CommCenter: Unterschied zwischen den Versionen

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== CommCenter ==
 
== CommCenter ==
 
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[[Kommunikation]]
Dieses Modul von WICE Cloud Based CRM dient allen Benutzern zum Informationsaustausch und als zentrale Kommunikationsplattform. Es besteht im wesentlichen aus folgenden Kommunikationstools:
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Dieses Modul von Wice CRM dient allen Benutzern zum Informationsaustausch und als zentrale Kommunikationsplattform. Es besteht im wesentlichen aus folgenden Kommunikationstools:
  
 
• E-Mail-Center<br>  
 
• E-Mail-Center<br>  
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=== E-Mail ===
 
=== E-Mail ===
  
WICE Cloud Based CRM bietet Ihnen einen vollwertigen und rein webbasierender E-Mail-Client zum Lesen und Schreiben von E-Mails. Sie können mit ihm beliebig viele IMAP-Mailboxen abfragen.
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Wice CRM bietet Ihnen einen vollwertigen und rein webbasierender E-Mail-Client zum Lesen und Schreiben von E-Mails. Sie können mit ihm beliebig viele IMAP-Mailboxen abfragen.
 
{{Screenshot|Commcenter_hauptneu.png|702|Übersicht CommCenter Email}}  
 
{{Screenshot|Commcenter_hauptneu.png|702|Übersicht CommCenter Email}}  
  
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Um Ihre in WICE hinterlegten IMAP-Accounts aufzurufen, klicken Sie auf "'''Zu meinen Email-Postfächern'''" und Sie gelangen in folgende Ansicht:
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Um Ihre in Wice hinterlegten IMAP-Accounts aufzurufen, klicken Sie auf "'''Zu meinen Email-Postfächern'''" und Sie gelangen in folgende Ansicht:
 
{{Screenshot|Commcenter_mailaccounts.png|645|Übersicht der IMAP-Mailaccounts im CommCenter}}
 
{{Screenshot|Commcenter_mailaccounts.png|645|Übersicht der IMAP-Mailaccounts im CommCenter}}
  
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==== Neuen Email-Account einrichten ====
 
==== Neuen Email-Account einrichten ====
  
Um mit [[WICE]] Cloud Based CRM einen bestehenden Email-Account abzufragen, müssen Sie diesen zunächst einrichten.
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Um mit [[Wice]] CRM einen bestehenden Email-Account abzufragen, müssen Sie diesen zunächst einrichten.
{{Hinweis|WICE bietet Ihnen keinen eigenen IMAP- oder POP3 Account an - WICE fragt diese Postfächer, ob nun bei Ihrem Provider oder auf einem Ihrer eigenen Server befindlich, lediglich ab und stellt Ihnen die Inhalte dar}}
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{{Hinweis|Wice bietet Ihnen keinen eigenen IMAP- oder POP3 Account an - WICE fragt diese Postfächer, ob nun bei Ihrem Provider oder auf einem Ihrer eigenen Server befindlich, lediglich ab und stellt Ihnen die Inhalte dar!}}
  
Klicken Sie nun also auf <b>neuer Email Account</b> und Sie erhalten die folgende Ansicht:
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Klicken Sie dazu auf den Menpünkt "CommCenter" und dort auf "Mail-Account-Verwaltung" und dort auf '''[Neuer Eintrag]''' und Sie erhalten die folgende Ansicht:
{{Screenshot|Neuer_account1.png|600|Maske zum Anlegen eines neuen Email-Accounts}}
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{{Screenshot|Neuer_account1.png|429|Maske mit den ersten Schritten zum Anlegen eines neuen Email-Accounts}}
  
Hier geben Sie zunächst den Namen Ihre Accounts ein, wobei Sie diesen Namen frei wählen können, er dient Ihnen nur um später leichter die Accounts unterscheiden zu können. Am einfachsten ist es ggf. den Namen = der Email-Adresse zu benennen.
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Hier geben Sie zunächst die Emailadresse Ihres Accounts und das Passwort für Ihren Account ein. Sollten Sie das Passwort nicht kennen, müssen Sie dies über Ihren Provider bzw. Ihren Administrator erfragen. Klicken Sie dann auf '''weiter...'''. Wice überprüft nun Ihre Angaben und versucht die nötigen weiteren Einstellungen zum Einrichten Ihres Emailaccounts automatisch zu ermitteln. Sie gelangen nun in die nachfolgende Ansicht, in der Sie weiteren Einstellungen vornehmen können:
Als nächstes tragen Sie den Usernamen für den Posteingangsserver ein - dieser sollte Ihnen von Ihrem Provider/Administrator vorliegen bzw. bekannt sein, wie auch das nachfolgend einzutragende Passwort für Ihr Postfach.
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{{Screenshot|Neuer_account2.png|586|Maske mit den weiteren Einstellungen zum Anlegen eines neuen Email-Accounts}}
  
{{Wichtig|Geben Sie bitte den Namen Ihres Posteingangserves ohne den Vorsatz http:// in das entsprechende Feld ein, ansonsten wird der Server nicht korrekt adressiert!}}
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Wenn WICE die Daten für Ihren Mailserver und die weiteren nötigen Einstellungen bereits ermitteln konnte, so sind diese Felder in der Maske bereits ausgefüllt. Andernfalls müssen Sie diese nun selbstständig vervollständigen.
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{{Wichtig|Bitte beachten Sie das im Feld "Emailadresse" eine gültige Emailadresse im korrekten Format hinterlegt sein muß! Der Name des Postfachinhabers o.ä. ist nicht ausreichend und führt dazu, das Emails nicht korrekt versendet werden können!}}
  
Dann müssen Sie den Namen bzw. die Adresse des Server eintragen, also z.B. imap.emailserver.de - diesen erhalten Sie ebenfalls von Ihren Provider oder Ihrem Administrator.
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Zunächst müssen Sie den Hostnamen Ihres Posteingangsservers in das Feld eintragen - diesen erhalten Sie entweder direkt von Ihrem Emailprovider, wie z.B. 1&1, Strato oder web.de etc. oder Ihrem Administrator, wenn dieser Ihre Daten verwaltet und/oder Sie selbst einen Emailserver betreiben. Genau so verfahren Sie mit der Adresse Ihre Postausgangsservers und tragen diesen in das vorgesehene Feld ein.
In dem nachfolgenden Drop-Down-Menü können Sie nun den Servertyp auswählen - beachten Sie dazu auch die Hinweise am Beginn dieser Maske. Sollten Sie nicht sicher sein um was für eine Art von Server es sich handelt, erfragen Sie dies bitte bei Ihrem Provider oder Administrator.
 
  
Sollten Sie sich für eine Nutzung über eine POP3-Abfrage entscheiden, und nur dann, müssen Sie die Art der Authentifizierung wählen. In der Regel wird die Einstellung "BEST" empfohlen - in seltenen Fällen kann es jedoch sein, dass Ihr Provider nur eine andere Methode wie APOP oder PASS unterstützt. Bei Problemen wenden Sie sich direkt an Ihren Provider bzw. Administrator Ihres Mailserver.
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Sollte Ihr Postausgangsserver andere Zugangsdaten als der Posteingangsserver benötigen, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox und die Maske erweitert sich um die Eingabefelder für den Usernamen und das Passwort für den Postausgangsserver.
  
Nun können Sie wählen ob Sie dieses Postfach über IMAP oder IMAPS abrufen möchten und selektieren die gewünschte Option.
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{{Wichtig|Geben Sie bitte den Namen Ihres Posteingangs- und Ausgangsservers jeweils ohne den Vorsatz http:// in das entsprechende Feld ein, ansonsten wird der Server nicht korrekt adressiert!}}
  
Sie können ausserdem, sollten Sie mehrere Email-Clients zur Abfrage Ihres Postfachs verwenden, den bzw. die Ordner für gesendete Objekte spezifizieren. Der WICE-IMAP Client verwendet "Sent" als Postausgangsorder. Bei Bedarf legt WICE diesen Ordner automatisch an. Darüber hinaus können Sie beliebige andere Ordner hier in diesem Feld angeben, die von anderen Email-Clients, die auf denselben Mail-Account zugreifen, als Postausgangsordner verwendet werden. Diese Ordner werden dann mit denselben Spalten angezeigt wie der "Sent"-Ordner. Tragen Sie die gewünschten Ordner durch Kommata getrennt ein.
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Damit sind zunächst alle nötigen Standardeinstellungen getätigt und Sie können auf '''Eingaben speichern''' klicken um Ihr Postfach anzulegen.
  
