Adressen-Import (Excel): Unterschied zwischen den Versionen

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(Adressen-Import (Excel))
(Adressen-Import (Excel))
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== Adressen-Import (Excel) ==
 
== Adressen-Import (Excel) ==
Eine weitere und sehr komfortable Möglichkeit, Adressen in WICE zu importen ist die Excel-Schnittstelle. Hierfür legen Sie Ihre Adressdaten in einer Datei im MS-Excel Format ab. Die Excel-Datei darf nicht passwortgeschützt sein. Die Spaltennamen müssen den Datenbankfeldern in WICE entsprechen. Spaltennamen sind in die erste Zeile des Excel-Sheets zu setzen. Die unterstützen Tabellenfelder entnehmen Sie bitte der Textbox. Lesen Sie vor dem Import auch bitte die Hinweise auf dem Startbildschirm gründlich durch.
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Eine weitere und sehr komfortable Möglichkeit, Adressen in WICE zu importen ist die Excel-Schnittstelle. Hierfür legen Sie Ihre Adressdaten in einer Datei im MS-Excel Format ab. Die Excel-Datei darf nicht passwortgeschützt sein. Die Spaltennamen müssen den Datenbankfeldern in WICE entsprechen.  
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{{Hinweis|Bitte beachten Sie, daß das Feld für den Firmennamen "address_company.name" auf jeden Fall zwingend enthalten sein muss, damit WICE einen Import überhaupt durchführen kann!}}
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Spaltennamen sind in die erste Zeile des Excel-Sheets zu setzen. Die unterstützen Tabellenfelder entnehmen Sie bitte der Textbox. Lesen Sie vor dem Import auch bitte die Hinweise auf dem Startbildschirm gründlich durch.
  
 
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Version vom 7. November 2008, 14:53 Uhr

Adressen-Import (Excel)

Eine weitere und sehr komfortable Möglichkeit, Adressen in WICE zu importen ist die Excel-Schnittstelle. Hierfür legen Sie Ihre Adressdaten in einer Datei im MS-Excel Format ab. Die Excel-Datei darf nicht passwortgeschützt sein. Die Spaltennamen müssen den Datenbankfeldern in WICE entsprechen.

Bulbgraph.png
Hinweis:

Bitte beachten Sie, daß das Feld für den Firmennamen "address_company.name" auf jeden Fall zwingend enthalten sein muss, damit WICE einen Import überhaupt durchführen kann!

Spaltennamen sind in die erste Zeile des Excel-Sheets zu setzen. Die unterstützen Tabellenfelder entnehmen Sie bitte der Textbox. Lesen Sie vor dem Import auch bitte die Hinweise auf dem Startbildschirm gründlich durch.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Wenn Sie Wiedervorlagen als Notizen zu einer Adresse importieren möchten, dann muss das Datumsformat in der Importspalte "note.holdfile_date" in dem Format YYYY-MM-DD in der Excel-Datei angegeben werden. Im Feld note.employee_assigned muss die Datenbank-ID (employee.rowid) des Mitarbeiters für den die Wiedervorlage bestimmt ist stehen. Damit Excel dieses Format akzeptiert, muss ggf. die Spaltenformatierung auf "Text" eingestellt werden.


Achtung.png
Wichtig:

Wenn Sie Adressen importieren, dann werden diese Adressen der Besitzergruppe zugewiesen, welche Sie in Ihrem Profil als Standard-Gruppenauswahl für die Adresseingabe selektiert haben! Wenn hier nichts voreingestellt ist, so werden die Adressen ohne Besitzergruppe importiert und sind damit für alle User zugänglich. Wenn Sie also Adressen nur einigen oder allen Besitzergruppen zugänglich machen möchten, so müssen Sie die Adressen ggf. in mehreren Importen hinzufügen und die Einstellungen im Profil vor dem Import entsprechend anpassen


Daten-Import Schritt 1

Excelimport1.png

Geben Sie die Datei an, welche die zu importierenden Daten enthält. Die Datei befindet sich lokal auf Ihrem Rechner. Klicken Sie hierzu auf "Durchsuchen" und wählen Sie die gewünschte Datei aus. Klicken Sie anschließend auf den Button zum Übertragen der Datei. Die Datei wird daraufhin zum Server übertragen. Je nach Dateigröße kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen.

