WICE Tips & Tricks

Aus WikiWICE
Wechseln zu: Navigation, Suche

in diesem Abschnitt finden Sie nützliche Tips & Tricks für Ihre tägliche Arbeit mit WICE und dem Browser Ihrer Wahl - viel Spaß beim Stöbern und Ausprobieren!

Arbeiten mit dem Kontextmenü in mehreren Browserfenstern/Tabs

Über das Kontextmenü erhalten Sie während der Arbeit mit WICE CRM, insbesondere beim Anklicken von Buttons und Links, weitere Bearbeitungsmöglichkeiten. Klicken Sie diese anstatt mit der linken mit der rechten Maustaste an. Es öffnet sich sogleich das Kontextmenü Ihre Browsers. Ab WICE x5 können Sie auch alle Hauptmenüpunkte automatisch mit einem Klick mit der rechten Maustaste automatisch in einem neuen Fenster/Tab öffnen.

Kontextmenu.png
Screenshot: Adressliste mit geöffnetem Kontextmenü des Browser

Sie können so z.B. eine Adressdetailansicht in einem neuen Fenster bzw. je nach verwendetem Brwoser in einem neuen Tab öffnen, ohne das Sie die vorherige Ansicht verlassen müssen oder auch beispielsweise auf einfache Art Daten speichern oder drucken.

Smile orange.png
Tipp:

Für Mac User: Sie müssen die "Cmd"-Taste gedrückt halten und dann den gewünschten Link anklicken, dann öffnet sich der Link in einem neuen Tab/Fenster

Das Kontextmenü steht Ihnen in nahezu allen Bereichen von WICE zur Verfügung wenn Sie auf Buttons oder Links mit der rechten Maustaste klicken. So können Sie ein mehreren Fenstern gleichzeitig arbeiten ohne immer auf den Button 'Zurück' klicken zu müssen.

Sie haben so eine bessere Übersicht und sparen zudem noch viel Zeit.

Option zusätzliches Fenster in der WICE-Menüleiste

Über die Funktion "zus. Fenster" können Sie beliebig viele weitere neue Fenster in Wice CRM aufrufen, in dem Sie genauso wie im ursprünglichen Fenster arbeiten können.

Zusfenster.png
Screenshot: Funktion zum öffnen eines zusätzlichen Fenster in der Menüleiste

Während Sie im 1. Fenster z.B. das Modul "Adressen" aufrufen und mit diesem arbeiten, können Sie in weiteren beliebigen Fenstern andere Module und Einträge von WICE aufrufen, was die Arbeit übersichtlicher und einfacher macht, da Sie jederzeit zwischen den Fenstern hin- und herspringen können, ohne die ursprüngliche Ansicht schliessen oder verändern zu müssen.

Wiederherstellen von beliebigen Formularinhalten in WICE - Firefox Add-On Lazarus

Sie kennen das sicherlich: Sie schreiben eine längere Email oder schreiben eine längere Aktion in einem Vorgang und dann kommt Ihnen ein Telefonat o.ä. dazwischen und unabsichtlich schliessen Sie das entsprechende Fenster. Alle Inhalte der zuvor entworfenen Email oder der Aktion sind weg und lassen sich im Normalfall auch nicht wiederherstellen. Mit Hilfe eines sehr nützlichen, kostenlosen Add-On`s unter Firefox kann man dieser ärgerlichen Situation jetzt entgegen treten.

Nach Installation des Lazarus-Plugins unter Firefox können Sie, je nach persönlicher Einstellung im Plugin, Formularhinhalte, optional auch noch mehrere Tage später, komplett wiederherstellen. Außerdem können so im Add-On zwischengespeicherte Inhalte auch verschlüsselt abgelegt werden.

Installieren Sie das Plugin direkt in Ihrem Browser unter Extras->Add-ons - im Suchfeld geben Sie dann "Lazarus" ein und folgen den Anweisungen des Installationsmanagers. Nach der erfolgreichen Installation steht Ihnen dann im Kontextmenü des Browsers die Funktion der Wiederherstellung von Texten und Formularinhalten jederzeit zur Verfügung.

Lazarus beispiel.png
Screenshot: Kontextmenü des Browser mit installiertem Lazarus-Add-on

Die WICE-GmbH kann keinerlei Gewährleistung für die Funktion des Add-ons übernehmen - der Autor des Add-ons freut sich jedoch über Ihre Spenden zur Pflege und Weiterentwicklung des Add-ons.

Arbeiten mit der Chronik-Funktion im Firefox-Browser

Ist Ihnen das auch schon mal passiert? Sie hatten mehrere WICE-Fenster im Browser geöffnet und haben dabei das ursprüngliche Fenster mit der Menüleiste irrtümlich oder aus Versehen geschlossen. Wie kommen Sie nun wieder zu dieser Ansicht zurück, ohne WICE komplett verlassen zu müssen und sich neu einzuloggen? Auch hier kann Ihnen Firefox mit der integrierten Chronik zu den von Ihnen besuchten Webseiten weiter helfen. Klicken Sie in der Menüleiste des Browsers auf Chronik und dann auf kürzlich geschlossene Tabs.

