FAQ Adressmanagement: Unterschied zwischen den Versionen

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(Kann ich auch Adressen für bestimmte Nutzer sperren?)
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==== Ich kann auf einmal bestimmte Adressen nicht mehr sehen, weiß aber, dass sie im System sind. Woran liegt das? ====
 
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In den allermeisten Fällen liegt das an den Gruppenrechten. Hierüber werden die Zugriffsrechte auf die Adressen gesteuert. Jede Adresse kennt einen oder mehrere "Besitzer dieses Eintrags". Hier werden die Benutzergruppen festgelegt, die auf diese Adresse zugreifen dürfen. Wenn eine Adresse einer Benutzergruppe zugewiesen ist, der Sie nicht angehören, dann können Sie in der Regel auch nicht auf diese Adresse zugreifen.
 
In den allermeisten Fällen liegt das an den Gruppenrechten. Hierüber werden die Zugriffsrechte auf die Adressen gesteuert. Jede Adresse kennt einen oder mehrere "Besitzer dieses Eintrags". Hier werden die Benutzergruppen festgelegt, die auf diese Adresse zugreifen dürfen. Wenn eine Adresse einer Benutzergruppe zugewiesen ist, der Sie nicht angehören, dann können Sie in der Regel auch nicht auf diese Adresse zugreifen.
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==== Was bewirkt die Sperrung von Firmenadressen?
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Neben der deutlichen Kennzeichnung einer gesperten Adresse in der Listen- und Detailansicht der Firmenadresse, bedeutet diese auch, dass diese Adresse nicht bei der Selektion in Adresslisten, also für die Erstellung von Mailings etc. berücksichtigt wird.
  
 
==== Kann man bereits beim Import Benutzerrechte für Adressen vergeben? ====
 
==== Kann man bereits beim Import Benutzerrechte für Adressen vergeben? ====

Version vom 13. Juli 2018, 08:46 Uhr

Inhaltsverzeichnis

Wichtige Fragen - Frequently Asked Questions (FAQ) zum Adressmanagement

Hier finden Sie Antworten zu häufig gestellten Fragen (FAQ) zum Adressbereich von WICE Cloud Based CRM.

Welche Adressen können verwaltet werden?

In WICE Cloud Based CRM können jegliche Arten von Adressen verwaltet werden. WICE unterscheidet dabei in Firmenadressen, Ansprechpartner in Firmen, die eigenen Mitarbeiter und private Adressen.

Wie viele Adressen können gespeichert werden

Es können beliebig viele Adressen abgespeichert werden. Wir haben Kunden mit über 100.000 Adressen im System.

Können mehrere Ansprechpartner / Kontakte pro Firma hinterlegt werden?

Ja, es können beliebig viele Ansprechpartner pro Firmenadressen hinterlegt werden.

Wie können Adressen ins System importiert werden?

Adressen werden am komfortabelsten über Excel-Tabellen importiert. In der ersten Zeile der Excel-Tabelle brauchen nur die Spalten nach den WICE-Konventionen benannt werden. Dies ist relativ selbsterklärend (z. B. address_company.name für den Firmennamen).

Gibt es eine Erklärung der Felder für den Adressimport?

Ja, auf der Erklärungsseite des Adressimports sind die Felder erklärt.

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Adressen-Import_(Excel)

Wie können Adressen exportiert werden?

Einzelne Adressen lassen sich in dem vCard-Format direkt ausgeben. Adresslisten lassen sich im CSV-Format (Text) oder als Excel-Datei exportieren.

Findet ein Dublettenabgleich statt?

Sowohl beim Adressimport als auch bei der einzelnen Eingabe einer neuen Adressen findet ein Dublettenabgleich statt. Für umfangreiche Bereinigungen des Adressbestandes gibt es mit dem Plugin "Dublettenkiller" ein Tool zur Konsolidierung des Adressbestandes.

Wie kann ich Ordnung in meine Adressen bringen?

Die Adressen werden in WICE Cloud Based CRM durch sogenannte Adresskategorien segmentiert. Hierfür stehen bis zu vier Firmen- und bis zu vier Ansprechpartnerkategorien zur Verfügung. Diese Kategorien lassen sich zur gezielten Suche oder zum Erstellen von Adresslisten für Marketingkampagnen verwenden.

Kann ich auch mehr als vier Adresskategorienebenen einrichten?

Es können bis zu vier Kategorieebenen eingerichtet werden. Die jahrelangene Erfahrung zeigt, dass dies vollkommen ausreichend ist. Bitte bedenken Sie auch, dass das System hinterher von einem Menschen bedient werden soll. Zu umfangreiche Masken erhöhen die Fehlerquellen und senken die Akzeptanz beim Mitarbeiter.

