Rechnungsdruck-Konfigurator

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Rechnungsdruck-Konfigurator

Mit dem Punkt Rechnungsdruck steuern Sie Aussehen und Art der zum Erzeugen und Drucken aus einer Chance verfügbaren Dokumente, wie z.B. Rechnungen, Lieferschein, Gutschriften etc.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Die Variablen auf dieser Seite sind Default-Werte und werden nur eingesetzt als Standardwerte bei der Anlage eines neuen Dokumententyps. Mit welchen Eigenschaften dann später ein Dokument erzeugt wird, hängt von den Einstellungen des verwendeten Dokumententyps ab, nicht von Einstellungen auf dieser Seite.


Rechnungsdruck.png

Sie können hier definieren, ob der Rechnungsdruck nur einmal pro Vorgang erlaubt ist und danach gesperrt werden soll. Aktvieren Sie dazu hier die entsprechende Checkbox.

Geben Sie hier eine Defaultabsenderadresse ein. Diese erscheint über der Empfängeradresse. Zusätzlich können Sie noch Ihre Steuernummer eingeben.

Rechnungsdruck2.png

Mit den Eingabefeldern können Sie die Textfelder auf der Seite millimetergenau positionieren. Positionsangaben werden von der linken oberen Ecke in mm gemessen. Durch interne Umrechnung der Positionsangaben in Inch können sich Rundungsfehler im mm-Bereich ergeben Klicken Sie zum Abschluss auf "Eingaben speichern".

Dokumententypen verwalten

Klicken Sie auf den Link [Dokumententypen verwalten] ganz oben auf der Seite zum Rechnungsdruck, so können Sie die unterschiedlichen Dokumententypen verwalten. Hier können Sie auch ganz neue Dokumententypen definieren.

Dokumententypen.png

Klicken Sie auf den Papierkorb, um Dokumententypen zu verwerfen oder auf das Editiersymbol, um vorhandene Dokumententypen zu bearbeiten.

Dokumententypen definieren

Klicken Sie in der Dokumententypenverwaltung auf [Neuer Eintrag]. Sie gelangen dann in die Eingabemaske für den neuen Dokumententyp.

Dokumententyp edit.png

Zunächst legen Sie einen Namen für den Dokumententyp als interne Bezeichnung an - also z.B. "Angebot, sowie die Absenderzeile für diesen Dokumententyp, welche über der Empfängeradresse im Dokument angezeigt werden soll. Ausserdem tragen Sie hier Ihre Umsatzsteuer ID ein, welche dann automatisch unterhalb der Zahlungsbedingunen in das Dokument eingefügt wird. Sie können diese Information alternativ auch in Ihre Header- oder Footergraphit mit einbinden, dann lassen Sie diese Feld hier leer.


Nachfolgend können Sie hier jetzt die Grafiken im PNG-Format angeben (max. 256 Farben), die als Header bzw. Footer dienen. Die Grafiken sollten eine Größe von 1240x100 Pixel haben, außerdem wird eine Auflösung von 150x150 dpi wird empfohlen. Klicken Sie auf "Durchsuchen" auf um dann die Dateien von Ihrem lokalen Laufwerk auszuwählen. Mit der Checkbox daneben können Sie kleinere Grafiken auf die komplette Seitenbreite skalieren.

Nun spezifizieren Sie die Werte für die Positionen der Textfelder für diesen Dokumententyp.

Dokumententyp edit1.png

Sowie den Titel des Dokuments, also z.B. Angebot, Rechnung oder Lieferschein bzw. Invoice, der dann auf dem erzeugten PDF erscheinen soll, sowie das Aktionsmedium mit dem das Dokument dann als Aktion im Vorgang kategorisiert werden soll.

Wenn Sie über die Administration ->weitere Systemeinstellungen die Dokumentenstartwerte auf automatisch gesetzt haben, so können Sie hier keine Änderungen bzw. keinen Reset für die Dokumentennummer durchführen.


Achtung.png
Wichtig:

Bei einer manuellen Auswahl des Dokumentenstartwerts für die Dokumententypen beachten Sie bitte, daß Sie als Startwert nur ganze Zahlen verwenden können, sowie das optionale Schlüsselwort YEAR. Bei Dokumentenerzeugung wird YEAR dann durch das Jahr des höchsten Abschlussdatums einer Chance gesetzt bzw. durch das aktuelle Jahr, falls keine Chance mit gültigem Abschlussdatum vorhanden ist. Sorgen Sie bei manueller Vergabe dafür, dass sich die Nummernkreise der einzelnen Dokumententypen nicht überschneiden. Beispiel: Sie vergeben als Startwert für den Dokumententyp A den Startwert "YEAR1000" und für den Dokumententyp B den Startwert "YEAR2000", so können nur 999 Dokumente dieses Typ innerhalb eines Jahres erzeugt werden bevor es zu einer Überschneidung kommt. Um dies zu verhindern müssen Sie also ggf. ein "0" anfügen.


