Erste Schritte als Administrator

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Erste Schritte als Administrator

Damit Sie schnell mit WICE Cloud Based CRM produktiv arbeiten können, müssen Sie das System Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen. Die wichtigen Schritte finden Sie in diesem Artikel. Zu jedem Punkt finden auch den Link zu den Detail-Informationen.

Kategorien anlegen

An vielen Stellen in WICE Cloud Based CRM werden Kategorien verwendet. Dies dient z. B. der Adresskategorisierung. Um weitere Kategorien einzurichten, betreten Sie die Administration von WICE und klicken hier auf Kategorien.

Für die ersten Schritte empfehlen wir Ihnen auf jeden Fall folgende Kategorien einzurichten:

  • Firmenadresskategorien: Sie haben hier bis zu vier Kategorien zur Verfügung. Als Faustregel empfehlen wir Ihnen die Kategorien vom Allgemeinen ins Spezielle einzurichten
  • Ansprechpartnerkategorien: Hier stehen Ihnen ebenfalls bis zu vier Kategorien zur Verfügung. Benutzen Sie diese z. B. für die Gruppierung der Ansprechpartner in Abteilungen, in Entscheidungslevel oder wie Sie mit diesen in Bezug stehen. Auch Marketingkategorien wie z. B. Newsletter, Seminareinladungen und Grußkartenkategorien können zu einem späteren Zeitpunkt hilfreich sein.


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Tipp:

Adress- und Ansprechpartnerkategorien können Sie auch automatisch über einen Adressimport erzeugen! Wenn Sie also Ihre Importdatei entsprechend vorbereiten, dann legt WICE diese direkt beim Import für Sie an. Beachten Sie jedoch, dass die Kategorien, wenn Sie diese zuordnen möchten, alle identisch geschrieben sind in den Spalten der Importdatei, da WICE ansonsten diese ggf. mehrfach als neue Kategorien erkennt und anlegt.


  • Terminkategorien: Hier können Sie eine Kategorieebene für Termine einrichten.
  • Aktionsmedien: Jede Aktion in einem Vorgang kann mit einer Kategorie versehen werden. Dadurch können Sie z. B die Anzahl der Telefonate auswerten, schnell auf Angebote und Rechnungen zugreifen oder die Art der Ansprache des Kontaktes festlegen.
  • Vorgangskategorien: Sie können hier wieder bis zu vier Kategorien verwenden. Eine Kategorieebene kann z. B. die Art des Vorgangs sein (intern, Vertrieb), eine weitere kann die Sparte in Ihrem Unternehmen darstellen. Zur Auswertung von Kampagnen empfehlen wir Ihnen eine Kategorie für die Kampagnenkennzeichnung zu verwenden.
  • Vorgangsstatus: Jeder Vorgang kann einen Status haben. Dieser kennzeichnet die Phase des Vorgangs. Status und Vorgangskategorie können über die Status-Filter-Verknüpfungen miteinander in Bezug gesetzt werden. Sie müssen diese hierüber auf jeden Fall zunächst freischalten.
  • Artikelkategorie: Für die Basisversion von WICE Cloud Based CRM wird nur die erste Artikelkategorie verwendet. Die zweite Kategorie wird erst durch weitere Plugins aktiviert.
  • Projektkategorien: Mit den bis zu vier Projektkategorien können Sie die Projekte verwalten. Achten Sie darauf, dass Sie eine Projektkategorie für beendete Projekte verwenden.

Weitere Informationen zur Einrichtung von Kategorien in der Administration finden Sie hier:

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Kategorien


Adressen importieren

Sie können Adressen in WICE entweder aus CSV- (Comma Separeted Value) oder Excel-Dateien importieren. Wir empfehlen Ihnen den Excel-Import zu verwenden, da dieser deutlich mehr Funktionen bietet und komfortabler ist.

Beachten Sie beim Import, dass Sie die importierten Adressen mindestens die erste Firmenadresskategorie zugewiesen bekommen. Des Weiteren müssen die Adressen einen Firmennamen aufweisen.

Falls Sie auch Ansprechpartner importieren wollen, müssen Sie in der gleichen Zeile auch den Firmennamen aufführen.

Sie können beim Import auch Adresskategorien importieren.

Beachten Sie, dass die Gruppenzuweisungen in Ihrem Profil beim Adressimport übernommen werden. Die hier ausgewählten Gruppen werden dadurch den Adressen als "Besitzer dieses Eintrags" zugeordnet. Ändern Sie dies ggf. vorher.

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Adressen-Import_(Excel)


Artikel anlegen

Möchten den Vorgängen Chancen zuweisen, um daraus einen Vertriebs-Forecast und Angebote oder Rechnungen zu erzeugen, so müssen zunächst Artikel über den Artikel-Konfigurator in der Administration angelegt werden.

Vergeben Sie für jeden Artikel eine Artikelkategorie, einen VK-Preis und einen Artikelnamen.

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Wichtig:

Bevor Sie beginnen Artikel anzulegen ist es unbedingt notwendig zuvor in der Administration die notwendigen Artikelkategorien einzurichten, da Sie die angelegten Artikel ansonsten nicht in Ihren Chancen zur Erstellung von chancenbasierten Dokumenten verwenden können. Um Artikelkategorien einzurichten klicken Sie in der Administration auf Kategorien.


Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Artikel-Konfigurator


Rechnungsdruck-Konfigurator einrichten

Mit dem Rechnungsdruck-Konfigurator definieren Sie die unterschiedlichen Arten von Dokumenten die Sie aus Vorgangschancen erzeugen können.

Beachten Sie, dass Sie bei Angeboten und Rechnungen die Option "enthält Preisangaben" aktivieren und bei Rechnungen zusätzlich "erfordert Zahlung vom Kunden".

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Rechnungsdruck-Konfigurator


Dokumenten-Templates anlegen

Wollen Sie aus Vorgängen Briefe erzeugen, so müssen Sie zunächst Dokumenten-Templates erzeugen. Dies geschieht nicht in der Administration, sondern im Bereich Kampagnen. Hier können Sie RTF-, ODT- oder PDF-Vorlagen erzeugen. Später können dann die Anwender aus einer Vorgangsaktion ein Dokument erzeugen.

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Kampagnen


Benutzergruppen anlegen

WICE Cloud Based CRM verfügt über ein leistungsfähiges Rechtemanagement. Über die Gruppenrechte steuern Sie die Funktionsrechte für Lese-, Editier- und Lösch- sowie Hinzufügerechte. Des Weiteren werden hierüber die Rechte auf Daten aus dem Adress-, Vorgangs- und Terminbereich gesteuert.

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Gruppenrechte


Benutzer anlegen

Nachdem Sie die Benutzergruppen angelegt haben, können Sie nun die Benutzer anlegen. Jeder Benutzer ist Mitglied in mindestens einer Benutzergruppe, kann aber auch in mehreren Gruppen Mitglied sein.


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Hinweis:

Beachten Sie, dass jeder neue Benutzer der Bestellung einer weiteren Lizenz gleichkommt. Die Wice CRM trennt extra Benutzer und Mitarbeiter, damit auch Daten ehemalige Mitarbeiter im System behalten werden. Löschen Sie also für ausgeschiedene Mitarbeiter den User, aber nicht den Mitarbeiter. Diesen können Sie im Mitarbeiteradressbereich "deaktivieren"



Rightarrow.png weiterführender Beitrag: User_hinzufügen
Rightarrow.png weiterführender Beitrag: User hinzufügen