Wice Outlook Synchronizer

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Wice Outlook Synchronizer

Wie funktioniert der Outlook Sync?

Der Wice Outlook Synchronizer ist eine Software zur Synchronisierung Ihrer Kontakte und Termine zwischen Wice CRM und MS Outlook. Zur Verwendung muss der Wice Outlook Synchronizer lokal auf dem Rechner installiert werden. Zusätzlich ist eine lokale Installation von MS Outlook erforderlich. Der Synchronizer funktioniert derzeit nur unter einem Windows Betriebssystem!

Sie können den Outlook Synchronizer kostenlos herunter laden und 30 Tage testen - dabei können Sie jedoch in der Basisversion nur ein Profil für die Synchronisation Ihrer Kontakte und Termine anlegen. Nach Ablauf der 30 Tage müssen Sie, wenn Sie die Software weiterhin nutzen möchten, über die Wice GmbH den kostenpflichtigen Lizenzschlüssel bestellen.

Allgemeine Regeln zur Synchronisierung

Wice-Ordner in Outlook

Im Bereich Kontakte wird in Outlook bei Installation des Synchronizers automatisch ein Ordner Wice angelegt. Nur Kontakte die sich in diesem Ordner befinden, werden mit Wice CRM synchronisiert. Beispiel: Wenn ein Kontakt aus Outlook nach Wice überführt werden soll, muss dieser im Ordner Wice liegen.

Nur ganze Datensätze werden synchronisiert

Die Synchronisierung in beide Richtungen erfolgt nur mit ganzen Datensätzen. Es erfolgt keine Synchronisierung auf Feldebene. Beispiel: Hat ein Anwender in Outlook bei einem bestehenden und bereits synchronisierten Kontakt eine Telefonnummer geändert, so werden alle Felder des Datensatzes geändert. Dies betrifft aber nur die in die Synchronisation eingeschlossenen Felder, d.h. Felder, wie z.B. Kategorien etc. werden nicht aktualisiert.

Steuerung über Flags

In Wice CRM werden zur Synchronisierung userbezogene Flags verwendet. Die Flags werden über den Link „Outlook sync“ gesetzt. Flags können unanbhängig von einander bei Ansprechpartnern und bei Firmen gesetzt werden. Aus Wice werden nur Daten in Outlook übernommen, bei denen ein Flag gesetzt ist. Bei Daten, die aus Outlook in Wice übernommen wurden, werden die Flags bei den Ansprechpartnern und Firmen automatisch gesetzt.

Löschen von Kontakten in Outlook

Wird in Outlook ein Kontakt gelöscht, so wird dieser nicht in Wice gelöscht. Stattdessen wird der Flag zum Synchronisieren des Kontakts in Wice CRM wieder entfernt.

Installation / Deinstallation

Nach dem erfolgreichen Download der Software folgen Sie den Schritten des Setup-Assistenten. Dieser leitet Sie automatisch durch den Installationsprozeß. Nach erfolgreichem Abschluss der Installation starten Sie den Synchronizer bzw. können diesen am Ende der Installation auch direkt aufrufen.

Zur Deinstallation gehen Sie in Ihre Systemsteuerung->Programme und Funktionen und selektieren in der Liste der installierten Programme den Wice Outlook Synchronizer und klicken dann auf "deinstallieren". Der Assistent geleitet Sie dann durch den Prozeß - Sie müssen ggf. noch einmal bestätigen, dass die Software, bedingt durch die Deinstallation, Änderungen an Ihrem Rechner vornehmen darf.

Einrichtung Ihrer Synchronisationsprofile

Sie gelangen nach dem ersten Start des Synchronizers in den Hauptbildschirm:

Olsync main.png
Screenshot: Hauptbildschirm des Outlook Synchronizers

Hier müssen Sie zunächst ein neues Profil mit Ihren Daten anlegen - klicken Sie dazu unter "Profil" auf die Schaltfläche "Neu" und Sie gelangen in den Profilassistenten:


Ol profilassistent.png
Screenshot: Eingabemaske des Profilassistenten

Über die Checkboxen "Kontakte" und "Termine" legen Sie die Synchronisationsart fest, d.h. ob Sie nur Ihre Kontakte oder nur die Termine oder beides zwischen Outlook und Wice CRM. Nun tragen Sie in die vorgesehen Felder Ihre individuellen Daten ein. Dies sind die Adresse des Wice-Servers/Hostname - wenn Sie diese nicht kennen, dann wenden Sie sich gerne an unseren Support unter support@wice.de oder Fragen Sie ggf. Ihren Systemadministrator. Als nächstes tragen Sie Ihre Emailadresse ein - diese muss mit der von Ihnen in Wice hinterlegten Defaultmailadresse identisch sein.

Nun hinterlegen Sie noch Ihre Wice-Zugangsdaten, also den Mandantennamen, Ihren Usernamen und Ihr Passwort und klicken dann auf "Ok". Sie erhalten nun noch eine Bestätigungsnachricht über die erfolgreiche Einrichtung Ihres Profils. Zurück im Hauptbildschirm sehen Sie jetzt Ihre neu hinterlegten Profile und können nun beginnen den Sychronizer zu verwenden.

