Adress-Import (Excel)

Aus WikiWICE
Wechseln zu: Navigation, Suche

Adressen-Import (Excel)

For the best and most comfortable option to import large quantities of adresses and notes to WICE we recommend using the Excel-Import feature. You can access the import via the Administraion of WICE->Database by clicking on Address import (XLS).

To identify your adresses by WICE during the import process you need to add the matching titles to your columns of your Excel sheet, according to their usage in the WICE database.

Please note that your Excel-File can not be password protected in order to use it with the Excel-Import!

Achtung.png
Wichtig:

The column title for the company name "address_company.name" in your Excel-file is essential to proceed with your import!

You will have to add the matching column title in the first line of your Excel sheet. All of the supported column titles are listed here at the end of this chapter with a brief explantation or listed on the page of the Excel-Import - Step 1. Please also read carefully the remarks on the start screen of the import because these contain more useful hints as for example how to use the same colummn titles repeatedly to merge the contents of these columns in WICE or how contents of custom fields for addresses and contact persons need to imported into WICE.

Before you can start your import your need to prepare your Excel sheet with your addresses according to these prerequisites, so that you can import them into WICE.



Xls import-demo.png
Screenshot: Example of an Excel sheet with the correct column titles to be imported into WICE

Here you see an example of an Excel sheet ready to be imported by the WICE Excel-import. Of course a sheet can contain more fields. It is most important that the column titels are in the correct format so that WICE can match them. We will send you an Excel-file as an example with all possible column titles, so that you are able to copy these into your sheet and avoid any typos. WICE will only be able to identify these titles if the spelling is identical - it will also list during the import process all the column tites found in your sheet.

If you have more than one contact person for a company address and you want to import them, you will have to add for every contact person another line in your sheet with the same fields for the company address including the personal information for your contact person, so that WICE can add this contact person to the already exisiting company address. It is not possible to import more than one contact person in the same line for the same company address. WICE identifies in the import process that a company address already exists and just adds the new contact person to this address.



Achtung.png
Wichtig:

While importing addresses these will be assigned to the owner group that the user importing these addresses has selected in it`s Profile at the field for the "Address input default groups"! If nothing has been selected here, all the addresses will be imported without an owner group, which means that these can be accessed by every other user. If you want to make certain addresses only avaiable for some users then you might have to split your addresses into multiple imports and change the owner groups into the Profile before each single import.


Daten-Import Schritt 1


Excelimport1.png
Screenshot: Overview of the column titles useable in the import and the selection of the import file.

Please select now your file that you wish to import containing your address data. The file needs to be on you local hard drive or network. Please klick on "Search" to select you file. Before you can continue you need to confirm the Checkbox "I agree with the hints printed below". Now you need to click on the button "Transfer Excel file" and the fiel will be uploaded to the WICE server. Depending on your file size this can take a few minutes.


Bulbgraph.png
Hinweis:

If you want to import notes to be addes to an address, the date format in your import column "note.holdfile_date" of your Excel sheet needs to be in the format YYYY-MM-DD.

Im Feld note.employee_assigned muss die Datenbank-ID (employee.rowid) des Mitarbeiters für den die Wiedervorlage bestimmt ist stehen. Damit Excel dieses Format akzeptiert, muss ggf. die Spaltenformatierung auf "Text" eingestellt werden.


Im nächsten Schritt erfahren Sie, wie viele Tabellen WICE in der Excel-Datei gefunden hat.

Daten-Import Schritt 2

Hier sehen Sie nun wie viele Tabellen WICE in Ihrer hochgeladenen Excel-Datei gefunden hat. Sollten sich mehrere Tabellen(Sheets) in Ihrer Datei befinden, können Sie über die Auswahlmaske entscheiden welches Sheet WICE importieren soll. Sie sehen auch wie viele Zeilen sich in der jeweiligen Tabelle befinden. Bitte wählen Sie die gewünschte Tabelle aus und klicken Sie auf den Button "Ausgewähltes Sheet importieren".


Excelimport2.png
Screenshot: Ansicht der Anzeige und Auswahl der in der Importdatei gefundenen Sheets

Daten-Import Schritt 3

WICE analysiert nun Ihre Excel-Datei und zeigt Ihnen danach an, welche Spalten in dieser erkannt wurden:


Excelimport3oben.png
Screenshot: Erkannte Spalten in der Importdatei.

Sie können doppelt gefundene Spalten zusammenführen, indem Sie das entsprechende Trennzeichen eingeben. Sie müssen nicht alle von WICE unterstützen Felder in der Importtabelle aufführen. Sie müssen(!) aber auf jeden Fall die erste Adresskategorie (address_company.address_category1) mit Inhalt aufführen.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Wenn Sie eine Adresskategorie mehrfach belegen wollen, also einen Eintrag in der 1. Firmenadresskategorie z.B. als "Kunde" und "Partner" kennzeichnen möchten, dann müssen Sie für jeden Kategorieeintrag eine eigene Spalte in der Importdatei anlegen und diese mit einem Wert füllen.

