu erhalten und diese ebenfalls abzufragen.
Sie gelangen in die Ansicht des Wice IMAP-Clients:
{{Screenshot|Imapclient1.png|712|Wice IMAP Client mit in einem Ordner enthaltenen Emails}}

Zunächst sehen Sie auf der linken Seite die eingerichteten Ordner für diese Mailbox. Bei einem IMAP-Postfach werden die Ordner direkt auf dem Server eingerichtet, so dass Ihnen diese Ordnerstruktur immer zur Verfügung steht, auch wenn Sie Ihre Emails mit einem anderen Emailclient ebenfalls abrufen bzw. bearbeiten. Auch die Emails verbleiben auf dem Server und werden nicht, wie bei einem POP3-Account, bei jedem Abruf heruntergeladen. Der Vorteil ist, das auch Emails die Sie direkt aus WICE, z.B. aus einer Aktion, schreiben in Ihrem Sent-Ordner abgelegt werden und somit auch hier immer verfügbar sind.

Um Ihre Emails in den jeweiligen Ordnern anzusehen klicken Sie auf die jeweiligen Ordner und Sie erhalten dann eine Übersicht über die Emails. Anhand der Zahlen hinter dem Ordnernamen sehen Sie wie viele Emails in dem Ordner vorhanden sind. UNgelesene Emails werden fett gedruckt dargestellt. Bitte beachten Sie, da Wice CRM ein webbasierte Software ist, es ggf. einige Zeit dauern kann bis die Anzahl der in einem Ordner enthaltenen Emails auch der Anazahl in den Klammern entspricht.

Wenn Sie eine Email aus der Liste anklicken, dann erweitert sich die Menüleiste um die entsprechenden Buttons zur weiteren Bearbeitung:
{{Screenshot|Imapclient_buttons.png|767|Buttons zur Bearbeitung einer Email in der Menüleiste}}

Hier können Sie jetzt die ausgewählte Email markieren, dann wird die Email in der Emailliste rot markiert oder aber Sie können eine Email als erledigt markieren, dann wird ein grünes Häkchen vor der Email gesetzt.
Sie können sich den Header der Email anzeigen lassen und natürlich auch die Email direkt beantworten oder eine Antwort an alle Empfänger der Email schreiben. In diesem Fall öffnet sich die Maske zum Verfassen einer Email. Entweder die Ihres Standard-Email-Clients oder die Maske zum Erstellen einer Email des Wice CommCenters. Dies ist dann der Fall, wenn Sie diese Einstellung im Modil Profil, Reiter Einstellung->Defaul-Mailaccount, so gesetzt haben.

Sie können die Email natürlich auch weiterleiten oder in einen anderen Ordner verschieben der sich in Ihrem Emailkonto befindet.
{{Screenshot|Imap_auswahl.png|223|Auswahlmenü zum Bearbeiten von Emails}}

Weitere Optionen zum Bearbeiten von mehreren Emails finden Sie in obigem Drop-Down Menü-um mehrere Email aus Ihrem Ordner auszuwählen halten Sie beim Anklicken die STRG-Taste gedrückt und wählen dann aus dem Menü die gewünschte Funktion und klicken dann auf '''Go'''.

Um Ihre Emails zu durchsuchen tragen Sie den gewünschten Suchbegriff in das Feld neben der Lupe ein und klicken dann auf '''Suchen/Filtern'''. Sie können Ihre Suche einschränken in dem Sie aus den nebenstehenden Drop-Down Menü die gewünschte Kategorie auswählen.

Wenn Sie einen neuen Ordner in Ihrer Mailbox anlegen möchten, dann klicken Sie in der Übersicht Ihrer Ordner direkt auf "Neuen Ordner anlegen" und vergeben dann einen Namen für den Ordner und dieser wird dann direkt auf dem Server Ihrer Mailbox angelegt.

Um eine neue Email zu verfassen klicken Sie oben rechts in dieser Maske aus das Briefsymbol "Neu" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen einer neuen Email.

===== Emails zuweisen - Arbeiten mit Email-Benachrichtigungen =====

Als Besonderheit bzw. zur Abbildung der Kommunikation und der Kommunikationshistorie bietet Ihnen Wice CRM die Möglichkeit eingehende Emails direkt einer Adresse als Notiz oder auch direkt einem passenden Vorgang als Aktion zuzuweisen.
Wenn Sie auf eine in Ihrer Mailbox befindliche Email klicken so wird Ihnen dies als Option angezeigt:
{{Screenshot|Emaileingang_option.png|655|Option zum Zuordnen von Emails in Wice}}

Wenn Sie eine Email direkt aus einer Aktion aus einem Vorgang in Wice an einen Empfänger schreiben, so wird automatisch die Ticket-ID im Betreff der Email eingefügt. Anhand dieser Ticket-ID, wie in obigem Screenshot zu sehen, kann die eingehende Email direkt wieder dem betreffendem Vorgang zugewiesen werden und wird dort, mitsamt evtl. vorhandener Attachments, als neue Aktion angelegt.
Hierzu müssen Sie lediglich auf den Link "Diese Nachricht als Vorgangsaktion speichern:" klicken und die Email wird als Aktion an dem Vorgang angelegt und Sie können dort mit der Bearbeitung fortfahren bzw. auch direkt in dem Vorgang eine Antwort schreiben.

Sollte die Ticket-ID nicht vorhanden sein bzw. diese ggf. verloren oder entfernt worden sein, so können Sie immer noch diese Email manuell einer Adresse als Notiz zuweisen und dann, wenn sinnvoll, diese dann darüber einem Vorgang zuleiten.
Hierzu klicken Sie auf den Link "Diese Nachricht in ausgew. Vorgang oder Adresse speichern" und es öffnet sich folgende Ansicht in einem neuen Fenster:
{{Screenshot|Email_zuweisen.png|541|Auswahlmaske zum Zuordnen einer Email}}

Hier können Sie jetzt in dem entsprechenden Feld nach der gewünschten Adresse oder dem Ansprechpartner suchen, indem Sie einfach beginnen den Firmennamen einzutippen und WICE automatisch die passenden Suchergebnisse ergänzt.
Sollte Ihnen die passende Vorgangs-ID bekannt sein, so können Sie hier auch diese direkt eingeben und die Email wird dann so auch als neue Aktion an dem gewählten Vorgang hinterlegt und Sie gelangen in die entsprechende Ansicht.
Weiterführende Informationen zum nachträglichen Zuweisen einer als Adressnotiz gespeicherten Email zu einem Vorgang finden Sie hier im WIKI unter Adressen.

Wenn Sie eine Emailbenachrichtigung zu einer neuen Wiedervorlage oder zu einer Aktion erhalten, so ist hier ein interner Link eingefügt, den Sie nutzen können, um direkt aus dem Emailclient zu der verknüpften Aktion/Wiedervorlage zu gelangen:
{{Screenshot|Interner_link.png|401|Interner Link in einer Wice-Benachrichtigungsemail}}

Wenn Sie den Link '''zur Vorgangsansicht in WICE''' per Klick mit dem rechten Mousebutton in einem neuen Fenster/Tab öffnen, dann werden Sie so direkt zu der Aktion in den entsprechenden Vorgang geleitet und können hier direkt mit der Bearbeitung beginnen.

=== Email-Automation ===

Hier können Sie Regeln definieren nach denen eingehenden Emails direkt in einen bestimmten Ordner Ihres IMAP-Postfachs einsortiert werden oder aber direkt in WICE in einem Vorgang oder als Adressnotiz hinterlegt werden können. Sie können ausserdem für alle Ihre Postfächer Autoresponder einrichten und verwalten.

Nach dem Aufruf des Reiters "Automation" gelangen Sie in die nachfolgende Ansicht mit der Auflistung Ihrer eingerichteten Automationsprozesse:
{{Screenshot|Automation_haupt.png|689|Übersicht der eingerichteten Automationsprozesse}}

Sie sehen hier Ihre bisher hinterlegten Prozesse. Sie können die Prozesse löschen und bearbeiten mit einem Klick auf das jeweilige Icon. Sie sehen außerdem in der Spalte "Aktiv" anhand des grünen Hakens bzw. des grauen Kreuzes ob ein Prozess derzeit aktiv ist. Sie können dies jeweils durch einen Klick ändern. Mit einem Klick auf "LOG" gelangen Sie in die Logansicht des Prozesses, der Ihnen auflistet wann und welche Emails zuletzt zugewiesen wurden.

{{Tipp|Sie können mehrere Automationsprozesse pro Mail-Account definieren; diese werden der Reihenfolge nach abgearbeitet, die sie aus der Automationsbeschreibung ergibt. Es ist daher ratsam, die Beschreibungen bei Bedarf mit "10...", "20..." usw. beginnen zu lassen.}}

Um einen neuen Automationsprozess einzurichten Klicken Sie auf "Neuer Eintrag" und Sie gelangen zunächst in die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Automation_auswahl.png|683|Auswahlmaske zum Anlegen eines neuen Email-Automationsprozesses}}

Hier wählen Sie nun aus den eingerichteten Accounts aus dem Drop-Down-Menü das Postfach aus für den Sie die Automation einrichten möchten. Optional können Sie noch eine Beschreibung für den jeweiligen Prozess hinterlegen.

==== Einrichten eines Autoresponders====
Wenn Sie nun die Option Autoresponder auswählen, so erweitert sich die Maske entsprechend:
{{Screenshot|Automation_autoresponder.png|458|Maske mit gewählter Option zum Anlegen eines Autoresponders}}

Sie sehen die bereits mit einer einfachen Vorlage befüllte Maske für den Text Ihres Autoresponders - die Serienbriefanrede ist bereits als Platzhalter befüllt und wird automatisch, sofern der Empfänger Wice bekannt ist, beim Versand befüllt. Sie können den Betreff und den Text nun natürlich noch nach Ihren Vorstellungen und Notwendigkeiten ergänzen bzw. verändern. Solle keine Serienbriefanrede für den Empfänger hinterlegt sein oder kann dieser nicht eindeutige identifiziert werden, so können Sie im Feld für die Autoresponder-Serienbriefanrede Fallback eine allgemeine Anrede hinterlegen, mit der dann der Platzhalter für die Serienbriefanrede befüllt wird.

