Adressen: Unterschied zwischen den Versionen

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(Die Seite wurde neu angelegt: Die Adressdatenbank ist das Herzstück des Customer Relationship Managements. Für den Erfolg von CRM ist die Qualität der Adressen von entscheidender Bedeutung. ==A...)
 
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Adressen werden durch unterschiedliche Kategorien segmentiert. Die [[WICE CRM-Groupware]] unterscheidet zunächst zwischen vier unterschiedlichen Adress-Arten bzw. Grundkategorien. Sie finden diese in dem ersten Pulldown-Menü im Bereich Adressen.
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Adressen werden durch unterschiedliche Kategorien segmentiert.  
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Version vom 22. August 2008, 10:02 Uhr

Die Adressdatenbank ist das Herzstück des Customer Relationship Managements. Für den Erfolg von CRM ist die Qualität der Adressen von entscheidender Bedeutung.

Adress-Kategorien

Adressen werden durch unterschiedliche Kategorien segmentiert.

Grundkategorien / Adresstypen

Die WICE CRM-Groupware unterscheidet zunächst zwischen vier unterschiedlichen Adress-Arten bzw. Grundkategorien. Sie finden diese in dem ersten Pulldown-Menü im Bereich Adressen.

Adressen grundkategorien.png
Screenshot: Grundkategorien


Achtung.png
Wichtig:

Die Grundkategorien sind im Unterschied zu den anderen Kategorien in der WICE CRM-Groupware fest definiert und sind nicht veränderlich.


Die Sortierung in dem Pulldown-Menü ist alphabetisch. Als Default-Einstellung werden bei Klick auf das Menü "Adressen", die Liste der Grundkategorie "Firma" angezeigt.

===Frei definierbar





Adressen werden in Firmenadressen und den zugehörigen Ansprechpartner aufgeteilt. Sie können zu jeder Adresse beliebig viele Ansprechpartner hinterlegen. Die Adressen werden durch die unterschiedlichen Kategorien segmentiert. Bitte notieren Sie jede Änderung und jeden Hinweis zu einer Adresse oder eines Ansprechpartner in der WICE-Datenbank.


Selektieren Sie nur nach der ersten Kategorie (Firma, Mitarbeiter, Ansprechpartner, Privat), so erhalten Sie alle entsprechenden Adressen alphabetisch sortiert angezeigt.

Mit den weiteren Kategorien am oberen Fensterrand können Sie gezielt bestimmte Adressgruppen selektieren. Wählen Sie hierfür die gewünschte Kategorieeinträge aus und klicken anschließend auf Go.

Möchten Sie sich die Gesamtliste für die getroffene Auswahl anzeigen lassen, so klicken Sie auf Gesamtliste. Bitte beachten Sie, dass die länge der Liste Auswirkung auf die Ladezeit hat.

Sie sehen hier auf einen Blick den Firmennamen, die zugehörigen Telefon und Telefaxnummern, sowie die E-Mail-Adresse.

Am unteren Fensterrand gelangen Sie mit >> zur nächsten Seite oder mit << zur vorherigen Seite. Sie können auch direkt eine Ziffer anklicken, um mehrere Seiten zu überspringen. Die zu der Seite auf der Sie sich befinden zugehörige Ziffer ist weiß hinterlegt.

Klicken Sie hier direkt die E-Mail-Adresse an, ¨

so offnet sich automatisch Ihr E-Mail- Programm. Die entsprechende Adresse wird automatisch eingetragen. Sie können so sofort eine E-Mail an die ausgewählte Adresse versenden.

6.1 Adressen neu anlegen Klicken Sie auf Neuer Eintrag. Sie erhalten dann die Eingabemaske zum Anlegen einer neuen Adresse.


Chapter 6: Adressen

Tragen Sie hier nun die firmenspezifischen Daten in die Eingabefelder ein. Eingabefelder mit einem * davor sind als Pflichtfelder markiert. Diese müssen unbedingt ausgefüllt werden. Andernfalls können die eingegebenen Daten nicht abgespeichert werden.