WICE führt beim Import eine Dublettenüberprüfung durch. Hierdurch können zusätzliche Informationen an die Adresse angehängt oder Zusatzfelder durch Werte in der Excel-Tabelle überschrieben.


Excelimport3unten.png
Screenshot: In dieser Maske können Sie die gewünschten Einstellungen für die Dublettenprüfung und die Zeilenanzahl für einen Testimport vornehmen.

Sie können durch die entsprechenden Optionen ausgewählte Felder auch dann in die Dublettenprüfung einbeziehen, wenn deren Werte leer sind sowie Stammdaten von Dubletten aktualisieren. Hierdurch werden die Felder von gefundenen Dubletten mit den Werten aus der Import-Datei überschrieben.

Sie können die entsprechenden Felder für die Dublettenerkennung selber festlegen. Klicken Sie hierfür in der Zeile "Firma" auf die gewünschten Felder, sowie in der Zeile "Ansprechpartner" auf die jeweiligen Felder die in die Dublettenprüfung einbezogen werden sollen. Hierbei handelt es sich um UND-Verknüpfungen. Dies bedeutet, dass jedes ausgewählte Kriterium übereinstimmen muss.

Außerdem können Sie entscheiden wie viele Zeilen der Importdatei importiert werden sollen. Dazu dient die Funktion "Import stoppen nach bestimmter Zeilenanzahl". Geben Sie in dem Feld die gewünschte Zeilenanzahl ein. So können Sie große Import-Dateien mit dieser Option zunächst testen und validieren. Bitte lassen Sie das Feld leer oder tragen Sie "0" ein, damit alle Zeilen importiert werden.

Klicken Sie anschließend auf "Import durchführen"


Smile orange.png
Tipp:

Bitte testen Sie größere Importdateien bzw. Ihre Einstellungen zunächst mit einigen Datensätzen um diese zu validieren, wie mit Hilfe der Funktion "Import stoppen nach bestimmter Zeilenanzahl" möglich und empfohlen.


Daten-Import Schritt 4

Nun wird der Import von WICE durchgeführt. Auf dem Schirm sehen Sie die einzelnen importierten Adressen je Zeile. Wenn dort keine weiteren Adressen mehr aufgeführt werden, ist der Import durchgeführt, bzw. wenn die angezeigte Zeilenanzahl den Zeilen in Ihrer Importdatei entspricht.

Excelimport4.png

Anhand der Bildschirmausgabe können Sie für die einzelnen Zeilen prüfen wie der Import diese erfasst bzw. bearbeitet hat. Wenn es sich um eine Dublette handelt, so wird dies in der Zeile mit dem Vermerk "already exists" gekennzeichnet. Wenn nur ein weiterer Ansprechpartner erfasst wird, zu einer bereits vorhandenden Adresse, so wird dies auch durch den Vermerk "inserting contact person..." in der jeweiligen Zeile ausgegeben. Sollten alle Ihre Zeilen als Dubletten erkannt worden sein, so werden natürlich auch keine neuen Einträge für diese Dubletten in der Adressdatenbank erzeugt!

Smile orange.png
Tipp:

Der Importlog kann später nicht erneut aufgerufen werden - sollten Sie erneut auf diesen zugreifen wollen, dann markieren Sie die Auflistung und sichern Sie diese per Copy & Paste in einem Texteditor!


Achtung.png
Wichtig:

Sie erhalten nach dem Abschluß des Imports, also nachdem Ihnen die Nummer der letzten Zeile der in Ihrer Importdatei enthaltenen Daten angezeigt wird, keine gesonderte Meldung von WICE. Daher prüfen Sie vorab im Step 2 bzw. in der von Ihnen verwendeten Excel-Datei die Gesamtanzahl der zu importierenden Zeilen. Wenn die Gesamtanzahl erreicht wird, können Sie die Importmaske verlassen bzw. beenden und im Modul "Adressen" prüfen ob die Daten korrekt importiert wurden.

Adressen-Import rückgängig machen

Um einen vorherigen Import rückgängig zu machen, rufen Sie in der Administration den Adressen-Import(XLS). Im unteren Bereich diese Maske sehen Sie die gewünschte Funktion:

Import reverse.png
Screenshot: Funktion um einen Excel-Adressimport rückgängig zu machen

Bitte beachten Sie die entsprechenden Hinweise: Sie können einen Import nur rückgängig machen, wenn die Option "Stammdaten von Dubletten aktualisieren" nicht ausgewählt wurde, und wenn der Import innerhalb der letzten 24 Stunden durchgeführt wurde!