====Automatische Emailsortierung====
Um Emails mit einem bestimmten Betreff oder von einem bestimmten Absender immer automatisch in einen bestimmten Ordner in Ihrem IMAP-Postfach einzusortieren dient die Option "In Ordner einsortieren" in der Email-Automatation und Sie gelangen in die nachfolgende Maske:
{{Screenshot|Automation_zuweisung.png|779|Auswahlmaske zum Anlegen eines neuen Automationsprozesses zur Sortierung von Emails}}

Sie können nun auswählen ob Emails die einen bestimmten Betreff enthalten bzw. von einer bestimmten Absenderadresse stammen immer in einen von Ihnen auszuwählenden Ordner Ihres Email-Postfachs einsortiert werden sollen. Der Name des Ordners, den Sie auswählen muss auf dem IMAP-Server existieren. Sie können in die Felder für den Betreff jeweils einen Eintrag pro Zeile eintragen - es wird hierbei nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Abschliessend klicken Sie, um Ihre Eingaben zu speichern, auf Eingaben speichern. Sie können jederzeit weitere Automationsprozesse hinterlege und jederzeit bearbeiten.

====Automatisches Ablegen von Emails als Vorgangsaktion oder Adressnotiz====

Mit dieser dritten Option in der Email-Automation werden eingehende Emails automatisch anhand des Absender und des Betreff analysiert. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird diese in dem zugehörigen Vorgang als Vorgangsaktion angelegt. Anderenfalls wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und es wird eine Adressnotiz beim gefundenen Ansprechpartner bzw. bei der Firma hinterlegt. '''Die Email wird nach Bearbeitung nicht aus Ihrem Posteingang entfernt, d.h. Sie erhalten sie darüber hinaus ganz normal.'''

{{Hinweis|Bedenken Sie, dass diese Option nur für ausgewählte Fälle verwendet werden sollte, um ein Überfluten der Wice-Datenbank zu verhindern. Beispiele: Ablegen von Rückläufern aus Mailingaktionen.}}

====Helpdesk-Automat====
Mit dem Helpdesk-Automaten können E-Mails automatisch in Vorgänge überführt werden.
Wice CRM unterscheidet dabei nach verschiedenen Kriterien. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird eine Vorgangsaktion am gefundenen Vorgang angelegt. Enthält der Email-Betreff keine Vorgangs-ID, so wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und ein neuer Vorgang angelegt. Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt, bei der man auch die Kategorien bestimmen kann.

Wählen Sie hierfür in der Mail-Automation die Option "Helpdesk-Automat" aus.

{{Screenshot|helpdeskautomat1.png|767|Helpdesk-Automat Teil 1}}

Beim Helpdesk-Automaten ist die Festlegung einer Benutzergruppe in der allermeisten Fällen sinnvoll.

Nun bestimmen Sie die Optionen für den Helpdesk-Automaten.

{{Screenshot|helpdeskautomat2.png|685|Helpdesk-Automat Teil 2}}

Konfigurieren Sie zunächst den Vorgang, der durch den Helpdesk-Automaten durch die neue E-Mail angelegt werden soll. Geben Sie einen Vorgangsbetreff ein und wählen dann den verantwortlichen Mitarbeiter, die Vorgangskategorien und den Vorgangstatus aus und legen dann die Besitzergruppe fest. Dann bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter die Wiedervorlage erhalten soll. Sie können auch noch einen Workflow festlegen, der durch den Helpdesk-Automaten gestartet werden soll.

Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt. Bestimmen Sie hierfür die Firmenaddresskategorien. Der Firmenname wird automatisch die E-Mail-Adresse des Absender sein.

{{Screenshot|helpdeskautomat3.png|692|Helpdesk-Automat Teil 3}}

An den Absender der E-Mail wird eine automatisierte Antwort gesendet. Sie können hier die Absenderadresse, die Betreffzeile und den Text eintragen.

Klicken Sie auf "Eingaben speichern", um den Helpdesk-Automaten zu aktivieren.

== Diskussionsforen ==

Über die Registerkarte Foren können die Benutzer mit Hilfe von Diskussionsforen und Chatrooms über das Internet orts-und zeitunabhängig Diskussionen führen und archivieren:
{{Screenshot|Diskussion1.png|613|Übersicht über die eingerichtenen und Ihnen zugänglichen Foren}}

Die Diskussionsforen werden in Projektforen und in allgemeine Foren unterteilt. Der wesentliche Unterschied besteht in der Zugänglichkeit. In allgemeinen Foren können alle Benutzer diskutieren, Projektforen sind an ein spezielles Projekt gebunden und stehen deshalb nur den am Projekt beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung.
Im Gegensatz zur Zugänglichkeit ist die Handhabung von allgemeinen Foren und Projektforen gleich. Projektforen erstellen Sie automatisch im Modul "Projekt". Aktivieren Sie dort beim Anlegen/Bearbeiten von Projekten die Option Projektforum erstellen. Lesen Sie hierzu auch Kapitel Projekte.

==== An Diskussion / Chat teilnehmen ====

Durch Anklicken mit der Maus öffnen Sie ein entsprechendes Forum:
{{Screenshot|Diskussionsforum_detail.png|518|Ansicht der Beiträge eines Forums}}

Um mit neuen Beiträgen an einer Diskussion teilzunehmen klicken Sie auf '''Neuer Beitrag'''.
Geben Sie Ihre Informationen ein. Über Durchsuchen können Sie eine Datei mit an Ihre Nachricht hängen.
Nach dem Speichern der Eingabe über '''Eingaben speichern''' erscheint der Beitrag dann in einer Liste und wird bis zum Ablauf des Projekts archiviert. Gleiches gilt auch für die Antworten.

== Chatroom ==

Eine weitere Form der Kommunikation besteht mit einem Chatroom. Um die Chatrooms anzuzeigen klicken Sie im Reiter Foren auf '''Chatrooms'''. Es wird hier zwischen offentlichen Chatrooms (Public1...), die jedem zugänglich sind und zwischen projektbezogenen Chatrooms, die nur Mitarbeitern zugänglich sind, denen bei diesem Projekt auch eine Aufgabe zugeordnet wurde, unterschieden. Nur diese Mitarbeiter können diese Chatrooms auch betreten.

Im Eingabefeld "Chat-Message" geben Sie Ihren Text mit max. 80 Zeichen ein und klicken auf '''senden'''.
{{Screenshot|Chatroom1.png|624|Ansicht eines Chatrooms mit vorhandenen Chat-Nachrichten}}

Die am Chat beteiligten Mitarbeiter erhalten nun Ihre Nachricht. Um zu wissen, wer was geschrieben hat erscheint links von jeder Nachricht der Name bzw. wenn hinterlegt auch ein Photo des Teilnehmers.

==== Chat-Archiv ====

Chat-Messages werden grundsätzlich nicht gespeichert, können aber nach Bedarf dauerhaft in ein Chat-Archiv abgelegt und gespeichert werden.
Um die Archivierung zu starten klicken Sie auf '''Archivierung starten''' und zum Beenden der Archivierung wieder auf '''Archivierung stoppen'''.
Um die archivierten Chats aufzurufen klicken Sie hierzu auf '''Chat-Archiv'''.
Hier wählen Sie nun das gewünschte Chat-Archiv in der Liste auf der rechten Seite des Fensters aus. Es werden Ihnen dann alle zu dem Chat archivierten Messages angezeigt. Über den Button '''zurück zum Chatroom''' gelangen Sie wieder in den jeweiligen Chatroom.

== Messaging ==

Über die Registerkarte Messaging können Sie einfach und schnell mit jedem Benutzer innerhalb eines Mandanten kommunizieren. Sie können diesen eine Message senden oder sie zum Chat einladen. Nach dem Anklicken der gleichnamigen Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Benutzer in Tabellenform.

{{Screenshot|Messaging.png|657|Übersicht aller eingeloggten User in Ihrem Mandanten}}

Die gewünschte Aktion starten Sie jeweils durch Anklicken mit der Maus. Senden Sie eine Message, so gelangen Sie in ein weiteres Fenster zum Verfassen des Textes. Klicken Sie abschließend auf Message absenden. Sie erhalten eine Status-Meldung, dass die Nachricht gesendet wurde.

Wollen Sie eine Chat-Einladung an einen Mitarbeiter aussprechen, so klicken Sie bei dem gewünschten Mitarbeiter auf [Chat-Einladung]. Sie erhalten auch hier eine Status-Meldung, dass Ihre Einladung per Nachricht gesendet wurde.
Möchten Sie eine Message an sämtliche angemeldete User verschicken, so klicken Sie auf [Broadcast an alle angemeldeten User senden] und geben anschließend den Text ein. Nun werden alle angemeldeten User benachrichtigt.

Sollten Sie nochmals auf eine bereits erhaltene Meldung zugreifen müssen, so klicken Sie auf [Empfangene Nachrichten] und Sie gelangen in eine Übersicht aller Messages die Ihnen bisher zugegangen sind:
{{Screenshot|Messaging2.png|559|Übersicht über alle bisher erhaltenen Nachrichten}}

In der Spalte "Gelesen" sehen Sie, ob Sie diese Nachricht bereits gelesen haben. '''Ungelesene Nachrichten können entstehen, wenn z.B. ein Popup-Blocker im Browser aktiviert ist und die an Sie gesendete Nachricht aus diesem Grund nicht bei Ihnen angezeigt wurde.'''

Sie können nun per Klick auf REPLY auf eine erhaltene Nachricht antworten - der Text der erhaltenen Nachricht wird automatisch in Ihre Antwort übernommen.
Um eine Nachricht endgültig zu löschen, klicken Sie auf das Lösch-Icon vor der jeweiligen Nachricht. Sie erhalten noch eine Bestätigungsmeldung und die Nachricht wird dann endgültig entfernt.