Achten Sie bei der Eingabe der E-Mail-und URL-Adresse auf korrekte Schreibweise. Nur so wird die E-Mail-Adresse und die Internetadresse im Adress-Stamm entsprechend erkannt, um von dort aus direkt durch Anklicken eine E-Mail zu versenden oder auf die entsprechende Homepage zu gelangen.


Unter "Gesperrt" haben Sie zusätzlich die Möglichkeit diese Adresse zu sperren. Wählen Sie einen Sperrgrund aus und tragen Sie im dahinterliegenden Eingabefeld "Bemerkung" auch den Grund der Sperrung ein. Eine Sperrung dient nur zu Ihrer Information und hat keine weiteren Auswirkungen innerhalb des Programms. In der Adressübersicht wird neben der Adresse ein "Gesperrt"-Icon angezeigt, so dass jeder auf Anhieb sieht, dass diese Adresse gesperrt ist.


Mit den Kategorien weisen Sie die Adress-Kategorien zu. Dies dient Ihnen später bei der Segmentierung der Adressen. Mit dem Mailinglistenmanager können gezielt Adressen mit bestimmten Kategorien per E-Mail oder Brief angeschrieben werden. Desweiteren lassen sich so diese Adressen unter den zugewiesenen Kategorien schneller finden. Die Adresskategorien sind generell anpassbar und werden von Ihrem Administrator eingerichtet. Soll in einer Kategorieebene eine Mehrfachselektion erfolgen, so halten Sie Strg gedrückt, während Sie mit der Maustaste die Selektion vornehmen.


Sie können ausserdem eine Bemerkung zu jedem Adressdatensatz in das dafür vorgesehene Textfeld einfügen. Weitere Eingabefelder können von dem Systemadministrator eingerichtet werden.

Um einen Adresseintrag nur einer bestimmten Benutzergruppe zuzuweisen, können Sie jeden Eintrag einem oder mehreren Gruppen von Besitzern zuordnen. Dazu klicken Sie auf die vorhandene Benutzergruppe um diese auszuwählen oder halten die Strg-Taste gedrückt um mehrere Gruppen zu selektieren. Die Adresse wird dann entsprechend nur den Usern der zugeordneten Gruppe angezeigt.


Chapter 6: Adressen

Es werden Ihnen nur die Benutzergruppen zur Auswahl angezeigt zu denen Sie selbst Zugang haben. Wird hier keine Benutzergruppe selektiert, so ist die Adresse für jeden Benutzer sichtbar.

Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern . Sie gelangen nun wieder automatisch auf die Startseite des Moduls "Adressen".


Chapter 6: Adressen

6.2 Adressen-Suche Sie können auf vielerlei Arten nach Adressen suchen.


6.2.1 ...nach Kategorie Wollen Sie sich Adressen aller angelegten Firmen (Kunden, Interessenten, Lieferanten, Partner etc.) anzeigen lassen, so wählen Sie im ersten Listenfeld die Kategorie Firma aus. Bei den anderen Listenfelder wählen Sie hierbei keinen Eintrag aus. Klicken Sie auf den Button Go!.Sie erhalten alle Firmenadressen angezeigt.

¨

Uber die Listenfelder haben Sie also die Möglichkeit Adressen nach Kategorien zu selektieren. Die Kategorien haben Sie bei der Anlage der Adressen bereits zugewiesen.

Sie können so Adressen nach unterschiedlichen Kategorien, wie z.B. Kunden, Interessenten, Lieferanten, Partnern, aber auch nach Orten, Produkt und Dienstleistungsgruppen anzeigen lassen.

Die angezeigten Kategorien hat Ihr Administrator zuvor den Bedürfnissen Ihres Unternehmens angepasst und im Modul "Admin" angelegt.

6.2.2 ...nach Alphabet Im Modul "Adresse" haben Sie die Möglichkeit, sich Adressen alphabetisch anzeigen zu lassen. Klicken Sie hierzu einfach den gewünschten Buchstaben an, mit dem die Adresse beginnt. Es werden Ihnen sogleich die entsprechenden Adressdatensätze angezeigt.

6.2.3 ...nach Begriffen Klicken Sie auf erweiterte Suche. Sie bekommen nun eine ähnliche Maske wie bei der Neuanlage oder dem Editieren von Adressen. Sie können in diese Eingabefelder Suchkriterien eingeben. Es werden Ihnen nun alle Suchergebnisse mit dem entsprechenden Suchbegriff in angezeigt. Auf diese Weise können Sie mit den unterschiedlichsten Kombinationen von Kriterien in Ihrem Adressdatenstamm suchen.


