Adressen-Import (Excel)

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Adressen-Import (Excel)

Eine weitere und sehr komfortable Möglichkeit, Adressen in WICE zu importen ist die Excel-Schnittstelle. Hierfür legen Sie Ihre Adressdaten in einer Datei im MS-Excel Format ab. Die Excel-Datei darf nicht passwortgeschützt sein. Die Spaltennamen müssen den Datenbankfeldern in WICE entsprechen.

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Wichtig:

Bitte beachten Sie, daß das Feld für den Firmennamen "address_company.name" auf jeden Fall zwingend enthalten sein muss, damit WICE einen Import überhaupt durchführen kann!

Spaltennamen sind in die erste Zeile des Excel-Sheets zu setzen. Die unterstützen Tabellenfelder entnehmen Sie bitte der Textbox. Lesen Sie vor dem Import auch bitte die Hinweise auf dem Startbildschirm gründlich durch.


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Hinweis:

Wenn Sie Wiedervorlagen als Notizen zu einer Adresse importieren möchten, dann muss das Datumsformat in der Importspalte "note.holdfile_date" in dem Format YYYY-MM-DD in der Excel-Datei angegeben werden. Im Feld note.employee_assigned muss die Datenbank-ID (employee.rowid) des Mitarbeiters für den die Wiedervorlage bestimmt ist stehen. Damit Excel dieses Format akzeptiert, muss ggf. die Spaltenformatierung auf "Text" eingestellt werden.


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Wichtig:

Wenn Sie Adressen importieren, dann werden diese Adressen der Besitzergruppe zugewiesen, welche Sie in Ihrem Profil als Standard-Gruppenauswahl für die Adresseingabe selektiert haben! Wenn hier nichts voreingestellt ist, so werden die Adressen ohne Besitzergruppe importiert und sind damit für alle User zugänglich. Wenn Sie also Adressen nur einigen oder allen Besitzergruppen zugänglich machen möchten, so müssen Sie die Adressen ggf. in mehreren Importen hinzufügen und die Einstellungen im Profil vor dem Import entsprechend anpassen


Daten-Import Schritt 1


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Screenshot: Übersicht der im Import zu verwendenden Spaltenüberschriften und Importdateiauswahl

Geben Sie die Datei an, welche die zu importierenden Daten enthält. Die Datei befindet sich lokal auf Ihrem Rechner. Klicken Sie hierzu auf "Durchsuchen" und wählen Sie die gewünschte Datei aus. Klicken Sie anschließend auf den Button zum Übertragen der Datei. Die Datei wird daraufhin zum Server übertragen. Je nach Dateigröße kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen.

Im nächsten Schritt erfahren Sie, wieviele Tabellen WICE in der Excel-Datei gefunden hat.

Daten-Import Schritt 2

Bitte wählen Sie die gewünschte Tabelle aus und klicken Sie auf den Button zum Importieren.


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Screenshot: Ansicht der Anzeige und Auswahl der in der Importdatei gefundenen Sheets

Daten-Import Schritt 3

Im nächsten Schritt sehen Sie, welche Spalten WICE erkannt hat:


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Screenshot: Erkannte Spalten in der Importdatei.

Sie können doppelt gefundene Spalten zusammenführen, indem Sie das entsprechende Trennzeichen eingeben. Sie müssen nicht alle von WICE unterstützen Felder in der Importtabelle aufführen. Sie müssen(!) aber auf jeden Fall die erste Adresskategorie (address_company.address_category1) mit Inhalt aufführen.


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Hinweis:

Wenn Sie eine Adresskategorie mehrfach belegen wollen, dann müssen Sie für jeden Kategorieeintrag eine eigene Spalte in der Importdatei anlegen und diese mit einem Wert füllen.

WICE führt beim Import eine Dublettenüberprüfung durch. Hierdurch können zusätzliche Informationen an die Adresse angehängt oder Zusatzfelder durch Werte in der Excel-Tabelle überschrieben.


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Screenshot: In dieser Maske können Sie die gewünschten Einstellungen für die Dublettenprüfung und die Zeilenanzahl für einen Testimport vornehmen.

Sie können durch die entsprechenden Optionen ausgewählte Felder auch dann in die Dublettenüberprüfung einbeziehen, wenn deren Werte leer sind sowie Stammdaten von Dubletten aktualisieren. Hierdurch werden die Felder von gefundenen Dubletten mit den Werten aus der Import-Datei überschrieben.

