CommCenter

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Dieses Modul der WICE CRM-Groupware dient allen Benutzern zum Informationsaustausch und als zentrale Kommunikationsplattform. Es besteht im wesentlichen aus folgenden Kommunikationstools:

• E-Mail-Center
• Diskussionsforum und Chatroom
• Messaging
• Fax (optional bei Nutzung des Fax.de Plugins)
• SMS (optional bei Nutzung des Fax.de Plugins)


E-Mail

WICE CRM-Groupware bietet Ihnen einen vollwertigen und rein webbasierender E-Mail-Client zum Lesen und Schreiben von E-Mails. Sie können mit ihm belibieg viele IMAP und/oder POP3-Mailboxen abfragen.


Commcenter haupt.png
Screenshot: Übersicht CommCenter Email

Sie sehen in der Ansicht Ihre Mailboxen.

IMAP-Client

Wenn Sie Mailboxen als IMAP-Postfächer eingerichtet haben, dann sehen Sie hier in der Zeile Emails/ IMAP-Client ihre zur Verfügung stehenden Postfächer. Um eines diese Postfächer abzurufen, klicken Sie auch den entsprechenden Link und es öffnet sich, in einem neuen Fenster, der IMAP-Client.


Imapclient1.png
Screenshot: IMAP Client mit geöffnetem Ordner und enthaltenen Emails

Zunächst sehen Sie auf der linken Seite die eingerichteten Ordner für diese Mailbox. Bei einem IMAP-Postfach werden die Ordner direkt auf dem Server eingerichtet, so daß Ihnen diese Ordnerstruktur immer zur Verfügung steht, auch wenn Sie Ihre Emails mit einem anderen Emailclient ebenfalls abrufen bzw. bearbeiten. Auch die Emails verbleiben auf dem Server und werden nicht, wie bei einem POP3-Account, bei jedem Abruf heruntergeladen. Der Vorteil ist, das auch Emails die Sie direkt aus WICE, z.B. aus einer Aktion, schreiben in Ihrem Sentfolder abgelegt werden und somit auch hier immer verfügbar sind.

Um Ihre Emails in den jeweiligen Ordnern anzusehen klicken Sie auf die jeweiligen Folder und Sie erhalten dann eine Übersicht über die Emails. Anhand der Zahlen hinter dem Ordnernamen sehen Sie wie viele Emails in dem Ordner vorhanden sind. Die Emails die fettgedruckt sind kennzeichnen die Anzahl der neuen, noch ungelesenen Emails. Bitte beachten Sie, da WICE CRM-Groupare ein webbasierte Software ist, kann es ggf. einige Zeit dauern bis die Anzahl der Emails bzw. die in einem Folder angezeigten Emails auch in der Ansicht Ihres Emailclients aktualisert sind.

Wenn Sie eine Email aus der Liste anklicken, dann erweitert sich die Menüleiste um die entsprechenden Buttons zur weiteren Bearbeitung:

Imapclient buttons.png
Screenshot: Buttons zur Bearbeitung einer Email in der Menüleiste

Hier können Sie jetzt die ausgewählte Email markieren, dann wird die Email in der Emailliste rot markiert oder aber Sie können eine Email als erledigt markieren, dann wird ein grünes Häkchen vor der Email gesetzt. Sie können sich den Header der Email anzeigen lassen und natürlich auch die Email direkt beantworten oder eine Antwort an alle Empfänger der Email schreiben. In diesem Fall öffnet sich die Maske zum Verfassen einer Email, je nachdem welche Einstellung Sie in Ihrem Profil getätigt haben.

Eine besonders effektive Nutzung dieses Moduls besteht für Sie, wenn die im Modul "Adressen" hinterlegten E-Mail-Adressen direkt mit dem E-Mail-Center von WICE verlinkt sind und beim Anklicken einer Adresse nicht der verwendete Browseremailclient sondern das E-Mail-Center automatisch geöffnet wird. Eine solche Verbindung können Sie im Modul "Profil" festlegen.

Sie können die Email natürlich auch weiterleiten oder in einen anderen Ordner verschieben der sich in Ihrem Emailkonto befindet.