Chapter 6: Adressen

6.3 Adressen bearbeiten ¨

Sie wollen nun eine Adresse bearbeiten, d.h. Anderungen in den Adressdaten vornehmen. Klicken Sie auf den Firmennamen der ausgesuchten Adresse. Sie erhalten nun die Detailansicht der Adresse.

änderungshistorie 6.3.1

¨¨

Mit der Anderungshistorie kann ein User mit Administratorrecht die Anderungen an einer

Adresse ückgängig machen. ur auf den But

uberwachen und gegebenfalls r¨Klicken Sie hierf¨ ¨

ton ¨änderungen dieser Adresse. In

Anderungshistorie.Es offnet sich ein Fenster mit den ¨


den Spalten sehen Sie den Timestamp der Anderung, den Usernamen, das Feld in dem Daten ¨

geändert wurden, der Wert vor der Anderung und der neue Wert. ¨

Sie können nun mit der Checkbox einzelne oder alle Anderungen auswählen und durch Klick auf den Button Ausgewählte änderungen rückgängig machen diese Rückgängig machen.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur Benutzern mit Administratorenrechten zur Verfügung steht.

6.3.2 Eintrag editieren Klicken Sie auf Eintrag editieren. Sie erhalten die aus der Adressanlage bekannte Maske. ¨

Nehmen Sie nun die gewünschten Anderungen in den entsprechenden Eingabefeldern vor. Neben Adressänderungen haben Sie hier auch die Möglichkeit andere Adress-Kategorien zuzuweisen, eine Kundennummer einzutragen oder automatisch diesem Eintrag eine Kundennummer vom System zuweisen zu lassen.

Sie können ausserdem eine Adresse mit Angabe des Grundes sperren, sowie allgemeine Be ¨

merkungen hinterlegen. Haben Sie Ihre Anderungen vorgenommen, so klicken Sie am unteren Fensterrand auf Eingaben speichern.

Sie gelangen danach automatisch wieder in die Registerkarte Allgemeines des Adressdaten- Fensters zurück.

6.3.3 Eintrag löschen Sie haben die Möglichkeit eine Adresse komplett zu löschen. Hat Ihr Systemadministrator die Adresskategorie "Papierkorb" eingerichtet, so wird die zu löschende Adresse mit dieser Kategorie versehen. Erst wenn der Administrator diese Kategorie löscht, werden alle Adressen aus dieser Kategorie gelöscht.


Chapter 6: Adressen

Sollte die Adresskategorie "Papierkorb" nicht eingerichtet sein, so wird die Adresse gelöscht.

Bedenken Sie bitte hierbei, dass Sie eine Löschung nichtmehrrückgängig machen können!

Klicken Sie auf Löschen. Die Adresse wird nun komplett gelöscht. Sie gelangen automatisch wieder in das Ausgangsfenster der Adressenübersicht zurück.

6.3.4 Eintrag duplizieren Sie können eine Adresskopie anlegen. Klicken Sie hierzu auf Eintrag duplizieren.Es wird hierdurch eine Kopie angelegt. Sie erkennen diese Kopie in der Adressübersicht an der Namenserweiterung (COPY). Diese Adresse können Sie nun wie gewohnt weiterverarbeiten.


Chapter 6: Adressen

6.4 Ansprechpartner Wollen Sie für einen Kunden einen neuen Ansprechpartner hinterlegen, so wählen Sie den gewünschten Kunden aus und klicken auf den Firmennamen. Wählen Sie die Registerkarte Ansprechpartner.


In diesem Registerkarte werden Ihnen in Klammern die Anzahl der bereits angelegten Ansprechpartner angezeigt.

Hier sehen Sie auf einen Blick die zu der Firma zugehörigen Ansprechpartner mit Angabe der E-Mail-Adresse, Telefon-und Faxnummer, sowie unter Sonstiges weitere wichtige Informationen, wie z.B. Position oder Abteilung des Ansprechpartners.