Wie sollten die Adresskategorien sinnvoll eingerichtet werden?

Sie können (müssen aber nicht) vier Kategorien mit beliebig vielen Einträgen innerhalb einer Kategorie einrichten. Orientieren Sie sich am Gedanken "vom Allgemeinen ins Spezielle". Also z. B. Kategorie1="Kunden, Interessenten, Partner" - Kategorie2="Hardware, Software, Dienstleistungen" - Kategorie3="A - Sehr wichtig, B - Wichtig, C - Weniger Wichtig" usw.

Ist die Anzahl der Kategorien innerhalb einer Kategorieebene beschränkt?

Nein, pro Kategorieebene können beliebig viele Einträge vorgenommen werden.

Können innerhalb einer Kategorieebene mehrere Kategorien einer Adresse zugewiesen werden?

Ja, es können beliebig viele Kategorien ausgewählt werden.

Lassen sich die Kategorien später ändern?

Ja, die Kategorien können jederzeit geändert werden. Die Änderungen werden automatisch in den Adressen übernommen.

Was passiert, wenn ich Kategorien lösche?

Wenn Kategorien gelöscht werden, dann werden sie aus den Adressen entfernt. Erst wenn beim Löschen "Einträge mitlöschen" ausgewählt wurde, werden auch alle Adressen, die diese Kategorie enthalten, gelöscht.

Kann ich Adressen auch neue Kategorien zuweisen?

Ja, dies geschieht über die Kategoriezuweisung in dem Modul "Kampagnen". Hier kann mein eine Adressliste anlegen und dieser dann eine neue oder bestehende Adresskategorie zuweisen.

Lassen sich Adressen, z. B. für Adressbeziehungen, verknüpfen?

Adressen können untereinander für Adressbeziehungen verknüpft werden. Die Beziehungen werden auch grafisch dargestellt.

Kann ich auch Adressen für bestimmte Nutzer sperren?

Ja, dies erfolgt über die Benutzergruppen. Bei jeder Adresse kann ein "Besitzer dieses Eintrags" festgelegt werden. Hiermit kann gesteuert werden, wer auf diese Adresse zugreifen darf. Wenn Ihnen die Auswahl der Besitzergruppen beim Anlegen einer Adresse nicht angezeigt wird, so müssen Sie diese Funktion für Ihren User über die Administration erst frei schalten lassen. Dazu müssen Sie in der Administration den User editieren und die Option "User hat Usergruppenauswahl in Adress-, Termin- und Vorgangseingabemaske zur Verfügung" aktivieren. Wir empfehlen dies nur zu tun, wenn Sie mit mehr als einem User in Ihrem Wice-Mandanten arbeiten und eine abgestufte Rechtevergabe auf Eintragsebene notwendig ist!

Ich kann auf einmal bestimmte Adressen nicht mehr sehen, weiß aber, dass sie im System sind. Woran liegt das?

In den allermeisten Fällen liegt das an den Gruppenrechten. Hierüber werden die Zugriffsrechte auf die Adressen gesteuert. Jede Adresse kennt einen oder mehrere "Besitzer dieses Eintrags". Hier werden die Benutzergruppen festgelegt, die auf diese Adresse zugreifen dürfen. Wenn eine Adresse einer Benutzergruppe zugewiesen ist, der Sie nicht angehören, dann können Sie in der Regel auch nicht auf diese Adresse zugreifen.

==== Was bewirkt die Sperrung von Firmenadressen? Neben der deutlichen Kennzeichnung einer gesperten Adresse in der Listen- und Detailansicht der Firmenadresse, bedeutet diese auch, dass diese Adresse nicht bei der Selektion in Adresslisten, also für die Erstellung von Mailings etc. berücksichtigt wird.

Kann man bereits beim Import Benutzerrechte für Adressen vergeben?

Ja, die Einstellungen im Profil unter "Standard-Gruppenauswahl Adresseingabe" werden als Besitzer des Eintrags beim Import festgelegt.

Warum sehe ich nicht alle Benutzergruppen in der Editiermaske einer Adresse?

Sie sehen nur die Benutzergruppen, in denen Sie Mitglied sind.

Gibt es auch so etwas wie einen "Papierkorb" für gelöschte Adressen?

Ja, Sie können eine Adresskategorie als "Papierkorbkategorie" in der Administration unter "Filter-Voreinstellungen" einrichten.

Kann ich gelöschte Adressen wieder zurückholen?

Ja. Entweder Sie verwenden eine Papierkorbkategorie. Dann rufen Sie alle Adressen mit dieser Kategorie auf, editieren die entsprechende Adressen und ändern die Adresskategorie. Alternativ kann der Administrator in der Administration auf die Änderungshistorie gehen und die Löschung rückgängig machen.