Aktionen

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Was sind Aktionen

Der Reiter Aktionen in einem Vorgang ist der wichtigste operative Bereich der WICE CRM-Groupware, und zugleich wird hier auch die chronologische Dokumentation aller Vorgangsaktionen als Historie abgebildet. Von hier aus können Sie

  • sich oder anderen Mitarbeitern Wiedervorlagen anlegen,
  • Gesprächsnotizen, Besuchsberichte oder beliebige andere Dokumente hinterlegen,
  • Termine anlegen,
  • E-Mails schreiben und versenden,
  • Briefe, Faxe oder andere Dokumenten schreiben und mit dem fax.de-Plugin direkt versenden,
  • bei optionaler CTI-Integration telefonieren mit Call per Click.


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Screenshot: Aktions-Übersicht

Aktion erstellen

Um eine neue Aktion anzulegen klicken Sie auf den Button "Neue Aktion". Sie erhalten nun eine Maske zur Erstellug einer neuen Aktion.


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Screenshot: Aktions-Eingabemaske

Aktionstext

Geben Sie den Text der Aktion/Wiedervorlage ein. Wählen Sie aus der Mitarbeiter-Liste einen gewünschten Adressaten aus, an den dies weitergeleitet werden soll. Neben einer Priorität legen Sie über Kategorie/Medium fest, auf welchem Weg (Fax, Brief etc) diese Aktion den Kunden erreichen soll bzw. wenn es sich um eine nachträgliche Eintragung handelt, wie diese Aktion bei Ihnen eingetroffen ist.

Zugewiesener Mitarbeiter

Hier wählen Sie den Mitarbeiter aus für den Sie die Wiedervorlage anlegen möchten, bzw. an den Sie die Aufgabe weiter geben wollen. Ihr eigener Mitarbeiter ist hier standardmäßig vorausgewählt.

Bitte beachten Sie, dass in der Liste der auswählbaren Mitarbeiter grundsätzlich nur Mitarbeiter angezeigt werden, bei denen eine Emailadresse im Profil bzw. im Modul Adressen->Mitarbeiter hinterlegt wurde!

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Hinweis:

Wenn Sie selbst als Empfänger der Wiedervorlage ausgewählt sind, ist die Checkbox zum Versand einer zusätzlichen Emailbenachrichtigung automatisch deaktiviert und auch das Feld zur Auswahl weiterer Mitarbeiter zum Versand von Benachrichtungen wird nicht angezeigt. Erst wenn Sie einen anderen Mitarbeiter auswählen oder die Checkbox für weitere Emailbenachrichtungen deaktivieren, wird Ihnen die Mitarbeiterliste im Feld "weitere Benachrichtigungen" zur Auswahl angezeigt

Zeitaufwand

Im Eingabefeld Zeitaufwand können Sie die für diese Aktion benötigte Zeit eingeben. Diese wird zur Gesamtzeit für diesen Vorgang addiert und erscheint am Fuß der Aktionsübersicht des Vorgangs und kann in eine Chance überführt werden.

Wiedervorlage

Wollen Sie eine Wiedervorlage einrichten, so tragen Sie das gewünschte Datum ein oder klicken auf Kalender. Eine aktuelle Kalenderübersicht wird nun angezeigt.Klicken Sie dort auf das gewünschte Datum. Die Auswahl wird automatisch in das Kalenderfeld übernommen.

Die Wiedervorlage erscheint dann bei dem ausgewählten Mitarbeiter auf dessen Home-Seite / Dashboard


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Hinweis:

Wiedervorlagen bilden eine Liste von To-Do's, die auf ein Datum gelegt werden. Wiedervorlagen sind keine Termine, die für eine feste Verabredung zu einem festen Zeitpunkt verwendet werden sollten.


Aktionsnotiz

Wollen Sie Ihre Angaben nur zur Information ablegen und diese Aktion abschließen, d.h. keine Wiedervorlage einrichten, so brauchen Sie kein Datum anzugeben.