Sie können die entsprechenden Felder für die Dublettenerkennung selber festlegen. Klicken Sie hierfür in der Zeile "Firma" auf die gewünschten Felder sowie in der Zeile "Ansprechpartner" auf die jeweiligen Felder die in die Dublettenprüfung einbezogen werden sollen. Hierbei handelt es sich um UND-Verknüpfungen. Dies bedeutet, dass jedes ausgewählte Kriterium übereinstimmen muss.

Ausserdem können Sie entscheiden wie viele Zeilen der Importdatei importiert werden sollen. Dazu dient die Funktion "Import stoppen nach bestimmter Zeilenanzahl". Geben Sie in dem Feld die gewünschte Zeilenanzahl ein. So können Sie große Import-Dateien mit dieser Option zunächst testen und validieren. Bitte lassen Sie das Feld leer oder tragen Sie "0" ein, damit alle Zeilen importiert werden.

Klicken Sie anschließend auf "Import durchführen"


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Tipp:

Bitte testen Sie größere Importdateien bzw. Ihre Einstellungen zunächst mit einigen Datensätzen um diese zu validieren, wie mit Hilfe der Funktion "Import stoppen nach bestimmter Zeilenanzahl" möglich und empfohlen.


Daten-Import Schritt 4

Nun wird der Import von WICE durchgeführt. Auf dem Schirm sehen Sie die einzelnen importierten Adressen je Zeile. Wenn dort keine weiteren Adressen mehr aufgeführt werden, ist der Import durchgeführt, bzw. die angezeigte Zeilenanzahl der Zeilen in Ihrer Importdatei entspricht.

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Anhand der Bildschirmausgabe können Sie für die einzelnen Zeilen prüfen wie der Import diese erfasst bzw. bearbeitet. Wenn es sich um eine Dublette handelt, so wird dies in der Zeile mit dem Vermerk "already exists" gekennzeichnet. Sollte es sich darum handeln, daß nur ein weiterer Ansprechpartner erfasst wird, so wird dies auch durch den Vermerk "inserting contact person..." in der jeweiligen Zeile ausgegeben. Sollten alle Ihre Zeilen als Dubletten erkannt worden sein, so werden natürlich auch keine neuen Einträge für diese Dubletten in der Adressdatenbank erzeugt!

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Tipp:

Der Importlog kann später nicht erneut aufgerufen werden - sollten Sie erneut auf diesen zugreifen wollen, dann markieren Sie die Auflistung und sichern Sie diese per Copy & Paste in einem Texteditor!


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Wichtig:

Sie erhalten nach dem Abschluß des Imports, also nachdem Ihnen die Nummer der letzten Zeile der in Ihrer Importdatei enthaltenen Daten angezeigt wird, keine gesonderte Meldung von WICE. Daher prüfen Sie vorab im Step 2 bzw. in der von Ihnen verwendeten Excel-Datei die Gesamtanzahl der zu importierenden Zeilen. Wenn die Gesamtanzahl erreicht wird, können Sie die Importmaske verlassen bzw. beenden und im Modul "Adressen" prüfen ob die Daten korrekt importiert wurden.

Adressen-Import rückgängig machen

Um einen vorherigen Import rückgängig zu machen, rufen Sie in der Administration den Adressen-Import(XLS). Im unteren Bereich diese Maske sehen Sie die gewünschte Funktion:

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Screenshot: Funktion um einen Excel-Adressimport rückgängig zu machen

Bitte beachten Sie die entsprechenden Hinweise: Sie können einen Import nur rückgängig machen, wenn die Option "Stammdaten von Dubletten aktualisieren" nicht ausgewählt wurde, und wenn der Import innerhalb der letzten 24 Stunden durchgeführt wurde!

Klicken Sie nun auf den Button "Vorigen Import rückgängig machen" und Sie gelangen in die folgende Ansicht, wenn nicht einer der obigen Punkte zutrifft:


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Screenshot: Maske zur Auswahl um einen gewählten Import rückgänig zu machen

Wählen Sie nun aus dem Drop-Down Menü den gewünschten Import aus den Sie rückgängig machen möchten und aktivieren Sie die Checkbox mit der Sicherheitsbestätigung und klicken Sie dann auf "Ausgewählten Import rückgängig machen". Es werden nun alle Daten aus dem Import unwiederbringlich gelöscht. Beachten Sie dazu auf jeden Fall auch den Hinweistext in der Maske! Wenn Sie einen weiteren Import rückgängig machen möchten, so führen Sie die Schritte erneut durch.