Workflow-Konfigurator: Unterschied zwischen den Versionen

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(Workflowstep definieren)
(Workflowstep mit Wiedervorlagen und Aktionen definieren)
 
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Ein einfaches, aber probates Mittel, um eine höhere Kundenorientiertung und Kundenzufriedenheit zu erreichen ist die Festlegung von Standards im Umgang mit Kunden. Der Workflowgenerator unterstützt Sie bei der Erstellung einheitlicher Arbeitsprozesse. Einmal festgelegt können die einzelnen Schritte eines Workflows vom Mitarbeiter im Vorgang abgerufen werden. Dies können z. B. vorformulierte E-Mails mit Anhang sein, Wiedervorlagen zum Nachtelefonieren in X Tagen oder die Veränderung des Vorgangsstatus nach einer bestimmten Phase. Diese werden vom Benutzer im Vorgang ausgelöst.
 
Ein einfaches, aber probates Mittel, um eine höhere Kundenorientiertung und Kundenzufriedenheit zu erreichen ist die Festlegung von Standards im Umgang mit Kunden. Der Workflowgenerator unterstützt Sie bei der Erstellung einheitlicher Arbeitsprozesse. Einmal festgelegt können die einzelnen Schritte eines Workflows vom Mitarbeiter im Vorgang abgerufen werden. Dies können z. B. vorformulierte E-Mails mit Anhang sein, Wiedervorlagen zum Nachtelefonieren in X Tagen oder die Veränderung des Vorgangsstatus nach einer bestimmten Phase. Diese werden vom Benutzer im Vorgang ausgelöst.
  
Sie können für die unterschiedlichen Arbeitsprozesse beliebig viele Workflows anlegen. Workflows können
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Sie können für die unterschiedlichen Arbeitsprozesse beliebig viele Workflows anlegen. Workflows können   automatisch ausgelöste Schritte haben, oder per Hand ausgelöste. Ebenso sind Verzweigungen möglich.
automatisch ausgelöste Schritte haben, oder per Hand ausgelöste. Ebenso sind Verzweigungen möglich.
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{{screenshot|Workflowkonfigurator.png|749|Übersicht aller in Wice vorhandenen Workflows}}
 
 
{{screenshot|Workflowkonfigurator.png|700|Übersicht aller in WICE vorhandenen Workflows}}
 
  
 
In der Hauptansicht sehen Sie die Bereits eingerichteten Workflows. Durch Klick auf [Workflow hinzufügen] können Sie einen neuen Workflow anlegen. Einen Workflow löschen können Sie durch Klick auf den Papierkorb. Durch Klick auf den Notizblock können Sie einen bestehenden Workflow editieren.
 
In der Hauptansicht sehen Sie die Bereits eingerichteten Workflows. Durch Klick auf [Workflow hinzufügen] können Sie einen neuen Workflow anlegen. Einen Workflow löschen können Sie durch Klick auf den Papierkorb. Durch Klick auf den Notizblock können Sie einen bestehenden Workflow editieren.
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=== Workflow definieren ===
 
=== Workflow definieren ===
 
Nach dem Sie auf [Workflow hinzufügen] geklickt haben, erscheint die Eingabemaske für einen neuen Workflow.
 
Nach dem Sie auf [Workflow hinzufügen] geklickt haben, erscheint die Eingabemaske für einen neuen Workflow.
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{{screenshot|WorkflowOben.png|748|Oberer Teil der Maske zum Definieren eines Workflows}}
  
{{screenshot|WorkflowOben.png|700|Oberer Teil der Maske zum Definieren eines Workflows}}
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Geben Sie für den neuen Workflow einen erklärenden Namen ein und Klicken auf '''Eingaben speichern'''. Sie können nun die einzelnen Workflowschritte definieren. Sie können den Workflow so definieren, dass zu jeder Zeit, jeder Schritt ausgeführt werden darf. Dazu aktivieren Sie die Options-Auswahlbox "Einzelne Steps dürfen übersprungen werden, keine zwingende Reihenfolge."
 
 
Geben Sie für den neuen Workflow einen erklärenden Namen ein und Klicken auf . Sie können
 
nun die einzelnen Workflowschritte definieren. Sie können den Workflow so definieren, dass zu jeder Zeit, jeder Schritt ausgeführt werden darf. Dazu wählen Sie die Options-Auswahlbox aus.
 