Termin

Möchten Sie aus einer Aktion einen Termin in den "Terminen" eintragen, so wählen Sie das Datum im Eingabefeld Wiedervorlage wie oben beschrieben aus. Die Uhrzeit tragen Sie in das Eingabefeld Uhrzeit ein und wählen noch die Terminkategorie aus. So wird ein Termin im Kalender eingetragen, der automatisch mit dieser Adresse verknüpft ist.

Zuordnung eines Ansprechpartners

Einen Ansprechpartner zur Aktion wählen Sie entweder über die Liste Schnellauswahl aus (dies sind die Ansprechpartner der betreffenden Adresse) oder Sie geben in das Ajax-Feld Suche die ersten Buchstaben des Nachnamens ein. WICE zeigt Ihnen dann automatisch die gefundenen Namen an. Klicken Sie nun auf einen dieser Namen und er wird automatisch mit der Aktion verknüpft.

Weitere Optionen

In den Optionen legen Sie fest, ob die Aktion bereits erledigt ist, ob Sie bei Erledigung der Wiedervorlage eine E-Mail als Benachrichtigung erhalten möchten und ob der die Aktion betreffende Mitarbeiter keine E-Mailbenachrichtigung erhalten soll.

Möchten Sie weitere Mitarbeiter über diese Aktion per Mail informieren, so wählen Sie diese aus dem Auswahlfeld aus. Die zusätzlich informierten Mitarbeiter erscheinen in der Aktionsübersicht kursiv unter dem eigentlich zugwiesenen Mitarbeiter dieser Aktion. Bitte beachten Sie das Ihnen die Liste nur angezeigt wird, wenn Sie die Wiedervorlage einem anderen Mitarbeiter als sich selbst zuweisen oder die Checkbox "keine Emailbenachrichtigung" deaktivieren und dass in der Liste der auswählbaren Mitarbeiter grundsätzlich nur Mitarbeiter angezeigt werden, bei denen eine Emailadresse im Profil bzw. im Modul Adressen->Mitarbeiter hinterlegt wurde!

Zusätzlich können Sie dieser Aktion noch ein Dokument anhängen. Klicken Sie hierzu auf Durchsuchen und wählen die betreffende Datei aus.

Um Ihre Angaben zu speichern betätigen Sie Eingaben speichern. Die angelegte Aktion erscheint nun automatisch in der Registerkarte Aktionen. Klicken Sie auf das Datum in der Spalte Wiederv./Edit, so gelangen Sie wieder in das Bearbeitungsfenster der Aktion, um Änderungen vorzunehmen.

weitere Funktionen

Wiedervorlage erledigen

Ist die Aktion abgeschlossen und wurde die Wiedervorlage für Sie angelegt, so können Sie diese schließen, indem Sie in der Spalte "erledigt" auf den kleinen Kreisbutton mit dem weißem X klicken. Die Aktion wird dann durch einen grünen Haken als erledigt gekennzeichnet. Bitte beachten Sie, dass als erledigt gekennzeichnete Aktionen nicht mehr in der Liste Ihrer Wiedervorlagen in Ihrem Dashboard angezeigt werden.

Auf Wiedervorlage antworten / Reply-Historie

Wenn Sie bei einer bereits vorhandenen Aktion in der Spalte Wiedervorlage auf den Button "Antworten" klicken, können Sie direkt auf die Aktion antworten. Es öffnet sich das Fenster zum Anlegen einer neuen Aktion und der Text der Aktion auf die Sie antworten wird automatisch übernommen, wie auch der Mitarbeiter, der die Aktion angelegt hat, automatisch als Empfänger der neuen Wiedervorlage ausgewählt wird. Wenn Sie die neue Aktion nun anlegen, wird diese über die Reply-Historie direkt mit allen vorhergehenden Aktionen verknüpft, so dass Sie so eine interne Historie die Aktionen aufrufen können, wenn Sie bei diesen Aktionen auf [Reply-Historie] klicken. So wird die Übersichtlichkeit zwischen den verknüpften Aktionen erleichtert, gerade wenn in dem Vorgang mehrere Themen überschneidend bearbeitet werden.

