Wice Outlook Connector

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Version vom 13. Oktober 2014, 14:54 Uhr von Sgatzke (Diskussion | Beiträge) (Was ist der Wice Outlook ?)
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Was ist der Wice Outlook Connector?

Mit diesem Add-on wird die direkte Übernahme Ihrer Emails aus Microsoft Outlook in Wice CRM nahtlos ermöglicht. Mit dem Wice Outlook Connector wird so eine Verbindung von Wice CRM zu MS Outlook, dem beliebten und leistungsfähigen E-Mail-Client, hergestellt.

Voraussetzungen für den Wice Outlook Connector


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Wichtig:

Der Wice Outlook Connector funktioniert nur unter Windows jedoch sowohl unter Verwendung von Firefox oder dem Internet Explorer als Browser in dem Sie mit Wice arbeiten und benötigt

  • Wice CRM Release X oder höher (ist auf unseren ASP-Servern installiert)
  • aktuelle Installationen von Firefox oder dem Internet Explorer, sowie eine lokale Installation von MS Outlook
  • installierte Version der Wice Outlook Connector Software


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Wichtig:

Bitte beachten Sie, dass zur korrekten Funktion des Outlook Connectors der jeweils verwendete Browser in dem Sie mit Wice CRM arbeiten als Standardbrowser auf Ihrem Rechner verknüpft sein muss!

Installation des Wice Outlook Connectors

Sie können den Wice Outlook Connector hier herunter laden: Zum Download der Extensions

Speichern Sie das Programm auf Ihrem Rechner und klicken Sie zum Ausführen des Installers auf die herunter geladene Datei - folgen Sie nun den Anweisungen des Installers.

Wenn das Add-Ons korrekt installiert wurde, öffnen Sie zunächst Ihren Standardbrowser und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in Wice CRM an - starten Sie nun Ihr MS Outlook.

Hier sollten Sie nun, wenn die Installation korrekt erfolgt ist, in der Menüleiste einen neuem Menüpunkt Wice finden:


Screen ol1.png
Screenshot: Outlook mit installiertem Wice Outlook Connector


Features des Wice Outlook Connectors

Der Wice Outlook Connector bietet folgende Features:

  • Erkennen von in [Wice CRM]] bereits vorhandenen E-Mail-Adressen und Zuordnen der E-Mails als Adressnotiz
  • Erkennen von E-Mails mit im Betreff enthaltener Wice-ticket-ID (z.B. als Antwort auf eine aus einem Vorgang heraus geschriebene E-Mail) und Zuordnen der Emails zu dem entsprechenden Vorgang
  • Suchformular zur manuellen Zuordnung einer E-Mail als Adress- oder Ansprechpartnernotiz oder eines beliebigen Vorgang
  • direktes Öffnen der Aktionsübersicht eines Vorgangs beim Erhalt von E-Mail-Aktionsbenachrichtigungen (z.B. über eine Wiedervorlage) in einem neuen Browserfenster


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Tipp:

Verwenden Sie zum Schreiben von E-Mails aus Vorgängen den internen Wice IMAP-Client, da nur so die E-Mail automatisch im Vorgang abgelegt und im Betreff mit der Wice-Ticket-ID, bzw. Ihrer Mandanten-Ticket-ID versehen werden kann. Wenn Sie mit Outlook via IMAP auf den selben IMAP-Server zugreifen, finden Sie die mit Wice geschriebene E-Mail auch in Thunderbird im Ordner Ihrer gesendeten Emails.


Anwendung des WICE Thunderbird Connectors

Wenn Sie eine Mail von Thunderbird in die WICE Cloud Based CRM überführen wollen, dann klicken Sie in der Statuszeile von Thunderbird auf "In WICE speichern":


Wice tb connector mailclient.png
Screenshot: Thunderbird mit Link in Statuszeile "In WICE speichern"

Sie werden hierauf nochmal gefragt, ob Sie die Email in WICE speichern wollen:

Wice tb connector speicherbutton.png
Screenshot: Thunderbird-Client

Es öffnet sich nun das Auswahlformular:

Wice tb connector formular.png
Screenshot: Auswahlformular zur Ablage der E-Mail in WICE CRM

Der WICE Thunderbird Connector hilft Ihnen bei der Auswahl:

  • Enthält die zu überführende E-Mail im Betreff eine wice-ticket-id (z.B. bei einer Antwort auf eine aus einem Vorgang heraus geschriebenen E-Mail), so erkennt dies der Connector und schlägt Ihnen eine direkte Ablage im entsprechenden Vorgang vor. Sie können die direkte Ablage an einem bestimmten Vorgang auch über die manuelle Eingabe der Vorgangs-ID vornehmen.
  • Wenn die E-Mail-Adresse in der WICE Cloud Based CRM hinterlegt ist, wird dies erkannt. Sie können dann wählen, ob Sie die E-Mail mit dem gefundenen Ansprechpartner verknüpft als Adressnotiz abspeichern wollen.
  • In dem nächsten Feld können Sie über die AJAX-Suchfunktion die E-Mail bei einer beliebigen Adresse zuordnen.
  • Oder aber, wenn die Email nicht einer Firmenadresse sondern direkt einem Ansprechpartner zugewiesen werden soll, können Sie im nächsten Feld über die AJAX-Suchfunktion nach diesem Suchen.
  • Damit Sie die Email später leichter wieder auffinden können, können Sie definieren, mit welcher Medienkategorie die Email in WICE als Notiz bzw. Vorgangaktion verknüpft werden soll.
  • Für eventuell an der Email vorhandene Attachments können Sie nun noch entscheiden, ob diese zusammen in einem ZIP-Archiv der Aktion bzw. der Notiz hinzugefügt werden sollen oder Sie können für jedes Attachment einzeln entscheiden, ob dies in separaten Aktionen/Notizen in WICE abgelegt werden soll.

Abschliessend klicken Sie nun auf den Speichern-Button und die Aktionen bzw. die Notizen werden angelegt und Sie gelangen direkt in die Aktionsübersicht bei dem gewählten Vorgang bzw. in die Übersicht der Notizen bei der Firmenadresse oder dem Ansprechpartner.

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Tipp:

Bei einer von der WICE Cloud Based CRM verschickten Aktionsbenachrichtigung erscheint in der Statuszeile von Thunderbird zusätzlich die Möglichtkeit, in die WICE-Vorgangsansicht direkt zu wechseln. Klicken Sie hierzu einfach auf "WICE-Vorgangsansicht" Wice tb connector statuszeile tb.png und in der Anzeigemaske erscheint die Option zum Öffnen der Vorgangsansicht mit den Informationen zu dem erkannten Vorgang und der verknüpften Adresse. Beim Klick auf "Vorgangsansicht in Firefox öffnen" öffnet sich ein neues Browserfenster mit der Aktionsübersicht des Vorgangs.