  
 
=== Workflowstep definieren ===
 
=== Workflowstep definieren ===
 
Um einen neuen Workflowschritt zu definieren, klicken Sie auf [Step hinzufügen]. Es öffnet sich das Fenster zum Anlegen eines neuen Workflowschrittes.
 
Um einen neuen Workflowschritt zu definieren, klicken Sie auf [Step hinzufügen]. Es öffnet sich das Fenster zum Anlegen eines neuen Workflowschrittes.
 
{{screenshot|Workflowstepoben.png|700|Maske zum Definieren eines einzelnen Workflowsteps}}
 
  
 
Im oberen Drittel der Eingabemaske können Sie für den Workflowschritt einen Titel eingeben, definieren ob dieser Workflowschritt eine Verzweigung ist und welche Datenbankaktionen bei der Ausführung dieses Workflowschritts durchgeführt werden sollen. Das Format für Datenbankaktionen ist: "SQL-Befehl|Tabelle|Feldbeschreibungen".
 
Im oberen Drittel der Eingabemaske können Sie für den Workflowschritt einen Titel eingeben, definieren ob dieser Workflowschritt eine Verzweigung ist und welche Datenbankaktionen bei der Ausführung dieses Workflowschritts durchgeführt werden sollen. Das Format für Datenbankaktionen ist: "SQL-Befehl|Tabelle|Feldbeschreibungen".
Die Feldbeschreibungen werden im Format "Spaltenname='Wert'" angegeben. Einfache Anführungszeichen sind obligatorisch. Pro Zeile dürfen Sie nur einen Datenbankbefehl angeben. Im Screenshot sehen Sie einige Beispiele für Datenbankaktionen. Unterstützte Tabellen im Schreibmodus sind note (für Vorgangsaktionen), chance (für Chancen), ticket (Vorgang) sowie task (für die Wiedervorlage). Im Lesemodus (zum Verlinken dynamischer Variablen) werden note, chance, task, article (für Artikel), ticket (für den Vorgang) sowie category (für die Kategorien) unterstützt.
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Die Feldbeschreibungen werden im Format "Spaltenname='Wert'" angegeben. Einfache Anführungszeichen sind obligatorisch.
 
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{{screenshot|Workflowstepoben.png|629|Maske zum Definieren eines einzelnen Workflowsteps}}
{{screenshot|WorkflowstepBeispiel.png|700|Beispiel eines Workflowsteps}}
 
  
Im oberen Screenshot sehen Sie ein Beispiel für einen Workflowstep. Dieser legt eine Wiedervorlage mit dem Text "Nachhaken" drei Tage nach Ausführung des Steps für den Mitarbeiter an, der den Workflow ausführt.
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Pro Zeile dürfen Sie nur einen Datenbankbefehl angeben. Im Screenshot sehen Sie einige Beispiele für Datenbankaktionen. Unterstützte Tabellen im Schreibmodus sind note (für Vorgangsaktionen), chance (für Chancen), ticket (Vorgang) sowie task (für die Wiedervorlage). Im Lesemodus (zum Verlinken dynamischer Variablen) werden note, chance, task, article (für Artikel), ticket (für den Vorgang) sowie category (für die Kategorien) unterstützt.
  
Mit einer Verzweigung können Sie dem Anwender zwei Optionen zur Abstimmung vorlegen. Bei der Wahl einer Option wird dann auf den nächsten Step verwiesen. Falls Sie die Checkbox zur Verzweigung aktivieren ändert sich die Eingabemaske wie folgt:
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==== Workflowstep mit Wiedervorlagen und Aktionen definieren ====
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Sie können in einem Workflowstep Wiedervorlagen oder Aktionen definieren. Das folgende Beispiel erklärt dies anhand einer einfachen Wiedervorlage:
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{{screenshot|WorkflowstepBeispiel.png|966|Beispiel eines Workflowsteps}}
  
{{screenshot|Workflowverzweigung.png|700|Beispiel zum Anlegen eines Workflowsteps mit Verzweigung}}
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Nachdem Sie in der Auswahlliste "Neue DB-Aktion" "Vorgangsaktion" ausgewählt haben, verändert sich die Eingabemaske. Im Beispiel wird eine offene Wiedervorlage (Feld "Erledigt" mit Wert "0", wenn die Wiedervorlage bereits erledigt sein soll, müssen Sie hier den Wert "1" eintragen) mit dem Text "Nachhaken" (Feld "Text") drei Tage nach Ausführung des Steps (Feld "WV-Datum" mit der Variable für den aktuellen Tag plus 3 weitere Tage) für den Mitarbeiter an, der den Workflow ausführt (Feld "Mitarbeiter").
  