Als Option beim IMAP-Postfach können Sie die Checkbox "Nur persönliche Ordner darstellen (keine Shared- oder Public-Folder)" aktivieren. Entsprechend werden nur die genannten Ordnertypen angezeigt.
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Wenn Sie weitere Einstellungen vornehmen möchten, so klicken Sie auf den blauen Pfeil neben dem Hinweis auf die "Profi-Optionen" und die Maske wird erweitert und Sie können hier weitere Detaileinstellungen vornehmen:
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{{Screenshot|Neuer_account3.png|585|Maske mit den weiteren Einstellungen in den Profi-Optionen eines Email-Accounts}}
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Wice verwendet standardmäßig "Sent" als Postausgangsorder. Bei Bedarf legt Wice diesen Ordner automatisch an. Darüber hinaus können Sie beliebige andere Ordner hier in dem Feld angeben, die von anderen Email-Clients, die auf denselben Mail-Account zugreifen, als Postausgangsordner verwendet werden. Diese Ordner werden dann mit denselben Spalten angezeigt wie der "Sent"-Ordner. Tragen Sie die gewünschten Ordner durch Kommata getrennt ein. '''Beachten Sie bitte, dass diese Einstellung nichts mit dem Ablegen versendeter Nachrichten zu tun!'''
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Falls Sie nicht möchten, dass WICE versendete Emails im "Sent"-Ordner ablegt, können Sie hier, im nächsten Feld, einen von WICE zu verwendenden Postausgangsordner inkl. Namespace-Prefix angeben.
  
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass (Stand Juli 2013) der Maildienst Outlook.com von Microsoft kein IMAP unterstützt.}}
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Im Feld für den SMTP-Port müssen Sie den korrekten Port, je nachdem ob Sie ggf. die weiteren Optionen zum Versand via TLS oder SSL nutzen möchten, hinterlegen. Ihr Provider bzw. Ihr Systemadministrator kann Ihnen die korrekten Angaben nennen.  
  
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Im nachfolgenden Auswahlfeld können Sie wählen ob Sie dieses Postfach über IMAP oder IMAPS abrufen möchten - selektieren Sie dazu die gewünschte Option.
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Als Option beim IMAP-Postfach können Sie die Checkbox "Nur persönliche Ordner darstellen (keine Shared- oder Public-Folder)" aktivieren. Entsprechend werden nur die genannten Ordnertypen angezeigt.
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{{Hinweis|Bitte beachten Sie, dass (Stand Juli 2013) der Maildienst Outlook.com von Microsoft keine Abfrage per IMAP unterstützt.}}
  
 
In seltenen Fällen kann es sein, z.B. bei MS-Exchange, dass Ihr IMAP-Server(nicht WICE!) ungültige Boundary-Strings erzeugt. Hier wird Sie in der Regel Ihr Admininstrator über diesen Ausnahmefall unterrichten und nur dann müssen Sie die Checkbox für diesen Workaround aktivieren.
 
In seltenen Fällen kann es sein, z.B. bei MS-Exchange, dass Ihr IMAP-Server(nicht WICE!) ungültige Boundary-Strings erzeugt. Hier wird Sie in der Regel Ihr Admininstrator über diesen Ausnahmefall unterrichten und nur dann müssen Sie die Checkbox für diesen Workaround aktivieren.
  
Die Einrichtung eines Autoresponders ist nur bei der Verwendung als POP3-Mailbox möglich - allerding auch hier nur unter bestimmten Bedingungen - wenden Sie sich hier ggf. an Ihren WICE-Administrator.
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Wenn Sie die Verbindung zum SMTP-Server per TLS oder SSL verschlüsseln möchten, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox - bitte stellen Sie sicher, dass Sie im Feld SMPT-Port zuvor den korrekten Port eingetragen haben, um die verschlüsselte Verbindung nutzen zu können.
Abschliessend klicken Sie auf <b>Eingaben speichern</b> und Ihre Mailbox steht Ihnen zur Abfrage über das [[WICE]] CommCenter zur Verfügung.
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Abschließend klicken Sie auch hier auf '''Eingaben speichern''' um Ihre Änderungen zu übernehmen.
  
 
==== Email-Account editieren ====
 
==== Email-Account editieren ====
  
Um einen bestenden Email-Account zu editieren klicken Sie auf <b>Email-Account editieren</b>
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Um einen bestenden Email-Account zu editieren klicken Sie im CommCenter, Reiter "Email" auf <b>Mail-Account-Verwaltung</b> und Sie gelangen in die Übersicht der eingerichteten Mailaccounts:
{{Screenshot|Emailaccount_edit.png|386|Auswahl der bestehenden Emailaccounts zum Editieren}}
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{{Screenshot|Emailaccount_edit.png|526|Übersicht aller eingerichteten Emailaccounts im CommCenter}}
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Sie können in dieser Ansicht auch Ihren Default-Mailaccount festlegen. Dieser Account wird dann im Standard als Default-Mailaccount beim Betreten des CommCenter angezeigt und auch in der Menüleiste mit dem Email-Symbol verknüpft.
  
Sie können nun aus der Drop-Down Liste einen der Accounts auswählen den Sie editieren möchten und gelangen dann nach Klick auf <b>weiter...</b> in die Maske zum Anlegen/Editieren des Accounts und können hier Ihre Änderungen vornehmen.  
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Sie können nun aus der Liste einen der Accounts auswählen den Sie editieren möchten. Um diesen zu editieren klicken Sie auf das Edit-Icon bei dem jeweiligen Account und gelangen dann in die Maske zum Anlegen/Editieren des Accounts und können hier Ihre Änderungen vornehmen.
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{{Hinweis|Bitte beachten Sie, das hier in der Maske im Feld Passwort auch dann kein Eintrag angezeigt wird, wenn hier bereits ein Passwort für diesen Account hinterlegt wurde. Passwörter werden in WICE immer nur verschlüsselt auf dem Server abgelegt und somit folglich hier auch nicht angezeigt werden! Wenn Sie das Passwort nicht ändern möchten, lassen Sie das Passwortfeld bitte leer.}}
  
{{Hinweis|Bitte beachten Sie, das im Feld Passwort auch dann kein Eintrag angezeigt wird, wenn hier bereits ein Passwort für diesen Account hinterlegt wurde. Passwörter werden in WICE immer nur verschlüsselt auf dem Server abgelegt und somit folglich hier auch nicht angezeigt werden! Wenn Sie das Passwort nicht ändern möchten, lassen Sie das Passwortfeld bitte leer.}}
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Abschließend klicken Sie auf '''Eingaben speichern''' um Ihre Änderungen zu übernehmen.
 
 
Abschliessend klicken Sie auf <b>Eingaben speichern</b> um Ihre Änderungen zu übernehmen.
 
  
 
==== Email-Account löschen ====
 
==== Email-Account löschen ====
  
Hierzu klicken Sie auf <b>Email-Account löschen</b>
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Hierzu klicken Sie auf '''Mail-Account-Verwaltung''' und Sie gelangen wieder in die Übersicht der eingerichteten Emailaccounts.
{{Screenshot|Emailaccount_erase.png|514|Auswahl der eingerichteten Emailaccounts die gelöscht werden können}}
 
  
Aus dem Drop-Down-Menü wählen Sie nun den Account aus den Sie löschen möchten.
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Klicken Sie auf das Löschicon bei dem Account, denn Sie endgültig löschen möchten und Sie erhalten noch eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen. Der Account wird danach entfernt.
{{Wichtig|Das Löschen eines Accounts kann nicht rückgängig gemacht werden! Emails die also nur noch in der zu löschenden POP3-Mailbox auf Ihrem [[WICE]] Server gespeichert sind, gehen durch das Löschen unwiederruflich verloren! Bei IMAP-Accounts verbleiben die Emails auf dem IMAP-Server, bis Sie diese dort löschen!}}
 
  
 
==== IMAP-Client ====
 
==== IMAP-Client ====
  
Wenn Sie Mailboxen als IMAP-Postfächer eingerichtet haben, dann sehen Sie hier in der Zeile Emails/ IMAP-Client ihre zur Verfügung stehenden Postfächer. Um eines diese Postfächer abzurufen, klicken Sie auch den entsprechenden Link und es öffnet sich, in einem neuen Fenster, der IMAP-Client.
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Nach dem Klick auf den Menüpunkt CommCenter gelangen Sie in diese Ansicht:
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{{Screenshot|Imapclient_neu.png|477|Reiter Emails im CommCenter}}
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Ihr als Default-Mailaccount festgelegtes Postfach wird hier direkt angezeigt und Sie können dies per Klick auf '''EMAILS LESEN''' in einem neuen Browsertab/fenster öffnen. Wenn Sie weitere Emailaccounts eingerichtet haben, so klicken Sie auf '''Mail-Account-Verwaltung''' um eine Auflistung dieser zu erhalten und diese ebenfalls abzufragen.
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Sie gelangen in die Ansicht des Wice IMAP-Clients:
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{{Screenshot|Imapclient1.png|712|Wice IMAP Client mit in einem Ordner enthaltenen Emails}}
  
{{Screenshot|Imapclient1.png|600|IMAP Client mit geöffnetem Ordner und enthaltenen Emails}}
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Zunächst sehen Sie auf der linken Seite die eingerichteten Ordner für diese Mailbox. Bei einem IMAP-Postfach werden die Ordner direkt auf dem Server eingerichtet, so dass Ihnen diese Ordnerstruktur immer zur Verfügung steht, auch wenn Sie Ihre Emails mit einem anderen Emailclient ebenfalls abrufen bzw. bearbeiten. Auch die Emails verbleiben auf dem Server und werden nicht, wie bei einem POP3-Account, bei jedem Abruf heruntergeladen. Der Vorteil ist, das auch Emails die Sie direkt aus WICE, z.B. aus einer Aktion, schreiben in Ihrem Sent-Ordner abgelegt werden und somit auch hier immer verfügbar sind.
  