== Fax ==

{{Wichtig|Um diese Funktionen nutzen zu können muss das Fax.de-Plugin installiert sein und Sie müssen sich bei Fax.de registrieren - für die Nutzung werden entsprechende Kosten lt. aktueller Preisliste in Ihrem gewählten Tarif fällig (weitere Informationen unter http://www.fax.de), welche Ihnen direkt durch Fax.de in Rechnung gestellt werden. Das Fax.de-Plugin muss mit allen nötigen Informationen konfiguriert werden, damit Sie hier Ihre Faxe empfangen und versenden können}}

In der Übersicht sehen Sie alle bisher erhaltenen Faxe:
{{Screenshot|Faxeingang.png|527|Ausschnitt der Übersicht aller eingegangenen Faxe}}

Sie können, wenn Sie mit der Maus über das Blattsymbol in der Spalte Preview fahren, eine Voransicht des jeweiligen Faxes anzeigen lassen:
{{Screenshot|Faxpreview.png|527|Ansicht der Vorschau eines Fax}}

Sie sehen außerdem wie viele Seiten das Fax enthält und wann das Fax versendet wurde bzw. wann es in WICE empfangen wurde.

Um neue Faxnachrichten vom Server abzurufen klicken Sie auf '''[Neue Fax-Nachrichten vom Fax-Server abholen]''' - die Ansicht wird aktualisiert und sollten neue Faxe vorliegen, so werden diese hier angezeigt.

Um ein Fax einer Adresse oder einem Vorgang zuzuweisen klicken Sie auf das Blattsymbol in der Spalte Preview und Sie erhalten folgende Ansicht:

{{Screenshot|Fax_zuweisen.png|666|Maske zum Zuweisen eines eingegangenen Fax}}

Hier können Sie jetzt entweder eine passende Adresse suchen, an der das Fax dann als neue Adressnotiz gespeichert werden soll, oder direkt, wenn bekannt, eine Ticket/Vorgangs-ID eingeben, an der das Fax dann als neue Aktion abgelegt wird. Klicken Sie abschließend auf '''Go'''.

Optional können Sie das Fax auch als PDF-Dokument herunterladen - dazu klicken Sie auf den Link '''[Download als PDF]'''. Es öffnet sich direkt ein neues Fenster welches Ihnen anbietet das PDF-Dokument mit Ihrer Standardanwendung zu öffnen oder lokal zu speichern.

Per Klick auf '''[Übersicht eingegangener Fax-Nachrichten]''' gelangen Sie wieder zurück in die Übersicht aller erhaltenen Fax-Nachrichten.

==== Fax/Brief versenden ====

Um ein Dokument als Fax oder Brief zu versenden klicken Sie in der Hauptansicht im Reiter Fax auf '''[Fax-Nachricht versenden]''' und Sie kommen in die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Fax_versenden.png|500|Maske zum Absenden eines Fax oder Briefs}}

Hier können Sie jetzt entweder direkt ein Textfax schreiben und an die gewünschte Nummer versenden oder aber ein Dokument (im Format RTF-, DOC- oder PDF-Datei) hochladen welches dann als Fax versendet wird.

{{Hinweis|Über Plugins können Sie, wenn Sie über die erforderlichen Rechte verfügen, direkt auf das Sendelog aller Faxe/SMS/Briefe(iletter) etc. zugreifen um den Versand zu überprüfen. Außerdem können Sie auch hier direkt ein Fax oder eine SMS versenden.}}

Um einen Brief zu versenden müssen Sie die Datei im Format .doc oder .pdf hochladen - bitte beachten Sie, dass die Absender- bzw. Empfängerdaten korrekt platziert wurden - und sich vor dem Versenden noch ein Preview des Dokuments ansehen. Wenn Sie den Versand als farbigen Brief wünschen, müssen Sie noch die Checkbox "Farbiger Brief" aktivieren.

Um den Versand auszulösen klicken Sie jeweils auf den entsprechenden '''Go''' Button.

== SMS ==

Um eine SMS direkt aus WICE zu versenden beachten Sie bitte auch die Hinweise hier im Abschnitt "Fax" in Bezug auf die Einrichtung und Konfiguration des Fax.de-Plugins, da Sie ansonsten keine SMS versenden können!

Um eine SMS zu versenden geben Sie zunächst die Telefonnummer des Empfängers ein und fügen dann den Text hinzu. Bitte beachten Sie das nur 160 Zeichen pro SMS genutzt werden können.

Optional können Sie die SMS auch als sog. Flash-SMS versenden, welche dann nicht beim Empfänger gespeichert wird, sondern direkt auf dem Display erscheint.

Klicken Sie dann auf "SMS absenden" und die SMS wird an das zuständige Message-Center des Providers übermittelt und Sie erhalten bei erfolgreicher Übermittlung eine Statusnachricht als Antwort von Fax.de.

Datei:Imapclient neu.png

2017-02-10T14:58:30Z

Sgatzke: Sgatzke lud eine neue Version von Datei:Imapclient neu.png hoch

Kampagnen

2017-02-06T13:35:18Z

Sgatzke: /* Template (Dokumentenvorlage) erstellen */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|946|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|707|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in Wice CRM verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren Wice-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren Wice-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. Wice CRM vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|784|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Emailvorlagen, die Sie als solche in Wice CRM hinterlegt haben können Sie bei Verwendung des WYSIWG-Editors hier auswählen - diese werden dann automatisch in das Textfeld eingeladen - Sie können dann natürlich noch Änderungen oder Ergänzungen an diesen vornehmen, bevor Sie das Mailing versenden.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie, wenn Sie keine Vorlage eingeladen haben, den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft Wice CRM die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in Wice CRM befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|485|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|611|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem Wice-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren Wice-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der Wice CRM kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über Wice CRM Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Modul Kampagnen in der Registerkarte Kampagnen.

{{Screenshot|Campaigns.png|778|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E-Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaigns1.png|549|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen" und Sie gelangen in die nachfolgend Ansicht:

{{Screenshot|Campaigns_followup.png|877|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion und sich daraus ergebender Wiedervorlage erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben. Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen oder mehrere verantwortliche(n) Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter auswählen, werden die zu erstellenden Wiedervorlagen zwischen allen Mitarbeitern gleich aufgeteilt.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschliessend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Nun klicken Sie auf '''Eingaben speichern'''.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die erfolgreich zugewiesenen Mitarbeiter.

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Vorlagen für Emails, gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Bei Emails können Sie die Vorlagen nur für Mailings und nicht für einzelne Emails verwenden. Vorlagen für einzelne Emails können Sie in einem Workflow hinterlegen. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in das Modul Kampagnen und klicken hier auf den Reiter "Vorlagen":

{{Screenshot|Campaigns_vorlagen.png|781|Übersiche der im Mandanten hinterlegten Vorlagen für Email-Kampagnen}}

Sie sehen nun zunächst eine Übersicht der bereits vorhandenen Vorlagen für Email-Kampagnen. Um zu den Vorlagen für gedruckte Mailings zu wechseln Klicken Sie auf "Vorlagen für gedruckte Kampagnen" und dann auf "'''Go'''" bzw. umgekehrt, wenn Sie zwischen den Ansichten wieder zurück wechseln möchten.

Zunächst erläutern wird Ihnen, wie Sie eine neue Email-Kampagnen Vorlage erstellen können. Klicken Sie dazu auf "Neue Email-Vorlage" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen der Vorlage. Hier stehen Ihnen die Gestaltungsmöglichkeiten des WYSWIG-Editors zur Verfügung, d.h. Sie können mit diesem Einfluss auf die Formatierung nehmen und Graphiken einfühgen etc. Alternativ können Sie die Vorlage auch im HTML-Format hintelegen - wählen Sie dazu die entsprechende Option und kopieren dann den HTML-Code in das Eingabefeld. Abschliessend klicken Sie in beiden Varianten auf "'''Eingaben speichern'''" Die Vorlage steht Ihnen nun direkt zur Verwendung zur Verfügung.

Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt um diese dann hier hoch zu laden. Speichern Sie Ihre Templates als RTF- oder ODT-Datei ab. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf Neues Template.

{{Screenshot|New_template.png|600|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine Liste zuzuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF, RTF und ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein RTF- oder ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf Durchsuchen... und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der WICE-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse angezeigt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

Bitte beachten Sie: Das Erstellen einer Liste wird hier in einem gesonderten Eintrag zum [[Listengenerator]] erklärt.

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Des Weiteren gilt die Kategoriezuweisung nur für Adresslisten ohne Ansprechpartnerauswahl!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Funktion sollte vorab sorgfältig durchdacht sein!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "Go".

Datei:Campaigns vorlagen.png

2017-02-06T12:47:17Z

Sgatzke:

Kampagnen

2017-02-06T12:33:31Z

Sgatzke: /* Kampagnenmanagement */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|946|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|707|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in Wice CRM verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren Wice-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren Wice-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. Wice CRM vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|784|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Emailvorlagen, die Sie als solche in Wice CRM hinterlegt haben können Sie bei Verwendung des WYSIWG-Editors hier auswählen - diese werden dann automatisch in das Textfeld eingeladen - Sie können dann natürlich noch Änderungen oder Ergänzungen an diesen vornehmen, bevor Sie das Mailing versenden.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie, wenn Sie keine Vorlage eingeladen haben, den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft Wice CRM die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in Wice CRM befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|485|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|611|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem Wice-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren Wice-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der Wice CRM kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über Wice CRM Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Modul Kampagnen in der Registerkarte Kampagnen.

{{Screenshot|Campaigns.png|778|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E-Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaigns1.png|549|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen" und Sie gelangen in die nachfolgend Ansicht:

{{Screenshot|Campaigns_followup.png|877|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion und sich daraus ergebender Wiedervorlage erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben. Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen oder mehrere verantwortliche(n) Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter auswählen, werden die zu erstellenden Wiedervorlagen zwischen allen Mitarbeitern gleich aufgeteilt.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschliessend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Nun klicken Sie auf '''Eingaben speichern'''.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die erfolgreich zugewiesenen Mitarbeiter.

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Druckvorlagen für gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in den Bereich der Adresslisten und klicken Sie auf Templates.