Im Screenshot sehen Sie ein Beispiel für eine Verzweigung. Geben Sie für jede Option einen Text ein. Dieser Text sollte im Zusammenhang mit dem Titel des Workflowschritts stehen. Für jede Option können Sie durch die Auswahlliste den nächsten Schritt auswählen. Zusätzlich können Sie weitere Datenbankaktionen in das zugehörige Textfeld eingeben.
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==== Vorgangsstatus über Workflowstep verändern ====
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Sie können mit einem Workflowstep den Vorgangsstatus verändern. Wählen Sie dafür aus der Auswahlliste "Neue DB-Aktion" die Option "Vorgangsänderung" aus und wählen dann in der Liste "Statusänderung" den gewünschten neuen Vorgangsstatus aus. Klicken Sie nun auf '''DB-Aktion hinzufügen''' um Ihre Einstellung in den Workflowstep zu übernehmen.
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{{screenshot|Workflowstepvorgangsstatus.png|706|Vorgangsstatus über Workflowstep verändern}}
  
{{Hinweis
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==== Workflow wechseln/ändern ====
| Bitte beachten Sie, dass Sie für eine Verzweigung zunächst die Schritte auf die verzweigt werden
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Sie können über einen Workflowstep zu einem anderen Workflow wechseln. Wählen Sie dafür aus der Auswahlliste "Neue DB-Aktion" die Option "Workflow-Änderung" und den gewünschten Workflow aus, zu dem Sie wechseln möchten. Klicken Sie nun auf '''DB-Aktion hinzufügen''' um Ihre Änderungen zu übernehmen.
sollen definieren müssen.
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{{screenshot|Workflowaenderung2.png|514|Beispiel zum Ändern eines Workflows}}
}}
 
  
{{Hinweis
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==== Workflowsteps als Verzweigung definieren ====
| Damit die Schritte eines Workflows in einer vernünftigen Reihenfolge erscheinen, sollten Sie die
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Mit einer Verzweigung können Sie dem Anwender zwei Optionen zur Abstimmung vorlegen. Bei der Wahl einer Option wird dann auf den nächsten Step verwiesen. Falls Sie die Checkbox zur Verzweigung aktivieren ändert sich die Eingabemaske für den Workflowstep wie folgt:
Namen der Schritte mit einer Ziffer beginnen lassen. Dadurch werden diese korrekt sortiert.
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{{screenshot|Workflowverzweigung.png|1060|Beispiel zum Anlegen eines Workflowsteps mit Verzweigung}}
}}
 
  
Im mittleren Teil der Eingabemaske können Sie eine Standardmail schreiben. Für diese Standardmail können Sie bis zu vier Attachments anhängen.
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Im Screenshot sehen Sie ein Beispiel für eine Verzweigung. Geben Sie für jede Option einen Text ein. Dieser Text sollte im Zusammenhang mit dem Titel des Workflowschritts stehen. Für jede Option können Sie durch die Auswahlliste den nächsten Schritt auswählen. Zusätzlich können Sie weitere Datenbankaktionen in das zugehörige Textfeld eingeben.
  
{{screenshot|Workflowstepmitte.png|700|Eingabemaske zum Hinterlegen eines Standardmailtexts im Workflowstep}}
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{{Wichtig| Bitte beachten Sie, dass Sie für eine Verzweigung zunächst die Schritte auf die verzweigt werden sollen definieren müssen, bevor Sie den eigentlichen Worflowstep mit der Verzweigung anlegen können!}}
  