Zunächst sehen Sie auf der linken Seite die eingerichteten Ordner für diese Mailbox. Bei einem IMAP-Postfach werden die Ordner direkt auf dem Server eingerichtet, so daß Ihnen diese Ordnerstruktur immer zur Verfügung steht, auch wenn Sie Ihre Emails mit einem anderen Emailclient ebenfalls abrufen bzw. bearbeiten. Auch die Emails verbleiben auf dem Server und werden nicht, wie bei einem POP3-Account, bei jedem Abruf heruntergeladen. Der Vorteil ist, das auch Emails die Sie direkt aus WICE, z.B. aus einer Aktion, schreiben in Ihrem Sentfolder abgelegt werden und somit auch hier immer verfügbar sind.
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Um Ihre Emails in den jeweiligen Ordnern anzusehen klicken Sie auf die jeweiligen Ordner und Sie erhalten dann eine Übersicht über die Emails. Anhand der Zahlen hinter dem Ordnernamen sehen Sie wie viele Emails in dem Ordner vorhanden sind. UNgelesene Emails werden fett gedruckt dargestellt. Bitte beachten Sie, da Wice CRM ein webbasierte Software ist, es ggf. einige Zeit dauern kann bis die Anzahl der in einem Ordner enthaltenen Emails auch der Anazahl in den Klammern entspricht.
 
 
Um Ihre Emails in den jeweiligen Ordnern anzusehen klicken Sie auf die jeweiligen Folder und Sie erhalten dann eine Übersicht über die Emails. Anhand der Zahlen hinter dem Ordnernamen sehen Sie wie viele Emails in dem Ordner vorhanden sind. Die Emails die fettgedruckt sind kennzeichnen die Anzahl der neuen, noch ungelesenen Emails. Bitte beachten Sie, da WICE Cloud Based CRM ein webbasierte Software ist, kann es ggf. einige Zeit dauern bis die Anzahl der Emails bzw. die in einem Folder angezeigten Emails auch in der Ansicht Ihres Emailclients aktualisert sind.
 
  
 
Wenn Sie eine Email aus der Liste anklicken, dann erweitert sich die Menüleiste um die entsprechenden Buttons zur weiteren Bearbeitung:
 
Wenn Sie eine Email aus der Liste anklicken, dann erweitert sich die Menüleiste um die entsprechenden Buttons zur weiteren Bearbeitung:
{{Screenshot|Imapclient_buttons.png|600|Buttons zur Bearbeitung einer Email in der Menüleiste}}
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{{Screenshot|Imapclient_buttons.png|767|Buttons zur Bearbeitung einer Email in der Menüleiste}}
  
 
Hier können Sie jetzt die ausgewählte Email markieren, dann wird die Email in der Emailliste rot markiert oder aber Sie können eine Email als erledigt markieren, dann wird ein grünes Häkchen vor der Email gesetzt.
 
Hier können Sie jetzt die ausgewählte Email markieren, dann wird die Email in der Emailliste rot markiert oder aber Sie können eine Email als erledigt markieren, dann wird ein grünes Häkchen vor der Email gesetzt.
Sie können sich den Header der Email anzeigen lassen und natürlich auch die Email direkt beantworten oder eine Antwort an alle Empfänger der Email schreiben. In diesem Fall öffnet sich die Maske zum Verfassen einer Email, je nachdem welche Einstellung Sie in Ihrem Profil getätigt haben.
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Sie können sich den Header der Email anzeigen lassen und natürlich auch die Email direkt beantworten oder eine Antwort an alle Empfänger der Email schreiben. In diesem Fall öffnet sich die Maske zum Verfassen einer Email. Entweder die Ihres Standard-Email-Clients oder die Maske zum Erstellen einer Email des Wice CommCenters. Dies ist dann der Fall, wenn Sie diese Einstellung im Modil Profil, Reiter Einstellung->Defaul-Mailaccount, so gesetzt haben.
 
 
Eine besonders effektive Nutzung dieses Moduls besteht für Sie, wenn die im Modul "Adressen" hinterlegten E-Mail-Adressen direkt mit dem E-Mail-Center von WICE verlinkt sind und beim Anklicken einer Adresse nicht der verwendete Browseremailclient sondern das E-Mail-Center automatisch geöffnet wird. Eine solche Verbindung können Sie im Modul "Profil" festlegen.
 
  
 
Sie können die Email natürlich auch weiterleiten oder in einen anderen Ordner verschieben der sich in Ihrem Emailkonto befindet.
 
Sie können die Email natürlich auch weiterleiten oder in einen anderen Ordner verschieben der sich in Ihrem Emailkonto befindet.
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{{Screenshot|Imap_auswahl.png|223|Auswahlmenü zum Bearbeiten von Emails}}
  
{{Screenshot|Imap_auswahl.png|400|Auswahlmenü zum Bearbeiten von Emails}}
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Weitere Optionen zum Bearbeiten von mehreren Emails finden Sie in obigem Drop-Down Menü-um mehrere Email aus Ihrem Ordner auszuwählen halten Sie beim Anklicken die STRG-Taste gedrückt und wählen dann aus dem Menü die gewünschte Funktion und klicken dann auf '''Go'''.
  
Weitere Optionen zum Bearbeiten von mehreren Emails finden Sie in obigem Drop-Down Menü-um mehrere Email aus Ihrem Ordner auszuwählen halten Sie beim Anklicken die STRG-Taste gedrückt und wählen dann aus dem Menü die gewünschte Funktion und klicken dann auf "Go".
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Um Ihre Emails zu durchsuchen tragen Sie den gewünschten Suchbegriff in das Feld neben der Lupe ein und klicken dann auf '''Suchen/Filtern'''. Sie können Ihre Suche einschränken in dem Sie aus den nebenstehenden Drop-Down Menü die gewünschte Kategorie auswählen.
Um Ihre Emails zu durchsuchen tragen Sie den gewünschten Suchbegriff in das Feld neben der Lupe ein und klicken dann auf "Suchen/Filtern". Sie können Ihre Suche einschränken in dem Sie aus den nebenstehenden Drop-Down Menü die gewünschte Kategorie auswählen.
 
  
 
Wenn Sie einen neuen Ordner in Ihrer Mailbox anlegen möchten, dann klicken Sie in der Übersicht Ihrer Ordner direkt auf "Neuen Ordner anlegen" und vergeben dann einen Namen für den Ordner und dieser wird dann direkt auf dem Server Ihrer Mailbox angelegt.
 
Wenn Sie einen neuen Ordner in Ihrer Mailbox anlegen möchten, dann klicken Sie in der Übersicht Ihrer Ordner direkt auf "Neuen Ordner anlegen" und vergeben dann einen Namen für den Ordner und dieser wird dann direkt auf dem Server Ihrer Mailbox angelegt.
  
Um eine neue Email zu verfasen klicken Sie oben rechts in dieser Maske aus das Briefsymbol "Neu" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen einer neuen Email.
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Um eine neue Email zu verfassen klicken Sie oben rechts in dieser Maske aus das Briefsymbol "Neu" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen einer neuen Email.
  
===== Emails zuweisen - Arbeiten mit Emailbenachrichtigungen =====
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===== Emails zuweisen - Arbeiten mit Email-Benachrichtigungen =====
  
Als Besonderheit bzw. zur Abbildung der Kommunikation und der Kommunikationshistorie bietet Ihnen WICE Cloud Based CRM die Möglichkeit eingehende Emails direkt einer Adresse als Notiz oder auch direkt einem passenden Vorgang als Aktion zuzuweisen.
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Als Besonderheit bzw. zur Abbildung der Kommunikation und der Kommunikationshistorie bietet Ihnen Wice CRM die Möglichkeit eingehende Emails direkt einer Adresse als Notiz oder auch direkt einem passenden Vorgang als Aktion zuzuweisen.
 
Wenn Sie auf eine in Ihrer Mailbox befindliche Email klicken so wird Ihnen dies als Option angezeigt:
 
Wenn Sie auf eine in Ihrer Mailbox befindliche Email klicken so wird Ihnen dies als Option angezeigt:
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{{Screenshot|Emaileingang_option.png|655|Option zum Zuordnen von Emails in Wice}}
  
{{Screenshot|Emaileingang_option.png|600|Option zum Zuordnen von Emails in WICE}}
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Wenn Sie eine Email direkt aus einer Aktion aus einem Vorgang in Wice an einen Empfänger schreiben, so wird automatisch die Ticket-ID im Betreff der Email eingefügt. Anhand dieser Ticket-ID, wie in obigem Screenshot zu sehen, kann die eingehende Email direkt wieder dem betreffendem Vorgang zugewiesen werden und wird dort, mitsamt evtl. vorhandener Attachments, als neue Aktion angelegt.
 