Klicken Sie hier direkt die E-Mail-Adresse an, ¨

so offnet sich automatisch Ihr E-Mail- Programm. Die entsprechende Adresse des Ansprechpartners wird automatisch eingetragen. Sie können so sofort eine E-Mail an den ausgewählten Ansprechpartner versenden.

¨

Klicken Sie bei einem Ansprechpartner auf "Aktionen" so gelangen Sie in eine Ubersicht sämtlicher Termine, Notizen, Vorgangsaktionen und Projekte, die mit diesem Ansprechpartner verknüpft sind.

6.4.1 Ansprechpartner anlegen Wollen Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf Neuer Ansprechpartner.


Sie gelangen in die Maske zum Anlegen eines Ansprechpartners. Tragen Sie hier nun die Daten des neuen Ansprechpartners, wie Anrede, vollständiger Name, Telefon-, Fax-und E-Mail- Verbindung ein. Um eine persönlicheAnredefür ein Mailing oder einen Serienbrief festzulegen klicken Sie einfach auf die entsprechenden Eingabefelder, je nach Geschlecht des Ansprechpartners. Unter Kategorien haben Sie die Möglichkeit Abteilung und Position des Ansprechpartners auszuwählen und zuzuordnen.


Chapter 6: Adressen

Eingabefelder die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. Diese müssen ausgefüllt werden, sonst können Sie die Daten nicht abspeichern.

Die Ansprechpartner-Kategorien hat zuvor Ihr Administrator definiert und festgelegt.

Klicken Sie abschließend auf Eingaben speichern. Der neue Ansprechpartner ist nun angelegt und wird Ihnen in der Registerkarte Ansprechpartner angezeigt.

6.4.2 Ansprechpartner bearbeiten Klicken Sie in der Registerkarte Ansprechpartner auf "edit" eines zuvor angelegten Ansprechpartners an. Sie gelangen sogleich in das Bearbeitungsfenster zur Anderung der

Eingabe/ ¨ entsprechenden Daten. Klicken Sie abschließend auf Eingaben speichern.


Chapter 6: Adressen

6.5 Notizen Nachdem Sie die gewünschte Adresse ausgewählt haben, klicken Sie auf den Firmennamen. Wählen Sie anschließend die Registerkarte Notizen.


In diesem Registerkarte sehen Sie alle Notizen, die der Adresse zugewiesen sind. Hier wird Ihnen in der Registerkarte die Anzahl der hinterlegten Notizen in Klammern angezeigt.

Sie sehen neben dem Datum, der Priorität, den Text der Notiz, sowie das hierfür gewählte Medium (Versandart)und das zur Notiz zugewiesene Dokument. Klicken Sie auf die unter Dokument zugewiesene Datei, so wird diese automatisch geöffnet.

Wenn Sie eine bereits vorhanden Notiz in eine Aktion umwandeln möchten, um Sie einem Vorgang zuzuordnen, dann wählen Sie zunächst per Checkbox eine oder mehrere Notizen aus unddannimMenü einen Vorgang, der zu der ausgewählten Adresse vorhanden ist dem Sie die Notiz(en) zuordnen möchten und klicken dann auf in Aktion umwandeln.Die gewählte Notiz ist jetzt als Aktion in dem Vorgang abgelegt.

6.5.1 Notiz anlegen Um einer Adresse eine neue Notiz zu hinterlegen klicken Sie auf Neuer Eintrag. Sie erhalten nun die Maske für eine neue Notiz.


Wählen Sie unter Medium aus dem Listenfeld das Medium (Versandart) der Notiz aus.

Unter Dokument klicken Sie auf Durchsuchen.... Sie gelangen automatisch in die Explorerdarstellung Ihres Rechners. Wählen Sie hier die gewünschte Datei aus, die Sie an die Adresse als Notiz versenden wollen. In dem angezeigten Eingabefeld wird Ihnen der Pfad angezeigt, in dem sich das Dokument befindet.

Im Eingabefeld Notiz geben Sie in beliebiger Form die Kurzbeschreibung der Notiz ein. Diese Beschreibung wird Ihnen dann in der jeweiligen Notiz in der ¨ onnen nun

Ubersicht angezeigt. Sie k¨ diese Notiz als Wiedervorlage für sich oder einen bestimmten Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen anlegen.


