Mail-Automation: Unterschied zwischen den Versionen

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Sie können über die Mail-Automation einen Autoresponder einrichten. Dieser wird automatisch an sämtliche eingehende E-Mails für den ausgewählte E-Mail-Account geschickt.
 
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Geben Sie nun im Feld "Autoresponder-Absendeadresse" die Absende-Mailadresse für diesen Autoresponder ein. In der Regel dürfte dies die eigene E-Mail-Adresse sein. Im Feld "Autoresponder-Betreff" geben Sie die Betreffzeile für den Autoresponder ein.
 
Geben Sie nun im Feld "Autoresponder-Absendeadresse" die Absende-Mailadresse für diesen Autoresponder ein. In der Regel dürfte dies die eigene E-Mail-Adresse sein. Im Feld "Autoresponder-Betreff" geben Sie die Betreffzeile für den Autoresponder ein.
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Nun drücken Sie auf "Eingaben speichern" und der Autoresponder wird aktiv.
 
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Mit der Mail-Automation von Wice CRM können Sie auch E-Mails automatisch in Ordner einsortieren lassen.
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Nun geben Sie im Feld "Name des Ordners" den Namen des Ordners ein. Dieser muss zuvor auf dem IMAP-Server eingerichtet sein. Dies können Sie zum Beispiel über den Webmail von Wice CRM einrichten.
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Nun können Sie bestimmen, welche E-Mails automatisch in diesen Ordner einsortiert werden. Sie können hierfür die obere Eingabebox für die Betreffzeile der eingehenden E-Mails und / oder die untere Box für E-Mails von bestimmten Absendern verwenden. Bitte beachten Sie, dass Sie immer einen Begriff / Absender pro Zeile verwenden.
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Mit dem Helpdesk-Automaten können E-Mails automatisch in Vorgänge überführt werden.
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Wice CRM unterscheidet dabei nach verschiedenen Kriterien. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird eine Vorgangsaktion am gefundenen Vorgang angelegt. Enthält der Email-Betreff keine Vorgangs-ID, so wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und ein neuer Vorgang angelegt. Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt, bei der man auch die Kategorien bestimmen kann.
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Wählen Sie hierfür in der Mail-Automation die Option "Helpdesk-Automat" aus.
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Konfigurieren Sie zunächst den Vorgang, der durch den Helpdesk-Automaten durch die neue E-Mail angelegt werden soll. Geben Sie einen Vorgangsbetreff ein und wählen dann den verantwortlichen Mitarbeiter, die Vorgangskategorien und den Vorgangstatus aus und legen dann die Besitzergruppe fest. Dann bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter die Wiedervorlage erhalten soll. Sie können auch noch einen Workflow festlegen, der durch den Helpdesk-Automaten gestartet werden soll.
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Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt. Bestimmen Sie hierfür die Firmenaddresskategorien. Der Firmenname wird automatisch die E-Mail-Adresse des Absender sein.
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An den Absender der E-Mail wird eine automatisierte Antwort gesendet. Sie können hier die Absenderadresse, die Betreffzeile und den Text eintragen.
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Klicken Sie auf "Eingaben speichern", um den Helpdesk-Automaten zu aktivieren.

Version vom 20. November 2013, 16:35 Uhr

Mail-Automation mit Wice CRM

Mit der Mail-Automation von Wice CRM können Unternehmen ihre Mail-Kommunikation automatisieren. Vom bekannten Autoresponder, über die automatischen Einsortierung von E-Mails in Ordner, bis hin zum umfangreichen Helpdesk-Automaten kann die Kundenkommunikation automatisiert und vereinfacht werden.

Mail-Automation einrichten

Sie erreichen die Mail-Automation im CommCenter in der Übersicht der eingerichteten E-Mail-Accounts. Klicken Sie im Hauptmenü auf CommCenter und dann dort auf auf "Mail-Account-Verwaltung". Neben dem Reiter "Accounts" sehen Sie den Reiter "Automation". Wenn Sie auf diesen Reiter klicken, gelangen Sie durch Klick auf "[Neuer Eintrag]" zu den Optionen der Mail-Automation und können diese einrichten.

Wählen Sie zunächst den gewünschten Mail-Account aus der Auswahlliste aus. Sie sehen in dieser Liste sämtliche in Ihrem CommCenter eingerichteten E-Mail-Accounts. In dem Feld "Beschreibung" geben Sie bitte eine selbsterklärende Beschreibung ein.

