CommCenter: Unterschied zwischen den Versionen

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Um neue Faxnachrichten vom Server abzurufen klicken Sie auf [Neue Fax-Nachrichten vom Fax-Server abholen] - die Ansicht wird aktualisiert und sollten neue Faxe vorliegen, so werden diese hier angezeigt.
 
Um neue Faxnachrichten vom Server abzurufen klicken Sie auf [Neue Fax-Nachrichten vom Fax-Server abholen] - die Ansicht wird aktualisiert und sollten neue Faxe vorliegen, so werden diese hier angezeigt.
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Um ein Fax einer Adresse oder einem Vorgang zuzuweisen klicken Sie auf das Blattsymbol in der Spalte Preview und Sie erhalten folgende Ansicht:
 
Um ein Fax einer Adresse oder einem Vorgang zuzuweisen klicken Sie auf das Blattsymbol in der Spalte Preview und Sie erhalten folgende Ansicht:
  
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Hier können Sie jetzt entweder eine passende Adresse suchen an der das Fax dann als neue Adressnotiz gespeichert werden soll oder direkt, wenn bekannt, eine Ticket-ID eingeben, an der das Fax dann als neue Aktion abgelegt wird. Klicken Sie abschliessen auf "Go".
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Hier können Sie jetzt entweder eine passende Adresse suchen, an der das Fax dann als neue Adressnotiz gespeichert werden soll, oder direkt, wenn bekannt, eine Ticket/Vorgangs-ID eingeben, an der das Fax dann als neue Aktion abgelegt wird. Klicken Sie abschließend auf '''Go'''.
  
Optional können Sie das Fax auch als PDF-Dokument herunterladen - dazu klicken Sie auf den Link [Download als PDF].
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Optional können Sie das Fax auch als PDF-Dokument herunterladen - dazu klicken Sie auf den Link '''[Download als PDF]'''. Es öffnet sich direkt ein neues Fenster welches Ihnen anbietet das PDF-Dokument mit Ihrer Standardanwendung zu öffnen oder lokal zu speichern.
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==== Fax/Brief versenden ====
 
==== Fax/Brief versenden ====
  
Um ein Dokument als Fax oder Brief zu versenden klicken Sie auf [Fax-Nachricht versenden] und Sie kommen in die folgende Ansicht:
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Um ein Dokument als Fax oder Brief zu versenden klicken Sie in der Hauptansicht im Reiter Fax auf '''[Fax-Nachricht versenden]''' und Sie kommen in die folgende Ansicht:
 
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{{Screenshot|Fax_versenden.png|500|Maske zum Absenden eines Fax oder Briefs}}
{{Screenshot|Fax_versenden.png|600|Maske zum Absenden eines Fax oder Briefs}}
 
  
 
Hier können Sie jetzt entweder direkt ein Textfax schreiben und an die gewünschte Nummer versenden oder aber ein Dokument (im Format RTF-, DOC- oder PDF-Datei) hochladen welches dann als Fax versendet wird.
 
Hier können Sie jetzt entweder direkt ein Textfax schreiben und an die gewünschte Nummer versenden oder aber ein Dokument (im Format RTF-, DOC- oder PDF-Datei) hochladen welches dann als Fax versendet wird.
  
{{Hinweis|Über Plugins können Sie, wenn Sie über die erforderliche Rechte verfügen, direkt auf das Sendelog aller Faxe/SMS/Briefe etc. zugreifen um den Versand zu überprüfen. Ausserdem können Sie auch hier direkt Faxe oder SMS versenden.}}
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{{Hinweis|Über Plugins können Sie, wenn Sie über die erforderlichen Rechte verfügen, direkt auf das Sendelog aller Faxe/SMS/Briefe(iletter) etc. zugreifen um den Versand zu überprüfen. Außerdem können Sie auch hier direkt ein Fax oder eine SMS versenden.}}
  
Um einen Brief zu versenden müssen Sie die Datei im Format .doc oder .pdf hochladen - bitte beachten Sie das die Absender- bzw. Empfängerdaten korrekt platziert wurden - und sich vor dem Versenden noch ein Preview des Dokuments ansehen.
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Um einen Brief zu versenden müssen Sie die Datei im Format .doc oder .pdf hochladen - bitte beachten Sie, dass die Absender- bzw. Empfängerdaten korrekt platziert wurden - und sich vor dem Versenden noch ein Preview des Dokuments ansehen. Wenn Sie den Versand als farbigen Brief wünschen, müssen Sie noch die Checkbox "Farbiger Brief" aktivieren.
  
