Aktionen: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 15. August 2008, 14:24 Uhr

Der Reiter Aktionen ist der wichtigste operative Bereich der WICE CRM-Groupware, und zugleich wird hier auch die chronologische Dokumentation aller Vorgangsaktionen als Historie abgebildet. Von hier aus können Sie

• sich oder anderen Mitarbeitern Wiedervorlagen anlegen,
• Gesprächsnotizen, Besuchsberichte oder beliebige andere Dokumente hinterlegen,
• Termine anlegen,
• E-Mails schreiben und versenden,
• Briefe, Faxe oder andere Dokumenten schreiben und mit dem fax.de-Plugin direkt versenden,
• bei optionaler CTI-Integration telefonieren mit Call per Click.

Aktion erstellen

Um eine neue Aktion anzulegen klicken Sie auf Neue Aktion. Sie erhalten nun eine Maske zur Erstellug einer neuen Aktion.

Geben Sie den Text der Aktion/Wiedervorlage ein. Wählen Sie aus der Mitarbeiter-Liste einen gewünschten Adressaten aus, an den dies weitergeleitet werden soll. Neben einer Priorität legen Sie über Kategorie/Medium fest, auf welchem Weg (Fax, Brief etc) diese Aktion den Kunden erreichen soll bzw. wenn es sich um eine nachträgliche Eintragung handelt, wie diese Aktion bei Ihnen eingetroffen ist.

Im Eingabefeld Zeitaufwand können Sie die für diese Aktion benötigte Zeit eingeben. Diese wird zur Gesamtzeit für diesen Vorgang addiert und erscheint am Fuß der Aktionsübersicht des Vorgangs und kann in eine Chance überführt werden.

Wollen Sie eine Wiedervorlage einrichten, so tragen Sie das gewünschte Datum ein oder klicken auf Kalender. Eine aktuelle Kalenderübersicht wird nun angezeigt.Klicken Sie dort auf das gewünschte Datum. Die Auswahl wird automatisch in das Kalenderfeld übernommen.

Wollen Sie Ihre Angaben nur zur Information ablegen und diese Aktion abschließen, d.h. keine Wiedervorlage einrichten, so brauchen Sie kein Datum anzugeben.

Möchten Sie aus dieser Aktion einen Termin in den "Terminen" eintragen, so wählen Sie das Datum im Eingabefeld Wiedervorlage wie oben beschrieben aus. Die Uhrzeit tragen Sie in das Eingabefeld Uhrzeit ein und wählen noch die Terminkategorie aus. So wird ein Termin im Kalender eingetragen, der automatisch mit dieser Adresse verknüpft ist.

Einen Ansprechpartner zur Aktion wählen Sie entweder über die Liste Schnellauswahl aus (dies sind die Ansprechpartner der betreffenden Adresse) oder Sie geben in das Ajax-Feld Suche die ersten Buchstaben des Nachnamens ein. WICE zeigt Ihnen dann automatisch die gefundenen Namen an. Klicken Sie nun auf einen dieser Namen und er wird automatisch mit der Aktion verknüpft.

In den Optionen legen Sie fest, ob die Aktion bereits erledigt ist, ob Sie bei Erledigung der Wiedervorlage eine E-Mail als Benachrichtigung erhalten möchten und ob der die Aktion betreffende Mitarbeiter keine E-Mailbenachrichtigung erhalten soll.

Möchten Sie weitere Mitarbeiter über diese Aktion per Mail informieren, so wählen Sie diese aus dem Auswahlfeld aus. Die zusätzlich informierten Mitarbeiter erscheinen in der Aktionsübersicht kursiv unter dem eigentlich zugwiesenen Mitarbeiter dieser Aktion.

Zusätzlich können Sie dieser Aktion noch ein Dokument anhängen. Klicken Sie hierzu auf Durchsuchen und wählen die betreffende Datei aus.

Um Ihre Angaben zu speichern betätigen Sie Eingaben speichern. Die angelegte Aktion erscheint nun automatisch in der Registerkarte Aktionen. Klicken Sie auf das Datum in der Spalte Wiederv./Edit, so gelangen Sie wieder in das Bearbeitungsfenster der Aktion, um Anderungen vorzunehmen.

Ist die Aktion abgeschlossen, so können Sie in der Spalte erledigt auf "setzen" klicken. Die Aktion wird dann durch einen Haken als erledigt gekennzeichnet.

E-Mail schreiben

Wenn Sie jetzt eine E-Mail oder ein Dokument an den zugewiesenen Ansprechpartner erstellen möchten, dann klicken Sie einfach auf Dokument / E-Mail. Beim Klick auf E-Mail öffnet sich entweder das Fenster Ihres lokalen E-Mailclients oder des E-Mailclients von WICE.

Wenn Sie die E-Mail über WICE versenden, dann wird diese automatisch als Aktion an dem Vorgang gespeichert.

Dokument erstellen

Um ein gedrucktes Dokument zu erstellen, klicken Sie auf "Dokument". Wählen Sie aus der Liste das gewünschte Dokument aus. Möchten Sie zusätzlich das Dokument als Notiz abspeichern, so machen Sie einen Haken bei "Einzeldokumente als Adressnotizen speichern".

Falls die Dokumentenvorlage sogenannte Custom-Variablen enthält können Sie nun in die Eingabefeldern Ihren Text einfügen. Klicken Sie anschließend auf Dokument erstellen.

Sie können das Dokument entweder auf Ihren Rechner downloaden, es als Aktion in Ihrem Vorgang speichern oder einfach zurück zum Vorgang gehen.

Falls Sie das Dokument als Aktion abgespeichert haben, so erscheint nun ein weiterer Eintrag in Ihrem Vorgang. Sie können das Dokument öffnen. Klicken Sie hierzu auf das Datei-Symbol in der Spalte "Datei" der Aktion.

Zeitaufwände erfassen

Möchten Sie sich die eingetragenen Zeitaufwände der einzelnen Aktionen anzeigen lassen, so wählen Sie die Checkbox "Zeitaufwand" aus. Anschließend wird die Aktionsübersicht neu geladen und eine weitere Spalte der Zeitaufwände wird angezeigt.

Sie können die Zeitaufwände in eine Chance umwandeln, in dem Sie auf "Zeitaufwände in Chancen umwandeln" klicken. Anschließend gelangen Sie in eine Auswahlmaske, um die einzelnen Aktionen in Chancen umzuwandeln. Wählen Sie hier ein Medium aus. Zu dem entsprechenden Artikel gelangen Sie, in dem Sie erst die Artikelgruppe auswählen und dann anschließend den entsprechenden Artikel. Wählen Sie nun aus der Liste die umzuwandelnde Aktion aus und klicken anschließend auf Go!.