Imap auswahl.png
Screenshot: Auswahlmenü zum Bearbeiten von Emails

Weitere Optionen zum Bearbeiten von mehreren Emails finden Sie in obigem Drop-Down Menü-um mehrere Email aus Ihrem Ordner auszuwählen halten Sie beim Anklicken die STRG-Taste gedrückt und wählen dann aus dem Menü die gewünschte Funktion und klicken dann auf "Go". Um Ihre Emails zu durchsuchen tragen Sie den gewünschten Suchbegriff in das Feld neben der Lupe ein und klicken dann auf "Suchen/Filtern". Sie können Ihre Suche einschränken in dem Sie aus den nebenstehenden Drop-Down Menü die gewünschte Kategorie auswählen.

Wenn Sie einen neuen Ordner in Ihrer Mailbox anlegen möchten, dann klicken Sie in der Übersicht Ihrer Ordner direkt auf "Neuen Ordner anlegen" und vergeben dann einen Namen für den Ordner und dieser wird dann direkt auf dem Server Ihrer Mailbox angelegt.

Um eine neue Email zu verfasen klicken Sie oben rechts in dieser Maske aus das Briefsymbol "Neu" und Sie gelangen in die Maske zum Erstellen einer neuen Email.

Emails zuweisen - Arbeiten mit Emailbenachrichtigungen

Als Besonderheit bzw. zur Abbildung der Kommunikation und der Kommunikationshistorie bietet Ihnen WICE CRM-Groupware die Möglichkeit eingehende Emails direkt einer Adresse als Notiz oder auch direkt einem passenden Vorgang als Aktion zuzuweisen. Wenn Sie auf eine in Ihrer Mailbox befindliche Email klicken so wird Ihnen dies als Option angezeigt:


Emaileingang option.png
Screenshot: Option zum Zuordnen von Emails in WICE

Wenn Sie eine Email direkt aus einer Aktion aus einem Vorgang in WICE an einen Empfänger schreiben, so wird automatisch eine Ticket-ID im Betreff der Email eingefügt. Anhand dieser Ticket-ID, wie in obigem Screenshot zu sehen, kann die eingehende Email direkt wieder dem betreffenen Vorgang zugewiesen werden und wird dort, mitsamt evtl. vorhandener Attachments, als neue Aktion angelegt. Hierzu müssen Sie lediglich nur auf den Link "Diese Nachricht als Vorgangsaktion speichern:" und die Email wird als Aktion an dem Vorgang angelegt und Sie können dort mit der Bearbeitung fortfahren bzw. auch direkt in dem Vorgang eine Antwort schreiben.

Sollte die Ticket-ID nicht vorhanden sein bzw. diese ggf. verloren oder entfernt worden sein, so können Sie immer noch diese Email manuell einer Adresse als Notiz zuweisen und dann, wenn sinnvoll, diese dann darüber einem Vorgang zuleiten. Hierzu klicken Sie auf den Link "Diese Nachricht als Adressnotiz speichern (Adresse auswählen)" und es öffnet sich folgende Ansicht in einem neuen Fenster:

Email zuweisen.png
Screenshot: Auswahlmaske zum Zuordnen einer Email

Hier können Sie jetzt in dem entsprechenden Feld nach der gewünschten Adresse oder dem Ansprechpartner suchen, indem Sie einfach beginnen den Firmennamen einzutippen und WICE automatisch die passenden Suchergebnisse ergänzt. Sollte Ihnen die passende Vorgangs-ID bekannt sein, so können Sie hier auch diese direkt eingeben und die Email wird dann so auch als neue Aktion an dem gewählten Vorgang hinterlegt und Sie gelangen in die entsprechende Ansicht. Weiterführende Informationen zum nachträglichen Zuweisen einer als Adressnotiz gespeicherten Email zu einem Vorgang finden Sie hier im WIKI unter Adressen.

Wenn Sie eine Emailbenachrichtigung zu einer neuen Wiedervorlage oder zu einer Aktion erhalten, so ist hier ein interner Link eingefügt, den Sie nutzen können um direkt aus dem Emailclient zu der verknüpften Aktion/Wiedervorlage gelangen können.


Interner link.png
Screenshot: Interner Link in einer WICE-Benachrichtigungsemail

Wenn Sie jetzt, per Klick auf den rechten Mausbutton, diese Link in einem neuen Tab/Fenster öffnen, dann werden Sie so zu der Aktion geleitet und können hier direkt mit der Bearbeitung beginnen.