Um den Versand auszulösen klicken Sie jeweils auf den entsprechenden "Go" Button.
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Um den Versand auszulösen klicken Sie jeweils auf den entsprechenden '''Go''' Button.
  
 
== SMS ==
 
== SMS ==

Version vom 31. Juli 2013, 15:22 Uhr

CommCenter

Dieses Modul von WICE Cloud Based CRM dient allen Benutzern zum Informationsaustausch und als zentrale Kommunikationsplattform. Es besteht im wesentlichen aus folgenden Kommunikationstools:

• E-Mail-Center
• Diskussionsforum und Chatroom
• Messaging
• Fax (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins)
• SMS (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins)


E-Mail

WICE Cloud Based CRM bietet Ihnen einen vollwertigen und rein webbasierender E-Mail-Client zum Lesen und Schreiben von E-Mails. Sie können mit ihm beliebig viele IMAP-Mailboxen abfragen.

Commcenter hauptneu.png
Screenshot: Übersicht CommCenter Email


Achtung.png
Wichtig:

Da der POP3-Client nicht weiter gepflegt bzw. weiter entwickelt wird, bitten wir Sie sich bei Fragen zur Bedienung an die Informationen zum POP3-Client in unserem im Support-Center hinterlegten Handbuch zum Release 4.3 zu wenden! Für alle Neukunden steht nur noch der IMAP-Client zur Benutzung zur Verfügung


Um Ihre in WICE hinterlegten IMAP-Accounts aufzurufen, klicken Sie auf "Zu meinen Email-Postfächern" und Sie gelangen in folgende Ansicht:

Commcenter mailaccounts.png
Screenshot: Übersicht der IMAP-Mailaccounts im CommCenter

Um den jeweiligen Emailaccount aufzurufen klicken Sie auf den Names des Accounts und dieser öffnet sich in einem neuen Fenster.

Neuen Email-Account einrichten

Um mit WICE Cloud Based CRM einen bestehenden Email-Account abzufragen, müssen Sie diesen zunächst einrichten.

Bulbgraph.png
Hinweis:

WICE bietet Ihnen keinen eigenen IMAP- oder POP3 Account an - WICE fragt diese Postfächer, ob nun bei Ihrem Provider oder auf einem Ihrer eigenen Server befindlich, lediglich ab und stellt Ihnen die Inhalte dar

Klicken Sie nun also auf neuer Email Account und Sie erhalten die folgende Ansicht:

Neuer account1.png
Screenshot: Maske zum Anlegen eines neuen Email-Accounts

Hier geben Sie zunächst den Namen Ihre Accounts ein, wobei Sie diesen Namen frei wählen können, er dient Ihnen nur um später leichter die Accounts unterscheiden zu können. Am einfachsten ist es ggf. den Namen = der Email-Adresse zu benennen. Als nächstes tragen Sie den Usernamen für den Posteingangsserver ein - dieser sollte Ihnen von Ihrem Provider/Administrator vorliegen bzw. bekannt sein, wie auch das nachfolgend einzutragende Passwort für Ihr Postfach.


Achtung.png
Wichtig:

Geben Sie bitte den Namen Ihres Posteingangserves ohne den Vorsatz http:// in das entsprechende Feld ein, ansonsten wird der Server nicht korrekt adressiert!

Dann müssen Sie den Namen bzw. die Adresse des Server eintragen, also z.B. imap.emailserver.de - diesen erhalten Sie ebenfalls von Ihren Provider oder Ihrem Administrator. In dem nachfolgenden Drop-Down-Menü können Sie nun den Servertyp auswählen - beachten Sie dazu auch die Hinweise am Beginn dieser Maske. Sollten Sie nicht sicher sein um was für eine Art von Server es sich handelt, erfragen Sie dies bitte bei Ihrem Provider oder Administrator.

Sollten Sie sich für eine Nutzung über eine POP3-Abfrage entscheiden, und nur dann, müssen Sie die Art der Authentifizierung wählen. In der Regel wird die Einstellung "BEST" empfohlen - in seltenen Fällen kann es jedoch sein, dass Ihr Provider nur eine andere Methode wie APOP oder PASS unterstützt. Bei Problemen wenden Sie sich direkt an Ihren Provider bzw. Administrator Ihres Mailserver.

Nun können Sie wählen ob Sie dieses Postfach über IMAP oder IMAPS abrufen möchten und selektieren die gewünschte Option.