{{Screenshot|Templates.png|600|Liste aller im System hinterlegten Dokumententemplates}}

Sie sehen nun eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates. Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt um diese dann hier hoch zu laden. Speichern Sie Ihre Templates als RTF- oder ODT-Datei ab. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf Neues Template.

{{Screenshot|New_template.png|600|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine Liste zuzuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF, RTF und ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein RTF- oder ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf Durchsuchen... und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der WICE-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse angezeigt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

Bitte beachten Sie: Das Erstellen einer Liste wird hier in einem gesonderten Eintrag zum [[Listengenerator]] erklärt.

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Des Weiteren gilt die Kategoriezuweisung nur für Adresslisten ohne Ansprechpartnerauswahl!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Funktion sollte vorab sorgfältig durchdacht sein!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "Go".

Kampagnen

2017-02-06T12:30:48Z

Sgatzke: /* Kampagnenmanagement */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|946|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|707|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in Wice CRM verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren Wice-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren Wice-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. Wice CRM vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|784|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Emailvorlagen, die Sie als solche in Wice CRM hinterlegt haben können Sie bei Verwendung des WYSIWG-Editors hier auswählen - diese werden dann automatisch in das Textfeld eingeladen - Sie können dann natürlich noch Änderungen oder Ergänzungen an diesen vornehmen, bevor Sie das Mailing versenden.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie, wenn Sie keine Vorlage eingeladen haben, den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft Wice CRM die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in Wice CRM befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|485|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|611|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem Wice-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren Wice-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der Wice CRM kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über Wice CRM Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Modul Kampagnen in der Registerkarte Kampagnen.

{{Screenshot|Campaigns.png|778|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E-Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaigns1.png|549|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen". Wählen Sie aus der Liste "Beteiligte Mitarbeiter" die entsprechenden Mitarbeiter aus.

{{Screenshot|Campaigns_followup.png|877|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion und sich daraus ergebender Wiedervorlage erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben. Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen oder mehrere verantwortliche(n) Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter auswählen, werden die zu erstellenden Wiedervorlagen zwischen allen Mitarbeitern gleich aufgeteilt.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschliessend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Nun klicken Sie auf '''Eingaben speichern'''.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die erfolgreich zugewiesenen Mitarbeiter.

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Druckvorlagen für gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in den Bereich der Adresslisten und klicken Sie auf Templates.

{{Screenshot|Templates.png|600|Liste aller im System hinterlegten Dokumententemplates}}

Sie sehen nun eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates. Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt um diese dann hier hoch zu laden. Speichern Sie Ihre Templates als RTF- oder ODT-Datei ab. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf Neues Template.

{{Screenshot|New_template.png|600|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine Liste zuzuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF, RTF und ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein RTF- oder ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf Durchsuchen... und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der WICE-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse angezeigt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

Bitte beachten Sie: Das Erstellen einer Liste wird hier in einem gesonderten Eintrag zum [[Listengenerator]] erklärt.

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Des Weiteren gilt die Kategoriezuweisung nur für Adresslisten ohne Ansprechpartnerauswahl!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Funktion sollte vorab sorgfältig durchdacht sein!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "Go".

Datei:Campaigns followup.png

2017-02-06T12:24:42Z

Sgatzke:

Datei:Campaigns1.png

2017-02-06T12:19:04Z

Sgatzke:

Datei:Campaigns.png

2017-02-06T12:17:02Z

Sgatzke: Sgatzke lud eine neue Version von „Datei:Campaigns.png“ hoch

Kampagnen

2017-02-06T11:58:55Z

Sgatzke: /* Gedrucktes Mailing erstellen */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|946|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|707|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in Wice CRM verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren Wice-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren Wice-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. Wice CRM vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|784|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Emailvorlagen, die Sie als solche in Wice CRM hinterlegt haben können Sie bei Verwendung des WYSIWG-Editors hier auswählen - diese werden dann automatisch in das Textfeld eingeladen - Sie können dann natürlich noch Änderungen oder Ergänzungen an diesen vornehmen, bevor Sie das Mailing versenden.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie, wenn Sie keine Vorlage eingeladen haben, den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft Wice CRM die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in Wice CRM befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|485|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|611|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem Wice-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren Wice-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der Wice CRM kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über Wice CRM Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Adresslisten in der Registerkarte Mailingaktionen.

{{Screenshot|Campaigns.png|600|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E- Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaign_participants.png|600|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen". Wählen Sie aus der Liste "Beteiligte Mitarbeiter" die entsprechenden Mitarbeiter aus.

{{Screenshot|Campaign_followup.png|600|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben.Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen verantwortlichen Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschließend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Anschließend klicken Sie auf Eingaben speichern.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die zugewiesenen Mitarbeiter.

{{Screenshot|Campaign_followup2.png|600|Übersicht über den Stand der Nachbearbeitung eines Mailings bzw. einer Kampagne}}

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Druckvorlagen für gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in den Bereich der Adresslisten und klicken Sie auf Templates.

{{Screenshot|Templates.png|600|Liste aller im System hinterlegten Dokumententemplates}}

Sie sehen nun eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates. Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt um diese dann hier hoch zu laden. Speichern Sie Ihre Templates als RTF- oder ODT-Datei ab. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf Neues Template.

{{Screenshot|New_template.png|600|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine Liste zuzuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF, RTF und ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein RTF- oder ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf Durchsuchen... und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der WICE-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse angezeigt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

Bitte beachten Sie: Das Erstellen einer Liste wird hier in einem gesonderten Eintrag zum [[Listengenerator]] erklärt.

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Des Weiteren gilt die Kategoriezuweisung nur für Adresslisten ohne Ansprechpartnerauswahl!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Funktion sollte vorab sorgfältig durchdacht sein!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "Go".

Datei:Pdf sammeldruck.png

2017-02-06T11:58:42Z

Sgatzke: Sgatzke lud eine neue Version von „Datei:Pdf sammeldruck.png“ hoch

Datei:Downloadoptionen.png

2017-02-06T11:58:16Z

Sgatzke: Sgatzke lud eine neue Version von „Datei:Downloadoptionen.png“ hoch

Kampagnen

2017-02-06T11:53:16Z

Sgatzke: /* E-Mailing erstellen */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|946|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|707|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in Wice CRM verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren Wice-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren Wice-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. Wice CRM vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|784|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Emailvorlagen, die Sie als solche in Wice CRM hinterlegt haben können Sie bei Verwendung des WYSIWG-Editors hier auswählen - diese werden dann automatisch in das Textfeld eingeladen - Sie können dann natürlich noch Änderungen oder Ergänzungen an diesen vornehmen, bevor Sie das Mailing versenden.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie, wenn Sie keine Vorlage eingeladen haben, den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft Wice CRM die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in WICE befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|476|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|544|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem WICE-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren WICE-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der WICE-CRM Groupware kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über WICE Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Adresslisten in der Registerkarte Mailingaktionen.

{{Screenshot|Campaigns.png|600|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E- Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaign_participants.png|600|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen". Wählen Sie aus der Liste "Beteiligte Mitarbeiter" die entsprechenden Mitarbeiter aus.

{{Screenshot|Campaign_followup.png|600|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben.Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen verantwortlichen Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschließend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Anschließend klicken Sie auf Eingaben speichern.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die zugewiesenen Mitarbeiter.

{{Screenshot|Campaign_followup2.png|600|Übersicht über den Stand der Nachbearbeitung eines Mailings bzw. einer Kampagne}}

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Druckvorlagen für gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in den Bereich der Adresslisten und klicken Sie auf Templates.

{{Screenshot|Templates.png|600|Liste aller im System hinterlegten Dokumententemplates}}

Sie sehen nun eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates. Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt um diese dann hier hoch zu laden. Speichern Sie Ihre Templates als RTF- oder ODT-Datei ab. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf Neues Template.

{{Screenshot|New_template.png|600|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine Liste zuzuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF, RTF und ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein RTF- oder ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf Durchsuchen... und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der WICE-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse angezeigt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

Bitte beachten Sie: Das Erstellen einer Liste wird hier in einem gesonderten Eintrag zum [[Listengenerator]] erklärt.

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Des Weiteren gilt die Kategoriezuweisung nur für Adresslisten ohne Ansprechpartnerauswahl!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Funktion sollte vorab sorgfältig durchdacht sein!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "Go".

Datei:Emailing.png

2017-02-06T11:48:57Z

Sgatzke: Sgatzke lud eine neue Version von „Datei:Emailing.png“ hoch

Kampagnen

2017-02-06T11:40:56Z

Sgatzke: /* Adressen exportieren */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|946|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|707|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in Wice CRM verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren Wice-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren Wice-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. Wice CRM vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|869|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

Ausserdem können Sie die Checkbox "Dublettenprüfung auf Emailadressen-Basis vornehmen (sollte ein AP mehrfach existieren, wird er hiermit nur einmal angeschrieben)" aktivieren, womit ein mehrfacher Versand an ein und dieselbe Emailadresse verhindert werden kann.

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft WICE die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in WICE befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|476|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|544|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem WICE-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren WICE-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der WICE-CRM Groupware kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über WICE Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Adresslisten in der Registerkarte Mailingaktionen.

{{Screenshot|Campaigns.png|600|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E- Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaign_participants.png|600|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen". Wählen Sie aus der Liste "Beteiligte Mitarbeiter" die entsprechenden Mitarbeiter aus.

{{Screenshot|Campaign_followup.png|600|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben.Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen verantwortlichen Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschließend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Anschließend klicken Sie auf Eingaben speichern.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die zugewiesenen Mitarbeiter.

{{Screenshot|Campaign_followup2.png|600|Übersicht über den Stand der Nachbearbeitung eines Mailings bzw. einer Kampagne}}

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Druckvorlagen für gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in den Bereich der Adresslisten und klicken Sie auf Templates.

{{Screenshot|Templates.png|600|Liste aller im System hinterlegten Dokumententemplates}}

Sie sehen nun eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates. Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt um diese dann hier hoch zu laden. Speichern Sie Ihre Templates als RTF- oder ODT-Datei ab. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf Neues Template.