Chapter 6: Adressen

Aktivieren Sie hierzu das Kontrollfeld und wählen Sie aus dem Listenfeld den gewünschten Mitarbeiter.

Wählen Sie unter Priorität aus dem Listenfeld eine für Sie angemessene Priorität von 1 bis 10 aus, sowie das Datum, bis wann diese Notiz erledigt sein sollte.

Diese Notiz erscheint nun in der Registerkarte Wiedervorlage des Moduls "Home".

Abschliessend können Sie noch einen Ansprechpartner zuweisen. Geben sie hierfür einfach die ersten Buchstaben des Nachnamens des Ansprechpartners ein. WICE zeigt automatisch die gefunden Treffer an. Wählen Sie einen Ansprechpartner durch Klick aus.

Einen Zeitaufwand erfassen Sie durch Eingabe der Stunden und Minuten in dem betreffenden Feldern.

Möchten Sie, dass der zugewiesene Mitarbeiter keine E-Mail als Benachrichtigung erhalten soll, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollfeld

Klicken Sie abschließend auf Eingaben speichern.

Die neu angelegt Notiz erscheint sogleich in der Registerkarte Notizen.

6.5.2 Notiz bearbeiten Wollen Sie eine Notiz bearbeiten, so klicken Sie in der gewünschten Notiz unter Wiederv./Edit auf "EDIT"

¨

Sie gelangen sogleich in das Fenster zum Erfassen der Notizen. Machen Sie Ihre Anderungen und klicken Sie auf Eingaben speichern.

6.5.3 Notiz zum Vorgang ühren uberf¨

ühren.Sie können eine Notiz zu einem bereits vorhandenen Vorgang uberf¨Wählen Sie hierzu die Checkbox unter "umw." hinter der betreffenden Notiz aus. Anschließend wählen Sie den betreffenden Vorgang in der Auswahlliste am Ende der Notizübersicht aus und klicken auf in Aktion umwandeln.


Chapter 6: Adressen

6.6 Vorgänge Im Adressdaten-Stamm wird Ihnen nach Auswahl einer gewünschten Adresse das Modul "Vorgänge" als Registerkarte angezeigt.


Sie haben also die Möglichkeit Vorgänge im gleichnamigen Modul oder aber auch unter "Adressen|Registerkarte Vorgänge" neuanzulegen,zubearbeitenoderzulöschen.

Suchen Sie die gewünschte Adresse aus und klicken Sie auf den Firmennamen. Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Vorgänge. Hier wird Ihnen in der Registerkartekarte die Anzahl der bereits zu dieser Adresse angelegten Vorgänge angezeigt.

Sie sehen hier auf einen Blick die offenen Vorgänge mit Angabe des Status, des Datums, sowie der entsprechenden Anfrage und des zuständigen Mitarbeiters.

Wollen Sie sich bereits geschlossene Vorgänge anschauen, so wählen Sie bitte die Checkbox "zeige geschlossene Vorgänge". Anschließend werden die bereits geschlossenen Vorgänge angezeigt.

6.6.1 Neuer Vorgang anlegen Um einen neuen Vorgang anzulegen, klicken Sie auf Neuer Vorgang. Sie gelangen anschließend in die Eingabemaske zur Anlage neuer Vorgänge.

Die weitere Bearbeitung erfolgt analog des Kapitels 7 "Vorgänge".

6.7 Kontokorrent ¨

Im Reiter Kontokorrent erhalten Sie einen Uberblick über sämtliche erstellten Rechnungen und eventuelle Zahlungseingänge eines Kunden.

Einen Uberblick ¨¨ uber sämtliche Offenen Posten oder Zahlungseingänge erhalten Sie im Modul Vertrieb.


Im ersten Teil der Maske sehen Sie die erstellten Rechnungen. Unbezahlte Summen werden in Rot angezeigt und haben ein vorangestelltes Minus.

Durch Klick auf die Rechnungsnummer in der Spalte Nr. ¨

offnet sich die Rechnung im PDF- Format. Durch Klick auf die Nummer in der Spalte Vorgang gelangen Sie in den entsprechenden Vorgang.


