Workflow-Konfigurator: Unterschied zwischen den Versionen

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Sie können über einen Workflowstep auf einen anderen Workflow verzweigen. Wählen Sie dafür aus der Auswahlliste "Neue DB-Aktion" "Workflow-Veränderung" den gewünschten Workflow aus.
 
Sie können über einen Workflowstep auf einen anderen Workflow verzweigen. Wählen Sie dafür aus der Auswahlliste "Neue DB-Aktion" "Workflow-Veränderung" den gewünschten Workflow aus.
  
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==== Workflowsteps als Verzweigung definieren ====
 
==== Workflowsteps als Verzweigung definieren ====

Version vom 26. Juli 2010, 14:54 Uhr

Workflow-Konfigurator

Ein einfaches, aber probates Mittel, um eine höhere Kundenorientiertung und Kundenzufriedenheit zu erreichen ist die Festlegung von Standards im Umgang mit Kunden. Der Workflowgenerator unterstützt Sie bei der Erstellung einheitlicher Arbeitsprozesse. Einmal festgelegt können die einzelnen Schritte eines Workflows vom Mitarbeiter im Vorgang abgerufen werden. Dies können z. B. vorformulierte E-Mails mit Anhang sein, Wiedervorlagen zum Nachtelefonieren in X Tagen oder die Veränderung des Vorgangsstatus nach einer bestimmten Phase. Diese werden vom Benutzer im Vorgang ausgelöst.

Sie können für die unterschiedlichen Arbeitsprozesse beliebig viele Workflows anlegen. Workflows können automatisch ausgelöste Schritte haben, oder per Hand ausgelöste. Ebenso sind Verzweigungen möglich.


Workflowkonfigurator.png
Screenshot: Übersicht aller in WICE vorhandenen Workflows

In der Hauptansicht sehen Sie die Bereits eingerichteten Workflows. Durch Klick auf [Workflow hinzufügen] können Sie einen neuen Workflow anlegen. Einen Workflow löschen können Sie durch Klick auf den Papierkorb. Durch Klick auf den Notizblock können Sie einen bestehenden Workflow editieren.

Workflow definieren

Nach dem Sie auf [Workflow hinzufügen] geklickt haben, erscheint die Eingabemaske für einen neuen Workflow.


WorkflowOben.png
Screenshot: Oberer Teil der Maske zum Definieren eines Workflows

Geben Sie für den neuen Workflow einen erklärenden Namen ein und Klicken auf . Sie können nun die einzelnen Workflowschritte definieren. Sie können den Workflow so definieren, dass zu jeder Zeit, jeder Schritt ausgeführt werden darf. Dazu wählen Sie die Options-Auswahlbox aus.

Workflowstep definieren

Um einen neuen Workflowschritt zu definieren, klicken Sie auf [Step hinzufügen]. Es öffnet sich das Fenster zum Anlegen eines neuen Workflowschrittes.

Im oberen Drittel der Eingabemaske können Sie für den Workflowschritt einen Titel eingeben, definieren ob dieser Workflowschritt eine Verzweigung ist und welche Datenbankaktionen bei der Ausführung dieses Workflowschritts durchgeführt werden sollen. Das Format für Datenbankaktionen ist: "SQL-Befehl|Tabelle|Feldbeschreibungen". Die Feldbeschreibungen werden im Format "Spaltenname='Wert'" angegeben. Einfache Anführungszeichen sind obligatorisch.


Workflowstepoben.png
Screenshot: Maske zum Definieren eines einzelnen Workflowsteps

Pro Zeile dürfen Sie nur einen Datenbankbefehl angeben. Im Screenshot sehen Sie einige Beispiele für Datenbankaktionen. Unterstützte Tabellen im Schreibmodus sind note (für Vorgangsaktionen), chance (für Chancen), ticket (Vorgang) sowie task (für die Wiedervorlage). Im Lesemodus (zum Verlinken dynamischer Variablen) werden note, chance, task, article (für Artikel), ticket (für den Vorgang) sowie category (für die Kategorien) unterstützt.

Workflowstep mit Wiedervorlagen und Aktionen definieren

Sie können in einem Workflowstep Wiedervorlagen oder Aktionen definieren. Das folgende Beispiel erklärt dies anhand einer einfachen Wiedervorlage


WorkflowstepBeispiel.png
Screenshot: Beispiel eines Workflowsteps

Nachdem Sie in der Auswahlliste "Neue DB-Aktion" "Vorgangsaktion" ausgewählt haben, verändert sich die Eingabemaske. Im Beispiel wird eine offene Wiedervorlage (Feld "Erledigt" mit Wert "0") mit dem Text "Nachhaken" (Feld "Text") drei Tage nach Ausführung des Steps (Feld "WV-Datum" mit der Variable für den aktuellen Tag plus 3 weitere Tage) für den Mitarbeiter an, der den Workflow ausführt (Feld "Mitarbeiter").


Vorgangsstatus über Workflowstep verändern

Sie können mit einem Workflowstep den Vorgangsstatus verändern. Wählen Sie dafür aus der Auswahlliste "Neue DB-Aktion" "Vorgangsänderung" aus und dann den gewünschten Status.


WorkflowstepVorgangsstatus.png
Screenshot: Vorgangsstatus über Workflowstep verändern


Workflows verzweigen

Sie können über einen Workflowstep auf einen anderen Workflow verzweigen. Wählen Sie dafür aus der Auswahlliste "Neue DB-Aktion" "Workflow-Veränderung" den gewünschten Workflow aus.


