Termine

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Termine

Im Modul "Termine" haben Sie die Möglichkeit Termine für sich und Ihre Mitarbeiter anzulegen. Je nach Auswahl werden die Termine in Tages-, Wochen-, Monats-oder 3-Monats-Ubersichten für alle oder nur ausgewählte Mitarbeiter angezeigt. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf den Terminkalender. Sie können diesen Zugriff auf rein private Termine oder auf Termine für bestimmte Benutzergruppen einschränken.


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Tipp:

Sie können indem Sie einfach die gewünschte Ansicht, also Tag-, Monats-, oder 3-Monatsansicht, auswählen, bei bedarf noch entsprechende Filtereinstellungen setzen und dann auf "Go" klicken, diese Ansicht als Ihre Defaultansicht beim Betreten des Terminkalenders auswählen!


Termine erstellen

Sie können ein Termin an einem bestimmten Tag erstellen, in dem Sie auf die entsprechende Ziffer des Tages klicken. Es öffnet sich nun die Eingabemaske für einen neuen Termin.


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Screenshot: Eingabemaske für Termine oberer Teil

Geben Sie im Eingabefeld "Titel" den Titel des Termins ein. Dieser erscheint anschließend in der Kalenderübersicht. In der nebenstehenden Auswahlliste wählen Sie die Kategorie des Termins aus. Das Eingabefeld "Datum" wurde automatisch eingefügt. Sie können dies per Hand ändern oder Sie klicken auf Kalender und wählen aus dem Kalender einen anderen Tag aus. Im Eingabefeld "Uhrzeit" geben Sie Anfang und Ende des Termins ein. Alternativ können Sie den Termin bzw. die Terminreihe als ganztägigen Termin (von 7-23 Uhr) kennzeichnen. Wenn Sie die Checkbox aktivieren, werden die Auswahlfelder für die Uhrzeit automatisch ausgeblendet und stehen Ihnen erst dann wieder zur Verfügung, wenn Sie die Checkbox deaktivieren.

Im Eingabefeld "Beschreibung" können Sie den Termin näher beschreiben. Wählen Sie nun die teilnehmenden Mitarbeiter aus der Liste aus. Sie können auch ganze Gruppen zu diesem Termin einladen. Dazu wählen Sie eine Gruppe aus der Liste "Teilnehmende Gruppen" aus.


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Screenshot: Eingabemaske für Termine unterer Teil

Im Eingabefeld "weitere Anwesende" können Sie zusätzliche Teilnehmer eingeben. Wollen Sie, dass weitere Personen per Mail über diesen Termin informiert werden sollen, so geben Sie bitte die E-Mailadressen in das Eingabefeld "weitere Benachrichtigungen" ein. Die Adressen müssen durch ein Komma getrennt sein. Im Eingabefeld "Ort" können Sie den Ort des Termins manuell eingeben, also z.B. ob der Termin bei Ihnem im Unternehmen oder in den Räumen Ihres Kunden statt finden wird.

Möchten Sie diesen Termin mit einem Projekt aus dem Modul "Projekte" verknüpfen, so wählen Sie dies aus der Auswahlliste "Projekt" aus.

Sollen mit diesem Termin Ressourcen aus dem Modul "Ressourcen" verknüpft werden, so wählen Sie diese bitte aus der Liste aus.

Im Eingabefeld "Besitzer dieses Eintrages" können Sie die Benutzergruppe festlegen, die Zugriff auf diesen Termin haben soll. Je nach Konfiguration Ihres WICE-Systems können nur die Mitglieder der ausgewählten Gruppen diesen Termin lesen.

Möchten Sie die Teilnehmer dieses Termins nicht per Mail benachrichtigen, so wählen Sie bitte die Checkbox aus.


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Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass wenn Sie diese Option gewählt habe keiner der Teilnehmer eine Benachrichtigung über diesen Termin per Email erhält!

Möchten Sie eine Alarmbenachrichtigung für diesen Termin aktivieren, so wählen Sie bitte die Uhrzeit des Alarms aus und aktivieren die Checkbox. In dem benachbarten Auswahlmenü können Sie im Standard zwischen einer Benachrichtigung per Message-Pop-up oder per Email entscheiden. Optional ist es möglich, wenn Sie das Wice-Fax.de Plugin verwenden, sich anstatt einer Benachrichtigung per Email auch eine (kostenpflichtige) SMS an die in Ihrem Profil, bzw. in den Profilen aller Teilnehmer, hinterlegte Mobilfunknummer zusenden zu lassen.

Soll der Termin nicht lesbar für andere User sein, so aktivieren Sie die Checkbox. Im Kalender wird dann nur der Username als Termin angezeigt.

Wenn eine Adresse mit diesem Termin verknüpft werden soll, geben Sie die ersten Buchstaben des Firmennamens ein und klicken anschließend auf den gewünschten Firmennamen. Die Suche schränkt automatisch sich automatisch gemäß der Ergebnisse in Ihrer Adressdatenbank ein, je genauer Sie den Firmennamen hier eingeben. Sollte die gesuchte Firma nicht unter den Ergebnissen sein, so prüfen Sie bitte die Schreibweise! Gleiches gilt für einen Ansprechpartner, der als Kontakt für diesen Termin bei dieser Adresse ausgewählt werden soll.

