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Einrichtung der WICE CRM-Groupware in zehn Schritten

Die Einrichtung der WICE CRM-Groupware ist sehr einfach. In diesem Tutorial erklären wir Ihnen in zehn kurzen Schritten wie Sie aus einem neuen System eine arbeitsfähige Umgebung für das ganze Unternehmen schaffen. Zur Vertiefung empfehlen wir die jeweiligen Kapitel aus dem Bereich Administration und Anwendung.

Die ersten beiden Schritte sind für jeden neuen Anwender elementar. Alle weiteren Schritte dienen der Einrichtung des Systems und sind nur von Administratoren durchführbar.

1. Schritt: Einrichtung des E-Mail-Accounts

Damit Sie über die WICE CRM-Groupware E-Mails empfangen können, müssen Sie zunächst einen oder mehrere E-Mail-Accounts einrichten. Dies erfolgt im CommCenter. Sie haben hier die Wahl zwischen POP3- oder IMAP-Accounts. Wir empfehlen Ihnen das leistungsfähigere IMAP-Protokoll zu verwenden.

Geben Sie die Zugangsdaten für den E-Mail-Account ein und wählen den gewünschten WICE E-Mail-Client aus. Der IMAP-Client ist auch hier die von uns empfohlene Variante.

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: CommCenter

2. Schritt: Profileinstellungen

Richten Sie nun Ihr Profil ein. Hier sollten Sie zunächst Ihre Kontaktdaten hinterlegen. Insbesondere sollten Sie eine gültige E-Mail-Adresse eintragen. Erst dadurch werden einige Funktionen, wie z. B. Aktionsbenachrichtigungen und Projektaufgabenweitergabe, freigeschaltet.

Des Weiteren sollten Sie auf jeden Fall das von uns mitgeteielte Passwort ändern und einen Passworthinweis hinterlegen.

Im Reiter Einstellungen können Sie das System Ihren persönlichen Anforderungen einstellen. Viele Anwender stellen z. B. als Default-Reiter auf der Startseite den Reiter für die Wiedervorlagen ein. Dadurch haben Sie diese immer sofort im Blick.

Falls Sie verschiedenen Benutzergruppen angehören, können Sie hier Default-Gruppen auswählen. Alle weiteren Informationen zur Einrichtung Ihren Profils finden Sie hier:

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Profil


Bulbgraph.png
Hinweis:

Beachten Sie, dass die Benutzergruppeneinstellungen für die Adressen beim Datenimport (Schritt 4) übernommen werden. Die importierten Adressen werden automatisch diesen Benutzergruppen zugeordnet.


Für den IMAP-E-Mail-Client können Sie hier ein Bild hochladen. Dieses kann dann in verschickte E-Mails eingebaut werden.

Die Unterschriftendatei kann an Dokumente und E-Mails angehängt werden.

Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste einen der von Ihnen im Schritt 1 eingerichteten E-Mail-Accounts aus. Dadurch wird der WICE-interne E-Mail-Client aktiviert.


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Wichtig:

Wenn Sie keinen E-Mailaccount mit Ihrem Profil verknüpfen wird beim Verschicken von E-Mails aus WICE Ihr Default-E-Mail-Client verwendet. Da dies eine externe Anwendung ist, können verschickte E-Mails aus Vorgängen nicht automatisch abgelegt werden. Um also Emails direkt aus WICE heraus schreiben zu können und diese auch automatisiert als Aktionen an einem Vorangs anlegen zu können, müssen Sie diese Verknüpfung in Ihrem Profil unter Einstellungen->Emailadressen mit Mail-Account verlinken vornehmen


3. Schritt: Kategorien

An vielen Stellen in der WICE CRM-Groupware werden Kategorien verwendet. Dies dient z. B. der Adresskategorisierung. Um weitere Kategorien einzurichten, betreten Sie die Administration von WICE und klicken hier auf Kategorien.

Für die ersten Schritte empfehlen wir Ihnen auf jeden Fall folgende Kategorien einzurichten:

  • Firmenadresskategorien: Sie haben hier bis zu vier Kategorien zur Verfügung. Als Faustregel empfehlen wir Ihnen die Kategorien vom Allgemeinen ins Spezielle einzurichten
  • Ansprechpartnerkategorien: Hier stehen Ihnen ebenfalls bis zu vier Kategorien zur Verfügung. Benutzen Sie diese z. B. für die Gruppierung der Ansprechpartner in Abteilungen, in Entscheidungslevel oder wie Sie mit diesen in Bezug stehen. Auch Marketingkategorien wie z. B. Newsletter, Seminareinladungen und Grußkartenkategorien können zu einem späteren Zeitpunkt hilfreich sein.


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Tipp:

Adress- und Ansprechpartnerkategorien können Sie auch automatisch über einen Adressimport erzeugen! Wenn Sie also Ihre Importdatei entsprechend vorbereiten, dann legt WICE diese direkt beim Import für Sie an. Beachten Sie jedoch, dass die Kategorien, wenn Sie diese zuordnen möchten, alle identisch geschrieben sind in den Spalten der Importdatei, da WICE ansonsten diese ggf. mehrfach als neue Kategorien erkennt und anlegt.