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Hierzu müssen Sie lediglich auf den Link "Diese Nachricht als Vorgangsaktion speichern:" klicken und die Email wird als Aktion an dem Vorgang angelegt und Sie können dort mit der Bearbeitung fortfahren bzw. auch direkt in dem Vorgang eine Antwort schreiben.
Wenn Sie eine Email direkt aus einer Aktion aus einem Vorgang in WICE an einen Empfänger schreiben, so wird automatisch eine Ticket-ID im Betreff der Email eingefügt. Anhand dieser Ticket-ID, wie in obigem Screenshot zu sehen, kann die eingehende Email direkt wieder dem betreffenen Vorgang zugewiesen werden und wird dort, mitsamt evtl. vorhandener Attachments, als neue Aktion angelegt.
 
Hierzu müssen Sie lediglich nur auf den Link "Diese Nachricht als Vorgangsaktion speichern:" und die Email wird als Aktion an dem Vorgang angelegt und Sie können dort mit der Bearbeitung fortfahren bzw. auch direkt in dem Vorgang eine Antwort schreiben.
 
  
 
Sollte die Ticket-ID nicht vorhanden sein bzw. diese ggf. verloren oder entfernt worden sein, so können Sie immer noch diese Email manuell einer Adresse als Notiz zuweisen und dann, wenn sinnvoll, diese dann darüber einem Vorgang zuleiten.
 
Sollte die Ticket-ID nicht vorhanden sein bzw. diese ggf. verloren oder entfernt worden sein, so können Sie immer noch diese Email manuell einer Adresse als Notiz zuweisen und dann, wenn sinnvoll, diese dann darüber einem Vorgang zuleiten.
Hierzu klicken Sie auf den Link "Diese Nachricht als Adressnotiz speichern (Adresse auswählen)" und es öffnet sich folgende Ansicht in einem neuen Fenster:
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Hierzu klicken Sie auf den Link "Diese Nachricht in ausgew. Vorgang oder Adresse speichern" und es öffnet sich folgende Ansicht in einem neuen Fenster:
{{Screenshot|Email_zuweisen.png|400|Auswahlmaske zum Zuordnen einer Email}}
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{{Screenshot|Email_zuweisen.png|541|Auswahlmaske zum Zuordnen einer Email}}
  
 
Hier können Sie jetzt in dem entsprechenden Feld nach der gewünschten Adresse oder dem Ansprechpartner suchen, indem Sie einfach beginnen den Firmennamen einzutippen und WICE automatisch die passenden Suchergebnisse ergänzt.
 
Hier können Sie jetzt in dem entsprechenden Feld nach der gewünschten Adresse oder dem Ansprechpartner suchen, indem Sie einfach beginnen den Firmennamen einzutippen und WICE automatisch die passenden Suchergebnisse ergänzt.
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Weiterführende Informationen zum nachträglichen Zuweisen einer als Adressnotiz gespeicherten Email zu einem Vorgang finden Sie hier im WIKI unter Adressen.
 
Weiterführende Informationen zum nachträglichen Zuweisen einer als Adressnotiz gespeicherten Email zu einem Vorgang finden Sie hier im WIKI unter Adressen.
  
Wenn Sie eine Emailbenachrichtigung zu einer neuen Wiedervorlage oder zu einer Aktion erhalten, so ist hier ein interner Link eingefügt, den Sie nutzen können um direkt aus dem Emailclient zu der verknüpften Aktion/Wiedervorlage gelangen können.
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Wenn Sie eine Emailbenachrichtigung zu einer neuen Wiedervorlage oder zu einer Aktion erhalten, so ist hier ein interner Link eingefügt, den Sie nutzen können, um direkt aus dem Emailclient zu der verknüpften Aktion/Wiedervorlage zu gelangen:
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{{Screenshot|Interner_link.png|401|Interner Link in einer Wice-Benachrichtigungsemail}}
  
{{Screenshot|Interner_link.png|400|Interner Link in einer WICE-Benachrichtigungsemail}}
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Wenn Sie den Link '''zur Vorgangsansicht in WICE''' per Klick mit dem rechten Mousebutton in einem neuen Fenster/Tab öffnen, dann werden Sie so direkt zu der Aktion in den entsprechenden Vorgang geleitet und können hier direkt mit der Bearbeitung beginnen.
 
 
Wenn Sie jetzt, per Klick auf den rechten Mausbutton, diese Link in einem neuen Tab/Fenster öffnen, dann werden Sie so zu der Aktion geleitet und können hier direkt mit der Bearbeitung beginnen.
 
  
 
=== Email-Automation ===
 
=== Email-Automation ===
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{{Screenshot|Automation_autoresponder.png|458|Maske mit gewählter Option zum Anlegen eines Autoresponders}}
 
{{Screenshot|Automation_autoresponder.png|458|Maske mit gewählter Option zum Anlegen eines Autoresponders}}
  
Sie sehen die bereits mit einer einfachen Vorlage befüllte Maske für den Text Ihres Autoresponders - die Serienbriefanrede ist bereits als Platzhalter befüllt und wird automatisch, sofern der Empfänger WICE bekannt ist, beim Versand befüllt. Sie können den Betreff und den Text nun natürlich noch nach Ihren Vorstellungen und Notwendigkeiten ergänzen bzw. verändern. Solle keine Serienbriefanrede für den Empfänger hinterlegt sein oder kann dieser nicht eindeutige identifiziert werden, so können Sie im Feld für die Autoresponder-Serienbriefanrede Fallback eine allgemeine Anrede hinterlegen, mit der dann der Platzhalter für die Serienbriefanrede befüllt wird.
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Sie sehen die bereits mit einer einfachen Vorlage befüllte Maske für den Text Ihres Autoresponders - die Serienbriefanrede ist bereits als Platzhalter befüllt und wird automatisch, sofern der Empfänger Wice bekannt ist, beim Versand befüllt. Sie können den Betreff und den Text nun natürlich noch nach Ihren Vorstellungen und Notwendigkeiten ergänzen bzw. verändern. Solle keine Serienbriefanrede für den Empfänger hinterlegt sein oder kann dieser nicht eindeutige identifiziert werden, so können Sie im Feld für die Autoresponder-Serienbriefanrede Fallback eine allgemeine Anrede hinterlegen, mit der dann der Platzhalter für die Serienbriefanrede befüllt wird.
  
 
====Automatische Emailsortierung====
 
====Automatische Emailsortierung====
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Mit dieser dritten Option in der Email-Automation werden eingehende Emails automatisch anhand des Absender und des Betreff analysiert. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird diese in dem zugehörigen Vorgang als Vorgangsaktion angelegt. Anderenfalls wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und es wird eine Adressnotiz beim gefundenen Ansprechpartner bzw. bei der Firma hinterlegt. '''Die Email wird nach Bearbeitung nicht aus Ihrem Posteingang entfernt, d.h. Sie erhalten sie darüber hinaus ganz normal.'''
 
Mit dieser dritten Option in der Email-Automation werden eingehende Emails automatisch anhand des Absender und des Betreff analysiert. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird diese in dem zugehörigen Vorgang als Vorgangsaktion angelegt. Anderenfalls wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und es wird eine Adressnotiz beim gefundenen Ansprechpartner bzw. bei der Firma hinterlegt. '''Die Email wird nach Bearbeitung nicht aus Ihrem Posteingang entfernt, d.h. Sie erhalten sie darüber hinaus ganz normal.'''
  
{{Hinweis|Bedenken Sie, dass diese Option nur für ausgewählte Fälle verwendet werden sollte, um ein Überfluten der WICE-Datenbank zu verhindern. Beispiele: Ablegen von Rückläufern aus Mailingaktionen.}}
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{{Hinweis|Bedenken Sie, dass diese Option nur für ausgewählte Fälle verwendet werden sollte, um ein Überfluten der Wice-Datenbank zu verhindern. Beispiele: Ablegen von Rückläufern aus Mailingaktionen.}}
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====Helpdesk-Automat====
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Mit dem Helpdesk-Automaten können E-Mails automatisch in Vorgänge überführt werden.
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Wice CRM unterscheidet dabei nach verschiedenen Kriterien. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird eine Vorgangsaktion am gefundenen Vorgang angelegt. Enthält der Email-Betreff keine Vorgangs-ID, so wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und ein neuer Vorgang angelegt. Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt, bei der man auch die Kategorien bestimmen kann.
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Wählen Sie hierfür in der Mail-Automation die Option "Helpdesk-Automat" aus.
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{{Screenshot|helpdeskautomat1.png|767|Helpdesk-Automat Teil 1}}
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Beim Helpdesk-Automaten ist die Festlegung einer Benutzergruppe in der allermeisten Fällen sinnvoll.
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Nun bestimmen Sie die Optionen für den Helpdesk-Automaten.
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{{Screenshot|helpdeskautomat2.png|685|Helpdesk-Automat Teil 2}}
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Konfigurieren Sie zunächst den Vorgang, der durch den Helpdesk-Automaten durch die neue E-Mail angelegt werden soll. Geben Sie einen Vorgangsbetreff ein und wählen dann den verantwortlichen Mitarbeiter, die Vorgangskategorien und den Vorgangstatus aus und legen dann die Besitzergruppe fest. Dann bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter die Wiedervorlage erhalten soll. Sie können auch noch einen Workflow festlegen, der durch den Helpdesk-Automaten gestartet werden soll.
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Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt. Bestimmen Sie hierfür die Firmenaddresskategorien. Der Firmenname wird automatisch die E-Mail-Adresse des Absender sein.
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{{Screenshot|helpdeskautomat3.png|692|Helpdesk-Automat Teil 3}}
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An den Absender der E-Mail wird eine automatisierte Antwort gesendet. Sie können hier die Absenderadresse, die Betreffzeile und den Text eintragen.
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Klicken Sie auf "Eingaben speichern", um den Helpdesk-Automaten zu aktivieren.
  