Firefoxchronik.png
Screenshot: Optionen zur Wiederherstellung geschlossener Tabs in der Chronik von Firefox

Hier können Sie in der Auflistung jetzt sehen welche Tabs oder Fenster Sie zuletzt geschlossen haben und diese einzeln - oder für alle Tabs zusammen - wiederherstellen.

Integrierte Rechtschreibprüfung in Firefox

Über eine weitere, integrierte Funktion des Firefox-Browsers ist es möglich sämtliche Inhalte, die Sie in Formulare in WICE eingeben, wie z.B. Ihre Emails oder Akionen, einen Rechtschreibprüfung zu unterziehen. Dabei ist es auch problemlos möglich fremdsprachige Inhalte überprüfen zu lassen, je nach den bei Ihnen installierten, von Firefox angebotenen, Wörterbüchern in diesen Sprachen. Damit dies funktioniert müssen Sie einmalig die Rechtschreibprüfung aktivieren und die gewünschten Wörterbücher installieren. Dazu ist im, damit diese Änderungen wirksam werden, u.U. ein Neustart des Browsers notwendig.

Klicken Sie einfach in der Maske zum Erstellen einer Email in WICE mit der linken Maustaste in das Eingabefeld für den Emailtext - im sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie dann "Rechtschreibung prüfen" aus. Jetzt müssen Sie ggf. die gewünschten Wörterbücher in den jeweiligen Sprachen auswählen und diese werden dann installiert. Sie können später jederzeit weitere Wörterbücher nachinstallieren.

Nach der erfolgreichen Installation können Sie nun die Rechtschreibprüfung dauerhaft aktivieren indem Sie dies wiederum im Kontextmenü einschalten. Inkorrekt Eingaben oder auch nicht bekannte Formulierungen oder Wörter werden mit einer gewellten, roten Linie unterstrichen und Sie können diese mit einem Linksklick prüfen lassen bzw. Vorschläge zur korrekten Schreibweise akzeptieren.

Rechtschreibung.png
Screenshot: Optionen zur Wiederherstellung geschlossener Tabs in der Chronik von Firefox

Vereinfachtes Login durch das Speichern von Passwörtern im Internet Explorer

Um Ihnen die Arbeit bzw. die Anmeldung in Ihrem WICE-Mandanten zu erleichtern, kann man bei allen gängigen, aktuellen Browsern auf deren eingebaute Passwortverwaltung zurück greifen. Im Microsoft Internet Explorer (ab Version 7.x) geschieht dies über die Funktion der Autovervollständigung für Formulare. Dieses funktioniert nicht nur für den Mandanten- und Usernamen, sondern auch für die Passwörter. Die Autovervollständigung wird über das Menü "Extras->Internetoptionen->Inhalt->Autovervollständigung aktiviert. Die gespeicherten Usernamen & Passwörter können jederzeit auch wieder gelöscht werden. Dies geschieht über die Internetoptionen->Allgemein->Browserverlauf->Verlaufsdaten löschen, wobei hier im nachfolgenden Menü zwischen den zu löschenden Verlaufsdaten gesondert unterschieden werden kann.

Bei der aktivierten Autovervollständigung wird nach Eingabe des ersten Buchstabens im Formularfeld eine Liste mit bereits bekannten, gespeicherten Einträgen angezeigt, welche bei weiteren Eingaben eingeschränkt wird auf die Suchergebnisse. Mit Klick auf den gewünschten Eintrag wird dieser in das Eingabefeld übernommen.

Bei Usernamen und Passwörtern muss zunächst, wie bereits beschrieben, aus der Liste der Suchergebnisse der gewünschte Username ausgewählt werden und dann mit der TAB-Taste in das nachfolgende Feld gewechselt werden. Hier wird dann automatisch, wenn bereits hinterlegt, das Passwort eingetragen. Das Passwort wird also nicht automatisch ergänzt, sondern erst nachdem man mit der TAB-Taste das Feld betreten hat. Nun können Sie mit einem Klick auf "WICE-Login" wie gewohnt Ihren Mandaten betreten. Wenn Sie Ihr Passwort geändert haben sollten, so müssen Sie das neue Passwort manuell in das Feld eintragen. Der Browser merkt sich diese Änderung für kommende Logins automatisch.

Wenn Sie allerdings im Internet Explorer einmal die Speicherung eines Passwort für eine Webseite abgelehnt haben, so kann für diese Seite die Funktion nicht mehr nachträglich genutzt bzw. aktiviert werden!

