CommCenter: Unterschied zwischen den Versionen

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{{Wichtig|Da der POP3-Client nicht weiter gepflegt bzw. weiter entwickelt wird, bitten wir Sie sich bei Fragen zur Bedienung an die Informationen zum POP3-Client in unserem im Support-Center hinterlegten Handbuch zum Release 4.3 zu wenden! Für alle Neukunden steht nur noch der IMAP-Client zur Benutzung zur Verfügung}}
 
{{Wichtig|Da der POP3-Client nicht weiter gepflegt bzw. weiter entwickelt wird, bitten wir Sie sich bei Fragen zur Bedienung an die Informationen zum POP3-Client in unserem im Support-Center hinterlegten Handbuch zum Release 4.3 zu wenden! Für alle Neukunden steht nur noch der IMAP-Client zur Benutzung zur Verfügung}}
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Um Ihre in WICE hinterlegten IMAP-Accounts aufzurufen, klicken Sie auf "'''Zu meinen Email-Postfächern'''" und Sie gelangen in folgende Ansicht:
 
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{{Screenshot|Commcenter_mailaccounts.png|645|Übersicht der IMAP-Mailaccounts im CommCenter}}
 
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Version vom 10. Februar 2012, 16:53 Uhr

CommCenter

Dieses Modul der WICE CRM-Groupware dient allen Benutzern zum Informationsaustausch und als zentrale Kommunikationsplattform. Es besteht im wesentlichen aus folgenden Kommunikationstools:

• E-Mail-Center
• Diskussionsforum und Chatroom
• Messaging
• Fax (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins)
• SMS (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins)


E-Mail

WICE CRM-Groupware bietet Ihnen einen vollwertigen und rein webbasierender E-Mail-Client zum Lesen und Schreiben von E-Mails. Sie können mit ihm beliebig viele IMAP-Mailboxen abfragen.

Commcenter haupt.png
Screenshot: Übersicht CommCenter Email


Achtung.png
Wichtig:

Da der POP3-Client nicht weiter gepflegt bzw. weiter entwickelt wird, bitten wir Sie sich bei Fragen zur Bedienung an die Informationen zum POP3-Client in unserem im Support-Center hinterlegten Handbuch zum Release 4.3 zu wenden! Für alle Neukunden steht nur noch der IMAP-Client zur Benutzung zur Verfügung


Um Ihre in WICE hinterlegten IMAP-Accounts aufzurufen, klicken Sie auf "Zu meinen Email-Postfächern" und Sie gelangen in folgende Ansicht:

Commcenter mailaccounts.png
Screenshot: Übersicht der IMAP-Mailaccounts im CommCenter

Um den jeweiligen Emailaccount aufzurufen klicken Sie auf den Names des Accounts und dieser öffnet sich in einem neuen Fenster.

Neuen Email-Account einrichten

Um mit der WICE CRM-Groupware einen bestehenden Email-Account abzufragen, müssen Sie diesen zunächst einrichten.

Bulbgraph.png
Hinweis:

WICE bietet Ihnen keinen eigenen IMAP- oder POP3 Account an - WICE fragt diese Postfächer, ob nun bei Ihrem Provider oder auf einem Ihrer eigenen Server befindlich, lediglich ab und stellt Ihnen die Inhalte dar

Klicken Sie nun also auf neuer Email Account und Sie erhalten die folgende Ansicht:

Neuer account1.png
Screenshot: Maske zum Anlegen eines neuen Email-Accounts

Hier geben Sie zunächst den Namen Ihre Accounts ein, wobei Sie diesen Namen frei wählen können, er dient Ihnen nur um später leichter die Accounts unterscheiden zu können. Am einfachsten ist es ggf. den Namen = der Email-Adresse zu benennen. Als nächstes tragen Sie den Usernamen für den Posteingangsserver ein - dieser sollte Ihnen von Ihrem Provider/Administrator vorliegen bzw. bekannt sein, wie auch das nachfolgend einzutragende Passwort für Ihr Postfach.


Achtung.png
Wichtig:

Geben Sie bitte den Namen Ihres Posteingangserves ohne den Vorsatz http:// in das entsprechende Feld ein, ansonsten wird der Server nicht korrekt adressiert!

