Vorgänge

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Was ist ein Vorgang?

In einem Vorgang werden Arbeitsprozesse organisiert, die dem Prinzip "Aktion" und "Reaktion" folgen.

Beispiel 1: Kunde ruft an und hat ein Problem, Sie reagieren.

Beispiel 2: Sie akquirieren einen Interessenten und versuchen, ihn als Kunden zu gewinnen.

Alle Arbeitsschritte werden als Aktionen in einer digitalen Vorgangsmappe durchgeführt, organisiert und archiviert - zusammen mit den Dokumenten, Emails oder Angeboten die Sie oder weitere Mitarbeiter in dieser Vorgangsmappe erstellen oder erhalten.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Sie arbeiten in der WICE CRM-Groupware überwiegend in Vorgängen. Vorgänge sind immer mit Adressen verknüpft. Durch das vorgangsbasierte Arbeiten erstellen Sie operativ eine vollständige und lückenlose Kundenhistorie.


Vorgang anlegen

Wählen Sie in der Detailansicht einer Adresse den Reiter/Tab "Vorgänge" aus


Adressdetail vorgaenge.jpg
Screenshot: Vorgangsübersicht bei einer Adresse

Vorgangsübersicht

Im Modul "Vorgänge" haben Sie die Möglichkeit Vorgänge anzulegen und zu verwalten. Sie können sich alle Vorgänge ansehen, oder durch Vergabe von Kategorien die Auswahl einschränken. Sie sehen dann auf einen Blick die gewünschten Vorgänge mit Angabe von Status, Adresse, Datum und zuständigem Mitarbeiter.


Klicken Sie in der Spalte Betreff auf einen gewünschten Vorgang, so gelangen Sie direkt in ¨

die Ubersicht der Aktionen dieses Vorgangs.

7.1 Vorgangs-Suche ¨

Sie können Vorgänge nach Kategorien selektieren und anzeigen lassen. Uber die Listenfelder haben Sie die Möglichkeit z.B. Vorgänge nach zugeordneten Mitarbeitern, Status, Abteilung oder Produkte/Dienstleistungen zu selektieren. Nach Zuordnung der Kategorien klicken Sie auf Go!.

Eine weitere Selektion kann ¨Geben Sie ein Begriff

uber die Wortsuche erfolgen. im Eingabefeld Suche ein, und klicken Sie ebenfalls auf Go!. Das eingegebene Wort wird nun in den Bereichen Datum, Name und Betreff gesucht.

Eine Volltextsuche ämtliche Vorg¨¨

uber sänge, Notizen und Vorgangsaktionen ist uber das optionale PlugIn WICE Ticket & Note Search möglich

7.2 Statistik Wollen Sie sich eine Vorgangs-Statistik zu allen Vorgängen oder Aktionen ansehen, so klicken Sie im Fenster zu den Vorgängen auf Statistik. Sie gelangen nun in die Statistik-¨

Ubersicht. Statistiken werden getrennt für Vorgänge und Aktionen angezeigt.


Siehaben dieMöglichkeit die anzuzeigenden Vorgänge durch die Angabe von Zeiträumen und durch das Auswählen der Filter aus dem Vorgangsbereich einzuschränken. Um die Sortierung zu ändern klicken Sie auf die Titel der einzelnen Spalten, dann wird die Anzeige entsprechend geändert.


Chapter 7: Vorgänge

Zu den Aktionsstatistiken wechseln Sie, in dem Sie mit der Auswahlliste von Vorgängen zu Aktionen wechseln.


Sie haben die Möglichkeit die anzuzeigenden Aktionen durch Auswahl des Medium-Filters einzuschränken.


Chapter 7: Vorgänge

Falls die Adresse bereits in der Datenbank gefunden wurde oder ein ähnlicher Eintrag vorliegt, erhalten Sie eine Ergebnisliste mit den Resultaten Ihrer Suche.


Wählen Sie die gewünschte Adresse aus und klicken Sie auf Vorhandenen Eintrag verwenden. Nun wird die gewünschte Adresse Ihrem neuen Vorgang zugeordnet.

Sollte die Adresse zu der der Vorgang angelegt werden soll nicht in der Datenbank enthalten sein, so klicken Sie auf Neu speichern.Mit ählte Adresse mit

Uberschreiben wird die ausgew¨ Ihren Eingaben überschrieben.

Der neue Vorgang wird nun automatisch in die Vorgangsübersicht übernommen.

7.4 Vorgang bearbeiten Klicken Sie in der Vorgangsübersicht in der Spalte Betreff auf den zu bearbeitenden Vorgang und dann auf den Reiter Vorgang. Sie erhalten die Detailansicht des Vorgangs.