Handelt es sich hierbei um einen wiederkehrenden Termin, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox. Nach dem speichern des Termins werden Sie dann aufgefordert in der nachfolgenden Maske das Terminintervall einzugeben.


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Screenshot: Maske zur Einstellung der Parameter für wiederkehrende Termine

Geben Sie hier bitte das erste und Letzte Erscheinen des Termins ein. Bitte beachten Sie, dass das Datum des ersten und des letzten Erscheinens nicht identisch sein dürfen, ansonsten wird der Termin nicht angelegt! Wählen Sie nun die Art der Wiederholung aus. Drücken Sie auf Eingaben speichern und Ihr Termin wird in den Kalender ubertragen. Sollte es hierbei zu Kollisionen mit einem anderen Termin kommen, so werden Sie hierüber vom WICE-System informiert. Ändern Sie anschließend den Termin, um die Kollision zu heilen.


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Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass Wice CRM KEINE mehrtägigen Termine, sondern nur wiederkehrende Termine unterstützt! Ein Termin, der in Wice CRM eingegeben wird, besteht aus einem Datum, einer Startzeit und einer Endzeit. Es gibt in Wice CRM keine unterschiedlichen Start- und End-Daten.

Um trotzdem die Kommunikation mit anderer Kalendersoftware zu ermöglichen, gibt es den Workaround, dass Termine, die aus einem anderen Kalendersystem stammen, welches mehrtägige Termine unterstützt, in Wice CRM bzw. umgekehrt, in einzelne Termine (1 pro Tag) gesplittet werden.


Termine bearbeiten

Klicken Sie in der Terminübersicht auf einen bereits bestehenden Termin. Sie sehen nun die weiteren Einzelheiten, wie beteiligte Mitarbeiter. Zum weiteren Bearbeiten klicken Sie auf den EDIT-Button. Sie gelangen automatisch in das Fenster zum Anlegen/Bearbeiten von Terminen.


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Hinweis:

Beachten Sie bitte hierbei, dass Sie nur Termine bearbeiten oder löschen können, wenn Sie die hierfür erforderlichen Rechte dazu haben. Ansonsten wird Ihnen diese Möglichkeit gar nicht erst angeboten.

Bearbeiten von Serienterminen

Wenn Sie einen Einzeltermin aus einer Terminserie/reihe editieren oder auch löschen möchten, so wird Ihnen in der Editiermaske jeweils die Option angezeigt ob Sie die Änderungen nur für den jeweiligen Einzeltermin oder für die ganze Terminserie übernehmen möchten.


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Tipp:

Wenn Sie einen Einzeltermin einer Terminreihe editieren, so bezieht sich die dann optional versendete Benachrichtigungsemail an die Teilnehmer auf den ersten Termin der gesamten Terminserie. Es empfiehlt sich in diesem Fall eher den Einzeltermin aus der Terminserie zu löschen, statt diesen zu verschieben und den Termin dann neu, als Einzeltermin, an dem gewünschten Datum anzulegen, da dann die Benachrichtigungsemail nur die Daten dieses Termine beinhaltet.

Termine löschen

Wollen Sie einen Termin löschen, so klicken Sie auf den Papierkorb. Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie den Termin endgültig löschen wollen, klicken Sie dann auf OK. Der Termin wird nun gelöscht. Wenn es sich um einen Termin handelt, der Bestandteil einer Terminreihe ist, so wird Ihnen folgendes Pop-up angezeigt:


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Screenshot: Dialog zum Löschen von Einzelterminen/Serienterminen

Sie können hier nun auswählen ob die ganze Terminreihe oder nur der gewählte Termineintrag bzw. alle Termine dieser Reihe in einem bestimmen Zeitraum gelöscht werden sollen. Dazu müssen Sie die Checkbox aktivieren und den Zeitraum in den Datumsfeldern eintragen bzw. den gewünschte Button anklicken. Ihre Änderungen werden dann übernommen bzw. der/die Termin(e) gelöscht.


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Wichtig:

Bedenken Sie bitte hierbei, dass Sie das Löschen nicht mehr rückgängig machen können!

Termine exportieren

Einzelne Termine können im VCal-Format bzw. ICal-Format in Ihren lokal vorhandene Terminverwaltungssoftware exportiert werden. Dazu müssen Sie lediglich, wenn das VCal-Plugin oder das ICal-Plugin in Ihrem WICE-Mandanten installiert ist und Ihre Usergruppe über die erforderlichen Rechte verfügt, auf das entsprechende VCal/ICal-Icon bei dem gewählten Termin klicken. Es öffnet sich je nach Betriebssystem ein Dialog, der Ihnen erlaubt zu entscheiden, wie mit der Termindatei im Format .vcs/-ics verfahren werden soll:


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Screenshot: Dialog zum Öffnen bzw. Abspeichern der exportierten Termindatei im vcs/ics-Format

Sie können in der Regel auswählen ob die Datei lokal auf Ihrer Festplatte abgelegt werden soll oder direkt in der gewünschten bzw. mit dem Dateiformat .vcs/.ics verknüpften Anwendung geöffnet werden soll.

Besuchsberichte

Sie können hier im Modul Termine eine Übersicht über alle Ihre Besuchsberichte aufrufen und auch direkt neue Besuchsberichte erzeugen.

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Besuchsberichte