{{Screenshot|New_template.png|600|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine Liste zuzuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF, RTF und ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein RTF- oder ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf Durchsuchen... und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der WICE-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse angezeigt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

Bitte beachten Sie: Das Erstellen einer Liste wird hier in einem gesonderten Eintrag zum [[Listengenerator]] erklärt.

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Des Weiteren gilt die Kategoriezuweisung nur für Adresslisten ohne Ansprechpartnerauswahl!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Funktion sollte vorab sorgfältig durchdacht sein!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "Go".

Kampagnen

2017-02-06T11:38:52Z

Sgatzke: /* Adressliste erstellen */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|946|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|707|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in WICE verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren WICE-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren WICE-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. WICE vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|869|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

Ausserdem können Sie die Checkbox "Dublettenprüfung auf Emailadressen-Basis vornehmen (sollte ein AP mehrfach existieren, wird er hiermit nur einmal angeschrieben)" aktivieren, womit ein mehrfacher Versand an ein und dieselbe Emailadresse verhindert werden kann.

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft WICE die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in WICE befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|476|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|544|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem WICE-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren WICE-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der WICE-CRM Groupware kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über WICE Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Adresslisten in der Registerkarte Mailingaktionen.

{{Screenshot|Campaigns.png|600|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E- Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaign_participants.png|600|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen". Wählen Sie aus der Liste "Beteiligte Mitarbeiter" die entsprechenden Mitarbeiter aus.

{{Screenshot|Campaign_followup.png|600|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben.Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen verantwortlichen Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschließend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Anschließend klicken Sie auf Eingaben speichern.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die zugewiesenen Mitarbeiter.

{{Screenshot|Campaign_followup2.png|600|Übersicht über den Stand der Nachbearbeitung eines Mailings bzw. einer Kampagne}}

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Druckvorlagen für gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in den Bereich der Adresslisten und klicken Sie auf Templates.

{{Screenshot|Templates.png|600|Liste aller im System hinterlegten Dokumententemplates}}

Sie sehen nun eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates. Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt um diese dann hier hoch zu laden. Speichern Sie Ihre Templates als RTF- oder ODT-Datei ab. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf Neues Template.

{{Screenshot|New_template.png|600|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine Liste zuzuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF, RTF und ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein RTF- oder ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf Durchsuchen... und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der WICE-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse angezeigt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

Bitte beachten Sie: Das Erstellen einer Liste wird hier in einem gesonderten Eintrag zum [[Listengenerator]] erklärt.

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Des Weiteren gilt die Kategoriezuweisung nur für Adresslisten ohne Ansprechpartnerauswahl!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Funktion sollte vorab sorgfältig durchdacht sein!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "Go".

Kampagnen

2017-02-06T11:38:40Z

Sgatzke: /* Teilnehmerliste anzeigen */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|942|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|707|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in WICE verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren WICE-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren WICE-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. WICE vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|869|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

Ausserdem können Sie die Checkbox "Dublettenprüfung auf Emailadressen-Basis vornehmen (sollte ein AP mehrfach existieren, wird er hiermit nur einmal angeschrieben)" aktivieren, womit ein mehrfacher Versand an ein und dieselbe Emailadresse verhindert werden kann.

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft WICE die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in WICE befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|476|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|544|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem WICE-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren WICE-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der WICE-CRM Groupware kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über WICE Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Adresslisten in der Registerkarte Mailingaktionen.

{{Screenshot|Campaigns.png|600|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E- Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaign_participants.png|600|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen". Wählen Sie aus der Liste "Beteiligte Mitarbeiter" die entsprechenden Mitarbeiter aus.

{{Screenshot|Campaign_followup.png|600|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben.Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen verantwortlichen Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschließend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Anschließend klicken Sie auf Eingaben speichern.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die zugewiesenen Mitarbeiter.

{{Screenshot|Campaign_followup2.png|600|Übersicht über den Stand der Nachbearbeitung eines Mailings bzw. einer Kampagne}}

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Druckvorlagen für gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in den Bereich der Adresslisten und klicken Sie auf Templates.

{{Screenshot|Templates.png|600|Liste aller im System hinterlegten Dokumententemplates}}

Sie sehen nun eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates. Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt um diese dann hier hoch zu laden. Speichern Sie Ihre Templates als RTF- oder ODT-Datei ab. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf Neues Template.

{{Screenshot|New_template.png|600|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine Liste zuzuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF, RTF und ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein RTF- oder ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf Durchsuchen... und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der WICE-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse angezeigt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

Bitte beachten Sie: Das Erstellen einer Liste wird hier in einem gesonderten Eintrag zum [[Listengenerator]] erklärt.

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Des Weiteren gilt die Kategoriezuweisung nur für Adresslisten ohne Ansprechpartnerauswahl!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Funktion sollte vorab sorgfältig durchdacht sein!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "Go".

Datei:Teilnehmer.png

2017-02-06T11:38:24Z

Sgatzke: Sgatzke lud eine neue Version von „Datei:Teilnehmer.png“ hoch

Kampagnen

2017-02-06T11:31:30Z

Sgatzke: /* Adressliste erstellen */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_neu.png|942|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Geben Sie hier zunächst einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Adressliste ein, so dass andere User diese inhaltlich nachvollziehen können. Nun legen Sie über in dem Drop-Down Menü fest für welche Adressart Sie die diese Liste erstellen möchten.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in Wice CRM hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren '''Und/Oder''' verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie '''Eingaben speichern''' und Ihre neue Adressliste erscheint nun in der Auflistung der vorhandenen Einträge.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|714|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in WICE verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren WICE-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren WICE-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. WICE vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|869|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

Ausserdem können Sie die Checkbox "Dublettenprüfung auf Emailadressen-Basis vornehmen (sollte ein AP mehrfach existieren, wird er hiermit nur einmal angeschrieben)" aktivieren, womit ein mehrfacher Versand an ein und dieselbe Emailadresse verhindert werden kann.

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft WICE die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in WICE befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|476|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|544|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem WICE-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren WICE-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der WICE-CRM Groupware kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über WICE Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Adresslisten in der Registerkarte Mailingaktionen.

{{Screenshot|Campaigns.png|600|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E- Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaign_participants.png|600|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen". Wählen Sie aus der Liste "Beteiligte Mitarbeiter" die entsprechenden Mitarbeiter aus.

{{Screenshot|Campaign_followup.png|600|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben.Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen verantwortlichen Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschließend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Anschließend klicken Sie auf Eingaben speichern.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die zugewiesenen Mitarbeiter.

{{Screenshot|Campaign_followup2.png|600|Übersicht über den Stand der Nachbearbeitung eines Mailings bzw. einer Kampagne}}

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Druckvorlagen für gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in den Bereich der Adresslisten und klicken Sie auf Templates.

{{Screenshot|Templates.png|600|Liste aller im System hinterlegten Dokumententemplates}}

Sie sehen nun eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates. Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt um diese dann hier hoch zu laden. Speichern Sie Ihre Templates als RTF- oder ODT-Datei ab. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf Neues Template.

{{Screenshot|New_template.png|600|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine Liste zuzuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF, RTF und ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein RTF- oder ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf Durchsuchen... und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der WICE-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse angezeigt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

Bitte beachten Sie: Das Erstellen einer Liste wird hier in einem gesonderten Eintrag zum [[Listengenerator]] erklärt.

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Des Weiteren gilt die Kategoriezuweisung nur für Adresslisten ohne Ansprechpartnerauswahl!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Funktion sollte vorab sorgfältig durchdacht sein!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "Go".

Datei:Adressliste neu.png

2017-02-06T11:26:17Z

Sgatzke:

Kampagnen

2017-02-06T11:23:24Z

Sgatzke: /* Adressliste erstellen */

== Kampagnen ==

Mit dem Modul Kampagnen können Sie Adresslisten erstellen. Diese dienen dann als Grundlage für Marketingkampagnen und Adressexportlisten.
Von hier aus können Sie Mailings erstellen und versenden, Adressen exportieren, Templates als Dokumentenvorlage verwalten oder neue Adresslisten einrichten, sowie bereits erstellte Adresslisten einer neuen Adresskategorie zuweisen. Uber die Registerkarte Kampagnen gelangen Sie in eine Ubersicht der bereits erzeugten Kampagnen.

=== Adresslisten ===

Sie sehen, wenn Sie das Modul Kampagnen betreten, zunächst eine Übersicht über alle bereits vorhandenen Adresslisten.

{{Screenshot|Adresslisten.png|882|Übersicht bereits eingerichteter Adresslisten}}

In dieser Maske können Sie mit Klick auf den Edit-Button eine bestehende Adressliste editieren, sich mit Klick auf den Link "Teilnehmer" eine Teilnehmerliste der selektierten Adresse anzeigen lassen oder aber direkt ein Mailing erzeugen, die selektierten Adressen exportieren, sowie die selektierten Adressen einer neuen Adresskategorie zuweisen. Ausserdem sehen Sie von wem eine Adressliste erzeugt bzw. zuletzt editiert wurde.