E-Mail schreiben

Wenn Sie jetzt eine E-Mail oder ein Dokument an den zugewiesenen Ansprechpartner erstellen möchten, dann klicken Sie einfach auf Dokument / E-Mail. Beim Klick auf E-Mail öffnet sich entweder das Fenster Ihres lokalen E-Mailclients oder des E-Mailclients von WICE. Die Einstellung, welcher Emailclient mit dieser Funktion verknüpft wird, nehmen Sie in Ihrem Profil vor!


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Screenshot: Maske zum Erstellen einer neuen Email

Beim Erstellen der Email steht Ihnen der WYSIWYG-Editor zur Verfügung, der Ihnen ermöglicht die Email, wie in einer Textverarbeitung zu formatieren und so z.B. die Schriftgröße (s. Screenshot) oder die Schriftfarbe zu verändern oder Aufzählungen etc. einzufügen. So können Sie bereits sehen wie die Email beim Empfänger ankommen wird. Ausserdem können Sie Attachments, welche Sie der Email anfügen auch direkt in den Text als Bild einbinden. Dazu wählen Sie zunächst die Attachments in der gewünschten Reihenfolge aus und fügen diese ein und klicken dann in der Optionsleiste für die Formatierung auf das Baum-Icon.

Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem Sie auswählen können, welches der Attachments Sie als Bild einbinden möchten. Sie können die Position für das Bild im Text selbst auswählen: wenn Sie das Bild mit Klick auf den Button "Einfügen" in die Email integriert haben, können Sie dann den Platzhalter im Text an der gewünschten Stelle positionieren.

Unterhalb des Eingabefelds für den Emailtext haben Sie die Möglichkeit bis zu 5 Attachments auszuwählen, die Ihrer Email angefügt werden sollen. Sollten 5 Attachments nicht ausreichen, empfehlen wir die einzelnen Dateien in einer Datei zu packen, um diese dann als zip-Datei anzufügen. Damit können Sie nahezu unbegrenzt viele Dateien versenden.

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Tipp:

Sie können in jeder Email, die Sie versenden, optional und zusätzlich zur Ihrer Email-Signatur, eine Absender-Info-Zeile mit Ihrem Namen, Ihrem Foto und Ihrer Position(im Unternehmen) versenden. Diese wird dann im Layout der Email mit den Worten "Es schreibt Ihnen" voran gestellt. Dazu muss die entsprechende Checkbox aktiviert werden. Bitte beachten Sie, dass dazu in Ihrem Profil im Reiter "Einstellungen" eine Bilddatei im .jpg-Format hinterlegt sein muss.

Um eine Email mit höchster Priorität an den Empfänger zu versenden, selektieren Sie die entsprechende Checkbox "EMail mit höchster Priorität versenden".

Um sich eine Vorschau Ihrer Email anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Button Preview. Um die Email dann endgültig zu verschicken, klicken Sie auf Mail absenden.

Wenn Sie die E-Mail über WICE versenden, dann wird diese automatisch als Aktion, so wie die mitgesendeten Attachments auch, an dem Vorgang gespeichert.

Dokument erstellen

Um ein gedrucktes Dokument zu erstellen, klicken Sie auf "Dokument". Wählen Sie aus der Liste das gewünschte Dokument aus. Wenn Sie einen eigenen Namen für das zu erzeugende Dokument vergeben möchten, so ändern Sie den hier angezeigten Namen ab und das Dokument wird mit Ihrer Bezeichnung angelegt und abgespeichert - bitte beachten Sie, dass in dem Dokumentennamen keine Sonderzeichen enthalten sein dürfen! Möchten Sie zusätzlich das Dokument als Notiz abspeichern, so machen Sie einen Haken bei "Einzeldokumente als Adressnotizen speichern".

