Knowledge-Base

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Knowledge-Base

In der Knowledge-Base (K-Base) erfassen Sie wichtige unternehmensbezogene Informationen (Produkte, Dienstleistungen, Problemlösungen...) und archivieren diese.

Wählen Sie in der Funktionsleiste das Modul "K-Base" aus. Die Knowledge-Base ist baumartig strukturiert und beliebig verzweigbar.


K base.png
Screenshot: Hauptansicht Knowledge-Base

Sie können so beliebig viele Dokumente und Dateien, aber auch externe Links archivieren, entsprechend einer Explorerstruktur. Verwenden Sie die entsprechenden Button im rechten Fensterteil für die Neuanlage, Bearbeitung und Löschung. Die von Ihnen eingebenen Texte werden automatisch mit den Knoten aus der K-Base verlinkt.

Über die Suchfunktion können Sie alle Einträge der K-Base durchsuchen. Dies gilt nur für die Textfelder, nicht für die eventuell an die K-Base Einträge angehängten Dateien! Die Verwendung von Wildcards bei der Suche können mit "%" erfolgen. Um eine Volltextsuche auszuführen aktivieren Sie vorher die entsprechende Checkbox und klicken dann auf "Go"


Bulbgraph.png
Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass Sie selbst die Struktur der K-Base festlegen. Je nachdem wo Sie Ihren Eintrag plazieren, sprich in der Hauptebene oder als Eintrag in einem Unterordner. Sie haben jedoch die Möglichkeit bestehende Einträge innerhalb der K-Base zu verschieben. Um einen neuen Ordner in der K-Base anzulegen müssen Sie lediglich zu einem bestehenden Eintrag einen weiteren Untereintrag vornehmen - der übergeordnete Eintrag wird dann automatisch zu einem Ordner um auf die darunter liegenden Ebenen hinzuweisen!


K-Baseeintrag einfügen

Wollen Sie einen neuen Knowledge-Base Eintrag gestalten, so klicken Sie auf Neu. Sie gelangen in das Fenster zur Neuanlage.


Kbase neuereintrag.png
Screenshot: Maske zum Anlegen eines K-Base Eintrags

Im Eingabefeld "Name" geben Sie den Text ein, der als Knoten in der K-Base erscheinen soll. Über Durchsuchen haben Sie die Möglichkeit Dateien und Dokumente dem Knowledge-Base-Eintrag zuzuordnen.

Sie können für jeden Eintrag in der Knowledge-Base festlegen wer auf Ihren Eintrag zugreifen können soll und wer das Recht hat den Eintrag später nochmal zu bearbeiten. Ein Eintrag hat zunächst eine Benutzergruppe als Besitzer. Des weiteren läßt sich steuern, ob dieser Eintrag "sichtbar für jeden"; "sichtbar nur für Mitglieder dieser Besitzergruppe";oder "sichtbar für jeden ist".

Im nächsten Auswahlfeld legen Sie fest, wer den Eintrag löschen oder editieren darf. Die Gruppenzugehörigkeit der einzelnen User hat der Administrator für Sie festgelegt. Klicken Sie anschließend auf Eingaben speichern.


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Wichtig:

Bitte beachten Sie, dass ausgewählte Einschränkungen der Sichtbarkeit auch auf sämtliche Untereinträge dieses Eintrages Auswirkung haben.


K-Baseeintrag bearbeiten

Wollen Sie einen Knowledge-Base Eintrag bearbeiten, so klicken Sie auf Edit. Sie gelangen nun in das Fenster wie bei der Neuanlage eines Eintrags. Nehmen Sie hier Ihre Anderungen vor und klicken abschließend auf Eingaben speichern.

K-Baseeintrag verschieben

Die Knowledge-Base ist baumartig strukturiert und beliebig verzweigbar. Zum Verschieben eines Eintrages oder eines ganzen Zweiges klicken Sie auf "Verschieben". Bitte beachten Sie das Sie zunächst den gewünschten Eintrag, den Sie verschieben möchten aufrufen müssen!


Kbase verschieben.png
Screenshot: Übersicht der K-Base zum Verschieben von Einträgen

Legen Sie nun in dem sich öffnenden Fenster fest, wohin die Datei oder der Ordner innerhalb der Baumstruktur verschoben werden soll.


Dateienbereich

Der Bereich "Dateien" innerhalb der K-Base dient Ihnen zum Austausch (Upload, Download) von Dateien zwischen den einzelnen Benutzern.

Beachten Sie bitte, dass hierbei die angegebene maximal erlaubte Dateigröße durch den Administrator im Modul "Admin" festgelegt wird. Jedem Benutzer steht hier ein Ordner zur Verfügung, den er allen Beteiligten zum Download seiner Dateien zur Verfügung stellen kann. Der Ordner eines Benutzers wird erst angezeigt, wenn erstmalig ein Upload gestartet wird.


Dateien hochladen

Um eine Datei in diesen Bereich hochzuladen verfahren Sie genau so, als wenn Sie einen neuen Eintrag in der Knowledgebase vornehmen möchten.