{{Tipp
|Wenn Sie in dieser Ansicht die Beschreibung der Inhalte der Adressliste sehen möchten, so können Sie einfach mit Ihrem Mauszeiger auf die Spalte Liste bei der gewünschten Adressliste gehen und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Beschreibung angezeigt wird.
}}

=== Adressliste erstellen ===

Um eine neue Adressliste für die in Wice CRM vorhandenen Adressen zu erzeugen, klicken Sie auf den Button "Neue Adressliste" und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

{{Screenshot|Adressliste_edit.png|600|Maske zum Erstellen bzw. Ändern einer Adressliste}}

Diese recht umfangreiche Maske sieht, wenn Sie eine neue Adressliste erzeugen zunächst deutlich kompakter aus, da Sie zunächst, nach dem Sie einen Titel und eine Beschreibung, so dass andere User dies inhaltlich nachvollziehen können, für die zu selektierenden Adressen eingegeben haben, eine Auswahl der Adressart, die für diese Liste gewünscht ist, treffen müssen.
{{Wichtig|Sie müssen Ihrer Adressliste unbedingt einen Titel geben, da Sie ansonsten diese nicht für eine Nachbearbeitung bzw. Ausführung einer Kampagne aufrufen können.}}

Síe wählen dazu nun unter Teilnehmer aus dem Listenfeld aus, welche Adressen in Frage (Firma, Mitarbeiter) kommen. Dies ist wichtig, da dies unterschiedliche Typen von Adressen sind und jeweils andere Kategorien im System für diese Adressen eingegeben wurden. Sobald sie hier eine Auswahl getroffen haben, erweitert sich automatisch die Maske wie auf dem Screenshot zu sehen, in diesem Beispiel für die Auswahl "Firma". Die Auswahl "Mitarbeiter" dient zu Erzeugung einer internen Mailingliste für ein Mailing an Ihre unter dem Adresstyp Mitarbeiter in WICE hinterlegten Adressen. Wenn Sie also eine Adressliste für Ihre Geschäftskontakte, also Kunden, Partner, Interessenten etc. anlegen möchten, dann müssen Sie hier "Firma" auswählen.

Jetzt beginnen Sie mit der eigentlichen Selektion, in dem Sie die Adressen durch Auswahl der Adress-Kategorien auswählen. Möchten Sie die Adressen weiter einschränken, so können Sie dies über die weiteren Textfilter. Sie können diese durch die logischen Operatoren Und/Oder verknüpfen.

Möchten Sie diese Auswahl auf bestimmte Branchen reduzieren, so wählen Sie die gewünschten Branchen aus. Ihnen steht hier nur die erste Branchenkategorieebene zur Verfügung und Sie können jedoch hieraus mehrfach selektieren. Auch bei der Firma vorhandene Zusatzfelder stehen Ihnen als Auswahlfelder zur Verfügung - Sie können also auch hier hinterlegte zusätzliche Merkmale für eine Selektion nutzen.
{{Hinweis|Wenn Sie nach Einträgen in Zusatzfeldern suchen, müssen Sie die Suchbegriffe in "%"-Zeichen setzen, damit Sie die gewünschten Adressen in Ihrer Liste finden}}

Zusätzlich können Sie Vorgangsfilter auswählen. Es werden dann nur Adressen übernommen, für die bereits ein Vorgang mit den entsprechenden Vorgangskategorien besteht. Hiermit können Sie z. B. Adresslisten für bestimmte Aktionen erstellen.

Zusätzlich zu den Vorgangskategorien können Sie optional auch noch nur Vorgänge mit aufnehmen, die einen bestimmten Vorgangsstatus besitzen. Auch in diesem Feld ist eine Auswahl mehrerer Vorgangsstatusse möglich.

Möchten Sie '''gezielt''' bzw. auch '''Ansprechpartner''' anschreiben, so wählen Sie die Checkbox '''"Ansprechpartner auch aufnehmen mit Kategorien"''' aus und wählen anschließend die entsprechenden Kategorien aus.

'''Wenn Sie diese Checkbox nicht aktiveren, dann werden nur die Firmenadressen in die Liste mit aufgenommen und keine Ansprechpartner!'''

Sie haben auch die Wahl ausschließlich Ansprechpartner anzuschreiben und die Firmenadressen nicht mit in die Liste aufzunehmen. Hierzu aktivieren Sie diese Checkbox.

Optional besteht auch die Möglichkeit automatisch in der Auflistung eine Firmenadresse auszulassen und nur die Ansprechpartner anzuschreiben. Dazu müssen Sie die Checkbox "Firmenadresse auslassen, falls Ansprechpartner existiert" aktivieren. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie innerhalb Ihrer Adressliste viele Einträge haben, bei denen keine Ansprechpartner hinterlegt sind bzw. Sie sich dessen nicht sicher sind und die Adressen auf jeden Fall aufegenommen werden sollen.

Sie können die Adressen weiter einkreisen, in dem Sie nur Adressen neueren Datums anschreiben. Geben Sie hierzu ein Datum im Format JJJJ-MM-TT in das Eingabefeld ein. Z. B. 2000-01-01 für alle Adressen, die jünger als 01.01.2000 sind bzw. nach diesem Datum editiert bzw. aktualisiert wurden.

Möchten Sie zusätzliche Teilnehmer (z. B. sich selbst) einfügen, so können Sie dies im Eingabefeld zusätzliche Teilnehmer. Geben Sie hier eine E-Mailadresse pro Zeile ein. Bei gedruckten Mailings wird diese Eingabe nicht beachtet.

Ins Eingabefeld persönliche Anrede geben Sie einen Text ein, der immer dann eingefügt wird, wenn beim Ansprechpartner keine Serienbriefanrede vorhanden ist, also z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren". So können Sie später das Schlüsselwort SALUTATION (bei Emailings) bzw. [address.full_salutation] (bei gedruckten Mailings) verwenden Es wird dann durch die persönliche Anrede des Ansprechpartners ersetzt. Bei Firma-Emailadressen oder falls einem Ansprechpartner keine persönliche Anrede zugewiesen ist, wird das Schüsselwort SALUTATION bzw. [address.full_salutation] durch die Angabe in diesen Feld ersetzt.

Drücken Sie Eingaben speichern und Ihre Eingaben werden abgespeichert.

=== Adressliste editieren ===

Klicken Sie in der Ubersicht der Adresslisten auf das Edit-Icon, Sie gelangen nun in die Eingabemaske der Adressliste und können Ihre Anderungen vornehmen. Beachten Sie ggf. die Hinweise unter Adressliste erstellen.
Klicken Sie, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben zum Speichern auf Eingaben speichern.

=== Teilnehmerliste anzeigen ===

Über den Button Teilnehmerliste können Sie sich zur Kontrolle Ihrer Auswahl eine Liste aller enthaltenen Adressen anzeigen lassen.

{{Screenshot|Teilnehmer.png|714|Teilnehmer einer Adressliste}}

Sie haben hier jetzt die Möglichkeit einzelne Adressen von der Teilnahme bei einen Mailingaussand auszuschliessen bzw. über die jeweiligen Buttons "Alle selektieren" und "Alle de-selektieren" eine entsprechende Vorauswahl zu treffen, die Sie dann manuell ergänzen oder bearbeitern können, in dem Sie die Checkboxen bei den Einträgen anklicken. Die Einträge in der Liste sind direkt mit den Firmenadressen bzw. den hinterlegten Ansprechpartner verknüpft, so daß Sie auf diesem Wege auch die Kategorien der Teilnehmer bearbeiten können um diese permanent von der Auswahl zu entfernen.

Ausserdem können Sie durch die Anzeige in der Spalte Email schnell erkennen ob bei den gewählten Teilnehmern überhaupt eine Emailadresse hinterlegt ist und dies ggf. nachpflegen, sollten Sie den Versand eine Emailings an diese Adressliste planen.

{{Wichtig
|Wenn in der Administration Ihres WICE-Mandanten unter "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktiviert ist, so werden die hier getätigten Einstellungen auch für den Export übernommen. '''Dies gilt nicht für die Funktion des Zuweisens von Adresskategorien im Kampagnenbereich'''}}

{{Hinweis
|Ansprechpartner die auf "inaktiv" gesetzt sind, erscheinen nicht in der Teilnehmerliste und werden auch nicht exportiert. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Eintrag "[[Ansprechpartner]]"}}

=== Adressen exportieren ===

Wollen Sie die in WICE verwalteten Adressen exportieren, so klicken Sie bei der gewünschten Adressliste auf "Export" und Sie gelangen in die Exportmaske. Adressen werden wahlweise im sogenannten CSV-Format oder im Excel-Format exportiert. Diese Formate lassen sich in allen gängingen Systemen weiterverarbeiten oder auch für einen Re-Import in Ihren WICE-Mandanten nutzen, wenn Sie eine externe Bearbeitung von Adressen durchführen möchten.

{{Hinweis
|Wenn Sie die Spalte Export in diese Ansicht vermissen bzw. nicht angezeigt bekommen, so kann das daran liegen das Ihr Useraccount für den Adressexport nicht frei geschaltet ist. Wenden Sie sich hier bitte an Ihren WICE-Administrator}}

Bitte beachten Sie auch, dass eventuell über die Teilnehmerliste deaktivierte Teilnehmer nicht exportiert werden, falls dies in der Administration Ihres Mandanten so eingestellt ist.

{{Screenshot|Adressexport2.png|702|Auswahlmaske für die Felder im Adressexport}}

In dem Auswahlfeld auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über alle Adressfelder die zum Export zur Verfügung stehen. Jetzt wählen Sie per Mausklick aus, welche dieser Eingabefelder in Ihre Export-Datei übernommen werden sollen. Jedes der gewünschten Eingabefelder überführen Sie per Klick auf den >>-Button in das linke Eingabefeld. Sollten Sie feststellen, dass Sie sich bei Ihrer Auswahl geirrt haben, dann können Sie die Einträge über den <<-Button auch wieder deselektieren.

{{Hinweis
|Zum Export von Lieferadressen wählen Sie bitte die Felder "Index" und "Lieferanschrift-Index" aus. In der Ergebnisdatei trägt dann eine Adresse in der Spalte "address_company.delivery_address_id" den Wert der Spalte "address_company.rowid" der Lieferadresse.}}

Nun können Sie noch bestimmen in welchem Format der Export erfolgen soll, ob als CSV-Datei oder als Excel-Datei.
{{Wichtig|Grundsätzlich werden beim Adressexpot die Grupppenrechte beachtet - es sind in Ihrer Importdatei folglich immer nur Adressen enthalten zu denen Sie Zugriff haben, also Leserechte besitzen!}}

Klicken Sie auf Go!, und Ihre Exportdatei wird erzeugt. Dies kann nach Anzahl der Felder bzw. Komplexität der Auswahl ein wenig dauern. WICE vergibt in der Exportdatei automatisch die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten von links nach rechts.