Nehmen Sie die gewünschten ¨ oglichkeit den Status

Anderungen vor. Sie haben hier auch die M¨ zu ändern. Wählen Sie aus der Auswahlliste den gewünschten Status aus.

¨

Zum Sichern Ihrer Anderungen klicken Sie auf ¨

Anderungen speichern.


Chapter 7: Vorgänge

7.5 Druckvorschau Einen ausgesuchten Vorgang können Sie sich vollständig mit Angabe aller hinterlegten Daten in einer Druckvorschau ansehen.


Wählen Sie nun aus Ihrem Browser die Druckfunktion (z. B. durch Strg + p)aus.

7.6 Vorgang löschen Wollen Sie einen Vorgang löschen, so betätigen Sie Vorgang löschen.

Bedenken Sie bitte hierbei, dass Sie eine Löschung nichtmehrrückgängig machen können!

Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage. Klicken Sie dort auf OK. Der Vorgang wird nun gelöscht.

7.7 Aktionen Im Registerkarte Aktionen haben sie die Möglichkeit die weitere Vorgehensweise zur Bearbeitung des Vorgangs zu dokumentieren und als Erinnerung als Wiedervorlage abzuspeichern. Diese Wiedervorlage erscheint dann auf der Startseite von Home.



Chapter 7: Vorgänge

7.7.1 Aktion erstellen Um eine neue Aktion anzulegen klicken Sie auf Neue Aktion. Sie erhalten nun eine Maske zur Erstellug einer neuen Aktion.


Geben Sie den Text der Aktion/Wiedervorlage ein. Wählen Sie aus der Mitarbeiter-Liste einen gewünschten Adressaten aus, an den dies weitergeleitet werden soll. Neben einer Priorität legen Sie ¨

uber Kategorie/Medium fest, auf welchem Weg (Fax, Brief etc) diese Aktion den Kunden erreichen soll bzw. wenn es sich um eine nachträgliche Eintragung handelt, wie diese Aktion bei Ihnen eingetroffen ist.

Im Eingabefeld Zeitaufwand können Sie die für diese Aktion benötigte Zeit eingeben. Diese wird zur Gesamtzeit für diesen Vorgang addiert und erscheint am Fuß der Aktionsübersicht des Vorgangs und kann in eine Chance überführt werden.

Wiedervorlage: Wollen Sie eine Wiedervorlage einrichten, so tragen Sie das gewünschte Datum ein oder klicken auf Kalender. Eine aktuelle Kalenderübersicht wird nun angezeigt. Klicken Sie dort auf das gewünschte Datum. Die Auswahl wird automatisch in das Kalenderfeld ¨Wollen Sie Ihre Angaben nur zur Information ablegen und diese Aktion

ubernommen. abschließen, d.h. keine Wiedervorlage einrichten, so brauchen Sie kein Datum anzugeben.

Termin: Möchten Sie aus dieser Aktion einen Termin in den "Terminen" eintragen, so wählen Sie das Datum im Eingabefeld Wiedervorlage wie oben beschrieben aus. Die Uhrzeit tragen Sie in das Eingabefeld Uhrzeit ein und wählen noch die Terminkategorie aus. So wird ein Termin im Kalender eingetragen, der automatisch mit dieser Adresse verknüpft ist.

Einen Ansprechpartner zur Aktion wählen Sie entweder uber die Liste Schnellauswahl aus

¨ (dies sind die Ansprechpartner der betreffenden Adresse) oder Sie geben in das Feld Such die ersten Buchstaben des Nachnamens ein. WICE zeigt Ihnen dann automatisch die gefunden Namen an. Klicken Sie nun auf einen dieser Namen und er wird automatisch mit der Aktion verknüpft.

In den Optionen legen Sie fest, ob die Aktion bereits erledigt ist, ob Sie bei Erledigung der Wiedervorlage eine E-Mail als Benachrichtigung erhalten möchten und ob der die Aktion betreffende Mitarbeiter keine E-Mailbenachrichtigung erhalten soll.


Chapter 7: Vorgänge

Möchten Sie weitere Mitarbeiter uber diese Aktion per Mail informieren, so w¨

ählen Sie diese aus dem Auswahlfeld aus. Die zusätzlich informierten Mitarbeiter erscheinen in der Aktionsübersicht kursiv unter dem eigentlich zugwiesenen Mitarbeiter dieser Aktion.

Zusätzlich können Sie dieser Aktion noch ein Dokument anhängen. Klicken Sie hierzu auf Durchsuchen und wählen die betreffende Datei aus. Um Ihre Angaben zu speichern betätigen Sie Eingaben speichern. Die angelegte Aktion erscheint nun automatisch in der Registerkarte Aktionen. Klicken Sie auf das Datum in der Spalte Wiederv./Edit, so gelangen Sie wieder in das Bear ¨

beitungsfenster der Aktion, um Anderungen vorzunehmen.