Sie können ausserdem, sollten Sie mehrere Email-Clients zur Abfrage Ihres Postfachs verwenden, den bzw. die Ordner für gesendete Objekte spezifizieren. Der WICE-IMAP Client verwendet "Sent" als Postausgangsorder. Bei Bedarf legt WICE diesen Ordner automatisch an. Darüber hinaus können Sie beliebige andere Ordner hier in diesem Feld angeben, die von anderen Email-Clients, die auf denselben Mail-Account zugreifen, als Postausgangsordner verwendet werden. Diese Ordner werden dann mit denselben Spalten angezeigt wie der "Sent"-Ordner. Tragen Sie die gewünschten Ordner durch Kommata getrennt ein.

Als Option beim IMAP-Postfach können Sie die Checkbox "Nur persönliche Ordner darstellen (keine Shared- oder Public-Folder)" aktivieren. Entsprechend werden nur die genannten Ordnertypen angezeigt.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass (Stand Juli 2013) der Maildienst Outlook.com von Microsoft kein IMAP unterstützt.


In seltenen Fällen kann es sein, z.B. bei MS-Exchange, dass Ihr IMAP-Server(nicht WICE!) ungültige Boundary-Strings erzeugt. Hier wird Sie in der Regel Ihr Admininstrator über diesen Ausnahmefall unterrichten und nur dann müssen Sie die Checkbox für diesen Workaround aktivieren.

Die Einrichtung eines Autoresponders ist nur bei der Verwendung als POP3-Mailbox möglich - allerding auch hier nur unter bestimmten Bedingungen - wenden Sie sich hier ggf. an Ihren WICE-Administrator. Abschliessend klicken Sie auf Eingaben speichern und Ihre Mailbox steht Ihnen zur Abfrage über das WICE CommCenter zur Verfügung.

Email-Account editieren

Um einen bestenden Email-Account zu editieren klicken Sie auf Email-Account editieren

Emailaccount edit.png
Screenshot: Auswahl der bestehenden Emailaccounts zum Editieren

Sie können nun aus der Drop-Down Liste einen der Accounts auswählen den Sie editieren möchten und gelangen dann nach Klick auf weiter... in die Maske zum Anlegen/Editieren des Accounts und können hier Ihre Änderungen vornehmen.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Bitte beachten Sie, das im Feld Passwort auch dann kein Eintrag angezeigt wird, wenn hier bereits ein Passwort für diesen Account hinterlegt wurde. Passwörter werden in WICE immer nur verschlüsselt auf dem Server abgelegt und somit folglich hier auch nicht angezeigt werden! Wenn Sie das Passwort nicht ändern möchten, lassen Sie das Passwortfeld bitte leer.

Abschliessend klicken Sie auf Eingaben speichern um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Email-Account löschen

Hierzu klicken Sie auf Email-Account löschen

Emailaccount erase.png
Screenshot: Auswahl der eingerichteten Emailaccounts die gelöscht werden können

Aus dem Drop-Down-Menü wählen Sie nun den Account aus den Sie löschen möchten.

Achtung.png
Wichtig:

Das Löschen eines Accounts kann nicht rückgängig gemacht werden! Emails die also nur noch in der zu löschenden POP3-Mailbox auf Ihrem WICE Server gespeichert sind, gehen durch das Löschen unwiederruflich verloren! Bei IMAP-Accounts verbleiben die Emails auf dem IMAP-Server, bis Sie diese dort löschen!

IMAP-Client

Wenn Sie Mailboxen als IMAP-Postfächer eingerichtet haben, dann sehen Sie hier in der Zeile Emails/ IMAP-Client ihre zur Verfügung stehenden Postfächer. Um eines diese Postfächer abzurufen, klicken Sie auch den entsprechenden Link und es öffnet sich, in einem neuen Fenster, der IMAP-Client.


Imapclient1.png
Screenshot: IMAP Client mit geöffnetem Ordner und enthaltenen Emails

Zunächst sehen Sie auf der linken Seite die eingerichteten Ordner für diese Mailbox. Bei einem IMAP-Postfach werden die Ordner direkt auf dem Server eingerichtet, so daß Ihnen diese Ordnerstruktur immer zur Verfügung steht, auch wenn Sie Ihre Emails mit einem anderen Emailclient ebenfalls abrufen bzw. bearbeiten. Auch die Emails verbleiben auf dem Server und werden nicht, wie bei einem POP3-Account, bei jedem Abruf heruntergeladen. Der Vorteil ist, das auch Emails die Sie direkt aus WICE, z.B. aus einer Aktion, schreiben in Ihrem Sentfolder abgelegt werden und somit auch hier immer verfügbar sind.