Rechtliche Aspekte bei der Vergabe von Dokumenten- bzw. Rechnungsnummern in WICE

Bei der Erzeugung chancenbasierter Dokumenten, also Angebote, Lieferscheine oder insbesondere auch Rechnungen, werden in der Regel, wenn Sie nicht, in den weiteren Systemeinstellungen, eine komplett manuelle Nummernvergabe eingestellt haben, automatisch Dokumentennummern vergeben.

Sie können für jeden Dokumententyp einen individuellen Startwert vergeben und so Nummernkreise für die einzelnen Dokumententypen anlegen.

Wenn Sie keine Nummernkreise verwenden, also keine Startwerte für die Dokumententypen vergeben möchten, so verwendet WICE über alle Dokumententypen hinweg die nächste verfügbare freie Nummer die intern auf dem Server zur Verfügung steht. Dadurch können natürlich vermeintliche Lücken bei den Rechnungsnummern entstehen.

Die Nummern sind jedoch immer eindeutig und können bei einer automatischen Vergabe nicht mehrfach vergeben werden. Somit erfüllt WICE hier auch die gesetzlichen Anforderungen an die Vergabe von Rechnungsnummern.

Im § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG heißt es zu den Anforderungen bei der Ausstellung von Rechnungen: "eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),"

Die Oberfinanzdirektion Koblenz hat dazu zudem am 02.07.2008 erläuternd ausgeführt: "Angabe einer fortlaufenden Nummer in der Rechnung Die in § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG enthaltene Pflichtangabe einer fortlaufenden Nummer in der Rechnung macht keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend, da es lediglich um die Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer geht. Die Anforderungen an die Rechnung sind vor dem Hintergrund zu interpretieren, dass es um die Verhinderung eines ungerechtfertigten Vorsteuerabzugs geht. Diesbezüglich reicht die Einmaligkeit der Nummerierung aus (Abschn. 185 Abs. 10 UStR)."

Unbeabsichtiger Logout in WICE CRM

Einer der Sicherheitsmechanismen in WICE, welcher verhindern soll, dass jemand von Außerhalb Ihre WICE-Session entführt - sog. "Highjacking" - überprüft automatisch die von Ihnen für Ihre Session verwendete IP-Adresse. Wenn sich diese nun, oftmals für Sie als Nutzer unbemerkt, ändert, werden Sie aus WICE ausgeloggt und müssen sich erneut anmelden. Sie sollten in diesem Fall Kontakt mit Ihrer IT-Abteilung bzw. Ihrem Provider aufnehmen um dies zu beheben. Andernfalls kann es sein, dass Sie bei jeder neuen Änderung der IP-Adresse erneut ausgeloggt werden.

Löschen des Browser Cache bei Darstellungsproblemen in WICE

Nach der Installation eines WICE-Updates kann es durch die Änderungen an der Darstellung von graphischen Inhalten ggf. dazu kommen, dass diese Inhalte nicht mehr korrekt dargestellt werden. In diesem Fall ist notwendig, den Cache, also Zwischenspeicher, Ihres Browser zu leeren, um sicher zu stellen, dass keine veralteten Informationen angezeigt werden, die dann zu der fehlerhaften Anzeige führen. Nachfolgen wollen wir Ihnen hier daher erklären, wie Sie den Browser-Cache in den gängigsten Browsern leeren können:

  • Internet Explorer: Im Menüpunkt "Extras" klicken Sie in der Auswahlliste des Drop-Down Menü`s auf "Browserverlauf löschen..." Alternativ können Sie auch die Tastenkombination "Strg+Umschalt+Entf" drücken. Weitere Einstellungen zum Umgang mit dem Browserverlauf etc. können Sie im Menüpunkt "Extras"->Internetoptionen->Registerkarte "Allgemein" vornehmen.
  • Firefox: Im Menüpunkt "Chronik" klicken Sie in der Auswahlliste auf "Neueste Chronik löschen..." Alternativ können Sie auch die Tastenkombination "Strg+Umschalt+Entf" drücken. Es öffnet sich in beiden Fällen ein neues Fenster in dem Sie auswählen können, welche Inhalte entfernt werden sollen, bzw. einstellen wie weit zurück die Löschung reichen soll. Stellen Sie sicher, dass unter Details der Punkt "Cache" auf jeden Fall aktiviert ist und klicken Sie dann auf Jetzt löschen.
  • Safari: Klicken Sie in der Menüleiste auf "Verlauf" und hier in der Auswahlliste des Drop-Down-Menü`s auf "Verlauf löschen...". Es öffnet sich ein neues Fenster und Sie müssen die Löschung nochmals bestätigen. Alternativ können Sie unter dem Menü "Einstellungen"(Zahnradicon)->Safari zurücksetzen... detaillierte Einstellungen vornehmen, welche Inhalte beim Zurücksetzen entfernt werden sollen.