Dann müssen Sie den Namen bzw. die Adresse des Server eintragen, also z.B. imap.emailserver.de - diesen erhalten Sie ebenfalls von Ihren Provider oder Ihrem Administrator. In dem nachfolgenden Drop-Down-Menü können Sie nun den Servertyp auswählen - beachten Sie dazu auch die Hinweise am Beginn dieser Maske. Sollten Sie nicht sicher sein um was für eine Art von Server es sich handelt, erfragen Sie dies bitte bei Ihrem Provider oder Administrator.

Sollten Sie sich für eine Nutzung über eine POP3-Abfrage entscheiden, und nur dann, müssen Sie die Art der Authentifizierung wählen. In der Regel wird die Einstellung "BEST" empfohlen - in seltenen Fällen kann es jedoch sein, dass Ihr Provider nur eine andere Methode wie APOP oder PASS unterstützt. Bei Problemen wenden Sie sich direkt an Ihren Provider bzw. Administrator Ihres Mailserver.

Nun können Sie wählen ob Sie dieses Postfach über IMAP oder IMAPS abrufen möchten und selektieren die gewünschte Option.

Sie können ausserdem, sollten Sie mehrere Email-Clients zur Abfrage Ihres Postfachs verwenden, den bzw. die Ordner für gesendete Objekte spezifizieren. Der WICE-IMAP Client verwendet "Sent" als Postausgangsorder. Bei Bedarf legt WICE diesen Ordner automatisch an. Darüber hinaus können Sie beliebige andere Ordner hier in diesem Feld angeben, die von anderen Email-Clients, die auf denselben Mail-Account zugreifen, als Postausgangsordner verwendet werden. Diese Ordner werden dann mit denselben Spalten angezeigt wie der "Sent"-Ordner. Tragen Sie die gewünschten Ordner durch Kommata getrennt ein.

Als Option beim IMAP-Postfach können Sie die Checkbox "Nur persönliche Ordner darstellen (keine Shared- oder Public-Folder)" aktivieren. Entsprechend werden nur die genannten Ordnertypen angezeigt.

In seltenen Fällen kann es sein, z.B. bei MS-Exchange, dass Ihr IMAP-Server(nicht WICE!) ungültige Boundary-Strings erzeugt. Hier wird Sie in der Regel Ihr Admininstrator über diesen Ausnahmefall unterrichten und nur dann müssen Sie die Checkbox für diesen Workaround aktivieren.

Die Einrichtung eines Autoresponders ist nur bei der Verwendung als POP3-Mailbox möglich - allerding auch hier nur unter bestimmten Bedingungen - wenden Sie sich hier ggf. an Ihren WICE-Administrator. Abschliessend klicken Sie auf Eingaben speichern und Ihre Mailbox steht Ihnen zur Abfrage über das WICE CommCenter zur Verfügung.

Email-Account editieren

Um einen bestenden Email-Account zu editieren klicken Sie auf Email-Account editieren

Emailaccount edit.png
Screenshot: Auswahl der bestehenden Emailaccounts zum Editieren

Sie können nun aus der Drop-Down Liste einen der Accounts auswählen den Sie editieren möchten und gelangen dann nach Klick auf weiter... in die Maske zum Anlegen/Editieren des Accounts und können hier Ihre Änderungen vornehmen.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Bitte beachten Sie, das im Feld Passwort auch dann kein Eintrag angezeigt wird, wenn hier bereits ein Passwort für diesen Account hinterlegt wurde. Passwörter werden in WICE immer nur verschlüsselt auf dem Server abgelegt und somit folglich hier auch nicht angezeigt werden! Wenn Sie das Passwort nicht ändern möchten, lassen Sie das Passwortfeld bitte leer.

Abschliessend klicken Sie auf Eingaben speichern um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Email-Account löschen

Hierzu klicken Sie auf Email-Account löschen

Emailaccount erase.png
Screenshot: Auswahl der eingerichteten Emailaccounts die gelöscht werden können

Aus dem Drop-Down-Menü wählen Sie nun den Account aus den Sie löschen möchten.