 
== Diskussionsforen ==
 
== Diskussionsforen ==
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== Fax ==
 
== Fax ==
  
{{Wichtig|Um die Funktionen nutzen zu können muss das Fax.de-Plugin installiert sein und Sie müssen sich bei Fax.de registrieren - für die Nutzung werden entsprechende Kosten lt. aktueller Preisliste in Ihrem gewählten Tarif fällig (weitere Informationen unter http://www.fax.de), welche Ihnen direkt durch Fax.de in Rechnung gestellt werden. Das Fax.de-Plugin muss mit allen nötigen Informationen konfiguriert werden, damit Sie hier Ihre Faxe empfangen können}}
+
{{Wichtig|Um diese Funktionen nutzen zu können muss das Fax.de-Plugin installiert sein und Sie müssen sich bei Fax.de registrieren - für die Nutzung werden entsprechende Kosten lt. aktueller Preisliste in Ihrem gewählten Tarif fällig (weitere Informationen unter http://www.fax.de), welche Ihnen direkt durch Fax.de in Rechnung gestellt werden. Das Fax.de-Plugin muss mit allen nötigen Informationen konfiguriert werden, damit Sie hier Ihre Faxe empfangen und versenden können}}
  
 
In der Übersicht sehen Sie alle bisher erhaltenen Faxe:
 
In der Übersicht sehen Sie alle bisher erhaltenen Faxe:
 
 
{{Screenshot|Faxeingang.png|527|Ausschnitt der Übersicht aller eingegangenen Faxe}}
 
{{Screenshot|Faxeingang.png|527|Ausschnitt der Übersicht aller eingegangenen Faxe}}
  
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Aktuelle Version vom 3. Februar 2015, 16:55 Uhr

CommCenter

Kommunikation Dieses Modul von Wice CRM dient allen Benutzern zum Informationsaustausch und als zentrale Kommunikationsplattform. Es besteht im wesentlichen aus folgenden Kommunikationstools:

• E-Mail-Center
• Diskussionsforum und Chatroom
• Messaging
• Fax (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins)
• SMS (optional bei Nutzung des Fax.de-Plugins)


E-Mail

Wice CRM bietet Ihnen einen vollwertigen und rein webbasierender E-Mail-Client zum Lesen und Schreiben von E-Mails. Sie können mit ihm beliebig viele IMAP-Mailboxen abfragen.

Commcenter hauptneu.png
Screenshot: Übersicht CommCenter Email


Achtung.png
Wichtig:

Da der POP3-Client nicht weiter gepflegt bzw. weiter entwickelt wird, bitten wir Sie sich bei Fragen zur Bedienung an die Informationen zum POP3-Client in unserem im Support-Center hinterlegten Handbuch zum Release 4.3 zu wenden! Für alle Neukunden steht nur noch der IMAP-Client zur Benutzung zur Verfügung


Um Ihre in Wice hinterlegten IMAP-Accounts aufzurufen, klicken Sie auf "Zu meinen Email-Postfächern" und Sie gelangen in folgende Ansicht:

Commcenter mailaccounts.png
Screenshot: Übersicht der IMAP-Mailaccounts im CommCenter

Um den jeweiligen Emailaccount aufzurufen klicken Sie auf den Names des Accounts und dieser öffnet sich in einem neuen Fenster.

Neuen Email-Account einrichten

Um mit Wice CRM einen bestehenden Email-Account abzufragen, müssen Sie diesen zunächst einrichten.

Bulbgraph.png
Hinweis:

Wice bietet Ihnen keinen eigenen IMAP- oder POP3 Account an - WICE fragt diese Postfächer, ob nun bei Ihrem Provider oder auf einem Ihrer eigenen Server befindlich, lediglich ab und stellt Ihnen die Inhalte dar!

Klicken Sie dazu auf den Menpünkt "CommCenter" und dort auf "Mail-Account-Verwaltung" und dort auf [Neuer Eintrag] und Sie erhalten die folgende Ansicht:

Neuer account1.png
Screenshot: Maske mit den ersten Schritten zum Anlegen eines neuen Email-Accounts

Hier geben Sie zunächst die Emailadresse Ihres Accounts und das Passwort für Ihren Account ein. Sollten Sie das Passwort nicht kennen, müssen Sie dies über Ihren Provider bzw. Ihren Administrator erfragen. Klicken Sie dann auf weiter.... Wice überprüft nun Ihre Angaben und versucht die nötigen weiteren Einstellungen zum Einrichten Ihres Emailaccounts automatisch zu ermitteln. Sie gelangen nun in die nachfolgende Ansicht, in der Sie weiteren Einstellungen vornehmen können:

Neuer account2.png
Screenshot: Maske mit den weiteren Einstellungen zum Anlegen eines neuen Email-Accounts

Wenn WICE die Daten für Ihren Mailserver und die weiteren nötigen Einstellungen bereits ermitteln konnte, so sind diese Felder in der Maske bereits ausgefüllt. Andernfalls müssen Sie diese nun selbstständig vervollständigen.

Achtung.png
Wichtig:

Bitte beachten Sie das im Feld "Emailadresse" eine gültige Emailadresse im korrekten Format hinterlegt sein muß! Der Name des Postfachinhabers o.ä. ist nicht ausreichend und führt dazu, das Emails nicht korrekt versendet werden können!

Zunächst müssen Sie den Hostnamen Ihres Posteingangsservers in das Feld eintragen - diesen erhalten Sie entweder direkt von Ihrem Emailprovider, wie z.B. 1&1, Strato oder web.de etc. oder Ihrem Administrator, wenn dieser Ihre Daten verwaltet und/oder Sie selbst einen Emailserver betreiben. Genau so verfahren Sie mit der Adresse Ihre Postausgangsservers und tragen diesen in das vorgesehene Feld ein.

Sollte Ihr Postausgangsserver andere Zugangsdaten als der Posteingangsserver benötigen, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox und die Maske erweitert sich um die Eingabefelder für den Usernamen und das Passwort für den Postausgangsserver.


Achtung.png
Wichtig:

Geben Sie bitte den Namen Ihres Posteingangs- und Ausgangsservers jeweils ohne den Vorsatz http:// in das entsprechende Feld ein, ansonsten wird der Server nicht korrekt adressiert!

Damit sind zunächst alle nötigen Standardeinstellungen getätigt und Sie können auf Eingaben speichern klicken um Ihr Postfach anzulegen.

Wenn Sie weitere Einstellungen vornehmen möchten, so klicken Sie auf den blauen Pfeil neben dem Hinweis auf die "Profi-Optionen" und die Maske wird erweitert und Sie können hier weitere Detaileinstellungen vornehmen:

Neuer account3.png
Screenshot: Maske mit den weiteren Einstellungen in den Profi-Optionen eines Email-Accounts

Wice verwendet standardmäßig "Sent" als Postausgangsorder. Bei Bedarf legt Wice diesen Ordner automatisch an. Darüber hinaus können Sie beliebige andere Ordner hier in dem Feld angeben, die von anderen Email-Clients, die auf denselben Mail-Account zugreifen, als Postausgangsordner verwendet werden. Diese Ordner werden dann mit denselben Spalten angezeigt wie der "Sent"-Ordner. Tragen Sie die gewünschten Ordner durch Kommata getrennt ein. Beachten Sie bitte, dass diese Einstellung nichts mit dem Ablegen versendeter Nachrichten zu tun! Falls Sie nicht möchten, dass WICE versendete Emails im "Sent"-Ordner ablegt, können Sie hier, im nächsten Feld, einen von WICE zu verwendenden Postausgangsordner inkl. Namespace-Prefix angeben.

Im Feld für den SMTP-Port müssen Sie den korrekten Port, je nachdem ob Sie ggf. die weiteren Optionen zum Versand via TLS oder SSL nutzen möchten, hinterlegen. Ihr Provider bzw. Ihr Systemadministrator kann Ihnen die korrekten Angaben nennen.

Im nachfolgenden Auswahlfeld können Sie wählen ob Sie dieses Postfach über IMAP oder IMAPS abrufen möchten - selektieren Sie dazu die gewünschte Option. Als Option beim IMAP-Postfach können Sie die Checkbox "Nur persönliche Ordner darstellen (keine Shared- oder Public-Folder)" aktivieren. Entsprechend werden nur die genannten Ordnertypen angezeigt.