Falls die Dokumentenvorlage sogenannte Custom-Variablen enthält können Sie nun in die Eingabefeldern Ihren Text einfügen. Klicken Sie anschließend auf Dokument erstellen.

Sie können das Dokument entweder auf Ihren Rechner downloaden, es als Aktion in Ihrem Vorgang speichern oder einfach zurück zum Vorgang gehen.

Falls Sie das Dokument als Aktion abgespeichert haben, so erscheint nun ein weiterer Eintrag in Ihrem Vorgang. Sie können das Dokument öffnen. Klicken Sie hierzu auf das Datei-Symbol in der Spalte "Datei" der Aktion.

Zeitaufwände

Möchten Sie sich die eingetragenen Zeitaufwände der einzelnen Aktionen anzeigen lassen, so wählen Sie die Checkbox "Zeitaufwand" aus. Anschließend wird die Aktionsübersicht neu geladen und eine weitere Spalte der Zeitaufwände wird angezeigt.

Sie können die Zeitaufwände in eine Chance umwandeln, in dem Sie auf "Zeitaufwände in Chancen umwandeln" klicken. Anschließend gelangen Sie in eine Auswahlmaske, um die einzelnen Aktionen in Chancen umzuwandeln. Wählen Sie hier ein Medium aus. Zu dem entsprechenden Artikel gelangen Sie, in dem Sie erst die Artikelgruppe auswählen und dann anschließend den entsprechenden Artikel. Wählen Sie nun aus der Liste die umzuwandelnde Aktion aus und klicken anschließend auf Go!.

Auswahl weiterer Funktionen in der Aktionsübersicht eines Vorgangs

Wenn Sie in der Maske der Aktionsübersicht eines Vorgangs auf das blaue Dreieck klicken, dann wird die Maske um weitere Funktionen erweitert:

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Screenshot: Maske der Übersicht aller Vorgangsaktionen mit geöffneten Optionen zur Nutzung der weiteren Funktionen

Hier können Sie jetzt die nachfolgend erläuterten, weiteren Funktionen nutzen:

Korrespondenz

Um ein Dokument zu erzeugen, ohne dies direkt mit einem Ansprechpartner dieser Adresse zu verknüpfen, klicken Sie auf das Briefsymol neben "Neues Dokument (ohne AP)" und Sie gelangen in die Auswahlmaske der in Ihrem Mandanten hinterlegten Dokumententemplates. Wenn Sie einen eigenen Namen für das zu erzeugende Dokument vergeben möchten, so ändern Sie den hier angezeigten Namen ab und das Dokument wird mit Ihrer Bezeichnung angelegt und abgespeichert. Bitte beachten Sie, dass in dem Dokumentennamen keine Sonderzeichen enthalten sein dürfen! Sie können nun ein Dokument auswählen und dies dann, optional, als Notiz abspeichern, so machen Sie einen Haken bei "Einzeldokumente als Adressnotizen speichern".

Falls die Dokumentenvorlage sogenannte Custom-Variablen enthält können Sie nun in die Eingabefeldern Ihren Text einfügen. Klicken Sie anschließend auf Dokument erstellen.

Sie können das Dokument entweder auf Ihren Rechner downloaden, es als Aktion in Ihrem Vorgang speichern oder einfach zurück zum Vorgang gehen.

Sie können hier außerdem ein Dokument an einen zuvor ausgewählten Ansprechpartner zu dieser Adresse erzeugen. Wählen Sie dazu aus dem Menü, neben der Funktion "Neues Dokument an" den gewünschten Ansprechpartner aus und klicken Sie danach auf das Briefsymbol - Sie gelangen wiederrum in die Maske zur Auswahl der Dokumentenvorlage mit den bekannten Optionen.