Unterstütze Variablen in Emails für Absender, Empfänger und Anrede sind $employee_email$, $customer_email$, $serial_salutation$. Dies sind Variablen, die Sie an beliebiger Stelle in Ihrem Mailtext einfügen können. WICE wird diese dann automatisch durch den korrekten Text ersetzen.
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{{Tipp| Damit die Schritte eines Workflows in einer vernünftigen Reihenfolge erscheinen, sollten Sie die
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Namen der Schritte mit einer Ziffer beginnen lassen, wie z.B. "10 Erstkontaktmail" usw. Dadurch werden diese automatisch in dieser Reihenfolge sortiert.}}
  
Falls keine Email verschickt werden soll, lassen Sie einfach die Betreffzeile leer. Beim Ausführen des Workflowsteps kann der Text vom Benutzer noch individuell verändert werden. Es können auch einzelne Attachments vor dem Verschicken deaktiviert werden.
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==== Anlegen von Chancen über Workflowsteps====
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Sie können über das Anlegen von Workflowsteps auch automatisch Chancen erzeugen. Hier ist es sowohl möglich Rabatte für einzelne Artikel zu berechnen bzw. vorzugeben, als auch die Positionen zu vergeben, wenn die Chancen in chancenbasierten Dokumenten verwendet werden sollen.
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{{screenshot|Workflowchanceneingabe.png|997|Beispiele zum Anlegen von Chancen mit und ohne Rabatt in einem Workflow}}
  
Für jeden Schritt können Sie festlegen, ob dieser automatisch oder manuell ausgeführt werden soll und welcher Schritt diesem Schritt vorausgeht.
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Die zur Verfügung stehenden Platzhalter für die Informationen zum Artikel sehen Sie in dem obigen Screenshot. Die jeweiligen Artikelnummern können Sie dem Artikelkonfigurator in WICE entnehmen. Die jeweilige users_employee_id zur Zuweisung des umsatztätigenden Mitarbeiters können Sie im Adressbereich von WICE in der jeweiligen Detailansicht des Mitarbeiters im Feld Mitarbeiter-ID auslesen. Sie können mit einem Workflowstep theoretisch beliebig viele Chancen anlegen. Sie können natürlich auch mehrere Workflowsteps für die Mitarbeiter als Vorlage zur Auswahl anlegen, je nachdem welche Art von Artikel bzw. Kombination aus diesen in das Angebot übernommen werden soll.
  
{{screenshot|Workflowstepunter.png|700|Eingabemaske zum Hinterlegen eines Standardmailtexts im Workflowstep}}
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Um automatisch einen vordefinierten Rabatt für eine der Chancen beim Anlegen zu gewähren, und diesen auch im chancenbasierten Dokument darzustellen, wie im 2. Workflowstep aus dem Screenshot zu erkennen, muss die Eingabe für den zu rabattierenden Artikel um den Parameter ,discount_included_in_actual_sales_price='0.3*article.sales_price' ergänzt werden. So wird für den Artikel ein Rabatt von 30% gegeben.
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Alternativ dazu kann auch direkt der Parameter für den actual_sales_price in dem Format ,actual_sales_price='0.7*article.sales_price' angepasst werden, um ebenfalls einen Rabatt von 30% zu geben.
  
Wenn ein Schritt automatisch ausgeführt werden soll, wählen Sie zunächst „automatisch nach Datum“ aus der Auswahlliste aus. Sie können anschließend die Anzahl der Tage eingeben, die nach dem Workflowschritt den Sie aus der nebenstehenden Auswahlliste auswählen vergehen sollen, bis dieser Schritt ausgeführt wird.
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Sie können auch die Position der einzelnen Artikel zur Verwendung in einem chancenbasierten Dokument vorbestimmt, indem Sie das Parameter "position" anhängen, also z.B. ,position='2' oder ,position='1.1' etc.
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Fügen Sie dieses einfach an das Statement im großen Textfeld ans Zeilenende an. So wird die Chance dann bereits mit fester Positionsangabe erzeugt beim Ausführen des Workflow-Steps.
  