Über die Zugriffssteuerung können Sie einstellen, ob auch Mitglieder aus anderen Benutzergruppen auf die Mailautomation zugreifen können. Wenn Sie hier nichts auswählen, dann sind Sie der einzige User, der auf diese Automation zugreifen darf.

Autoresponder einrichten

Sie können über die Mail-Automation einen Autoresponder einrichten. Dieser wird automatisch an sämtliche eingehende E-Mails für den ausgewählte E-Mail-Account geschickt.

Wählen Sie in der Mail-Automation die Option "Autoresponder" aus.


Mail-AutomationAutoresponder.png
Screenshot: Autoresponder einrichten

Geben Sie nun im Feld "Autoresponder-Absendeadresse" die Absende-Mailadresse für diesen Autoresponder ein. In der Regel dürfte dies die eigene E-Mail-Adresse sein. Im Feld "Autoresponder-Betreff" geben Sie die Betreffzeile für den Autoresponder ein.

Im Feld "Autoresponder-Text" können Sie nun den Text für den Autoresponder eingeben. Sie können diesen Text über die Schaltfelder auch gestalten. Verwenden Sie SERIAL_SALUTATION für eine persönliche Anrede und tragen Sie unter "Autoresponder-Serienbriefanrede Fallback" eine alternative Anrede ein.

Nun drücken Sie auf "Eingaben speichern" und der Autoresponder wird aktiv.

E-Mails in Ordner einsortieren

Mit der Mail-Automation von Wice CRM können Sie auch E-Mails automatisch in Ordner einsortieren lassen.

Wählen Sie in der Mail-Automation die Option "In Ordner einsortieren" aus.


Mail-AutomationOrdnereinsortierung.png
Screenshot: E-Mails in Ordner einsortieren

Nun geben Sie im Feld "Name des Ordners" den Namen des Ordners ein. Dieser muss zuvor auf dem IMAP-Server eingerichtet sein. Dies können Sie zum Beispiel über den Webmail von Wice CRM einrichten.

Nun können Sie bestimmen, welche E-Mails automatisch in diesen Ordner einsortiert werden. Sie können hierfür die obere Eingabebox für die Betreffzeile der eingehenden E-Mails und / oder die untere Box für E-Mails von bestimmten Absendern verwenden. Bitte beachten Sie, dass Sie immer einen Begriff / Absender pro Zeile verwenden.

Klicken Sie nun auf "Eingaben speichern" und die Maileinsortierung wird aktiviert.

Helpdesk-Automat

Mit dem Helpdesk-Automaten können E-Mails automatisch in Vorgänge überführt werden. Wice CRM unterscheidet dabei nach verschiedenen Kriterien. Findet sich im Betreff ein Hinweis auf eine Vorgangs-ID, so wird eine Vorgangsaktion am gefundenen Vorgang angelegt. Enthält der Email-Betreff keine Vorgangs-ID, so wird der Absender über die Emailadresse identifiziert und ein neuer Vorgang angelegt. Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt, bei der man auch die Kategorien bestimmen kann.

Wählen Sie hierfür in der Mail-Automation die Option "Helpdesk-Automat" aus.


Mail-AutomationHelpdeskautomatAnfang.png
Screenshot: Helpdesk-Automat Teil 1

Beim Helpdesk-Automaten ist die Festlegung einer Benutzergruppe in der allermeisten Fällen sinnvoll.

Nun bestimmen Sie die Optionen für den Helpdesk-Automaten.



Mail-AutomationHelpdeskautomatEnde.png
Screenshot: Helpdesk-Automat Teil 2

Konfigurieren Sie zunächst den Vorgang, der durch den Helpdesk-Automaten durch die neue E-Mail angelegt werden soll. Geben Sie einen Vorgangsbetreff ein und wählen dann den verantwortlichen Mitarbeiter, die Vorgangskategorien und den Vorgangstatus aus und legen dann die Besitzergruppe fest. Dann bestimmen Sie, welcher Mitarbeiter die Wiedervorlage erhalten soll. Sie können auch noch einen Workflow festlegen, der durch den Helpdesk-Automaten gestartet werden soll.

Falls der Absender nicht identifiziert werden kann, wird automatisch eine neue Adresse in Wice CRM angelegt. Bestimmen Sie hierfür die Firmenaddresskategorien. Der Firmenname wird automatisch die E-Mail-Adresse des Absender sein.

An den Absender der E-Mail wird eine automatisierte Antwort gesendet. Sie können hier die Absenderadresse, die Betreffzeile und den Text eintragen.

Klicken Sie auf "Eingaben speichern", um den Helpdesk-Automaten zu aktivieren.