Klicken Sie nun auf den Button "Vorigen Import rückgängig machen" und Sie gelangen in die folgende Ansicht, wenn nicht einer der obigen Punkte zutrifft:


Import reverse2.png
Screenshot: Maske zur Auswahl um einen gewählten Import rückgänig zu machen

Wählen Sie nun aus dem Drop-Down Menü den gewünschten Import aus den Sie rückgängig machen möchten und aktivieren Sie die Checkbox mit der Sicherheitsbestätigung und klicken Sie dann auf "Ausgewählten Import rückgängig machen". Es werden nun alle Daten aus dem Import unwiederbringlich gelöscht. Beachten Sie dazu auf jeden Fall auch den Hinweistext in der Maske! Wenn Sie einen weiteren Import rückgängig machen möchten, so führen Sie die Schritte erneut durch.

Erklärung der Felder für den Import

Im Prinzip sind die Felder für den Excel-Import relativ selbsterklärend. Wir haben hier für Sie alle Felder mit weiteren Erklärungen aufgeführt. Im Sinne einer besseren Übersicht haben wir dies unterteilt. In der Excel-Tabelle muss dies alles in einer Zeile stehen. Sie müssen aber nicht alle Felder verwenden.

Feldname address_company.address_category1 address_company.address_category2 address_company.address_category3 address_company.address_category4
Erklärung Firmenadresskategorie 1 Firmenadresskategorie 2 Firmenadresskategorie 3 Firmenadresskategorie 4
Feldname address_company.country address_company.customer_number address_company.delivery_address address_company.fax
Erklärung Land Kundennummer (wird sonst automatisch vergeben) Lieferanschrift (nicht mehr unterstützt) Firmenfaxnummer
Feldname address_company.line_category1 address_company.line_category2 address_company.name address_company.number_of_employee
Erklärung Branchen-Kategorie1 Branchen-Kategorie2 Firmenname Anzahl der Mitarbeiter
Feldname address_company.p_o_box address_company.phone address_company.remarks address_company.state
Erklärung Firma Postfach Firma Telefonnummer Firma Bemerkungen Firma Bundesland
Feldname address_company.state_pobox address_company.street address_company.street_number address_company.suburb
Erklärung Firma Bundesland Postfach Firma Straße Firma Hausnummer Firma Ortsteil
Feldname address_company.town address_company.town_area address_company.town_pobox address_company.turnover
Erklärung Firma Ort Firma Ortsteil (engl. Adresse) Firma Ort Postfach Firma Umsatz
Feldname address_company.url address_company.zip_code address_company.zip_code_pobox
Erklärung Firma Webadresse Firma PLZ Firma PLZ Postfach


Die Felder für die Ansprechpartner lauten:

Feldname address_contactperson.address_category1 address_contactperson.address_category2 address_contactperson.address_category3 address_contactperson.address_category4
Erklärung Ansprechpartner Adresskategorie 1 Ansprechpartner Adresskategorie 2 Ansprechpartner Adresskategorie 3 Ansprechpartner Adresskategorie 4
Feldname address_contactperson.birthday address_contactperson.email address_contactperson.fax address_contactperson.firstname
Erklärung Ansprechpartner Geburtsdatum Ansprechpartner E-Mail Ansprechpartner Fax Ansprechpartner Vorname
Feldname address_contactperson.mobile_phone address_contactperson.name address_contactperson.phone address_contactperson.phone2
Erklärung Ansprechpartner Handynummer Ansprechpartner Nachname Ansprechpartner Telefon Ansprechpartner Telefon 2
Feldname address_contactperson.phone3 address_contactperson.position address_contactperson.private_street address_contactperson.private_town
Erklärung Ansprechpartner Telefon 3 Ansprechpartner Visitenkarteninfo Ansprechpartner Privatanschrift Straße Ansprechpartner Privatanschrift Stadt
Feldname address_contactperson.private_zip_code address_contactperson.remarks address_contactperson.salutation address_contactperson.serial_salutation
Erklärung Ansprechpartner Privatanschrift PLZ Ansprechpartner Bemerkungen Ansprechpartner Anrede Ansprechpartner Serienbriefanrede
Feldname address_contactperson.title
Erklärung Ansprechpartner Titel


Eine Erklärung der Zusatzfelder und der Felder zum Import von Notizen finden Sie hier:

Feldname custom.* note.contactperson note.employee_assigned
Erklärung Zusatzfeld Notiz Ansprechpartner Notiz Mitarbeiter
Feldname note.holdfile_date note.holdfile_time note.medium note.priority
Erklärung Notiz Wiedervorlage Datum Notiz Zeit Notiz Aktionsmedium Notiz Priorität
Feldname note.task_done note.text note.time_exposure
Erklärung Notiz Wiedervorlage erledigt (0/1) Notiz Text Notiz Bearbeitungszeit