Chapter 6: Adressen

Durch Klick auf Korr. können Sie eine Korrekturrechnung erstellen. Nach dem Erstellen einer Korrekturrechnung erscheint in der Spalte "Wurde korrigiert durch" die entsprechende Rechnungsnummer der Korrekturrechnung.

6.7.1 Zahlungseingang registrieren Möchten Sie nun einen Zahlungseingang registrieren, so klicken Sie auf den entsprechenden Link. Es öffnet sich die Maske zur Registrierung eines Zahlungseingangs.


Geben Sie hier das Datum des Zahlungseingangs ein. Wählen Sie in der Auswahlliste die entsprechende Rechnung aus und geben in das Feld Betrag die Summe des Zahlungseingangs ein. In das Textfeld Bemerkung können Sie noch eine freie Bemerkung zu diesem Zahlungseingang eingeben.

Drücken Sie nun auf Eingaben speichern.

Anschließend gelangen Sie wieder in den Reiter Kontokorrent und Ihr Zahlungseingang wurde erfolgreich registriert. Des weiteren wurde der Zahlungseingang in der Gesamtliste der Zahlungseingänge registriert. Sie finden diese Liste im Modul Vertrieb.


Soll ein Zahlungseingang nachträglich verändert werden, so klicken Sie auf "EDIT".Es öffnet sich dann die Maske zum Editieren des Zahlungseingangs. ¨

GebenSie nunIhre Anderungen ein und klicken anschließend auf Eingaben speichern. ¨

Ihr Anderungen werden nun übernommen.


Chapter 6: Adressen

6.8 Projekte Im Adressdaten-Stamm wird Ihnen nach Auswahl einer gewünschten Adresse das Modul "Pro ¨

jekte" als Registerkarte angezeigt. Sie erhalten hier eine Ubersicht der angelegten Projekte.


Bitte beachten Sie, dass Sie neue Projekte nur im Modul "Projekte" anlegen können.

6.8.1 Projekte bearbeiten ¨

Haben Sie in der Ubersicht auf den gewünschten Projekttitel geklickt, so gelangen Sie die ¨

Ubersicht des Projektes mit seinen Aufgaben. Weiteres zum Thema Projekte finden Sie im Kapitel 10.

6.9 Termine In diesem Registerkarte sehen Sie sämtliche mit dieser Adresse verknüpften Termine. Sie erfahren hier auch den Ort und die mit dem Termin zusammen gebuchten Ressourcen.


Zu Terminen, die bereits stattgefunden haben gelangen Sie, in dem Sie die Checkbox "Auch vergangene Termine anzeigen" anklicken.

Durch Klick auf den Titel des Termins gelangen Sie in die Detailansicht des Termines im Kalender. Weiteres zum Thema Termine finden Sie im Kapitel 9.

6.9.1 Termin anlegen Klicken Sie auf Neuer Termin. Sie gelangen in die Eingabemaske zum Anlegen eines neuen Termins. Gleichzeitig offnet sich in einem weiteren Fenster die Monatsansicht des Kalenders. ¨ Alles weitere erfahren Sie im Kapitel Termine.

6.10 Dokumente Es sind hier alle Dokumente für die jeweiligen Adressen hinterlegt. Die Dokumente können ¨

aus einer Notiz, einer Aktion, einem Vorgang oder einer Projektaufgabe stammen. Uber die ¨

entsprechenden Spalten können Sie die Herkunft der Dokumente nachvollziehen. Uber das Pull- Down Menükönnen Sie auswählen wenn Sie nur die Anzeige von Dokumenten einer bestimmten Kategorie wünschen, z.B. aller Angebote, Rechnungen oder Besuchsberichte.

Um die Dokumente nach Ihren Kategorien anzeigen zu lassen, müssen diese beim Anlegen entsprechend zugeordnet werden.


Chapter 6: Adressen

Klicken Sie auf Dokumententitel in der Spalte "Datei",so öffnet sich diese Datei in der entsprechenden Anwendung oder Sie werden zum Download angehalten. Handelt es sich um ein Dokument aus einem Vorgang, so klicken Sie auf "Vorgang" in der Spalte "gefunden in".Sie gelangen so zu der Aktion in diesem Vorgang.