Um Ihre Emails in den jeweiligen Ordnern anzusehen klicken Sie auf die jeweiligen Folder und Sie erhalten dann eine Übersicht über die Emails. Anhand der Zahlen hinter dem Ordnernamen sehen Sie wie viele Emails in dem Ordner vorhanden sind. Die Emails die fettgedruckt sind kennzeichnen die Anzahl der neuen, noch ungelesenen Emails. Bitte beachten Sie, da WICE Cloud Based CRM ein webbasierte Software ist, kann es ggf. einige Zeit dauern bis die Anzahl der Emails bzw. die in einem Folder angezeigten Emails auch in der Ansicht Ihres Emailclients aktualisert sind.

Wenn Sie eine Email aus der Liste anklicken, dann erweitert sich die Menüleiste um die entsprechenden Buttons zur weiteren Bearbeitung:

Imapclient buttons.png
Screenshot: Buttons zur Bearbeitung einer Email in der Menüleiste

Hier können Sie jetzt die ausgewählte Email markieren, dann wird die Email in der Emailliste rot markiert oder aber Sie können eine Email als erledigt markieren, dann wird ein grünes Häkchen vor der Email gesetzt. Sie können sich den Header der Email anzeigen lassen und natürlich auch die Email direkt beantworten oder eine Antwort an alle Empfänger der Email schreiben. In diesem Fall öffnet sich die Maske zum Verfassen einer Email, je nachdem welche Einstellung Sie in Ihrem Profil getätigt haben.

Eine besonders effektive Nutzung dieses Moduls besteht für Sie, wenn die im Modul "Adressen" hinterlegten E-Mail-Adressen direkt mit dem E-Mail-Center von WICE verlinkt sind und beim Anklicken einer Adresse nicht der verwendete Browseremailclient sondern das E-Mail-Center automatisch geöffnet wird. Eine solche Verbindung können Sie im Modul "Profil" festlegen.

Sie können die Email natürlich auch weiterleiten oder in einen anderen Ordner verschieben der sich in Ihrem Emailkonto befindet.


Imap auswahl.png
Screenshot: Auswahlmenü zum Bearbeiten von Emails

Weitere Optionen zum Bearbeiten von mehreren Emails finden Sie in obigem Drop-Down Menü-um mehrere Email aus Ihrem Ordner auszuwählen halten Sie beim Anklicken die STRG-Taste gedrückt und wählen dann aus dem Menü die gewünschte Funktion und klicken dann auf "Go". Um Ihre Emails zu durchsuchen tragen Sie den gewünschten Suchbegriff in das Feld neben der Lupe ein und klicken dann auf "Suchen/Filtern". Sie können Ihre Suche einschränken in dem Sie aus den nebenstehenden Drop-Down Menü die gewünschte Kategorie auswählen.

Wenn Sie einen neuen Ordner in Ihrer Mailbox anlegen möchten, dann klicken Sie in der Übersicht Ihrer Ordner direkt auf "Neuen Ordner anlegen" und vergeben dann einen Namen für den Ordner und dieser wird dann direkt auf dem Server Ihrer Mailbox angelegt.

Um eine neue Email zu verfasen klicken Sie oben rechts in dieser Maske aus das Briefsymbol "Neu" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen einer neuen Email.

Emails zuweisen - Arbeiten mit Emailbenachrichtigungen

Als Besonderheit bzw. zur Abbildung der Kommunikation und der Kommunikationshistorie bietet Ihnen WICE Cloud Based CRM die Möglichkeit eingehende Emails direkt einer Adresse als Notiz oder auch direkt einem passenden Vorgang als Aktion zuzuweisen. Wenn Sie auf eine in Ihrer Mailbox befindliche Email klicken so wird Ihnen dies als Option angezeigt:


Emaileingang option.png
Screenshot: Option zum Zuordnen von Emails in WICE

Wenn Sie eine Email direkt aus einer Aktion aus einem Vorgang in WICE an einen Empfänger schreiben, so wird automatisch eine Ticket-ID im Betreff der Email eingefügt. Anhand dieser Ticket-ID, wie in obigem Screenshot zu sehen, kann die eingehende Email direkt wieder dem betreffenen Vorgang zugewiesen werden und wird dort, mitsamt evtl. vorhandener Attachments, als neue Aktion angelegt. Hierzu müssen Sie lediglich nur auf den Link "Diese Nachricht als Vorgangsaktion speichern:" und die Email wird als Aktion an dem Vorgang angelegt und Sie können dort mit der Bearbeitung fortfahren bzw. auch direkt in dem Vorgang eine Antwort schreiben.