Klicken Sie nun auf "Eingaben speichern". Ihr neuer Schritt wird nun angelegt und in der Übersichtsgrafik angezeigt.
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====Verwenden von Emailvorlagen in Workflowsteps====
  
Möchten Sie einen Schritt löschen, so klicken Sie auf das Papierkorbsymbol.
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Im mittleren Teil der Eingabemaske können Sie eine Emails als Vorlage definieren. Für diese Vorlage können Sie bis zu vier Attachments anhängen:
Zum editieren eines Workflowschritts klicken Sie auf das Editiersymbol.
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{{screenshot|Workflowemailneu.png|870|Eingabemaske zum Hinterlegen einer Emailvorlage im Workflowstep}}
  
Es wird nach jeder Eingabe ein Logik-Check durchgeführt. Dieser überprüft, ob die Reihenfolge der Schritte Sinn ergeben und ob alle Schritte in einer Kette von Arbeitsschritten erreichbar sind. Falls der Logik-Check eine Fehlermeldung ausgibt, editieren Sie bitte Ihre Workflowschritte bis die Fehlermeldung nicht mehr erscheint.
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Unterstütze Variablen in Emails für Absender, Empfänger und Anrede sind $employee_email$, $customer_email$, $serial_salutation$. Dies sind Variablen, die Sie an beliebiger Stelle in Ihrem Mailtext einfügen können. Wice wird diese dann automatisch durch den korrekten Text ersetzen.
  
=== Beispiel für einen Workflowstep ===
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Falls keine Email verschickt werden soll, lassen Sie einfach die Betreffzeile leer. Beim Ausführen des Workflowsteps kann der Text vom Benutzer noch individuell verändert werden. Es können auch einzelne Attachments vor dem Verschicken deaktiviert werden.
Sie möchten einen Workflowschritt für einen Interessentenerstkontakt definieren. Hier zu soll eine Mail an den Interessenten verschickt werden und im Vorgang Aktionen mit der Information über die verschickte Mail sowie eine Wiedervorlage zum Nachhaken angelegt werden.
 
Geben Sie zunächst einen Titel ein, z. B. „1-Erstkontakt“. Lassen Sie die Auswahlbox für die Verzweigung unausgewählt.
 
  
Im Texfeld für die DB-Aktionen geben Sie folgendes ein (bitte beachten Sie, dass jeder DB-Befehl
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Für jeden Schritt können Sie festlegen, ob dieser automatisch oder manuell ausgeführt werden soll und welcher Schritt diesem Schritt folgen soll.
in eine Zeile eingefügt wird):
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{{screenshot|Workflowstepunten.png|538|Unterer Teil der Eingabemaske für Workflowsteps zum Festlegen der Ausführung und Reihenfolge}}
INSERT|note|text='Infos per Email an $customer_email$ geschickt', task_done='1', contactperson='$contactperson$', medium='28'
 
Mit dieser Zeile definieren Sie die Information, dass eine Mail an die Kontaktperson verschickt wurde. Als Aktionsmedium wird die Datenbank-ID verwendet. Die korrekte ID können Sie sich über den erweiterten Listenmanager im Modul "Kampagnen" abfragen.
 
  
INSERT|note|text='Nachhaken', holdfile_date='$current_date$+3DAYS', contactperson='$contactperson$',
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Wenn ein Schritt automatisch ausgeführt werden soll, wählen Sie zunächst "Automatisch" aus der Auswahlliste aus und die Eingabemaske wird um die enstprechenden Eingabefelder erweitert. Sie können nun die Anzahl der Tage eingeben, die nach dem Workflowschritt, den Sie aus der nebenstehenden Auswahlliste auswählen, vergehen sollen, bis dieser Schritt ausgeführt wird. Sie müssen mindestens den Wert 1 eingeben - die 0 ist nicht zulässig.
employee_assigned='$current_users_employee_id$'
 
Mit dieser Zeile wird eine Wiedervorlage für den ausführenden Mitarbeiter eingetragen. Das Datum der Wiedervorlage ist drei Tage später als das Ausführungsdatum des Workflowschritts.
 
  
Füllen Sie nun die Textfelder in dem Bereich in dem die E-Mail definiert wird. Zusätzlich können Sie Attachments an die Mail anfügen.
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Klicken Sie nun auf '''Eingaben speichern'''. Ihr neuer Schritt wird nun angelegt und in der Übersichtsgrafik des Workflows angezeigt.  
  
Da dies der erste Schritt im Workflow ist, wählen Sie aus der Auswahlbox zur Ausführung des Workflowschritts "Manuell" aus. Einen vorausgehenden Schritt gibt es natürlich auch nicht.
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Möchten Sie einen Schritt löschen, so klicken Sie auf das Papierkorbsymbol bei dem jeweiligen Workflowstep.
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Zum Editieren eines Workflowschritts klicken Sie auf das jeweilige Editiersymbol.
  
Klicken Sie auf "Eingaben speichern" damit Ihre Eingaben gespeichert werden.
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Es wird nach jeder Eingabe ein Logik-Check durchgeführt. Dieser überprüft, ob die Reihenfolge der Schritte Sinn ergeben und ob alle Schritte in einer Kette von Arbeitsschritten erreichbar sind. Falls der Logik-Check eine Fehlermeldung ausgibt, editieren und überprüfen Sie bitte Ihre Workflowschritte bis die Fehlermeldung nicht mehr erscheint.

Aktuelle Version vom 26. März 2019, 16:27 Uhr

Workflow-Konfigurator

Ein einfaches, aber probates Mittel, um eine höhere Kundenorientiertung und Kundenzufriedenheit zu erreichen ist die Festlegung von Standards im Umgang mit Kunden. Der Workflowgenerator unterstützt Sie bei der Erstellung einheitlicher Arbeitsprozesse. Einmal festgelegt können die einzelnen Schritte eines Workflows vom Mitarbeiter im Vorgang abgerufen werden. Dies können z. B. vorformulierte E-Mails mit Anhang sein, Wiedervorlagen zum Nachtelefonieren in X Tagen oder die Veränderung des Vorgangsstatus nach einer bestimmten Phase. Diese werden vom Benutzer im Vorgang ausgelöst.

Sie können für die unterschiedlichen Arbeitsprozesse beliebig viele Workflows anlegen. Workflows können automatisch ausgelöste Schritte haben, oder per Hand ausgelöste. Ebenso sind Verzweigungen möglich.

Workflowkonfigurator.png
Screenshot: Übersicht aller in Wice vorhandenen Workflows

In der Hauptansicht sehen Sie die Bereits eingerichteten Workflows. Durch Klick auf [Workflow hinzufügen] können Sie einen neuen Workflow anlegen. Einen Workflow löschen können Sie durch Klick auf den Papierkorb. Durch Klick auf den Notizblock können Sie einen bestehenden Workflow editieren.

Workflow definieren

Nach dem Sie auf [Workflow hinzufügen] geklickt haben, erscheint die Eingabemaske für einen neuen Workflow.

WorkflowOben.png
Screenshot: Oberer Teil der Maske zum Definieren eines Workflows

Geben Sie für den neuen Workflow einen erklärenden Namen ein und Klicken auf Eingaben speichern. Sie können nun die einzelnen Workflowschritte definieren. Sie können den Workflow so definieren, dass zu jeder Zeit, jeder Schritt ausgeführt werden darf. Dazu aktivieren Sie die Options-Auswahlbox "Einzelne Steps dürfen übersprungen werden, keine zwingende Reihenfolge."

Workflowstep definieren

Um einen neuen Workflowschritt zu definieren, klicken Sie auf [Step hinzufügen]. Es öffnet sich das Fenster zum Anlegen eines neuen Workflowschrittes.

Im oberen Drittel der Eingabemaske können Sie für den Workflowschritt einen Titel eingeben, definieren ob dieser Workflowschritt eine Verzweigung ist und welche Datenbankaktionen bei der Ausführung dieses Workflowschritts durchgeführt werden sollen. Das Format für Datenbankaktionen ist: "SQL-Befehl|Tabelle|Feldbeschreibungen". Die Feldbeschreibungen werden im Format "Spaltenname='Wert'" angegeben. Einfache Anführungszeichen sind obligatorisch.

Workflowstepoben.png
Screenshot: Maske zum Definieren eines einzelnen Workflowsteps

Pro Zeile dürfen Sie nur einen Datenbankbefehl angeben. Im Screenshot sehen Sie einige Beispiele für Datenbankaktionen. Unterstützte Tabellen im Schreibmodus sind note (für Vorgangsaktionen), chance (für Chancen), ticket (Vorgang) sowie task (für die Wiedervorlage). Im Lesemodus (zum Verlinken dynamischer Variablen) werden note, chance, task, article (für Artikel), ticket (für den Vorgang) sowie category (für die Kategorien) unterstützt.

Workflowstep mit Wiedervorlagen und Aktionen definieren

Sie können in einem Workflowstep Wiedervorlagen oder Aktionen definieren. Das folgende Beispiel erklärt dies anhand einer einfachen Wiedervorlage:

WorkflowstepBeispiel.png
Screenshot: Beispiel eines Workflowsteps

Nachdem Sie in der Auswahlliste "Neue DB-Aktion" "Vorgangsaktion" ausgewählt haben, verändert sich die Eingabemaske. Im Beispiel wird eine offene Wiedervorlage (Feld "Erledigt" mit Wert "0", wenn die Wiedervorlage bereits erledigt sein soll, müssen Sie hier den Wert "1" eintragen) mit dem Text "Nachhaken" (Feld "Text") drei Tage nach Ausführung des Steps (Feld "WV-Datum" mit der Variable für den aktuellen Tag plus 3 weitere Tage) für den Mitarbeiter an, der den Workflow ausführt (Feld "Mitarbeiter").

Vorgangsstatus über Workflowstep verändern

Sie können mit einem Workflowstep den Vorgangsstatus verändern. Wählen Sie dafür aus der Auswahlliste "Neue DB-Aktion" die Option "Vorgangsänderung" aus und wählen dann in der Liste "Statusänderung" den gewünschten neuen Vorgangsstatus aus. Klicken Sie nun auf DB-Aktion hinzufügen um Ihre Einstellung in den Workflowstep zu übernehmen.

Workflowstepvorgangsstatus.png
Screenshot: Vorgangsstatus über Workflowstep verändern

Workflow wechseln/ändern

Sie können über einen Workflowstep zu einem anderen Workflow wechseln. Wählen Sie dafür aus der Auswahlliste "Neue DB-Aktion" die Option "Workflow-Änderung" und den gewünschten Workflow aus, zu dem Sie wechseln möchten. Klicken Sie nun auf DB-Aktion hinzufügen um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Workflowaenderung2.png
Screenshot: Beispiel zum Ändern eines Workflows

Workflowsteps als Verzweigung definieren

Mit einer Verzweigung können Sie dem Anwender zwei Optionen zur Abstimmung vorlegen. Bei der Wahl einer Option wird dann auf den nächsten Step verwiesen. Falls Sie die Checkbox zur Verzweigung aktivieren ändert sich die Eingabemaske für den Workflowstep wie folgt:

Workflowverzweigung.png
Screenshot: Beispiel zum Anlegen eines Workflowsteps mit Verzweigung

Im Screenshot sehen Sie ein Beispiel für eine Verzweigung. Geben Sie für jede Option einen Text ein. Dieser Text sollte im Zusammenhang mit dem Titel des Workflowschritts stehen. Für jede Option können Sie durch die Auswahlliste den nächsten Schritt auswählen. Zusätzlich können Sie weitere Datenbankaktionen in das zugehörige Textfeld eingeben.


Achtung.png
Wichtig:

Bitte beachten Sie, dass Sie für eine Verzweigung zunächst die Schritte auf die verzweigt werden sollen definieren müssen, bevor Sie den eigentlichen Worflowstep mit der Verzweigung anlegen können!


Smile orange.png
Tipp:

Damit die Schritte eines Workflows in einer vernünftigen Reihenfolge erscheinen, sollten Sie die

Namen der Schritte mit einer Ziffer beginnen lassen, wie z.B. "10 Erstkontaktmail" usw. Dadurch werden diese automatisch in dieser Reihenfolge sortiert.


Anlegen von Chancen über Workflowsteps

Sie können über das Anlegen von Workflowsteps auch automatisch Chancen erzeugen. Hier ist es sowohl möglich Rabatte für einzelne Artikel zu berechnen bzw. vorzugeben, als auch die Positionen zu vergeben, wenn die Chancen in chancenbasierten Dokumenten verwendet werden sollen.

Workflowchanceneingabe.png
Screenshot: Beispiele zum Anlegen von Chancen mit und ohne Rabatt in einem Workflow

Die zur Verfügung stehenden Platzhalter für die Informationen zum Artikel sehen Sie in dem obigen Screenshot. Die jeweiligen Artikelnummern können Sie dem Artikelkonfigurator in WICE entnehmen. Die jeweilige users_employee_id zur Zuweisung des umsatztätigenden Mitarbeiters können Sie im Adressbereich von WICE in der jeweiligen Detailansicht des Mitarbeiters im Feld Mitarbeiter-ID auslesen. Sie können mit einem Workflowstep theoretisch beliebig viele Chancen anlegen. Sie können natürlich auch mehrere Workflowsteps für die Mitarbeiter als Vorlage zur Auswahl anlegen, je nachdem welche Art von Artikel bzw. Kombination aus diesen in das Angebot übernommen werden soll.

Um automatisch einen vordefinierten Rabatt für eine der Chancen beim Anlegen zu gewähren, und diesen auch im chancenbasierten Dokument darzustellen, wie im 2. Workflowstep aus dem Screenshot zu erkennen, muss die Eingabe für den zu rabattierenden Artikel um den Parameter ,discount_included_in_actual_sales_price='0.3*article.sales_price' ergänzt werden. So wird für den Artikel ein Rabatt von 30% gegeben. Alternativ dazu kann auch direkt der Parameter für den actual_sales_price in dem Format ,actual_sales_price='0.7*article.sales_price' angepasst werden, um ebenfalls einen Rabatt von 30% zu geben.

Sie können auch die Position der einzelnen Artikel zur Verwendung in einem chancenbasierten Dokument vorbestimmt, indem Sie das Parameter "position" anhängen, also z.B. ,position='2' oder ,position='1.1' etc. Fügen Sie dieses einfach an das Statement im großen Textfeld ans Zeilenende an. So wird die Chance dann bereits mit fester Positionsangabe erzeugt beim Ausführen des Workflow-Steps.

Verwenden von Emailvorlagen in Workflowsteps

Im mittleren Teil der Eingabemaske können Sie eine Emails als Vorlage definieren. Für diese Vorlage können Sie bis zu vier Attachments anhängen:

Workflowemailneu.png
Screenshot: Eingabemaske zum Hinterlegen einer Emailvorlage im Workflowstep

Unterstütze Variablen in Emails für Absender, Empfänger und Anrede sind $employee_email$, $customer_email$, $serial_salutation$. Dies sind Variablen, die Sie an beliebiger Stelle in Ihrem Mailtext einfügen können. Wice wird diese dann automatisch durch den korrekten Text ersetzen.

Falls keine Email verschickt werden soll, lassen Sie einfach die Betreffzeile leer. Beim Ausführen des Workflowsteps kann der Text vom Benutzer noch individuell verändert werden. Es können auch einzelne Attachments vor dem Verschicken deaktiviert werden.

Für jeden Schritt können Sie festlegen, ob dieser automatisch oder manuell ausgeführt werden soll und welcher Schritt diesem Schritt folgen soll.

Workflowstepunten.png
Screenshot: Unterer Teil der Eingabemaske für Workflowsteps zum Festlegen der Ausführung und Reihenfolge

Wenn ein Schritt automatisch ausgeführt werden soll, wählen Sie zunächst "Automatisch" aus der Auswahlliste aus und die Eingabemaske wird um die enstprechenden Eingabefelder erweitert. Sie können nun die Anzahl der Tage eingeben, die nach dem Workflowschritt, den Sie aus der nebenstehenden Auswahlliste auswählen, vergehen sollen, bis dieser Schritt ausgeführt wird. Sie müssen mindestens den Wert 1 eingeben - die 0 ist nicht zulässig.

Klicken Sie nun auf Eingaben speichern. Ihr neuer Schritt wird nun angelegt und in der Übersichtsgrafik des Workflows angezeigt.

Möchten Sie einen Schritt löschen, so klicken Sie auf das Papierkorbsymbol bei dem jeweiligen Workflowstep. Zum Editieren eines Workflowschritts klicken Sie auf das jeweilige Editiersymbol.

Es wird nach jeder Eingabe ein Logik-Check durchgeführt. Dieser überprüft, ob die Reihenfolge der Schritte Sinn ergeben und ob alle Schritte in einer Kette von Arbeitsschritten erreichbar sind. Falls der Logik-Check eine Fehlermeldung ausgibt, editieren und überprüfen Sie bitte Ihre Workflowschritte bis die Fehlermeldung nicht mehr erscheint.