Achtung.png
Wichtig:

Das Löschen eines Accounts kann nicht rückgängig gemacht werden! Emails die also nur noch in der zu löschenden Mailbox auf Ihrem WICE Server gespeichert sind, gehen durch das Löschen unwiederruflich verloren!

IMAP-Client

Wenn Sie Mailboxen als IMAP-Postfächer eingerichtet haben, dann sehen Sie hier in der Zeile Emails/ IMAP-Client ihre zur Verfügung stehenden Postfächer. Um eines diese Postfächer abzurufen, klicken Sie auch den entsprechenden Link und es öffnet sich, in einem neuen Fenster, der IMAP-Client.


Imapclient1.png
Screenshot: IMAP Client mit geöffnetem Ordner und enthaltenen Emails

Zunächst sehen Sie auf der linken Seite die eingerichteten Ordner für diese Mailbox. Bei einem IMAP-Postfach werden die Ordner direkt auf dem Server eingerichtet, so daß Ihnen diese Ordnerstruktur immer zur Verfügung steht, auch wenn Sie Ihre Emails mit einem anderen Emailclient ebenfalls abrufen bzw. bearbeiten. Auch die Emails verbleiben auf dem Server und werden nicht, wie bei einem POP3-Account, bei jedem Abruf heruntergeladen. Der Vorteil ist, das auch Emails die Sie direkt aus WICE, z.B. aus einer Aktion, schreiben in Ihrem Sentfolder abgelegt werden und somit auch hier immer verfügbar sind.

Um Ihre Emails in den jeweiligen Ordnern anzusehen klicken Sie auf die jeweiligen Folder und Sie erhalten dann eine Übersicht über die Emails. Anhand der Zahlen hinter dem Ordnernamen sehen Sie wie viele Emails in dem Ordner vorhanden sind. Die Emails die fettgedruckt sind kennzeichnen die Anzahl der neuen, noch ungelesenen Emails. Bitte beachten Sie, da WICE CRM-Groupare ein webbasierte Software ist, kann es ggf. einige Zeit dauern bis die Anzahl der Emails bzw. die in einem Folder angezeigten Emails auch in der Ansicht Ihres Emailclients aktualisert sind.

Wenn Sie eine Email aus der Liste anklicken, dann erweitert sich die Menüleiste um die entsprechenden Buttons zur weiteren Bearbeitung:

Imapclient buttons.png
Screenshot: Buttons zur Bearbeitung einer Email in der Menüleiste

Hier können Sie jetzt die ausgewählte Email markieren, dann wird die Email in der Emailliste rot markiert oder aber Sie können eine Email als erledigt markieren, dann wird ein grünes Häkchen vor der Email gesetzt. Sie können sich den Header der Email anzeigen lassen und natürlich auch die Email direkt beantworten oder eine Antwort an alle Empfänger der Email schreiben. In diesem Fall öffnet sich die Maske zum Verfassen einer Email, je nachdem welche Einstellung Sie in Ihrem Profil getätigt haben.

Eine besonders effektive Nutzung dieses Moduls besteht für Sie, wenn die im Modul "Adressen" hinterlegten E-Mail-Adressen direkt mit dem E-Mail-Center von WICE verlinkt sind und beim Anklicken einer Adresse nicht der verwendete Browseremailclient sondern das E-Mail-Center automatisch geöffnet wird. Eine solche Verbindung können Sie im Modul "Profil" festlegen.

Sie können die Email natürlich auch weiterleiten oder in einen anderen Ordner verschieben der sich in Ihrem Emailkonto befindet.


Imap auswahl.png
Screenshot: Auswahlmenü zum Bearbeiten von Emails

Weitere Optionen zum Bearbeiten von mehreren Emails finden Sie in obigem Drop-Down Menü-um mehrere Email aus Ihrem Ordner auszuwählen halten Sie beim Anklicken die STRG-Taste gedrückt und wählen dann aus dem Menü die gewünschte Funktion und klicken dann auf "Go". Um Ihre Emails zu durchsuchen tragen Sie den gewünschten Suchbegriff in das Feld neben der Lupe ein und klicken dann auf "Suchen/Filtern". Sie können Ihre Suche einschränken in dem Sie aus den nebenstehenden Drop-Down Menü die gewünschte Kategorie auswählen.