  • Terminkategorien: Hier können Sie eine Kategorieebene für Termine einrichten.
  • Aktionsmedien: Jede Aktion in einem Vorgang kann mit einer Kategorie versehen werden. Dadurch können Sie z. B die Anzahl der Telefonate auswerten, schnell auf Angebote und Rechnungen zugreifen oder die Art der Ansprache des Kontaktes festlegen.
  • Vorgangskategorien: Sie können hier wieder bis zu vier Kategorien verwenden. Eine Kategorieebene kann z. B. die Art des Vorgangs sein (intern, Vertrieb), eine weitere kann die Sparte in Ihrem Unternehmen darstellen. Zur Auswertung von Kampagnen empfehlen wir Ihnen eine Kategorie für die Kampagnenkennzeichnung zu verwenden.
  • Vorgangsstatus: Jeder Vorgang kann einen Status haben. Dieser kennzeichnet die Phase des Vorgangs. Status und Vorgangskategorie können über die Status-Filter-Verknüpfungen miteinander in Bezug gesetzt werden. Sie müssen diese hierüber auf jeden Fall zunächst freischalten.
  • Artikelkategorie: Für die Basisversion der WICE CRM-Groupware wird nur die erste Artikelkategorie verwendet. Die zweite Kategorie wird erst durch weitere Plugins aktiviert.
  • Projektkategorien: Mit den bis zu vier Projektkategorien können Sie die Projekte verwalten. Achten Sie darauf, dass Sie eine Projektkategorie für beendete Projekte verwenden.

Weitere Informationen zur Einrichtung von Kategorien in der Administration finden Sie hier:

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Administration

4. Schritt: Adressimport

Sie können Adressen in WICE entweder aus CSV- (Comma Separeted Value) oder Excel-Dateien importieren. Wir empfehlen Ihnen den Excel-Import zu verwenden, da dieser deutlich mehr Funktionen bietet und komfortabler ist.

Beachten Sie beim Import, dass Sie die importierten Adressen mindestens die erste Firmenadresskategorie zugewiesen bekommen. Des Weiteren müssen die Adressen einen Firmennamen aufweisen.

Falls Sie auch Ansprechpartner importieren wollen, müssen Sie in der gleichen Zeile auch den Firmennamen aufführen.

Sie können beim Import auch Adresskategorien importieren.

Beachten Sie, dass die Gruppenzuweisungen in Ihrem Profil beim Adressimport übernommen werden. Ändern Sie dies ggf. vorher.

5. Schritt: Artikel anlegen

Möchten den Vorgängen Chancen zuweisen, um daraus einen Vertriebs-Forecast und Angebote oder Rechnungen zu erzeugen, so müssen zunächst Artikel über den Artikel-Konfigurator in der Administration angelegt werden.

Vergeben Sie für jeden Artikel eine Artikelkategorie, einen VK-Preis und einen Artikelnamen. {{Wichtig|Bevor Sie beginnen Artikel anzulegen ist es unbedingt notwendig zuvor in der Administration die notwendigen Artikelkategorien einzurichten, da Sie die angelegten Artikel ansonsten nicht in Ihren Chancen zur Erstellung von chancenbasierten Dokumenten verwenden können. Um Artikelkategorien einzurichten klicken Sie in der Administratione auf Kategorien.

6. Schritt: Rechnungsdruck-Konfigurator

Mit dem Rechnungsdruck-Konfigurator definieren Sie die unterschiedlichen Arten von Dokumenten die Sie aus Vorgangschancen erzeugen können.

Beachten Sie, dass Sie bei Angeboten und Rechnungen die Option "enthält Preisangaben" aktivieren und bei Rechnungen zusätzlich "erfordert Zahlung vom Kunden".

7. Schritt: Dokumenten-Templates

Wollen Sie aus Vorgängen Briefe erzeugen, so müssen Sie zunächst Dokumenten-Templates erzeugen. Dies geschieht nicht in der Administration, sondern im Bereich Kampagnen. Hier können Sie RTF-, ODT- oder PDF-Vorlagen erzeugen. Später können dann die Anwender aus einer Vorgangsaktion ein Dokument erzeugen.

8. Schritt: Benutzergruppen

Die WICE CRM-Groupware verfügt über ein leistungsfähiges Rechtemanagement. Über die Gruppenrechte steuern Sie die Funktionsrechte für Lese-, Editier- und Lösch- sowie Hinzufügerechte. Des Weiteren werden hierüber die Rechte auf Daten aus dem Adress-, Vorgangs- und Terminbereich gesteuert.

9. Schritt: Benutzer anlegen

Nachdem Sie die Benutzergruppen angelegt haben, können Sie nun die Benutzer anlegen. Jeder Benutzer ist Mitglied in mindestens einer Benutzergruppe, kann aber auch in mehreren Gruppen Mitglied sein.


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Hinweis:

Beachten Sie, dass jeder neue Benutzer der Bestellung einer weiteren Lizenz gleichkommt. Die WICE CRM-Groupware trennt extra Benutzer und Mitarbeiter, damit auch Daten ehemalige Mitarbeiter im System behalten werden. Löschen Sie also für ausgeschiedene Mitarbeiter den User, aber nicht den Mitarbeiter. Diesen können Sie im Mitarbeiteradressbereich "deaktivieren"


10. Schritt: Fangen Sie an!

Nach dem Motto "Nur tun bewegt!" sollten Sie nun mit der Arbeit mit der WICE CRM-Groupware beginnen. Verteilen Sie an die Anwender die Zugänge. Am besten, Sie richten eine "Testadresse" ein, hiermit können die Anwender die ersten Gehversuche machen, einen Vorgang anlegen, Aktionen verteilen, mal einen Termin anlegen etc.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit der WICE CRM-Groupware!