Sollte die Ticket-ID nicht vorhanden sein bzw. diese ggf. verloren oder entfernt worden sein, so können Sie immer noch diese Email manuell einer Adresse als Notiz zuweisen und dann, wenn sinnvoll, diese dann darüber einem Vorgang zuleiten. Hierzu klicken Sie auf den Link "Diese Nachricht als Adressnotiz speichern (Adresse auswählen)" und es öffnet sich folgende Ansicht in einem neuen Fenster:

Email zuweisen.png
Screenshot: Auswahlmaske zum Zuordnen einer Email

Hier können Sie jetzt in dem entsprechenden Feld nach der gewünschten Adresse oder dem Ansprechpartner suchen, indem Sie einfach beginnen den Firmennamen einzutippen und WICE automatisch die passenden Suchergebnisse ergänzt. Sollte Ihnen die passende Vorgangs-ID bekannt sein, so können Sie hier auch diese direkt eingeben und die Email wird dann so auch als neue Aktion an dem gewählten Vorgang hinterlegt und Sie gelangen in die entsprechende Ansicht. Weiterführende Informationen zum nachträglichen Zuweisen einer als Adressnotiz gespeicherten Email zu einem Vorgang finden Sie hier im WIKI unter Adressen.

Wenn Sie eine Emailbenachrichtigung zu einer neuen Wiedervorlage oder zu einer Aktion erhalten, so ist hier ein interner Link eingefügt, den Sie nutzen können um direkt aus dem Emailclient zu der verknüpften Aktion/Wiedervorlage gelangen können.


Interner link.png
Screenshot: Interner Link in einer WICE-Benachrichtigungsemail

Wenn Sie jetzt, per Klick auf den rechten Mausbutton, diese Link in einem neuen Tab/Fenster öffnen, dann werden Sie so zu der Aktion geleitet und können hier direkt mit der Bearbeitung beginnen.

Email-Automation

Hier können Sie Regeln definieren nach denen eingehenden Emails direkt in einen bestimmten Ordner Ihres IMAP-Postfachs einsortiert werden oder aber direkt in WICE in einem Vorgang oder als Adressnotiz hinterlegt werden können. Sie können ausserdem für alle Ihre Postfächer Autoresponder einrichten und verwalten.

Nach dem Aufruf des Reiters "Automation" gelangen Sie in die nachfolgende Ansicht mit der Auflistung Ihrer eingerichteten Automationsprozesse:

Automation haupt.png
Screenshot: Übersicht der eingerichteten Automationsprozesse

Sie sehen hier Ihre bisher hinterlegten Prozesse. Sie können die Prozesse löschen und bearbeiten mit einem Klick auf das jeweilige Icon. Sie sehen außerdem in der Spalte "Aktiv" anhand des grünen Hakens bzw. des grauen Kreuzes ob ein Prozess derzeit aktiv ist. Sie können dies jeweils durch einen Klick ändern. Mit einem Klick auf "LOG" gelangen Sie in die Logansicht des Prozesses, der Ihnen auflistet wann und welche Emails zuletzt zugewiesen wurden.


Smile orange.png
Tipp:

Sie können mehrere Automationsprozesse pro Mail-Account definieren; diese werden der Reihenfolge nach abgearbeitet, die sie aus der Automationsbeschreibung ergibt. Es ist daher ratsam, die Beschreibungen bei Bedarf mit "10...", "20..." usw. beginnen zu lassen.

Um einen neuen Automationsprozess einzurichten Klicken Sie auf "Neuer Eintrag" und Sie gelangen zunächst in die folgende Ansicht:

Automation auswahl.png
Screenshot: Auswahlmaske zum Anlegen eines neuen Email-Automationsprozesses

Hier wählen Sie nun aus den eingerichteten Accounts aus dem Drop-Down-Menü das Postfach aus für den Sie die Automation einrichten möchten. Optional können Sie noch eine Beschreibung für den jeweiligen Prozess hinterlegen.