Wenn Sie einen neuen Ordner in Ihrer Mailbox anlegen möchten, dann klicken Sie in der Übersicht Ihrer Ordner direkt auf "Neuen Ordner anlegen" und vergeben dann einen Namen für den Ordner und dieser wird dann direkt auf dem Server Ihrer Mailbox angelegt.

Um eine neue Email zu verfasen klicken Sie oben rechts in dieser Maske aus das Briefsymbol "Neu" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen einer neuen Email.

Emails zuweisen - Arbeiten mit Emailbenachrichtigungen

Als Besonderheit bzw. zur Abbildung der Kommunikation und der Kommunikationshistorie bietet Ihnen WICE CRM-Groupware die Möglichkeit eingehende Emails direkt einer Adresse als Notiz oder auch direkt einem passenden Vorgang als Aktion zuzuweisen. Wenn Sie auf eine in Ihrer Mailbox befindliche Email klicken so wird Ihnen dies als Option angezeigt:


Emaileingang option.png
Screenshot: Option zum Zuordnen von Emails in WICE

Wenn Sie eine Email direkt aus einer Aktion aus einem Vorgang in WICE an einen Empfänger schreiben, so wird automatisch eine Ticket-ID im Betreff der Email eingefügt. Anhand dieser Ticket-ID, wie in obigem Screenshot zu sehen, kann die eingehende Email direkt wieder dem betreffenen Vorgang zugewiesen werden und wird dort, mitsamt evtl. vorhandener Attachments, als neue Aktion angelegt. Hierzu müssen Sie lediglich nur auf den Link "Diese Nachricht als Vorgangsaktion speichern:" und die Email wird als Aktion an dem Vorgang angelegt und Sie können dort mit der Bearbeitung fortfahren bzw. auch direkt in dem Vorgang eine Antwort schreiben.

Sollte die Ticket-ID nicht vorhanden sein bzw. diese ggf. verloren oder entfernt worden sein, so können Sie immer noch diese Email manuell einer Adresse als Notiz zuweisen und dann, wenn sinnvoll, diese dann darüber einem Vorgang zuleiten. Hierzu klicken Sie auf den Link "Diese Nachricht als Adressnotiz speichern (Adresse auswählen)" und es öffnet sich folgende Ansicht in einem neuen Fenster:

Email zuweisen.png
Screenshot: Auswahlmaske zum Zuordnen einer Email

Hier können Sie jetzt in dem entsprechenden Feld nach der gewünschten Adresse oder dem Ansprechpartner suchen, indem Sie einfach beginnen den Firmennamen einzutippen und WICE automatisch die passenden Suchergebnisse ergänzt. Sollte Ihnen die passende Vorgangs-ID bekannt sein, so können Sie hier auch diese direkt eingeben und die Email wird dann so auch als neue Aktion an dem gewählten Vorgang hinterlegt und Sie gelangen in die entsprechende Ansicht. Weiterführende Informationen zum nachträglichen Zuweisen einer als Adressnotiz gespeicherten Email zu einem Vorgang finden Sie hier im WIKI unter Adressen.

Wenn Sie eine Emailbenachrichtigung zu einer neuen Wiedervorlage oder zu einer Aktion erhalten, so ist hier ein interner Link eingefügt, den Sie nutzen können um direkt aus dem Emailclient zu der verknüpften Aktion/Wiedervorlage gelangen können.


Interner link.png
Screenshot: Interner Link in einer WICE-Benachrichtigungsemail

Wenn Sie jetzt, per Klick auf den rechten Mausbutton, diese Link in einem neuen Tab/Fenster öffnen, dann werden Sie so zu der Aktion geleitet und können hier direkt mit der Bearbeitung beginnen.

Diskussionsforen

Über die Registerkarte Discuss/Chat können die Benutzer mit Hilfe von Diskussionsforen über das Internet orts-und zeitunabhängig Diskussionen führen und archivieren.