Im nächsten Schritt erfahren Sie, wieviele Tabellen WICE in der Excel-Datei gefunden hat.

Daten-Import Schritt 2

Bitte wählen Sie die gewünschte Tabelle aus und klicken Sie auf den Button zum Importieren.

Excelimport2.png

Daten-Import Schritt 3

Im nächsten Schritt sehen Sie, welche Spalten WICE erkannt hat:

Excelimport3oben.png

Sie können doppelt gefundene Spalten zusammenführen, indem Sie das entsprechende Trennzeichen eingeben. Sie müssen nicht alle von WICE unterstützen Felder in der Importtabelle aufführen. Sie müssen(!) aber auf jeden Fall die erste Adresskategorie (address_company.address_category1) mit Inhalt aufführen.

WICE führt beim Import eine Dublettenüberprüfung durch. Hierdurch können zusätzliche Informationen an die Adresse angehängt oder Zusatzfelder durch Werte in der Excel-Tabelle überschrieben.

Excelimport3mitte.png

Sie können durch die entsprechenden Optionen ausgewählte Felder auch dann in die Dublettenüberprüfung einbeziehen, wenn deren Werte leer sind sowie Stammdaten von Dubletten aktualisieren. Hierdurch werden die Felder von gefundenen Dubletten mit den Werten aus der Import-Datei überschrieben.

Sie können die entsprechenden Felder für die Dublettenerkennung selber festlegen. Klicken Sie hierfür in der Zeile "Firma" auf die gewünschten Felder sowie in der Zeile "Ansprechpartner" auf die jeweiligen Felder die in die Dublettenprüfung einbezogen werden sollen. Hierbei handelt es sich um UND-Verknüpfungen. Dies bedeutet, dass jedes ausgewählte Kriterium übereinstimmen muss.

Excelimport3unten.png

Mit der Option "Codepage-Konvertierung" können Sie die Daten in den Zeichensatz iso-8859-2 konvertieren. Speziell bei Verwendung von osteuropäischen Sonderzeichen ist dies empfohlen.

Klicken Sie anschließend auf "Import durchführen"


Smile orange.png
Tipp:

Bitte testen Sie Ihre Importdatei bzw. Ihre Einstellungen zunächst mit einigen Datensätzen bevor Sie mehrere 1000 Zeilen oder mehr zu importieren versuchen, da dies ggf. einige Zeit in Anspruch nimmt. Dies kann Ihnen viel Zeit und Mühe ersparen, sollten Sie Fehler oder Inkonsistenzen nach dem Abschluss des Imports bemerken.

Daten-Import Schritt 4

Nun wird der Import von WICE durchgeführt. Auf dem Schirm sehen Sie die einzelnen importierten Adressen. Wenn dort keine weiteren Adressen mehr aufgeführt werden, ist der Import durchgeführt.

Excelimport4.png

Adressen-Import rückgängig machen

Um einen vorherigen Import rückgängig zu machen, rufen Sie in der Administration den Adressen-Import(XLS). Im unteren Bereich diese Maske sehen Sie die gewünschte Funktion:

Import reverse.png
Screenshot: Funktion um einen Excel-Adressimport rückgängig zu machen

Bitte beachten Sie die entsprechenden Hinweise: Sie können einen Import nur rückgängig machen, wenn die Option "Stammdaten von Dubletten aktualisieren" nicht ausgewählt wurde, und wenn der Import innerhalb der letzten 24 Stunden durchgeführt wurde!

Klicken Sie nun auf den Button "Vorigen Import rückgängig machen" und Sie gelangen in die folgende Ansicht, wenn nicht einer der obigen Punkte zutrifft:


Import reverse2.png
Screenshot: Maske zur Auswahl um einen gewählten Import rückgänig zu machen

Wählen Sie nun aus dem Drop-Down Menü den gewünschten Import aus den Sie rückgängig machen möchten und aktivieren Sie die Checkbox mit der Sicherheitsbestätigung und klicken Sie dann auf "Ausgewählten Import rückgängig machen". Es werden nun alle Daten aus dem Import unwiederbringlich gelöscht. Wenn Sie einen weiteren Import rückgängig machen möchten, so führen Sie die Schritte erneut durch.