Einrichten eines Autoresponders

Wenn Sie nun die Option Autoresponder auswählen, so erweitert sich die Maske entsprechend:

Automation autoresponder.png
Screenshot: Maske mit gewählter Option zum Anlegen eines Autoresponders

Sie sehen die bereits mit einer einfachen Vorlage befüllte Maske für den Text Ihres Autoresponders - die Serienbriefanrede ist bereits als Platzhalter befüllt und wird automatisch, sofern der Empfänger WICE bekannt ist, beim Versand befüllt. Sie können den Betreff und den Text nun natürlich noch nach Ihren Vorstellungen und Notwendigkeiten ergänzen bzw. verändern. Solle keine Serienbriefanrede für den Empfänger hinterlegt sein oder kann dieser nicht eindeutige identifiziert werden, so können Sie im Feld für die Autoresponder-Serienbriefanrede Fallback eine allgemeine Anrede hinterlegen, mit der dann der Platzhalter für die Serienbriefanrede befüllt wird.

Automatische Emailsortierung

Um Emails mit einem bestimmten Betreff oder von einem bestimmten Absender immer automatisch in einen bestimmten Ordner in Ihrem IMAP-Postfach einzusortieren dient die Option "In Ordner einsortieren" in der Email-Automatation und Sie gelangen in die nachfolgende Maske:

Automation zuweisung.png
Screenshot: Auswahlmaske zum Anlegen eines neuen Automationsprozesses zur Sortierung von Emails

Sie können nun auswählen ob Emails die einen bestimmten Betreff enthalten bzw. von einer bestimmten Absenderadresse stammen immer in einen von Ihnen auszuwählenden Ordner Ihres Email-Postfachs einsortiert werden sollen. Der Name des Ordners, den Sie auswählen muss auf dem IMAP-Server existieren. Sie können in die Felder für den Betreff jeweils einen Eintrag pro Zeile eintragen - es wird hierbei nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Abschliessend klicken Sie, um Ihre Eingaben zu speichern, auf Eingaben speichern. Sie können jederzeit weitere Automationsprozesse hinterlege und jederzeit bearbeiten.

Automatisches Ablegen von Emails als Vorgangsaktion oder Adressnotiz

Mit dieser dritten Option in der Email-Automation werden eingehende Emails automatisch anhand des Absender und des Betreff analysiert. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird diese in dem zugehörigen Vorgang als Vorgangsaktion angelegt. Anderenfalls wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und es wird eine Adressnotiz beim gefundenen Ansprechpartner bzw. bei der Firma hinterlegt. Die Email wird nach Bearbeitung nicht aus Ihrem Posteingang entfernt, d.h. Sie erhalten sie darüber hinaus ganz normal.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Bedenken Sie, dass diese Option nur für ausgewählte Fälle verwendet werden sollte, um ein Überfluten der WICE-Datenbank zu verhindern. Beispiele: Ablegen von Rückläufern aus Mailingaktionen.

Diskussionsforen

Über die Registerkarte Foren können die Benutzer mit Hilfe von Diskussionsforen und Chatrooms über das Internet orts-und zeitunabhängig Diskussionen führen und archivieren:

Diskussion1.png
Screenshot: Übersicht über die eingerichtenen und Ihnen zugänglichen Foren

Die Diskussionsforen werden in Projektforen und in allgemeine Foren unterteilt. Der wesentliche Unterschied besteht in der Zugänglichkeit. In allgemeinen Foren können alle Benutzer diskutieren, Projektforen sind an ein spezielles Projekt gebunden und stehen deshalb nur den am Projekt beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung. Im Gegensatz zur Zugänglichkeit ist die Handhabung von allgemeinen Foren und Projektforen gleich. Projektforen erstellen Sie automatisch im Modul "Projekt". Aktivieren Sie dort beim Anlegen/Bearbeiten von Projekten die Option Projektforum erstellen. Lesen Sie hierzu auch Kapitel Projekte.

An Diskussion / Chat teilnehmen

Durch Anklicken mit der Maus öffnen Sie ein entsprechendes Forum:

Diskussionsforum detail.png
Screenshot: Ansicht der Beiträge eines Forums

Um mit neuen Beiträgen an einer Diskussion teilzunehmen klicken Sie auf Neuer Beitrag. Geben Sie Ihre Informationen ein. Über Durchsuchen können Sie eine Datei mit an Ihre Nachricht hängen. Nach dem Speichern der Eingabe über Eingaben speichern erscheint der Beitrag dann in einer Liste und wird bis zum Ablauf des Projekts archiviert. Gleiches gilt auch für die Antworten.