Ist die Aktion abgeschlossen, so können Sie in der Spalte erledigt auf "setzen" klicken. Die Aktion wird dann durch einen Haken als erledigt gekennzeichnet.

E-Mail: Wenn Sie jetzt eine E-Mail oder ein Dokument an den zugewiesenen Ansprechpartner erstellen möchten, dann klicken Sie einfach auf Dokument / E-Mail. Beim Klick auf E-Mail öffnet sich entweder das Fenster Ihres lokalen E-Mailclients oder des E-Mailclients von WICE.


Wenn Sie die E-Mail über WICE versenden, dann wird diese automatisch als Aktion an dem Vorgang gespeichert.


Dokument: Um ein gedrucktes Dokument zu erstellen, klicken Sie auf "Dokument".Wählen Sie aus der Liste das gewünschte Dokument aus. Möchten Sie zusätzlich das Dokument als Notiz abspeichern, so machen Sie einen Haken bei "Einzeldokumente als Adressnotizen speichern".

Falls die Dokumentenvorlage sogenannte Custom-Variablen enthält könnenSie nunindie Eingabefeldern Ihren Text einfügen. Klicken Sie anschließend auf Dokument erstellen.

Sie können das Dokument entweder auf Ihren Rechner downloaden, es als Aktion in Ihrem Vorgang speichern oder einfach zurück zum Vorgang gehen.


Chapter 7: Vorgänge

Falls Sie das Dokument als Aktion abgespeichert haben, so erscheint nun ein weiterer Eintrag in Ihrem Vorgang. Sie können das Dokument öffnen. Klicken Sie hierzu auf das Datei-Symbol in der Spalte "Datei" der Aktion.


Möchten Sie sich die eingetragenen Zeitaufwände der einzelnen Aktionen anzeigen lassen, so wählen Sie die Checkbox "Zeitaufwand" aus. Anschließend wird die Aktionsübersicht neu geladen und eine weitere Spalte der Zeitaufwände wird angezeigt.

Sie können die Zeitaufwände in eine Chance umwandeln, in dem Sie auf "Zeitaufwände in Chancen umwandeln" klicken.

Anschließend gelangen Sie in eine Auswahlmaske, um die einzelnen Aktionen in Chancen umzuwandeln.

Wählen Sie hier ein Medium aus. Zu dem entsprechenden Artikel gelangen Sie, in dem Sie erst die Artikelgruppe auswählen und dann anschließend den entsprechenden Artikel.

Wählen Sie nun aus der Liste die umzuwandelnde Aktion aus und klicken anschließend auf Go!.

7.8 Projekt aus einem Vorgang erzeugen Sie können einen Vorgang mit einem neuen Projekt verknüpfen. Klicken Sie hierfür auf "Projekt anlegen". Sie gelangen so in Maske um ein neues anzulegen. Fortan wird in der Aktionsübersicht das verknüpfte Projekt angezeigt und im Projekt wird ein Link zu diesem Vorgang angezeigt.

Alles weitere zum Thema Projekte erfahren Sie im Kapitel 10 Projekte.


Chapter 7: Vorgänge

7.9 Chancen In der Registerkarte Chancen können Sie die Verkaufschance bei Ihrem Kunden in Prozent angeben. Hierzu können Sie für jeden Artikel eine Chance eintragen.

Des weiteren ist es hierüber möglich, Dokumente wie z. B. Rechnungen aus den Chancen zu erstellen. Diese Dokumente werden automatisch in dem Vorgang als Aktion abgespeichert.


Sie haben hier die Möglichkeit geplante, mit Angabe der Verkaufschance, sowie erfolgreich getätigte Verkäufe einzutragen. Diese hier hinterlegten Daten können dann im Modul "Vertrieb" angezeigt und ausgewertet werden.

7.9.1 Chancen anlegen Klicken Sie auf Chancen eingeben/editieren. Sie gelangen in die Maske zum Anlegen einer neuen Chancen. Wählen Sie aus der Artikelgruppe und anschließend aus Artikel den für die Chance benötigten Artikel aus.


Im Eingabefeld Beschreibung können Sie weitere Informationen zu dieser Chance hinterlegen oder auf den Button Artikelbeschreibung einfügen klicken und die in der Adminstration hinterlegten Informationen in das Feld eintragen. Mit dem Button Feld leeren können Sie das


Chapter 7: Vorgänge

Feld wieder leeren. Im Eingabefeld "VK Plan (Einzelpreis)" geben Sie den geplanten Verkaufspreis eines Artikels ein. Im Eingabefeld "EK Plan" wird der geplante Einkaufspreis des Artikels hinterlegt. Im Eingabefeld "Menge" geben Sie die geplante Menge der zu verkaufenden Artikel ein. Im Eingabefeld "Abschluß-Chance" wählen Sie die geschätzte Wahrscheinlichkeit für den Verkauf aus.

