Vorgänge: Unterschied zwischen den Versionen

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Im Reiter Vorgang wird der Vorgang definiert.
 
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Das wichtigste Instrument Ihrer täglichen Arbeit sind Vorgangsaktionen. Die Aktionen sind der wichtigste operative Part von WICE. Hier legen Sie sich oder Ihren Mitarbeitern Wiedervorlagen an, , hinterlegen oder schreiben Dokumente oder Gesprechsnotizen. Von hier aus können Sie auch direkt Emails schreiben.
 
Das wichtigste Instrument Ihrer täglichen Arbeit sind Vorgangsaktionen. Die Aktionen sind der wichtigste operative Part von WICE. Hier legen Sie sich oder Ihren Mitarbeitern Wiedervorlagen an, , hinterlegen oder schreiben Dokumente oder Gesprechsnotizen. Von hier aus können Sie auch direkt Emails schreiben.
  
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Version vom 6. März 2008, 00:39 Uhr

Was ist ein Vorgang?

In einem Vorgang werden Arbeitsprozesse organisiert, die dem Prinzip "Aktion" und "Reaktion" folgen.

Beispiel 1: Kunde ruft an und hat ein Problem, Sie reagieren.

Beispiel 2: Sie akquirieren einen Interessenten und versuchen, ihn als Kunden zu gewinnen.

Alle Arbeitsschritte werden als Aktionen in einer digitalen Vorgangsmappe durchgeführt, organisiert und archiviert - zusammen mit den Dokumenten, Emails oder Angeboten die Sie oder weitere Mitarbeiter in dieser Vorgangsmappe erstellen oder erhalten.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Sie arbeiten in der WICE CRM-Groupware überwiegend in Vorgängen. Vorgänge sind immer mit Adressen verknüpft. Durch das vorgangsbasierte Arbeiten erstellen Sie operativ eine vollständige und lückenlose Kundenhistorie.


Sie können sich einen Vorgang wie ein digitales Hängeregister vorstellen, in den alles reingelegt wird, was mit dem Vorgang zu tun hat. Sie haben dort auch die wichtigsten Instrumente zur Verfügung, die Sie für die Bearbeitung des Vorgangs benötigen. Sie können in dem Vorgang u.a.:

  • Gesprächsnotizen oder sonstige Infos reinschreiben
  • sich selbst oder anderen Mitarbeitern Wiedervorlagen anlegen
  • Termine anlegen
  • beliebige Dokumente (Dateien) hinterlegen
  • Briefe oder Faxe über Dokumenten-Vorlagen schreiben
  • Emails schreiben oder hinterlegen
  • Verkaufs-Chancen eingeben
  • Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen schreiben
  • standardisierte Workflows aufrufen und abarbeiten

... und mehr.


Vorgang Detailansicht.png
Screenshot: Detailansicht eines Vorgangs mit den Reitern Vorgang, