Plugin vCard/iCal
Inhaltsverzeichnis
- 1 Plugin vCard/iCal
- 1.1 Ansprechpartner als vCard exportieren
- 1.2 Einzeltermin als iCal-Datei exportieren
- 1.3 WICE-Terminkalender abonnieren
- 1.4 Kalender aus MS Outlook oder Mac OS X iCal in WICE einbinden
- 1.5 Externe Kalenderadresse einbinden (z.B. von Google)
- 1.6 Eigenen Google-Kalender einbinden
- 1.7 vCard-Importieren
- 1.8 ICS-Datei importieren
- 1.9 Terminreihe als iCal-Datei exportieren
Plugin vCard/iCal
Dieses Plugin bietet Ihnen innerhalb der Adressdetailansicht (Reiter "AP") VCARD-Links zum Erstellen von VCARD-Dateien, sowie ICAL-Links in der Termindetailansicht zum Erstellen von ICAL-Dateien. Außerdem werden bei Terminbenachrichtigungen ICal-Attachments angehängt. Auch wird hier die Kalender-Synchronisation mit iCal- und WebDAV-fähiger Software (Outlook, Apple iCal, Google-Kalender etc.) in beiden Richtungen erklärt. Je nach Bedarf können Sie nur in eine Richtung oder auch in beide Rchtungen synchronisieren.
Wichtig: Damit auch andere User Kalenderdaten abonnieren und übertragen können, muss das Plugin zunächst in der Administration über den Punkt "Pluginrechte" für die entsprechenden Benutzergruppen freigeschaltet werden. Erst dann erscheint es im Hauptmenü unter "Plugins" |
Ansprechpartner als vCard exportieren
Eine vCard ist eine "elektronische Visitenkarte", die ein Benutzer mit einem Mausklick direkt in das Adressbuch seines E-Mail-Programms übernehmen kann. vCards können in HTML-Seiten eingebettet oder als Dateianhänge zu einer E-Mail verschickt werden. Mobiltelefone und PDAs verwenden auch vCards, um Kontaktinformationen zu speichern und mit IrDA oder Bluetooth auszutauschen.
Über den Reiter "AP" einer Firmenadresse gelangen Sie zu der Ansprechpartnerhauptansicht. Klicken Sie hier auf das Icon "vCard" und Sie erhalten eine vCard-Datei des Ansprechpartners. Diese Datei können Sie dann in ein vCard-kompatibles Programm importieren.
Einzeltermin als iCal-Datei exportieren
iCal ist ein Standard zum Austausch von Kalenderinformationen und gilt als Nachfolger des vCal-Formates. Er wird von einer Reihe namhafter Applikationen wie z. B. Mozilla Thunderbird, Lotus Notes, Apples iCal, Groupwise und Microsoft Outlook unterstützt. Mit Hilfe von iCalendar ist es möglich, Kalenderinformationen gemeinsam in mehreren Applikationen zu verwenden.
Klicken Sie auf eine Termindetailansicht und dort auf das Icon iCal. Sie erhalten dann eine iCal-Datei, diese können Sie in Ihre Kalenderapplikation importieren. Auch bei Terminbenachrichtigungen aus WICE wird automatisch eine iCal-Datei angehängt, so daß Sie den Termin darüber an Ihre Kalenderapplikation übergeben können.
WICE-Terminkalender abonnieren
Um den WICE-Terminkalender in einer anderen Anwendung wie z.B. Outlook oder Mac OS X iCal oder auch direkt im Apple IPhone zu abonnieren, gehen Sie wie folgt vor:
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass wenn Sie einen Termin WICE löschen, dies je nach Endgerät bzw. Software in der Sie Ihren Terminkalender abonniert haben, dies unterschiedlich angezeigt bzw. gehandhabt wird: - im IPhone werden in WICE gelöschte Termine ebenfalls im Terminkalender entfernt. |
Abonnieren des Kalenders in Outlook
Betreten Sie zunächst das Plugin über die Administration oder den Menüpunkt "Plugins".(Damit das Plugin hier angezeigt wird, muss es für Ihre Usergruppe frei geschaltet worden sein) Nun Klicken Sie unter dem Menüpunkt "Kalenderadresse" mit der linken Maustaste auf das iCal-Logo und gehen Sie wie folgt vor:
1. Gehen Sie mit der rechten Maustaste auf das nachfolgende iCal-Symbol:
(Bitte beachten Sie, dass Sie dazu im VCard/iCal Plugin Ihres WICE-Mandanten sein müssen und es nicht ausreicht hier im WIKI auf das iCal-Symbol zu klicken!)
Wählen Sie im Kontext-Menü Link kopieren
Hinweis: Klicken Sie nicht mit der linken Maustaste auf die Verknüpfung, da dann der Kalender in Outlook als Kalendersnapshot geöffnet wird, der dann nicht aktualisiert wird! |
2. Klicken Sie in Outlook im Menü Extras auf Kontoeinstellungen
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Internetkalender auf Neu
4. Fügen Sie die Internetwebadresse ein, die Sie in Schritt 1 kopiert haben indem Sie STRG+V drücken.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen
6. Geben Sie im Feldnamen Ordnername den Namen des Kalenders ein (z.B. "WICE"), der in Outlook angezeigt werden soll. Klicken Sie anschließen auf OK. Der Kalender steht Ihnen nun in Outlook als neuer Kalender zur Verfügung.
Abonnieren des Kalenders in Mac OS X iCal
1. Halten Sie die ctrl-Taste gedrückt und klicken Sie auf das folgende iCal-Symbol:
(Bitte beachten Sie, dass Sie dazu im VCard/iCal Plugin Ihres WICE-Mandanten sein müssen und es nicht ausreicht hier im WIKI auf das iCal-Symbol zu klicken!)
Wählen Sie Link kopieren
2. Klicken Sie in iCal im Menü Kalender auf Abonnieren...
3. Klicken Sie in das Feld Kalender-URL und drücken Sie danach command-V, um die Kalenderadresse einzufügen.
4. In der nun abschließenden Maske können Sie einen Namen und eine Beschreibung angeben sowie eine automatische Aktualisierung (z.B. Stündlich) auswählen.
5. Klicken Sie auf OK. Der WICE-Kalender ist nun in iCal eingebunden.
Abonnieren des Kalenders direkt im Apple iPhone
1. Gehen Sie mit der rechten Maustaste auf das nachfolgende iCal-Symbol:
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass Sie dazu im VCard/iCal Plugin Ihres WICE-Mandanten sein müssen und es nicht ausreicht hier im WIKI auf das iCal-Symbol zu klicken! Bitte beachten Sie auch, dass Sie den Link nicht aus dem Startbildschirm des Plugins herauskopieren dürfen, sondern Sie zunächst auf "Anleitung hier" klicken müssen und dort dann auf das iCal-Symbol unter dem Abschnitt von Microsoft Outlook! |
2. Wählen Sie im Kontext-Menü Link kopieren/Link-Adresse kopieren
3. Kopieren Sie den Link in Ihren Windows-Editor oder eine andere Textverarbeitung, so dass Sie diesen lesen und abtippen können. Beachten Sie dabei, dass dieser, wenn es der richtige Link ist auf "ical_pass=" und eine entsprechende Zahlenkombination enden muss! Einfacher und komfortabler geht es, wenn Sie sich selbst eine Email mit dem einkopierten Link schicken, die Sie dann mit dem Email-Client des iPhones lesen und dort markieren.
3. Öffnen Sie in Ihrem iPhone die Einstellungen->Mail, Kontakte, Kalender und gehen hier auf "Account hinzufügen ...".
In der Übersicht der bekannten Kalenderdienste wählen Sie "Andere". Nun wählen Sie die Option "Kalenderabo hinzufügen". In dieser Maske im Feld "Server" kopieren Sie jetzt entweder den vorher aus Ihrer Email markierten Link oder fügen manuell den Link ein.
Lassen Sie die weiteren Optionen unverändert und klicken Sie zunächst auf "Weiter" und dann abschließend auf "Sichern".
Ihr WICE-Kalender ist nun in Ihrem iPhone abonniert. Rufen Sie jetzt Ihren Kalender im iPhone auf und Ihre Einträge aus Ihrem WICE-Terminkalender werden dort, je nach eingestellter Aktualisierungsperiode, unmittelbar angezeigt.
Hinweis: Wenn Sie die Daten verschlüsselt übertragen, also wenn Sie bei der Serveradresse https angeben, dann müssen Sie den Schieberegler "SSL verwenden" aktivieren. Wir empfehlen Ihnen diese Option zu aktivieren, da so eine gesicherte Übertragung Ihrer Daten gewährleistet ist. |
Kalender aus MS Outlook oder Mac OS X iCal in WICE einbinden
Verwenden Sie diese Funktion, um Termine eines externen Kalenders (z.B. Apple iCal oder MS Outlook) in WICE zu sehen. Klicken Sie auf "Anleitung hier" um eine Anleitung für das Einbinden eines externen Kalenders aus MS Outlook oder Mac OS X iCal in WICE zu sehen. Halten Sie sich an die jeweils vorgegebenen Schritte in der Anleitung, je nachdem aus welcher Quelle der Kalender stammt den Sie in WICE einbinden möchten.
Externe Kalenderadresse einbinden (z.B. von Google)
Verwenden Sie diese Funktion, um eine externe Kalenderadresse (z.B. die des Google-Kalenders) einzubinden. Klicken Sie auf "Kalenderadresse einbinden" und Sie gelangen in die nachfolgende Ansicht:
Hier sehen Sie die bereits in Ihrem Mandanten eingebundenen externen Kalenderadressen, mit z.B. Ferien- oder Feiertagsterminen, wie diese von verschiedenen Webseiten angeboten werden. Die Aktualisierung der Termine in Ihrem Kalender erfolgt täglich. Sie sehen in Ihrem WICE-Terminkalender die eigenen Einträge sowie nicht-private Einträge anderer User.
Sie können bestehende externe Kalender natürlich jederzeit editieren bzw. löschen in dem Sie bei dem jeweiligen Kalender auf die entsprechenden Funktionen klicken.
Um einen neue externe Kalenderadresse einzubinden klicken Sie auf "[Neue Kalenderadresse einbinden]"
In diese Maske können Sie nun einen Titel für den externen Kalender hinterlegen und müssen in das Feld "Kalenderadresse" den Link des Kalenders eintragen oder hineinkopieren. Sie können nun noch festlegen welche Rechtegruppe Besitzer der Termineinträge sein soll, die durch diesen Kalender in WICE angezeigt werden und mit welcher Terminkategorie diese Einträge versehen werden sollen. Wenn die Termine als privat markiert werden sollen und damit für andere User nicht angezeigt werden, so aktivieren Sie die Checkbox "Termine nicht lesbar für andere User".
Abschließend klicken Sie auf "Eingaben speichern" und Sie gelangen wieder in die Übersichtsmaske, wo Ihnen der neue Kalender angezeigt wird.
Hinweis: Sie können in dieser Ansicht auch, für einen bereits eingebundenen Kalender, alle durch diese in WICE erzeugten Termine gesammelt löschen - dazu klicken Sie unter Alle Termine löschen auf "Alle Termine löschen, die durch Einbinden der Kalenderadresse in WICE importiert wurden" - bitte beachten Sie, daß dadurch nur Termine entfernt werden, die von dieser Kalenderadresse übertragen werden. Sollte die Kalenderadresse nicht mehr gültig sein, ist ein massenhaftes Löschen auf diese Weise nicht möglich. |
Eigenen Google-Kalender einbinden
Wenn Sie Ihren eigenen Google-Kalender in WICE CRM einbinden wollen, ist dies auch kein Problem.
Öffnen Sie Ihren Google-Kalender und klicken hier auf das Zahnrad. Öffnen Sie hier den Menüpunkt "Einstellungen". Wechseln Sie nun auf den Reiter "Kalender" und klicken dann auf den gewünschten Kalender im Bereich "Meine Kalender".
Nun sind Sie in der Detailansicht Ihres Kalenders. Hier sehen Sie ganz unten den Bereich "Privatadresse". Klicken Sie hier auf das iCal-Symbol. Es öffnet sich ein kleines Dialogfenster. Kopieren Sie den Link (Rechte Maustaste "Link-Adresse kopieren").
Nun gehen Sie zurück in das iCal-Plugin von WICE CRM und wählen Sie hier den Menüpunkt "3. Externe Kalenderadresse einbinden (z.B. von Google)" und klicken dort auf "Kalenderadresse einbinden". In dem neuen Fenster klicken Sie auf "Neue Kalenderadresse einbinden". Füllen Sie die Maske in dem neuen Fenster aus. Die eben kopierte Link-Adresse tragen Sie bitte in das Feld "Kalenderadresse" ein.
Nach dem Klick auf "Eingaben speichern" erscheinen die Termine aus Ihrem Google-Kalender nach kurzer Zeit in dem Kalender von WICE CRM.
vCard-Importieren
Um vCard-Dateien importieren zu können klicken Sie zunächst auf "Durchsuchen" um die zu importierende Datei lokal auf Ihrem Laufwerk oder im Netzwerk auszuwählen. Beachten Sie hierbei auch, daß eine vCard-Datei beliebig viele Kontakte enthalten kann - Sie könnne also mehrere Kontakte mit einer vCard importieren.
Wenn Sie die gewünschte vcf-Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf "vCard-Import starten" und die Kontakte werden hinzugefügt. Es findet hierbei auch, wie beim Excel-Import, eine Dublettenprüfung statt.
Tipp: Eine vCard-Datei kann beliebig viele Kontakte beeinhalten - damit eignet sich dieser Import auch zum gesammelten Import vieler Kontakt in Wice CRM. Bitte beachten Sie jedoch, dass die vCard-Datei nicht zu groß dimensioniert sein sollte - dies kann beim Import zu Problemen führen. Wenn Sie eine größere Menge an Kontakten importieren möchten, empfehlen wir die vCard-Datei auzuteilen oder aber den Wice Excel-Import zu verwenden. |
ICS-Datei importieren
Über diese Funktion können Sie ICS-Dateien direkt in WICE importieren. Um eine ICS-Datei zu importieren, klicken Sie zunächst auf Durchsuchen um die zu importierende Datei auszuwählen.
Klicken Sie dann auf ICS-Import starten und Sie erhalten eine entsprechende Meldung, wie viele Einträge jeweils hinzugefügt wurden. Sollte ein oder mehrere Termin(e) bereits existieren, so werden diese durch die Angaben in der Importdatei aktualisiert.
Tipp: Eine ICS-Datei kann beliebig viele Termine enthalten! Sie können also auf diesem Weg auch mehrere Termine aus einem anderen Kalender schnell und einfach in WICE übernehmen. |
Terminreihe als iCal-Datei exportieren
Über das Plugin können Sie auch mehrere Termine gleichzeitig exportieren.
Klicken Sie Hauptmenü auf den Eintrag "Plugins" und dort auf Eintrag des vCard/iCal-Plugins. Sie gelangen dann in das Hauptmenü des Plugins und finden hier am Ende der Maske die Auswahloptionen für die iCal-Exportmaske.
Geben Sie das gewünschte Datumsintervall ein und klicken dann auf "Export starten". Die Checkbox "nur Termine exportieren, an denen ich teilnehme" ist per Default aktiviert - wenn Sie alle Termine in dem gewünschten Zeitraum exportieren möchten, so deaktivieren Sie diese. Sie erhalten nun eine iCal-Datei mit den Termineinträgen aus dem Kalender. Diese können Sie anschließend in Ihre Kalenderapplikation importieren.