GebenSie nunimEingabefeld "Geplant für" Monat und Jahr des geplanten Abschlusses ein. Im Eingabefeld Mitarbeiter können Sie noch einen Mitarbeiter auswählen. Diesem wird im Modul "Vertrieb" diese Chance zugeordnet.

Klicken Sie auf Eintrag speichern.

Im Verlauf des Verkaufsvorgangs wird diese Chance nun aktualisiert. Lesen Sie hierzu das nachfolgende Kapitel.

¨

Bitte beachten, dass für eine Ubernahme des Preises in zu druckende Dokumente zwingend das Feld VK Ist ausgefüllt sein muss.

7.9.2 Chancen bearbeiten Klicken Sie auf Chancen eingeben/editieren. Klicken Sie in der folgenden Maske beim gewünschten Artikel auf "EDIT". Anschließend werden in die Eingabemaske die bereits hinterlegten Daten übernommen. Nun können Sie die gewünschten Eingabefelder bearbeiten.


Sollte es zu einem erfolgreichen Abschluß kommen, so klicken Sie auf VK kopieren und geben im Eingabefeld "Abschluß-Datum" das Datum des Verkaufs ein.

Handelt es sich um einen Artikel aus dem Lagerbestand, so können Sie durch die entsprechende Option den Artikelbestand automatisch reduzieren.

Klicken Sie anschließend auf Diesen Eintrag aktualisieren.

7.9.3 Dokumente aus Chancen erstellen Sie können aus ausgewählten Chancen Rechnunge, Angebote, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen drucken.

Wählen Sie hierfür die betreffende Checkbox unter "Dok. erstellen" für Ihre Chance aus.


Chapter 7: Vorgänge

Es öffnet sich die Maske zur Erstellung des Dokuments.


Wählen Sie aus der Liste den gewünschten Dokumententyp aus und geben eventuelle Zahlungs-oder Lieferbedinungen ein. Des weiteren können Sie einen Text als Betreffzeile eingeben, der unter der Dokumentennummer erscheinen soll. Geben Sie in das Feld Rechnungsdatum das Erstellungsdatum des Dokuments ein und wählen einen Ansprechpartner auf Kundenseite aus.

Handelt es sich um eine Korrekturrechnung, so wählen Sie im Feld "Korrektur für" die entsprechende Rechnung aus. Das gleiche gilt für Dokumente, die sich auf andere Dokumente beziehen sollen.

Im Feld "Sprache" können Sie die Sprache für das Dokument auswählen.

Mit der Option Dummy-Mode wird beim Klick auf den Button Dokument erzeugen nur das PDF zur Ansicht generiert, es wird nicht in WICE abgespeichert und es werden auch keine Daten in den Reiter Kontokorrent eingetragen.

Des Weiteren können Sie in den Optionen wählen, ob die Rechnung auf Bruttopreisen basiert. Dies gilt für Rechnungen, bei denen der Empfänger ein Endverbraucher ist.

Soll die Chancenbeschreibung die gesamte Dokumentenbreite und nicht nur die Spaltenbreite des Dokuments benutzen, so wählen Sie hier die entsprechende Option aus.

Soll der Rechnungsbetrag in den Kontokorrentreiter und in die OP-Liste ¨

ubernommen werden, so wählen Sie die Option "erfordert Zahlung vom Kunden" aus. Die Option "ist Lieferschein" gilt für Lieferscheine. Sollen in dem Dokument keine Preisangaben dargestellt werden, so deaktivieren Sie die entsprechende Option. Falls die Gewichtsangaben einzelner Positionen dargestellt werden sollen, so müssen Sie die entsprechende Option aktivieren. Am Ende des Dokuments wird die gesamte enthaltene Steuer aufgeführt. Möchten Sie auch für jeden einzelnen Artikel die Steuer mit aufführen lassen, so aktivieren Sie hierfür die Option.


Chapter 7: Vorgänge

Falls SieeineandereLieferanschrift alsEmpfängeranschrift verwenden möchten, so muss diese bei der Adresse hinterlegt werden und die entprechende Option aktiviert werden.

Falls Sie die in WICE hinterlegte Header-und Footer-Grafik nicht verwenden möchten, so aktivieren Sie hierfür die jeweilige Option.

DrückenSie nunauf Dokument erzeugen. Das Dokument wird nun im Vorgang als Aktion abgespeichert und es öffnet sich Ihr PDF-Reader und zeigt das erzeugte Dokument an.