Bulbgraph.png
Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass (Stand Juli 2013) der Maildienst Outlook.com von Microsoft keine Abfrage per IMAP unterstützt.

In seltenen Fällen kann es sein, z.B. bei MS-Exchange, dass Ihr IMAP-Server(nicht WICE!) ungültige Boundary-Strings erzeugt. Hier wird Sie in der Regel Ihr Admininstrator über diesen Ausnahmefall unterrichten und nur dann müssen Sie die Checkbox für diesen Workaround aktivieren.

Wenn Sie die Verbindung zum SMTP-Server per TLS oder SSL verschlüsseln möchten, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox - bitte stellen Sie sicher, dass Sie im Feld SMPT-Port zuvor den korrekten Port eingetragen haben, um die verschlüsselte Verbindung nutzen zu können.

Abschließend klicken Sie auch hier auf Eingaben speichern um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Email-Account editieren

Um einen bestenden Email-Account zu editieren klicken Sie im CommCenter, Reiter "Email" auf Mail-Account-Verwaltung und Sie gelangen in die Übersicht der eingerichteten Mailaccounts:

Emailaccount edit.png
Screenshot: Übersicht aller eingerichteten Emailaccounts im CommCenter

Sie können in dieser Ansicht auch Ihren Default-Mailaccount festlegen. Dieser Account wird dann im Standard als Default-Mailaccount beim Betreten des CommCenter angezeigt und auch in der Menüleiste mit dem Email-Symbol verknüpft.

Sie können nun aus der Liste einen der Accounts auswählen den Sie editieren möchten. Um diesen zu editieren klicken Sie auf das Edit-Icon bei dem jeweiligen Account und gelangen dann in die Maske zum Anlegen/Editieren des Accounts und können hier Ihre Änderungen vornehmen.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Bitte beachten Sie, das hier in der Maske im Feld Passwort auch dann kein Eintrag angezeigt wird, wenn hier bereits ein Passwort für diesen Account hinterlegt wurde. Passwörter werden in WICE immer nur verschlüsselt auf dem Server abgelegt und somit folglich hier auch nicht angezeigt werden! Wenn Sie das Passwort nicht ändern möchten, lassen Sie das Passwortfeld bitte leer.

Abschließend klicken Sie auf Eingaben speichern um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Email-Account löschen

Hierzu klicken Sie auf Mail-Account-Verwaltung und Sie gelangen wieder in die Übersicht der eingerichteten Emailaccounts.

Klicken Sie auf das Löschicon bei dem Account, denn Sie endgültig löschen möchten und Sie erhalten noch eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen. Der Account wird danach entfernt.

IMAP-Client

Nach dem Klick auf den Menüpunkt CommCenter gelangen Sie in diese Ansicht:

Imapclient neu.png
Screenshot: Reiter Emails im CommCenter

Ihr als Default-Mailaccount festgelegtes Postfach wird hier direkt angezeigt und Sie können dies per Klick auf EMAILS LESEN in einem neuen Browsertab/fenster öffnen. Wenn Sie weitere Emailaccounts eingerichtet haben, so klicken Sie auf Mail-Account-Verwaltung um eine Auflistung dieser zu erhalten und diese ebenfalls abzufragen. Sie gelangen in die Ansicht des Wice IMAP-Clients:

Imapclient1.png
Screenshot: Wice IMAP Client mit in einem Ordner enthaltenen Emails

Zunächst sehen Sie auf der linken Seite die eingerichteten Ordner für diese Mailbox. Bei einem IMAP-Postfach werden die Ordner direkt auf dem Server eingerichtet, so dass Ihnen diese Ordnerstruktur immer zur Verfügung steht, auch wenn Sie Ihre Emails mit einem anderen Emailclient ebenfalls abrufen bzw. bearbeiten. Auch die Emails verbleiben auf dem Server und werden nicht, wie bei einem POP3-Account, bei jedem Abruf heruntergeladen. Der Vorteil ist, das auch Emails die Sie direkt aus WICE, z.B. aus einer Aktion, schreiben in Ihrem Sent-Ordner abgelegt werden und somit auch hier immer verfügbar sind.

Um Ihre Emails in den jeweiligen Ordnern anzusehen klicken Sie auf die jeweiligen Ordner und Sie erhalten dann eine Übersicht über die Emails. Anhand der Zahlen hinter dem Ordnernamen sehen Sie wie viele Emails in dem Ordner vorhanden sind. UNgelesene Emails werden fett gedruckt dargestellt. Bitte beachten Sie, da Wice CRM ein webbasierte Software ist, es ggf. einige Zeit dauern kann bis die Anzahl der in einem Ordner enthaltenen Emails auch der Anazahl in den Klammern entspricht.

Wenn Sie eine Email aus der Liste anklicken, dann erweitert sich die Menüleiste um die entsprechenden Buttons zur weiteren Bearbeitung:

Imapclient buttons.png
Screenshot: Buttons zur Bearbeitung einer Email in der Menüleiste

Hier können Sie jetzt die ausgewählte Email markieren, dann wird die Email in der Emailliste rot markiert oder aber Sie können eine Email als erledigt markieren, dann wird ein grünes Häkchen vor der Email gesetzt. Sie können sich den Header der Email anzeigen lassen und natürlich auch die Email direkt beantworten oder eine Antwort an alle Empfänger der Email schreiben. In diesem Fall öffnet sich die Maske zum Verfassen einer Email. Entweder die Ihres Standard-Email-Clients oder die Maske zum Erstellen einer Email des Wice CommCenters. Dies ist dann der Fall, wenn Sie diese Einstellung im Modil Profil, Reiter Einstellung->Defaul-Mailaccount, so gesetzt haben.

Sie können die Email natürlich auch weiterleiten oder in einen anderen Ordner verschieben der sich in Ihrem Emailkonto befindet.

Imap auswahl.png
Screenshot: Auswahlmenü zum Bearbeiten von Emails

Weitere Optionen zum Bearbeiten von mehreren Emails finden Sie in obigem Drop-Down Menü-um mehrere Email aus Ihrem Ordner auszuwählen halten Sie beim Anklicken die STRG-Taste gedrückt und wählen dann aus dem Menü die gewünschte Funktion und klicken dann auf Go.

Um Ihre Emails zu durchsuchen tragen Sie den gewünschten Suchbegriff in das Feld neben der Lupe ein und klicken dann auf Suchen/Filtern. Sie können Ihre Suche einschränken in dem Sie aus den nebenstehenden Drop-Down Menü die gewünschte Kategorie auswählen.

Wenn Sie einen neuen Ordner in Ihrer Mailbox anlegen möchten, dann klicken Sie in der Übersicht Ihrer Ordner direkt auf "Neuen Ordner anlegen" und vergeben dann einen Namen für den Ordner und dieser wird dann direkt auf dem Server Ihrer Mailbox angelegt.

Um eine neue Email zu verfassen klicken Sie oben rechts in dieser Maske aus das Briefsymbol "Neu" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen einer neuen Email.

Emails zuweisen - Arbeiten mit Email-Benachrichtigungen

Als Besonderheit bzw. zur Abbildung der Kommunikation und der Kommunikationshistorie bietet Ihnen Wice CRM die Möglichkeit eingehende Emails direkt einer Adresse als Notiz oder auch direkt einem passenden Vorgang als Aktion zuzuweisen. Wenn Sie auf eine in Ihrer Mailbox befindliche Email klicken so wird Ihnen dies als Option angezeigt:

Emaileingang option.png
Screenshot: Option zum Zuordnen von Emails in Wice

Wenn Sie eine Email direkt aus einer Aktion aus einem Vorgang in Wice an einen Empfänger schreiben, so wird automatisch die Ticket-ID im Betreff der Email eingefügt. Anhand dieser Ticket-ID, wie in obigem Screenshot zu sehen, kann die eingehende Email direkt wieder dem betreffendem Vorgang zugewiesen werden und wird dort, mitsamt evtl. vorhandener Attachments, als neue Aktion angelegt. Hierzu müssen Sie lediglich auf den Link "Diese Nachricht als Vorgangsaktion speichern:" klicken und die Email wird als Aktion an dem Vorgang angelegt und Sie können dort mit der Bearbeitung fortfahren bzw. auch direkt in dem Vorgang eine Antwort schreiben.

Sollte die Ticket-ID nicht vorhanden sein bzw. diese ggf. verloren oder entfernt worden sein, so können Sie immer noch diese Email manuell einer Adresse als Notiz zuweisen und dann, wenn sinnvoll, diese dann darüber einem Vorgang zuleiten. Hierzu klicken Sie auf den Link "Diese Nachricht in ausgew. Vorgang oder Adresse speichern" und es öffnet sich folgende Ansicht in einem neuen Fenster:

Email zuweisen.png
Screenshot: Auswahlmaske zum Zuordnen einer Email

Hier können Sie jetzt in dem entsprechenden Feld nach der gewünschten Adresse oder dem Ansprechpartner suchen, indem Sie einfach beginnen den Firmennamen einzutippen und WICE automatisch die passenden Suchergebnisse ergänzt. Sollte Ihnen die passende Vorgangs-ID bekannt sein, so können Sie hier auch diese direkt eingeben und die Email wird dann so auch als neue Aktion an dem gewählten Vorgang hinterlegt und Sie gelangen in die entsprechende Ansicht. Weiterführende Informationen zum nachträglichen Zuweisen einer als Adressnotiz gespeicherten Email zu einem Vorgang finden Sie hier im WIKI unter Adressen.