Wenn Adressen die Sie aus einer Liste ausgeschlossen haben, nicht exportiert werden sollen, dann müssen Sie, bzw. ein Nutzer mit Admin-Rechten, in der Administration im Punkt "weitere Systemeinstellungen" die Checkbox "Auswahl "Nicht versenden" (Mailinglisten) gültig für Export" aktivieren.

=== E-Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein E-Mailing an eine bestimme Adressliste verschicken, so wählen Sie E-Mailing bei der betreffenden Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Anschließend gelangen Sie in Eingabemaske für Ihren Mailtext.
{{Screenshot|Emailing.png|869|Maske zum Erstellen eine Emailings}}

{{Tipp|Wir empfehlen die generelle Versendung Ihrer Emails im HTML-Format bzw. die Verwendung des Content-Editors mit den Wyswig-Funktionen(verfügbar ab WICE X5) zur Erstellung und zum Versand von Emailings}}
Als Absender wird die E-Mailadresse aus Ihrem Profil übernommen. Sie können diese auf jede andere E-Mailadresse ändern, so dass die Antworten auf ggf. nicht zustellbare oder fehlerhafte Emails nicht in Ihrem Postfach auflaufen müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf jeden Fall Zugriff auf das verwendete Email-Postfach benötigen!
{{Wichtig|Geben Sie in das Feld für die Absenderadresse nur die "rohe" Absenderadresse ein und achten Sie darauf das keine Sonderzeichen enthalten sind!}}
Um das Emailing absenden zu können, müssen Sie einen Verifizierungscode anfordern. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit und soll der missbräuchlichen Verwendung dieses Features vorbeugen. Sie können den Verifizierungscode nur an die hinterlegte Absenderadresse senden lassen - somit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich Zugriff auf diesen Account haben. Den per Email erhaltenen Code müssen Sie dann per Copy & Paste in das dafür vorgesehen Feld kopieren. Dieser ist nur einmalig verwendbar und besitzt eine Gültigkeit von einer Stunde.
Um die Email mit dem Code zu versenden klicken Sie auf '''Verifizierungs-Code anfordern''' und Sie erhalten in einem neuen Fenster noch eine Bestätigung über den Versand an die hinterlegte Adresse.

{{Hinweis|Sollten Sie vermeintlich keinen Code per Email erhalten, so prüfen Sie bitte zunächt noch einmal die korrekte Absenderadresse und auch ob dieser ggf. von Ihrem Spam-Filter aussortiert wurde oder ob die Einstellung für Ihren Emailaccount ggf. vorsieht, dass Sie sich von Ihrer eigenen Adresse keine Emails schicken können!}}

Geben Sie im Betreff einen sinnvollen Betreff ein, auch um die Anfälligkeit Ihrer Mailings gegenüber der Aussortierung durch einen Spamfilter zu minimieren bzw. auch die Neugier beim Empfänger zu wecken.

Im Eingabefeld "Text" geben Sie den Text Ihres Mailings ein. Im Text kann das Schlüsselwort SALUTATION verwendet werden. Es wird durch die persönliche Anrede der einzelnen Ansprechpartner ersetzt oder durch die für diese Adressliste hinterlegte Begrüßungsformel, wenn keine Serienbriefanrede für die Adresse bzw. den Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Sie können im Mailtext auch Platzhalter aus dem Adressbereich verwenden, so z.B. alle Felder aus einer Firmenadresse - bei einem Mailing an einer Firma - in dem Format [address_company.*] bzw. [address_contactperson.*] für alle Felder bei einer Mail an einen Ansprechpartner als Empfänger. Bei einem Mailing an Ihre Mitarbeiter können Sie diese Platzhalter im Format [address_employee.*] einbinden - diese werden dann mit den Informationen aus der Mitarbeiteradresse befüllt.
Auch die Inhalte von Zusatzfeldern in dem Format [custom.*] bei Firmen, Ansprechpartner oder Mitarbeitern können verwendet werden, wobei im Feldnamen alle Sonderzeichen (alles außer A-Z, a-z, 0-9, _) durch den Unterstrich ersetzt werden.

Beispiel: Sie möchten ein Mailing zur Überprüfung der aktuell bei Ihnen hinterlegtn Adressdaten eine Firma versenden, so setzen Sie zur automatischen Befüllung durch die in Wice für den jeweiligen Eintrag hinterlegte Firmenanschrift im Mailing die Platzhalter [address_company.name], [address_company.street] [address_company.street_number] und [address_company.zip_code][address_company.town] usw. an der gewünschten Stelle im Mailingtext ein.

Oder aber Sie haben in Wice in zwei Zusatzfeldern die Zugangsdaten - Username und Passwort - für Ihre Kunden zu einem geschützten Bereich auf Ihrer Webseite hinterlegt und möchten diese Ihren Kunden in einem Mailing zusenden, dann verwenden Sie hier die exakte Bezeichnung der Zusatzfelder mit den Platzhalter wie [custom.Username] und [custom.Passwort] in Ihrem Mailing.

{{Hinweis|Mit den Schlüsselwörtern REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK und REMOVE_FROM_ALL_MAILINGLISTS_LINK können im Text der Email automatisch diese Links eingesetzt werden, mit denen sich der Empfänger selbstständig von der eingesetzten Mailingliste bzw. von allen Mailinglisten entfernen kann. Dies entspricht dem Setzen der Nicht-Versenden-Checkbox in der Teilnehmerliste. Verfügbar ist diese Funktion nur nur für Firmen/AP-Mailings und nicht für Mailings an Mitarbeiter
Wenn sich ein Empfänger von der Mailingliste über diesen Link abgemeldet hat, dann bleibt die Abmeldung auch nach der Änderung der Mailingliste erhalten.
Damit dieser Link funktioniert, muss die "Base-URL", also die Adresse Ihres Servers, konfiguriert sein.}}

{{Tipp|In einem Text-Newsletter fügen Sie einfach das Schlüsselwort an der gewünschten Stelle ein. In einem HTML-Newsletter müssen Sie einen kompletten Hyperlink in den HTML-Quellcode an der gewünschten Stelle einfügen. Das Format sieht dann beispielsweise so aus: <pre><a href="REMOVE_FROM_MAILINGLIST_LINK">Vom Newsletter abmelden.</a></pre>
}}

Unter Optionen haben Sie noch die Möglichkeit einzustellen, ob die E-Mail im HTML-Format und mit höchster Priorität gesendet werden soll oder ob Sie zunächst nur den Dummy-Mode nutzen möchten, bei dem Sie nur eine Empfängerliste erhalten und kein Mailversand erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Mailclients HTML-Mails verarbeiten können und viele Anwender diese Option aus Sicherheitsgründen im Mailclient ausgeschaltet haben. Diese erhalten dann nur HTML-Quelltext.

{{Hinweis
|Bitte beachten Sie unseren Spezialeintrag: [[HTML-Newsletter]] }}

Ausserdem können Sie die Checkbox "Dublettenprüfung auf Emailadressen-Basis vornehmen (sollte ein AP mehrfach existieren, wird er hiermit nur einmal angeschrieben)" aktivieren, womit ein mehrfacher Versand an ein und dieselbe Emailadresse verhindert werden kann.

'''Bitte beachten Sie ferner, dass die Dauer für das Absenden je nach Anzahl der Teilnehmer einer Adressliste bis zu mehreren Stunden dauern kann. Bitte brechen Sie die Verbindung nicht ab bzw. schliessen Sie die Maske nicht!'''

Klicken Sie abschließend auf Mail an alle Teilnehmer absenden.

Das E-Mailing wird nun an die in der Adressliste hinterlegten Adressen gesendet. Anschliessend durchläuft WICE die Adressdatenbank und gibt am Ende die verschickten Adressen aus.

{{Wichtig
|Die Prozentanzeige bei der Generierung der Emails stellt nicht den tatsächlichen Stand des Emailversands dar! Obwohl hier ggf. keine 100% angezeigt werden, wird dennoch eine Email an alle gültigen Teilnehmer der Adressliste versendet!}}

=== Gedrucktes Mailing erstellen ===

Möchten Sie ein gedrucktes Mailing an eine bestimmte Adressliste verschicken, so wählen Sie bitte "Gedrucktes Mailing" bei der entsprechenden Adressliste aus. Sie gelangen nun in eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates (Dokumentvorlagen), die mit dieser Adressliste bzw. einem Adresstyp (Firma/Mitarbeiter) verknüpft wurden.

Wählen Sie ein gewünschtes Template aus und klicken Sie auf Dokument erstellen. Wollen Sie hierzu noch gleichzeitig eine Notiz an der Adresse der einzelnen Teilnehmer abspeichern, so aktivieren Sie die Checkbox Einzeldokumente als Adressnotizen speichern. Sollte das Dokument sog. Custom-Variablen enthalten, so werden Ihnen die Eingabefelder für die Custom-Variablen hier dargestellt und können direkt in WICE befüllt werden. Speichern Sie das Dokument nun anschließend. Die erzeugten Einzeldokumente werden Ihnen nun zum Download bereit gestellt, so dass Sie diese ausdrucken und versenden können.

Wenn Sie das Media-Assistant-Plugin installiert haben, dann erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:
{{Screenshot|Downloadoptionen.png|476|Auswahlmaske bei installiertem Media-Assistant-Plugin}}

Sie können nun entweder Ihre Default-Software zum Bearbeiten von ZIP-Archiven aufrufen oder die Datei per Email versenden bzw. diese abspeichern. Für eine direkte Darstellung des ZIP-Archivs und einen PDF-Sammeldruck wählen Sie die Option "ZIP-Datei öffnen und Inhalt darstellen oder drucken" und klicken jeweils abschliessend auf "Go".