WorkflowstepVorgangsverzweigung.png
Screenshot: Beispiel eines Workflowsteps

Workflowsteps als Verzweigung definieren

Mit einer Verzweigung können Sie dem Anwender zwei Optionen zur Abstimmung vorlegen. Bei der Wahl einer Option wird dann auf den nächsten Step verwiesen. Falls Sie die Checkbox zur Verzweigung aktivieren ändert sich die Eingabemaske wie folgt:


Workflowverzweigung.png
Screenshot: Beispiel zum Anlegen eines Workflowsteps mit Verzweigung

Im Screenshot sehen Sie ein Beispiel für eine Verzweigung. Geben Sie für jede Option einen Text ein. Dieser Text sollte im Zusammenhang mit dem Titel des Workflowschritts stehen. Für jede Option können Sie durch die Auswahlliste den nächsten Schritt auswählen. Zusätzlich können Sie weitere Datenbankaktionen in das zugehörige Textfeld eingeben.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass Sie für eine Verzweigung zunächst die Schritte auf die verzweigt werden

sollen definieren müssen.



Bulbgraph.png
Hinweis:

Damit die Schritte eines Workflows in einer vernünftigen Reihenfolge erscheinen, sollten Sie die

Namen der Schritte mit einer Ziffer beginnen lassen. Dadurch werden diese korrekt sortiert.


Im mittleren Teil der Eingabemaske können Sie eine Standardmail schreiben. Für diese Standardmail können Sie bis zu vier Attachments anhängen.


Workflowstepmitte.png
Screenshot: Eingabemaske zum Hinterlegen eines Standardmailtexts im Workflowstep

Unterstütze Variablen in Emails für Absender, Empfänger und Anrede sind $employee_email$, $customer_email$, $serial_salutation$. Dies sind Variablen, die Sie an beliebiger Stelle in Ihrem Mailtext einfügen können. WICE wird diese dann automatisch durch den korrekten Text ersetzen.

Falls keine Email verschickt werden soll, lassen Sie einfach die Betreffzeile leer. Beim Ausführen des Workflowsteps kann der Text vom Benutzer noch individuell verändert werden. Es können auch einzelne Attachments vor dem Verschicken deaktiviert werden.

Für jeden Schritt können Sie festlegen, ob dieser automatisch oder manuell ausgeführt werden soll und welcher Schritt diesem Schritt vorausgeht.


Workflowstepunter.png
Screenshot: Eingabemaske zum Hinterlegen eines Standardmailtexts im Workflowstep

Wenn ein Schritt automatisch ausgeführt werden soll, wählen Sie zunächst „automatisch nach Datum“ aus der Auswahlliste aus. Sie können anschließend die Anzahl der Tage eingeben, die nach dem Workflowschritt den Sie aus der nebenstehenden Auswahlliste auswählen vergehen sollen, bis dieser Schritt ausgeführt wird.

Klicken Sie nun auf "Eingaben speichern". Ihr neuer Schritt wird nun angelegt und in der Übersichtsgrafik angezeigt.

Möchten Sie einen Schritt löschen, so klicken Sie auf das Papierkorbsymbol. Zum editieren eines Workflowschritts klicken Sie auf das Editiersymbol.

Es wird nach jeder Eingabe ein Logik-Check durchgeführt. Dieser überprüft, ob die Reihenfolge der Schritte Sinn ergeben und ob alle Schritte in einer Kette von Arbeitsschritten erreichbar sind. Falls der Logik-Check eine Fehlermeldung ausgibt, editieren Sie bitte Ihre Workflowschritte bis die Fehlermeldung nicht mehr erscheint.

Beispiel für einen Workflowstep

Sie möchten einen Workflowschritt für einen Interessentenerstkontakt definieren. Hier zu soll eine Mail an den Interessenten verschickt werden und im Vorgang Aktionen mit der Information über die verschickte Mail sowie eine Wiedervorlage zum Nachhaken angelegt werden. Geben Sie zunächst einen Titel ein, z. B. „1-Erstkontakt“. Lassen Sie die Auswahlbox für die Verzweigung unausgewählt.

Im Texfeld für die DB-Aktionen geben Sie folgendes ein (bitte beachten Sie, dass jeder DB-Befehl in eine Zeile eingefügt wird): INSERT|note|text='Infos per Email an $customer_email$ geschickt', task_done='1', contactperson='$contactperson$', medium='28' Mit dieser Zeile definieren Sie die Information, dass eine Mail an die Kontaktperson verschickt wurde. Als Aktionsmedium wird die Datenbank-ID verwendet. Die korrekte ID können Sie sich über den erweiterten Listenmanager im Modul "Kampagnen" abfragen.

INSERT|note|text='Nachhaken', holdfile_date='$current_date$+3DAYS', contactperson='$contactperson$', employee_assigned='$current_users_employee_id$' Mit dieser Zeile wird eine Wiedervorlage für den ausführenden Mitarbeiter eingetragen. Das Datum der Wiedervorlage ist drei Tage später als das Ausführungsdatum des Workflowschritts.

Füllen Sie nun die Textfelder in dem Bereich in dem die E-Mail definiert wird. Zusätzlich können Sie Attachments an die Mail anfügen.

Da dies der erste Schritt im Workflow ist, wählen Sie aus der Auswahlbox zur Ausführung des Workflowschritts "Manuell" aus. Einen vorausgehenden Schritt gibt es natürlich auch nicht.

Klicken Sie auf "Eingaben speichern" damit Ihre Eingaben gespeichert werden.