Wenn Sie eine Emailbenachrichtigung zu einer neuen Wiedervorlage oder zu einer Aktion erhalten, so ist hier ein interner Link eingefügt, den Sie nutzen können, um direkt aus dem Emailclient zu der verknüpften Aktion/Wiedervorlage zu gelangen:

Interner link.png
Screenshot: Interner Link in einer Wice-Benachrichtigungsemail

Wenn Sie den Link zur Vorgangsansicht in WICE per Klick mit dem rechten Mousebutton in einem neuen Fenster/Tab öffnen, dann werden Sie so direkt zu der Aktion in den entsprechenden Vorgang geleitet und können hier direkt mit der Bearbeitung beginnen.

Email-Automation

Hier können Sie Regeln definieren nach denen eingehenden Emails direkt in einen bestimmten Ordner Ihres IMAP-Postfachs einsortiert werden oder aber direkt in WICE in einem Vorgang oder als Adressnotiz hinterlegt werden können. Sie können ausserdem für alle Ihre Postfächer Autoresponder einrichten und verwalten.

Nach dem Aufruf des Reiters "Automation" gelangen Sie in die nachfolgende Ansicht mit der Auflistung Ihrer eingerichteten Automationsprozesse:

Automation haupt.png
Screenshot: Übersicht der eingerichteten Automationsprozesse

Sie sehen hier Ihre bisher hinterlegten Prozesse. Sie können die Prozesse löschen und bearbeiten mit einem Klick auf das jeweilige Icon. Sie sehen außerdem in der Spalte "Aktiv" anhand des grünen Hakens bzw. des grauen Kreuzes ob ein Prozess derzeit aktiv ist. Sie können dies jeweils durch einen Klick ändern. Mit einem Klick auf "LOG" gelangen Sie in die Logansicht des Prozesses, der Ihnen auflistet wann und welche Emails zuletzt zugewiesen wurden.


Smile orange.png
Tipp:

Sie können mehrere Automationsprozesse pro Mail-Account definieren; diese werden der Reihenfolge nach abgearbeitet, die sie aus der Automationsbeschreibung ergibt. Es ist daher ratsam, die Beschreibungen bei Bedarf mit "10...", "20..." usw. beginnen zu lassen.

Um einen neuen Automationsprozess einzurichten Klicken Sie auf "Neuer Eintrag" und Sie gelangen zunächst in die folgende Ansicht:

Automation auswahl.png
Screenshot: Auswahlmaske zum Anlegen eines neuen Email-Automationsprozesses

Hier wählen Sie nun aus den eingerichteten Accounts aus dem Drop-Down-Menü das Postfach aus für den Sie die Automation einrichten möchten. Optional können Sie noch eine Beschreibung für den jeweiligen Prozess hinterlegen.

Einrichten eines Autoresponders

Wenn Sie nun die Option Autoresponder auswählen, so erweitert sich die Maske entsprechend:

Automation autoresponder.png
Screenshot: Maske mit gewählter Option zum Anlegen eines Autoresponders

Sie sehen die bereits mit einer einfachen Vorlage befüllte Maske für den Text Ihres Autoresponders - die Serienbriefanrede ist bereits als Platzhalter befüllt und wird automatisch, sofern der Empfänger Wice bekannt ist, beim Versand befüllt. Sie können den Betreff und den Text nun natürlich noch nach Ihren Vorstellungen und Notwendigkeiten ergänzen bzw. verändern. Solle keine Serienbriefanrede für den Empfänger hinterlegt sein oder kann dieser nicht eindeutige identifiziert werden, so können Sie im Feld für die Autoresponder-Serienbriefanrede Fallback eine allgemeine Anrede hinterlegen, mit der dann der Platzhalter für die Serienbriefanrede befüllt wird.

Automatische Emailsortierung

Um Emails mit einem bestimmten Betreff oder von einem bestimmten Absender immer automatisch in einen bestimmten Ordner in Ihrem IMAP-Postfach einzusortieren dient die Option "In Ordner einsortieren" in der Email-Automatation und Sie gelangen in die nachfolgende Maske:

Automation zuweisung.png
Screenshot: Auswahlmaske zum Anlegen eines neuen Automationsprozesses zur Sortierung von Emails

Sie können nun auswählen ob Emails die einen bestimmten Betreff enthalten bzw. von einer bestimmten Absenderadresse stammen immer in einen von Ihnen auszuwählenden Ordner Ihres Email-Postfachs einsortiert werden sollen. Der Name des Ordners, den Sie auswählen muss auf dem IMAP-Server existieren. Sie können in die Felder für den Betreff jeweils einen Eintrag pro Zeile eintragen - es wird hierbei nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Abschliessend klicken Sie, um Ihre Eingaben zu speichern, auf Eingaben speichern. Sie können jederzeit weitere Automationsprozesse hinterlege und jederzeit bearbeiten.

Automatisches Ablegen von Emails als Vorgangsaktion oder Adressnotiz

Mit dieser dritten Option in der Email-Automation werden eingehende Emails automatisch anhand des Absender und des Betreff analysiert. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird diese in dem zugehörigen Vorgang als Vorgangsaktion angelegt. Anderenfalls wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und es wird eine Adressnotiz beim gefundenen Ansprechpartner bzw. bei der Firma hinterlegt. Die Email wird nach Bearbeitung nicht aus Ihrem Posteingang entfernt, d.h. Sie erhalten sie darüber hinaus ganz normal.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Bedenken Sie, dass diese Option nur für ausgewählte Fälle verwendet werden sollte, um ein Überfluten der Wice-Datenbank zu verhindern. Beispiele: Ablegen von Rückläufern aus Mailingaktionen.

Helpdesk-Automat

Mit dem Helpdesk-Automaten können E-Mails automatisch in Vorgänge überführt werden. Wice CRM unterscheidet dabei nach verschiedenen Kriterien. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird eine Vorgangsaktion am gefundenen Vorgang angelegt. Enthält der Email-Betreff keine Vorgangs-ID, so wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und ein neuer Vorgang angelegt. Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt, bei der man auch die Kategorien bestimmen kann.

Wählen Sie hierfür in der Mail-Automation die Option "Helpdesk-Automat" aus.


Helpdeskautomat1.png
Screenshot: Helpdesk-Automat Teil 1

Beim Helpdesk-Automaten ist die Festlegung einer Benutzergruppe in der allermeisten Fällen sinnvoll.

Nun bestimmen Sie die Optionen für den Helpdesk-Automaten.


Helpdeskautomat2.png
Screenshot: Helpdesk-Automat Teil 2

Konfigurieren Sie zunächst den Vorgang, der durch den Helpdesk-Automaten durch die neue E-Mail angelegt werden soll. Geben Sie einen Vorgangsbetreff ein und wählen dann den verantwortlichen Mitarbeiter, die Vorgangskategorien und den Vorgangstatus aus und legen dann die Besitzergruppe fest. Dann bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter die Wiedervorlage erhalten soll. Sie können auch noch einen Workflow festlegen, der durch den Helpdesk-Automaten gestartet werden soll.

Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt. Bestimmen Sie hierfür die Firmenaddresskategorien. Der Firmenname wird automatisch die E-Mail-Adresse des Absender sein.


Helpdeskautomat3.png
Screenshot: Helpdesk-Automat Teil 3

An den Absender der E-Mail wird eine automatisierte Antwort gesendet. Sie können hier die Absenderadresse, die Betreffzeile und den Text eintragen.

Klicken Sie auf "Eingaben speichern", um den Helpdesk-Automaten zu aktivieren.

Diskussionsforen

Über die Registerkarte Foren können die Benutzer mit Hilfe von Diskussionsforen und Chatrooms über das Internet orts-und zeitunabhängig Diskussionen führen und archivieren:

Diskussion1.png
Screenshot: Übersicht über die eingerichtenen und Ihnen zugänglichen Foren

Die Diskussionsforen werden in Projektforen und in allgemeine Foren unterteilt. Der wesentliche Unterschied besteht in der Zugänglichkeit. In allgemeinen Foren können alle Benutzer diskutieren, Projektforen sind an ein spezielles Projekt gebunden und stehen deshalb nur den am Projekt beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung. Im Gegensatz zur Zugänglichkeit ist die Handhabung von allgemeinen Foren und Projektforen gleich. Projektforen erstellen Sie automatisch im Modul "Projekt". Aktivieren Sie dort beim Anlegen/Bearbeiten von Projekten die Option Projektforum erstellen. Lesen Sie hierzu auch Kapitel Projekte.