Chatroom

Eine weitere Form der Kommunikation besteht mit einem Chatroom. Um die Chatrooms anzuzeigen klicken Sie im Reiter Foren auf Chatrooms. Es wird hier zwischen offentlichen Chatrooms (Public1...), die jedem zugänglich sind und zwischen projektbezogenen Chatrooms, die nur Mitarbeitern zugänglich sind, denen bei diesem Projekt auch eine Aufgabe zugeordnet wurde, unterschieden. Nur diese Mitarbeiter können diese Chatrooms auch betreten.

Im Eingabefeld "Chat-Message" geben Sie Ihren Text mit max. 80 Zeichen ein und klicken auf senden.

Chatroom1.png
Screenshot: Ansicht eines Chatrooms mit vorhandenen Chat-Nachrichten

Die am Chat beteiligten Mitarbeiter erhalten nun Ihre Nachricht. Um zu wissen, wer was geschrieben hat erscheint links von jeder Nachricht der Name bzw. wenn hinterlegt auch ein Photo des Teilnehmers.

Chat-Archiv

Chat-Messages werden grundsätzlich nicht gespeichert, können aber nach Bedarf dauerhaft in ein Chat-Archiv abgelegt und gespeichert werden. Um die Archivierung zu starten klicken Sie auf Archivierung starten und zum Beenden der Archivierung wieder auf Archivierung stoppen. Um die archivierten Chats aufzurufen klicken Sie hierzu auf Chat-Archiv. Hier wählen Sie nun das gewünschte Chat-Archiv in der Liste auf der rechten Seite des Fensters aus. Es werden Ihnen dann alle zu dem Chat archivierten Messages angezeigt. Über den Button zurück zum Chatroom gelangen Sie wieder in den jeweiligen Chatroom.

Messaging

Über die Registerkarte Messaging können Sie einfach und schnell mit jedem Benutzer innerhalb eines Mandanten kommunizieren. Sie können diesen eine Message senden oder sie zum Chat einladen. Nach dem Anklicken der gleichnamigen Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Benutzer in Tabellenform.


Messaging.png
Screenshot: Übersicht aller eingeloggten User in Ihrem Mandanten

Die gewünschte Aktion starten Sie jeweils durch Anklicken mit der Maus. Senden Sie eine Message, so gelangen Sie in ein weiteres Fenster zum Verfassen des Textes. Klicken Sie abschließend auf Message absenden. Sie erhalten eine Status-Meldung, dass die Nachricht gesendet wurde.

Wollen Sie eine Chat-Einladung an einen Mitarbeiter aussprechen, so klicken Sie bei dem gewünschten Mitarbeiter auf [Chat-Einladung]. Sie erhalten auch hier eine Status-Meldung, dass Ihre Einladung per Nachricht gesendet wurde. Möchten Sie eine Message an sämtliche angemeldete User verschicken, so klicken Sie auf [Broadcast an alle angemeldeten User senden] und geben anschließend den Text ein. Nun werden alle angemeldeten User benachrichtigt.

Sollten Sie nochmals auf eine bereits erhaltene Meldung zugreifen müssen, so klicken Sie auf [Empfangene Nachrichten] und Sie gelangen in eine Übersicht aller Messages die Ihnen bisher zugegangen sind:

Messaging2.png
Screenshot: Übersicht über alle bisher erhaltenen Nachrichten

In der Spalte "Gelesen" sehen Sie, ob Sie diese Nachricht bereits gelesen haben. Ungelesene Nachrichten können entstehen, wenn z.B. ein Popup-Blocker im Browser aktiviert ist und die an Sie gesendete Nachricht aus diesem Grund nicht bei Ihnen angezeigt wurde.

Sie können nun per Klick auf REPLY auf eine erhaltene Nachricht antworten - der Text der erhaltenen Nachricht wird automatisch in Ihre Antwort übernommen. Um eine Nachricht endgültig zu löschen, klicken Sie auf das Lösch-Icon vor der jeweiligen Nachricht. Sie erhalten noch eine Bestätigungsmeldung und die Nachricht wird dann endgültig entfernt.