Diskussion1.png
Screenshot: Übersicht über die eingerichtenen und Ihnen zugänglichen Foren

Die Diskussionsforen werden in Projektforen und in allgemeine Foren unterteilt. Der wesentliche Unterschied besteht in der Zugänglichkeit. In allgemeinen Foren können alle Benutzer diskutieren, Projektforen sind an ein spezielles Projekt gebunden und stehen deshalb nur den am Projekt beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung. Im Gegensatz zur Zugänglichkeit ist die Handhabung von allgemeinen Foren und Projektforen gleich. Projektforen erstellen Sie automatisch im Modul "Projekt". Aktivieren Sie dort beim Anlegen/Bearbeiten von Projekten die Option Projektforum erstellen. Lesen Sie hierzu auch Kapitel Projekte.

An Diskussion / Chat teilnehmen

Durch Anklicken mit der Maus öffnen Sie ein entsprechendes Forum.


Diskussionsforum detail.png
Screenshot: Ansicht der Beiträge eines Forums

Um mit neuen Beiträgen an einer Diskussion teilzunehmen klicken Sie auf Neuer Beitrag. Geben Sie Ihre Informationen ein. Über Durchsuchen können Sie eine Datei mit an Ihre Nachricht hängen. Nach dem Speichern der Eingabe über "Eingaben speichern" erscheint der Beitrag dann in einer Liste und wird bis zum Ablauf des Projekts archiviert. Gleiches gilt auch für die Antworten.

Chatroom

Eine weitere Form der Kommunikation besteht mit einem Chatroom. Es werden offentliche ¨ Chatrooms (Public1...), die jedem zugänglich sind und projektbezogene Chatrooms, die nur Mitarbeitern zugänglich sind, die bei diesem Projekt auch eine Aufgabe zugeordnet haben, unterschieden.

Im Eingabefeld "Chat-Message" geben Sie Ihren Text mit max. 80 Zeichen ein und klicken auf Senden. Die am Chat beteiligten Mitarbeiter erhalten nun Ihre Nachricht. Um zu wissen, wer was geschrieben hat erscheint links von jeder Nachricht der Name des Teilnehmers.

Chat-Archiv

Chat-Messages werden grundsätzlich nicht gespeichert, können aber nach Bedarf dauerhaft in ein Chat-Archiv abgelegt und gespeichert werden. Klicken Sie hierzu auf Chat-Archiv. Wählen Sie das gewünschte Chat-Archiv auf der rechten Seite des Fensters aus. Es werden Ihnen sogleich alle hier zugehörigen Chats angezeigt.

Messaging

Über die Registerkarte Messaging können Sie einfach und schnell mit jedem Benutzer innerhalb eines Mandanten kommunizieren. Sie können diesen eine Message senden oder sie zum Chat einladen. Nach dem Anklicken der gleichnamigen Registerkartekarte erhalten Sie eine Ubersicht aller Benutzer in Tabellenform.


Messaging.png
Screenshot: Übersicht aller eingeloggten User in Ihrem Mandanten

Die gewünschte Aktion starten Sie jeweils durch Anklicken mit der Maus. Senden Sie eine Message, so gelangen Sie in ein weiteres Fenster zum Verfassen des Textes. Klicken Sie abschließend auf Message absenden. Sie erhalten eine Programm-Meldung, dass die Nachricht gesendet wurde.

Wollen Sie eine Chat-Einladung vornehmen, so klicken Sie darauf. Sie erhalten auch hier eine Programm-Meldung, dass die Nachricht gesendet wurde. Möchten Sie eine Message an sämtliche angemeldete User verschicken, so klicken Sie auf "Broadcast an alle angemeldeten User senden" und geben anschließend den Text ein. Nun werden alle angemeldeten User benachrichtigt.