Sie gelangen in die folgende Maske mit der Übersicht der im ZIP-Archiv vorhandenen Einzeldokumente:
{{Screenshot|Pdf_sammeldruck.png|544|Ansicht der im ZIP-Archiv enthaltenen Dokumente}}

Sie können nun die einzelnen Dokumente über den Link bei dem jeweiligen Dokument entweder Anzeigen lassen oder Downloaden.
Alternativ können Sie über die Funktion "[Sammel-PDF-Druck aus Zip-Archiv-Inhalten]" aus allen enthaltenden Dokumenten eine PDF-Datei erstellen, die dann in einem Dokument alle Einzeldokumenten für einen Sammeldruck enthält. Klicken Sie dazu einfach direkt auf den Link. Je nach installierter Version des auf Ihrem WICE-Server installierten Textverarbeitung kann es Einschränkungen in der Konvertierung der Formate geben. Sollte das von Ihnen gewünschte Dateiformat nicht dabei sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren WICE-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Erzeugung der PDF-Datei je nach Anzahl, Größe und Format der Einzeldokumente bei der Konvertierung einige Minuten dauern kann.

{{Tipp
|Unter Verwendung des Fax.de-Plugins das allen Kunden der WICE-CRM Groupware kostenlos zur Verfügung gestellt wird, können Sie optional direkt über WICE Ihre gedruckten Mailings, per Fax-Mailing oder mit automatischem Briefversand, als sogenannter iLetter, "papierlos" versenden. Der Versand wird dann komplett von unserem Partner Fax.de übernommen - Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich über das Plugin als Kunde bei Fax.de registrieren. Dabei entstehende Kosten für Ihre per Fax oder iLetter versendeten Dokumente werden Ihnen direkt von Fax.de in Rechnung gestellt.}}

=== Kampagnenmanagement ===

Eine Übersicht aller bereits durchgeführten Mailingaktionen finden Sie im Bereich Adresslisten in der Registerkarte Mailingaktionen.

{{Screenshot|Campaigns.png|600|Übersicht über alle durchgeführten Kampagnen}}

Sie sehen den Namen der betreffenden Adressliste und in der Spalte Dokumentenarchiv bei gedruckten Mailings den Namen des verwendeten Templates bzw. ein Link zu der aus dem gedruckten Mailing erzeugten ZIP-Datei mit den Dokumenten aller Teilnehmer zur Ansicht.
Ausserdem sehen Sie den den Mailingtyp (gedruckt oder E- Mailing) und das Datum und die Uhrzeit der Verschickung und den Usernamen desjenigen, der das Mailing ausgelöst hat.

Durch Klicken auf den Namen der Adressliste gelangen Sie in die Teilnehmerliste des Mailings.

{{Screenshot|Campaign_participants.png|600|Übersicht der Teilnehmer eines Mailings}}

Klicken Sie nun auf "Mitarbeiter zum Nachbearbeiten zuweisen". Wählen Sie aus der Liste "Beteiligte Mitarbeiter" die entsprechenden Mitarbeiter aus.

{{Screenshot|Campaign_followup.png|600|Maske zur Auswahl der Nachbearbeitung eines Mailings}}

Nun sollten Sie wählen, ob zur Nachbearbeitung Adressnotizen mit einer Wiedervorlage oder Vorgänge mit einer Aktion erzeugt werden sollen. Diese Auswahl gilt dann für alle Adressen und wird automatisch für die ausgewählten Mitarbeiter erstellt.

Bei einer Notiz müssen Sie nur das Wiedervorlagedatum eingeben.Sie können zusätzlich noch ein Notizmedium aus der Liste auswählen.

Möchten Sie Vorgänge einrichten, so geben Sie bitte einen Betrefftext für die Vorgänge ein und wählen einen verantwortlichen Mitarbeiter aus. Dieser Mitarbeiter ist für alle zu erstellenden Vorgänge verantwortlich, was jedoch nicht bedeuten muss, dass er diese auch ausschliesslich alleine bearbeitet.

Weiter können Sie nun den Status des Vorgangs und die Kategorien auswählen und ob der Vorgang als "in Arbeit" angezeigt werden soll.
Über die Besitzergruppen wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Besitzer der neuen Vorgänge sein sollen. Dies regelt die Zugriffsrechte auf diese Vorgänge. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen auswählen können, in denen die vorher ausgewählten Mitarbeiter Mitglied sind.

Anschließend geben Sie noch das Datum der ersten Wiedervorlage, das Aktionsmedium und den Aktionstext ein. Anschließend klicken Sie auf Eingaben speichern.

In der Übersicht der betreffenden Mailingaktion sehen Sie nun die zugewiesenen Mitarbeiter.

{{Screenshot|Campaign_followup2.png|600|Übersicht über den Stand der Nachbearbeitung eines Mailings bzw. einer Kampagne}}

Ob der Mitarbeiter die Wiedervorlage erledigt hat, sehen Sie später in der Spalte "nachbearbeitet" in Form des grünen Häkchens. Sie können die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ersetzen, jedoch geht durch das Verändern der zugewiesenen Mitarbeiter die bisherige Zuweisung verloren!

=== Template (Dokumentenvorlage) erstellen ===

Templates sind die Druckvorlagen für gedruckte Mailings oder einzelne Dokumente, die Sie aus einem Vorgang zu einer Aktion heraus erstellen können. Um neue Templates zu erstellen oder um bestehende Templates zu editieren gehen Sie bitte in den Bereich der Adresslisten und klicken Sie auf Templates.

{{Screenshot|Templates.png|600|Liste aller im System hinterlegten Dokumententemplates}}

Sie sehen nun eine Übersicht der bereits vorhandenen Templates. Durch klicken auf "Source" können Sie ein vorhandenes Template in Ihrer Textverabeitung öffnen oder aber durch einen Klick auf das Edit-Icon die Einstellungen zu bereits hinterlegten Templates verändern. Generell werden Templates in Ihrer lokal installierten Textverabeitung erstellt um diese dann hier hoch zu laden. Speichern Sie Ihre Templates als RTF- oder ODT-Datei ab. Die in den Templates zu verwendenden Eingabefelder finden Sie, in dem Sie auf den Button '''Template-Helper''' klicken.

Klicken Sie nun auf Neues Template.

{{Screenshot|New_template.png|600|Eingabemaske zum Hinterlegen bzw. bearbeiten der Einstellungen eines Dokumententemplates}}

Sie sehen nun die Maske zum Template-Upload. Geben Sie hier Name und Beschreibung des neuen Templates an. Sie können diese Vorlage mit einer Liste oder mit einem bestimmten Adresstyp verknüpfen.
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen für Dokumente vom Adresstyp "Ansprechpartner" oder "Mitarbeiter" einbinden möchten, dann auch andere Variablen in der Vorlage für die Anschrift etc. verwendet werden müssen - weitere Informationen zu diesen, liefert Ihnen der '''Template-Helper'''!}}

Um eine Liste zuzuweisen, müssen Sie zuerst die Liste erzeugen. Wählen Sie weiterhin den Dokumenttyp (PDF, RTF und ODT), sowie das Format (A4 oder Letter) aus.

Wenn Sie ein RTF- oder ODT-Dokumententemplate hinterlegen möchten, dann müssen Sie das Template vorher entsprechend lokal in Ihrer Textverarbeitung erzeugt haben. Klicken Sie nun auf Durchsuchen... und wählen das Dokument aus. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern. Ihr erstelltes Template wird nun in der Übersicht angezeigt und steht den Usern zur Verwendung im Vorgang oder für Mailings gemäß den gewählten Einstellungen zur Verfügung.

=== Verwendung von erweiterten Listen ===

Mit den erweiterten Listen können aus nahezu beliebigen Datenbankabfragen Tabellen erstellt werden mit den verschiedensten Information, z.B. Telefonlisten bestimmter PLZ-Bereiche oder spezielle Terminlisten. Erstellt werden können Listen in 5 Schritten, in denen die Listeninhalte definiert werden. Nach der Erstellung können SQL-Profis auch direkt die SQL-Abfrage editieren.

{{Wichtig
|Die Listenerstellung über die erweiterten Listen erfordert auf jeden Fall Kenntnisse der WICE-Datenbank und ist somit ein Profi-Feature, welches wenigen entsprechend kundigen Nutzern vorbehalten sein sollte! Dagegen können Listen von jedem User ohne Vorkenntnisse angezeigt werden, indem der Listenname angeklickt wird.}}

Bitte beachten Sie: Das Erstellen einer Liste wird hier in einem gesonderten Eintrag zum [[Listengenerator]] erklärt.

=== Adresskategorien zuweisen ===

Sie können über diese Funktion für alle Adressen einer bereits eingerichteten Adressliste, diesen Adressen eine neue Adresskategorie zuweisen. Dies kann eine Kategorie sein die bereits besteht oder auch eine völlig neue Kategorie, die Sie in diesem Zusammenhang hier einrichten können.
{{Hinweis|Beachten Sie bitte auch, das Änderungen für die Zuweisung der Adresskategorien hier nur wirksam werden für Adressen, an denen Sie als User Editierrechte haben. '''Des Weiteren gilt die Kategoriezuweisung nur für Adresslisten ohne Ansprechpartnerauswahl!'''}}

Klicken Sie zunächst bei der gewünschten Adressliste in der jeweiligen Spalte auf "Adresskategorie zuweisen":

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen.png|600|Kilcken Sie hier bei der jeweiligen Adressliste auf "Adresskategorie zuweisen"}}

Sie gelangen dann in die folgenden Ansicht:

{{Screenshot|Adresskategorie_zuweisen2.png|600|Hier können Sie die Adresskategorie auswählen bzw. eine neue anlegen}}

In dieser Ansicht können Sie jetzt allen Adressen (nur Firmenadressen!) aus dieser Adressliste eine neue Adresskategorie als gemeinsames Selektionskriterium zuweisen. Hierbei haben Sie die Auswahl, aus bereits eingerichteten Kategorien, die Sie aus den Drop-Down-Menüs der eingerichteten Adresskatgorien auswählen können oder ob Sie eine neue Kategorie in einer der zur Auswahl stehenden Adresskategorien einrichten möchten.

Optional können Sie durch die Aktivierung der Checkbox "bisherige Adresskategorie-Zuweisung überschreiben" entscheiden ob die bisherige Kategorisierung durch die Neuauswahl überschrieben werden soll. Die Nutzung dieser Funktion sollte vorab sorgfältig durchdacht sein!

Um Ihre Änderungen zu übernehmen klicken Sie abschliessend auf "Go".