Analog zu den gedruckten Dokumenten können Sie auch direkt eine Email an einen Ansprechpartner verfassen. Wählen Sie dazu auf dem Auswahlfeld neben der Funktion "Email schreiben an" den gewünschten Ansprechpartner aus und klicken dann auf das Briefumschlagssymbol, welches sich rechts davon befindet und es öffnet sich die Maske zum Erstellen einer Email, bei der der gewählten Ansprechpartner bereits als Empfänger eingetragen ist.

Außerdem können Sie an einen Ansprechpartner auch mehrere Dokumente, die mit diesem verknüpft wurden per Email versenden. Dazu wählen Sie zunächst aus der Liste neben der Funktion "Mehrere Dokumente per Email versenden an" den Ansprechpartner aus und klicken dann auf das rechts daneben befindlichen Briefumschlagsymbol und Sie gelangen in die nachfolgende Ansicht:

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Screenshot: Übersicht der zur Verfügung stehenden Dokumente für einen Sammelversand per Email

Hier können Sie nun festlegen, ob der Versand der Email optional in einem bereits zu dieser Adresse bestehenden Vorgang dokumentiert werden soll, indem Sie diese aus der Liste auswählen. Dann selektieren Sie aus den zur Verfügung stehenden Dokumenten diejenigen, die der Email beigefügt werden sollen und klicken abschliessend auf "Email verfassen. Nun öffnet sich die Maske zum Erstellen einer Email und die zuvor ausgewählten Dokumenten sind hier bereits als Attachments beigefügt. Wenn Sie alle Daten bzw. Texte in die Maske eingetragen haben, klicken Sie auf "Mail absenden" und die Email wird an den Empfänger verschickt.

Projekt Funktionen

Hier können Sie zum Einen direkt ein mit dem Vorgang verknüpftes Projekt erzeugen, welches Ihnen dann zur weiteren Nutzung im Projektmodul der WICE CRM-Groupware zur Verfügung steht - dazu klicken Sie einfach auf "zum Projekt" und Sie gelangen in die Maske zum Anlegen eines neuen Projekts, die gemäß der Verknüpfung mit dem Vorgang zum Teil bereits vorausgefüllt ist.

Über die Funktion "[Zeitaufwände in Chance umwandeln]" gelangen Sie in die nachfolgende Maske:

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Screenshot: Maske zum Umwandeln von Aktionsaufwänden in Chancen

Hier können Sie eventuell in vorhandenen Aktionen hinterlegt Zeitaufwände in Umsatzchancen zur weiteren Faktuierung umwandeln. Dazu wählen Sie zunächst die Optionen aus nach denen die Umsatzchancen generiert werden sollen und dann selektieren Sie die umzuwandelnden Aktionen bzw. deren Aufwände. Um diese nun in Umsatzchancen umzuwandeln klicken Sie auf "Go!".

Anzeige / Filter

Über die Checkbox "Zeitaufwand" können Sie optional in der Aktionsübersicht die Spalte Zeitaufwand mit anzeigen lassen, in der die für Aktionen ggf. hinterlegen Zeitaufwände angezeigt werden. Aktivieren Sie hierzu einfach diese Checkbox.

Um die Aktionen nach den vorhandene Medienkategorien zu Filtern, wählen Sie in der Liste die gewünschte Kategorie aus und die Anzeige der Aktionen wird entsprechend eingeschränkt. Dies kann z.B. hilfreich sein, wenn Sie speziell nach Aktionen suchen möchten, in denen Angebote oder Rechnungen hinterlegt wurden.

Um eine Volltextsuche in diesem Vorgang durchzuführen, tragen Sie in das Feld "Suche" den zu suchenden Begriff ein und klicken dann anschliessend auf "Go" - bei entsprechend großen Vorgängen empfiehlt es sich den Suchbegriff nicht zu allgemein zu halten und exakt einzugrenzen. Optional steht Ihnen mit dem Ticket & Note Search Plugin eine vorgangsübergreifende Alternative zur Verfügung.