Sollten Sie nochmals auf eine bereits erhaltene Meldung zugreifen müssen, so klicken Sie auf [Empfangene Nachrichten] und Sie gelangen in eine Übersicht aller Messages die Ihnen bisher zugegangen sind.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Ungelesene Nachrichten können entstehen, wenn z.B. ein Popup-Blocker im Browser aktiviert ist und die an Sie gesendete Nachricht aus diesem Grund nicht bei Ihnen angezeigt wurde


Fax


Achtung.png
Wichtig:

Um die Funktionen nutzen zu können muss das Fax.de-Plugin installiert sein und Sie müssen sich bei Fax.de registrieren - für die Nutzung werden entsprechende Kosten lt. aktueller Preisliste in Ihrem gewählten Tarif fällig (weitere Informationen unter http://www.fax.de), welche Ihnen direkt durch Fax.de in Rechnung gestellt werden. Das Fax.de-Plugin muss mit allen nötigen Informationen konfiguriert werden, damit Sie hier Ihre Faxe empfangen können

In der Übersicht sehen Sie alle bisher erhaltenen Faxe:


Faxeingang.png
Screenshot: Übersicht aller eingeganenen Faxe

Sie können, wenn Sie mit der Maus über das Blattsymbol in der Spalte Preview fahren, eine Voransicht des jeweiligen Faxes anzeigen lassen:

Faxpreview.png
Screenshot: Ansicht der Vorschau eines Fax

Sie sehen ausserdem wie viele Seiten das Fax enthält und wann das Fax versendet wurde bzw. wann es in WICE empfangen wurde.

Um neue Faxnachrichten vom Server abzurufen klicken Sie auf [Neue Fax-Nachrichten vom Fax-Server abholen] - die Ansicht wird aktualisiert und sollten neue Faxe vorliegen, so werden diese hier angezeigt.

Um ein Fax einer Adresse oder einem Vorgang zuzuweisen klicken Sie auf das Blattsymbol in der Spalte Preview und Sie erhalten folgende Ansicht:


Fax zuweisen.png
Screenshot: Maske zum Zuweisen eines eingegangenen Fax

Hier können Sie jetzt entweder eine passende Adresse suchen an der das Fax dann als neue Adressnotiz gespeichert werden soll oder direkt, wenn bekannt, eine Ticket-ID eingeben, an der das Fax dann als neue Aktion abgelegt wird. Klicken Sie abschliessen auf "Go".

Optional können Sie das Fax auch als PDF-Dokument herunterladen - dazu klicken Sie auf den Link [Download als PDF].


Fax/Brief versenden

Um ein Dokument als Fax oder Brief zu versenden klicken Sie auf [Fax-Nachricht versenden] und Sie kommen in die folgende Ansicht:


Fax versenden.png
Screenshot: Maske zum Absenden eines Fax oder Briefs

Hier können Sie jetzt entweder direkt ein Textfax schreiben und an die gewünschte Nummer versenden oder aber ein Dokument (im Format RTF-, DOC- oder PDF-Datei) hochladen welches dann als Fax versendet wird.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Über Plugins können Sie, wenn Sie über die erforderliche Rechte verfügen, direkt auf das Sendelog aller Faxe/SMS/Briefe etc. zugreifen um den Versand zu überprüfen. Ausserdem können Sie auch hier direkt Faxe oder SMS versenden.

Um einen Brief zu versenden müssen Sie die Datei im Format .doc oder .pdf hochladen - bitte beachten Sie das die Absender- bzw. Empfängerdaten korrekt platziert wurden - und sich vor dem Versenden noch ein Preview des Dokuments ansehen.

Um den Versand auszulösen klicken Sie jeweils auf den entsprechenden "Go" Button.

SMS

Um eine SMS direkt aus WICE zu versenden beachten Sie bitte auch die Hinweise hier im Abschnitt "Fax" in Bezug auf die Einrichtung und Konfiguration des Fax.de-Plugins, da Sie ansonsten keine SMS versenden können!

Um eine SMS zu versenden geben Sie zunächst die Telefonnummer des Empfängers ein und fügen dann den Text hinzu. Bitte beachten Sie das nur 160 Zeichen pro SMS genutzt werden können.

Optional können Sie die SMS auch als sog. Flash-SMS versenden, welche dann nicht beim Empfänger gespeichert wird, sondern direkt auf dem Display erscheint.

Klicken Sie dann auf "SMS absenden" und die SMS wird an das zuständige Message-Center des Providers übermittelt und Sie erhalten bei erfolgreicher Übermittlung eine Statusnachricht als Antwort von Fax.de.