Der Text aus dem Bereich "Zahlungsinformationen" erscheint im fertigen Dokument am Ende der Auflistung der einzelnen Positionen. Sie können die Schlüsselwörter LINEBREAK und PAGEBREAK (jeweils eingeschlossen durch Leerzeichen) verwenden, um Zeilen- und Seitenumbrüche in diesem Textfeld bzw. dem erzeugten Dokument zu erzwingen. Es ist empfohlen, längere Texte als Epilog-PDF einzubinden.

Mit Epilog-PDF und Prolog-PDF können Sie PDF-Dokumente hochladen, die entweder vor oder nach dem eigentlichen Dokument angehängt werden. Dies können Sie z. B. für die Einbindung Ihrer AGBs verwenden.

Über die Optionen steuern Sie unter anderem weitere Angaben auf dem Dokument. Diese Angaben kommen z. B. aus den betreffenden Artikeln.

Dokumententyp edit2.png


Bulbgraph.png
Hinweis:

Mit der Option "erfordert Zahlung von Kunden" legen Sie fest, ob bei der Erzeugung eines Dokuments diesen Typs die Werte aus den Chancen in die Kontokorrentauflistung der betreffenden Adresse übernommen wird.

Mit der Checkbox "ist Lieferschein" kennzeichnen Sie dieses Dokument als Lieferschein - dies dient zur Verwendung mit dem Plugin Lieferscheinexport, mit dem dann diese derart markierten Dokumente exportiert werden können.

Die Checkbox "keine Preise für einzelne Positionen innerhalb eines Abschnitts, stattdessen Abschnittssumme darstellen" ermöglicht Ihnen mehrere Artikel zusammen zu fassen innerhalb eines Abschnitts und damit nicht die Einzelpreise sondern nur die Abschnittsumme im Dokument anzuzeigen.

Wenn Sie Gewichtsangaben einzelner Artikel, sofern diese für die Artikel hinterlegt wurden, in dem Dokument darstellen möchten, dann aktivieren Sie die Checkbox "enthält Gewichtsangaben".

Um die Steuersätze einzelner Artikel im Dokument darzustellen, insbesondere wenn Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen enthalten sind, aktivieren Sie die Checkbox "enthält Steuer einzelner Artikel"

Um einen artikelbezogenen Rabatt für die einzelnen Artikel in dem Dokument darzustellen, so müssen Sie die Checkbox "enthält Rabatt pro Artikel" aktivieren.

Optional können Sie jetzt noch bei Artikeln zu denen ein Rabatt gewährt wurde mit der Aktivierung der Checkbox zu "enthält zusätzliche Spalte mit Original-VK, falls Rabatt enthalten " den Original-Verkaufpreis mit anzeigen lassen.

Um eine für diesen Vorgang hinterlegte Lieferanschrift als Empfangsadresse für dieses Dokument zu nutzen, müssen Sie die Option "Lieferanschrift als Empfängeranschrift verwenden, falls hinterlegt" aktivieren.

Wenn Sie für die Dokumente im Rechnungsdruck die Sperrfunktion aktiviert haben, d.h. das für ein diese Dokumententyp die Erzeugung nur einmal pro Vorgang möglich sein soll, dann müssen Sie die Checkbox "unterliegt der Rechnungsdruck-Sperrfunktion" setzen.

Um ein Dokument als Storno-Rechnung zu kennzeichen und damit auch die Einträge im Kontokorrentreiten korrekt wieder zu geben, müssen Sie die Checkbox "Storno-Rechnung, alle Artikelmengen werden mit negativem Vorzeichen eingesetzt" aktivieren.

Um einen Barcode in die Rechnung für eine externe Bearbeitung einzubinden - dies ist kein WICE-Standardfeature - müssen Sie die Checkbox "Barcode mit Dokumentnummer einfügen" aktivieren.

Die Umsatzsteuer-ID des Kunden bzw. zu der ausgewählten Adresse in das Dokument unterhalb der Zahlungsbedingungen einzufügen, sofern an der Adresse hinterlegt, müssen Sie die hier die Checkbox für "Umsatzsteuer-ID des Kunden einfügen" setzen.

Abschliessen können Sie noch für den Dokumententyp festlegen, ob Sie die hinterlegte Header- und Footerdatei drucken möchten oder, da Sie ein eigenes Briefpapier für dieses Dokumententyp verwenden möchten, dies nicht dargestellt werden sollen.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Bitte beachten Sie, daß diese Einstellungen größtenteils auch direkt bei der Erzeugung eines chancenbasierten Dokuments noch manuell durch die User editert werden können bis auf die Eigenschaften (wie z.B. die Sperrfunktion) die nur hier in der Administration für die Dokumententypen vergeben werden können.

Abschliessen klicken Sie auf Eingaben speichern und Sie gelangen wieder in die Übersicht der bisher angelegten Dokumententypen.