An Diskussion / Chat teilnehmen

Durch Anklicken mit der Maus öffnen Sie ein entsprechendes Forum:

Diskussionsforum detail.png
Screenshot: Ansicht der Beiträge eines Forums

Um mit neuen Beiträgen an einer Diskussion teilzunehmen klicken Sie auf Neuer Beitrag. Geben Sie Ihre Informationen ein. Über Durchsuchen können Sie eine Datei mit an Ihre Nachricht hängen. Nach dem Speichern der Eingabe über Eingaben speichern erscheint der Beitrag dann in einer Liste und wird bis zum Ablauf des Projekts archiviert. Gleiches gilt auch für die Antworten.

Chatroom

Eine weitere Form der Kommunikation besteht mit einem Chatroom. Um die Chatrooms anzuzeigen klicken Sie im Reiter Foren auf Chatrooms. Es wird hier zwischen offentlichen Chatrooms (Public1...), die jedem zugänglich sind und zwischen projektbezogenen Chatrooms, die nur Mitarbeitern zugänglich sind, denen bei diesem Projekt auch eine Aufgabe zugeordnet wurde, unterschieden. Nur diese Mitarbeiter können diese Chatrooms auch betreten.

Im Eingabefeld "Chat-Message" geben Sie Ihren Text mit max. 80 Zeichen ein und klicken auf senden.

Chatroom1.png
Screenshot: Ansicht eines Chatrooms mit vorhandenen Chat-Nachrichten

Die am Chat beteiligten Mitarbeiter erhalten nun Ihre Nachricht. Um zu wissen, wer was geschrieben hat erscheint links von jeder Nachricht der Name bzw. wenn hinterlegt auch ein Photo des Teilnehmers.

Chat-Archiv

Chat-Messages werden grundsätzlich nicht gespeichert, können aber nach Bedarf dauerhaft in ein Chat-Archiv abgelegt und gespeichert werden. Um die Archivierung zu starten klicken Sie auf Archivierung starten und zum Beenden der Archivierung wieder auf Archivierung stoppen. Um die archivierten Chats aufzurufen klicken Sie hierzu auf Chat-Archiv. Hier wählen Sie nun das gewünschte Chat-Archiv in der Liste auf der rechten Seite des Fensters aus. Es werden Ihnen dann alle zu dem Chat archivierten Messages angezeigt. Über den Button zurück zum Chatroom gelangen Sie wieder in den jeweiligen Chatroom.

Messaging

Über die Registerkarte Messaging können Sie einfach und schnell mit jedem Benutzer innerhalb eines Mandanten kommunizieren. Sie können diesen eine Message senden oder sie zum Chat einladen. Nach dem Anklicken der gleichnamigen Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Benutzer in Tabellenform.


Messaging.png
Screenshot: Übersicht aller eingeloggten User in Ihrem Mandanten

Die gewünschte Aktion starten Sie jeweils durch Anklicken mit der Maus. Senden Sie eine Message, so gelangen Sie in ein weiteres Fenster zum Verfassen des Textes. Klicken Sie abschließend auf Message absenden. Sie erhalten eine Status-Meldung, dass die Nachricht gesendet wurde.

Wollen Sie eine Chat-Einladung an einen Mitarbeiter aussprechen, so klicken Sie bei dem gewünschten Mitarbeiter auf [Chat-Einladung]. Sie erhalten auch hier eine Status-Meldung, dass Ihre Einladung per Nachricht gesendet wurde. Möchten Sie eine Message an sämtliche angemeldete User verschicken, so klicken Sie auf [Broadcast an alle angemeldeten User senden] und geben anschließend den Text ein. Nun werden alle angemeldeten User benachrichtigt.

Sollten Sie nochmals auf eine bereits erhaltene Meldung zugreifen müssen, so klicken Sie auf [Empfangene Nachrichten] und Sie gelangen in eine Übersicht aller Messages die Ihnen bisher zugegangen sind:

Messaging2.png
Screenshot: Übersicht über alle bisher erhaltenen Nachrichten

In der Spalte "Gelesen" sehen Sie, ob Sie diese Nachricht bereits gelesen haben. Ungelesene Nachrichten können entstehen, wenn z.B. ein Popup-Blocker im Browser aktiviert ist und die an Sie gesendete Nachricht aus diesem Grund nicht bei Ihnen angezeigt wurde.

Sie können nun per Klick auf REPLY auf eine erhaltene Nachricht antworten - der Text der erhaltenen Nachricht wird automatisch in Ihre Antwort übernommen. Um eine Nachricht endgültig zu löschen, klicken Sie auf das Lösch-Icon vor der jeweiligen Nachricht. Sie erhalten noch eine Bestätigungsmeldung und die Nachricht wird dann endgültig entfernt.

Fax


Achtung.png
Wichtig:

Um diese Funktionen nutzen zu können muss das Fax.de-Plugin installiert sein und Sie müssen sich bei Fax.de registrieren - für die Nutzung werden entsprechende Kosten lt. aktueller Preisliste in Ihrem gewählten Tarif fällig (weitere Informationen unter http://www.fax.de), welche Ihnen direkt durch Fax.de in Rechnung gestellt werden. Das Fax.de-Plugin muss mit allen nötigen Informationen konfiguriert werden, damit Sie hier Ihre Faxe empfangen und versenden können

In der Übersicht sehen Sie alle bisher erhaltenen Faxe:

Faxeingang.png
Screenshot: Ausschnitt der Übersicht aller eingegangenen Faxe

Sie können, wenn Sie mit der Maus über das Blattsymbol in der Spalte Preview fahren, eine Voransicht des jeweiligen Faxes anzeigen lassen:

Faxpreview.png
Screenshot: Ansicht der Vorschau eines Fax

Sie sehen außerdem wie viele Seiten das Fax enthält und wann das Fax versendet wurde bzw. wann es in WICE empfangen wurde.

Um neue Faxnachrichten vom Server abzurufen klicken Sie auf [Neue Fax-Nachrichten vom Fax-Server abholen] - die Ansicht wird aktualisiert und sollten neue Faxe vorliegen, so werden diese hier angezeigt.

Um ein Fax einer Adresse oder einem Vorgang zuzuweisen klicken Sie auf das Blattsymbol in der Spalte Preview und Sie erhalten folgende Ansicht:


Fax zuweisen.png
Screenshot: Maske zum Zuweisen eines eingegangenen Fax

Hier können Sie jetzt entweder eine passende Adresse suchen, an der das Fax dann als neue Adressnotiz gespeichert werden soll, oder direkt, wenn bekannt, eine Ticket/Vorgangs-ID eingeben, an der das Fax dann als neue Aktion abgelegt wird. Klicken Sie abschließend auf Go.

Optional können Sie das Fax auch als PDF-Dokument herunterladen - dazu klicken Sie auf den Link [Download als PDF]. Es öffnet sich direkt ein neues Fenster welches Ihnen anbietet das PDF-Dokument mit Ihrer Standardanwendung zu öffnen oder lokal zu speichern.

Per Klick auf [Übersicht eingegangener Fax-Nachrichten] gelangen Sie wieder zurück in die Übersicht aller erhaltenen Fax-Nachrichten.


Fax/Brief versenden

Um ein Dokument als Fax oder Brief zu versenden klicken Sie in der Hauptansicht im Reiter Fax auf [Fax-Nachricht versenden] und Sie kommen in die folgende Ansicht:

Fax versenden.png
Screenshot: Maske zum Absenden eines Fax oder Briefs

Hier können Sie jetzt entweder direkt ein Textfax schreiben und an die gewünschte Nummer versenden oder aber ein Dokument (im Format RTF-, DOC- oder PDF-Datei) hochladen welches dann als Fax versendet wird.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Über Plugins können Sie, wenn Sie über die erforderlichen Rechte verfügen, direkt auf das Sendelog aller Faxe/SMS/Briefe(iletter) etc. zugreifen um den Versand zu überprüfen. Außerdem können Sie auch hier direkt ein Fax oder eine SMS versenden.

Um einen Brief zu versenden müssen Sie die Datei im Format .doc oder .pdf hochladen - bitte beachten Sie, dass die Absender- bzw. Empfängerdaten korrekt platziert wurden - und sich vor dem Versenden noch ein Preview des Dokuments ansehen. Wenn Sie den Versand als farbigen Brief wünschen, müssen Sie noch die Checkbox "Farbiger Brief" aktivieren.

Um den Versand auszulösen klicken Sie jeweils auf den entsprechenden Go Button.

SMS

Um eine SMS direkt aus WICE zu versenden beachten Sie bitte auch die Hinweise hier im Abschnitt "Fax" in Bezug auf die Einrichtung und Konfiguration des Fax.de-Plugins, da Sie ansonsten keine SMS versenden können!

Um eine SMS zu versenden geben Sie zunächst die Telefonnummer des Empfängers ein und fügen dann den Text hinzu. Bitte beachten Sie das nur 160 Zeichen pro SMS genutzt werden können.

Optional können Sie die SMS auch als sog. Flash-SMS versenden, welche dann nicht beim Empfänger gespeichert wird, sondern direkt auf dem Display erscheint.

Klicken Sie dann auf "SMS absenden" und die SMS wird an das zuständige Message-Center des Providers übermittelt und Sie erhalten bei erfolgreicher Übermittlung eine Statusnachricht als Antwort von Fax.de.