Fax


Achtung.png
Wichtig:

Um die Funktionen nutzen zu können muss das Fax.de-Plugin installiert sein und Sie müssen sich bei Fax.de registrieren - für die Nutzung werden entsprechende Kosten lt. aktueller Preisliste in Ihrem gewählten Tarif fällig (weitere Informationen unter http://www.fax.de), welche Ihnen direkt durch Fax.de in Rechnung gestellt werden. Das Fax.de-Plugin muss mit allen nötigen Informationen konfiguriert werden, damit Sie hier Ihre Faxe empfangen können

In der Übersicht sehen Sie alle bisher erhaltenen Faxe:


Faxeingang.png
Screenshot: Ausschnitt der Übersicht aller eingegangenen Faxe

Sie können, wenn Sie mit der Maus über das Blattsymbol in der Spalte Preview fahren, eine Voransicht des jeweiligen Faxes anzeigen lassen:

Faxpreview.png
Screenshot: Ansicht der Vorschau eines Fax

Sie sehen außerdem wie viele Seiten das Fax enthält und wann das Fax versendet wurde bzw. wann es in WICE empfangen wurde.

Um neue Faxnachrichten vom Server abzurufen klicken Sie auf [Neue Fax-Nachrichten vom Fax-Server abholen] - die Ansicht wird aktualisiert und sollten neue Faxe vorliegen, so werden diese hier angezeigt.

Um ein Fax einer Adresse oder einem Vorgang zuzuweisen klicken Sie auf das Blattsymbol in der Spalte Preview und Sie erhalten folgende Ansicht:


Fax zuweisen.png
Screenshot: Maske zum Zuweisen eines eingegangenen Fax

Hier können Sie jetzt entweder eine passende Adresse suchen, an der das Fax dann als neue Adressnotiz gespeichert werden soll, oder direkt, wenn bekannt, eine Ticket/Vorgangs-ID eingeben, an der das Fax dann als neue Aktion abgelegt wird. Klicken Sie abschließend auf Go.

Optional können Sie das Fax auch als PDF-Dokument herunterladen - dazu klicken Sie auf den Link [Download als PDF]. Es öffnet sich direkt ein neues Fenster welches Ihnen anbietet das PDF-Dokument mit Ihrer Standardanwendung zu öffnen oder lokal zu speichern.

Per Klick auf [Übersicht eingegangener Fax-Nachrichten] gelangen Sie wieder zurück in die Übersicht aller erhaltenen Fax-Nachrichten.


Fax/Brief versenden

Um ein Dokument als Fax oder Brief zu versenden klicken Sie in der Hauptansicht im Reiter Fax auf [Fax-Nachricht versenden] und Sie kommen in die folgende Ansicht:

Fax versenden.png
Screenshot: Maske zum Absenden eines Fax oder Briefs

Hier können Sie jetzt entweder direkt ein Textfax schreiben und an die gewünschte Nummer versenden oder aber ein Dokument (im Format RTF-, DOC- oder PDF-Datei) hochladen welches dann als Fax versendet wird.


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Hinweis:

Über Plugins können Sie, wenn Sie über die erforderlichen Rechte verfügen, direkt auf das Sendelog aller Faxe/SMS/Briefe(iletter) etc. zugreifen um den Versand zu überprüfen. Außerdem können Sie auch hier direkt ein Fax oder eine SMS versenden.

Um einen Brief zu versenden müssen Sie die Datei im Format .doc oder .pdf hochladen - bitte beachten Sie, dass die Absender- bzw. Empfängerdaten korrekt platziert wurden - und sich vor dem Versenden noch ein Preview des Dokuments ansehen. Wenn Sie den Versand als farbigen Brief wünschen, müssen Sie noch die Checkbox "Farbiger Brief" aktivieren.

Um den Versand auszulösen klicken Sie jeweils auf den entsprechenden Go Button.

SMS

Um eine SMS direkt aus WICE zu versenden beachten Sie bitte auch die Hinweise hier im Abschnitt "Fax" in Bezug auf die Einrichtung und Konfiguration des Fax.de-Plugins, da Sie ansonsten keine SMS versenden können!

Um eine SMS zu versenden geben Sie zunächst die Telefonnummer des Empfängers ein und fügen dann den Text hinzu. Bitte beachten Sie das nur 160 Zeichen pro SMS genutzt werden können.

Optional können Sie die SMS auch als sog. Flash-SMS versenden, welche dann nicht beim Empfänger gespeichert wird, sondern direkt auf dem Display erscheint.

Klicken Sie dann auf "SMS absenden" und die SMS wird an das zuständige Message-Center des Providers übermittelt und Sie erhalten bei erfolgreicher Übermittlung eine Statusnachricht als Antwort von Fax.de.