Analyse und Durchführung der Synchronisation

Um zunächst die von Ihnen hinterlegen Daten zu verifizieren, bevor Sie das erste mal eine Synchronisation durchführen, steht Ihnen die Funktion der Analyse zur Verfügung. Klicken Sie zum Ausführen auf den Button "Analysieren" - der Vorgang kann einige Sekunden in Kauf nehmen - wenn dieser erfolgreich abgeschlossen wurde, wird Ihnen das Ergebnis in den jeweiligen Feldern angezeigt:

Ol analyse.png
Screenshot: Ergebnis nach durchgeführter Analyse

Im Feld Ergebnis der letzten Analyse sehen Sie, wie viele Einträge jeweils für die ausgewählten Bereiche (Termine & Kontakte) in Outlook und in Wice, hier bezeichnet als Datenbank, vorhanden sind und welche erforderlichen Änderungen (Hinzufügen/Ändern/Löschen) bei Durchführung der Synchronisation in Wice und in Outlook vorgenommen werden. Im Feld "Hinweise für letzte Aktion" gibt Ihnen das Tool nochmals eine Übersicht über die letzten Aktionen, in diesem Fall über die erfolgreich durchgeführe Analyse. Wenn Sie mit den Ergebnisse der Analyse so weit zufrieden sind, können Sie nun die erste Synchronisation durchführen, in dem Sie auf Synchronisieren klicken und diese wird durchgeführt - auch dieser Vorgang kann einige Sekunden, je nach Anzahl der zu bearbeitenden Einträge, dauern. Nach erfolgreicher Durchführung wird Ihnen dies in der Maske wie folgt angezeigt:

Ol syncdurchführung.png
Screenshot: Ergebnis nach erfolgreich durchgeführter Synchronisierung

Umbenennen/Löschen der Synchronisationsprofile

Sie können Ihre bereits hinterlegten Synchronisationsprofile jederzeit Umbenennen oder Löschen. Klicken Sie dazu auf das jeweile Profil welches Sie Umbenennen oder Löschen möchten und dann auf den Button zum Löschen bzw. Umbenennen. Beim Klick auf Umbenennen erscheint ein neues Fenster und Sie können den neuen Namen für das Profil hinterlegen - klicken Sie dann auf OK um Ihre Änderungen zu übernehmen. Beim Klick auf den Button "Löschen" wird Ihnen ebenfall ein Fenster mit einer Bestätigungsabfrage angezeigt - um das Profil zu löschen klicken Sie hier auf Ja und das Profil wird entfernt.

Bearbeiten eines Synchronisationsprofils

Um ein vorhandenes Synchronisationsprofil zu bearbeiten wählen Sie zunächst das gewünschte Profil aus und klicken dann auf den Button Bearbeiten und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

Profil bearbeiten.png
Screenshot: Maske zum Ändern der Profileinstellungen


Bulbgraph.png
Hinweis:

Wenn Sie ein bestehendes Profil bearbeiten, mit dem bereits eine Synchronisation durchgeführt wurde, so sind einige Eigenschaften schreibgeschützt, um Sie vor möglichem Datenverlust zu schützen - wenn Sie diese auch bearbeiten möchten, so klicken Sie auf "Gesamte Bearbeitung freigeben"

Mit Klick auf Weiter > gelangen Sie in die nachfolgende Maske, in der Sie Ihre Wice-Einstellungen ändern können, die Sie bereits bei der Ersteinrichtung hinterlegt haben. Es gibt hier außerdem eine Checkbox, welche anzeigt ob das jeweilige Profil derzeit aktiv ist - um dies inaktiv zu setzen deaktivieren Sie einfach die Checkbox. Klicken Sie dann, nachdem Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben auf Weiter > und Sie gelangen in die nachfolgenden Maske in der Sie die Einstellungen für Ihre Outlook / Exchange Verbindung vornehmen können. Im Reiter "Verbindung" legen Sie fest wie sich der Outlook-Synchronizer mit Outlook bzw. Exchange verbindet - wenn bereits mit diesem Profil eine Synchronisierung durchgeführt wurde, können Sie diese Einstellung nicht ändern, Sie müssen dazu zunächst die gesamte Bearbeitung freigeben! Im Reiter "Ordner" sind die jeweiligen Ordner definiert aus denen die Kalender- bzw. Adressdaten in Outlook hinterlegt sind und die synchronisiert werden sollen - diese Einstellungen sollten unverändert bleiben, da diese fest für die Funktionsweise des Wice Outlook Synchronizer definiert wurden. Klicken Sie nun auf Weiter > und Sie gelangen in eine abschliessende Maske in der eventuell vorhandende Warnmeldungen angezeigt werden. Klicken Sie nun auf Fertig stellen um die Bearbeitung zu beenden.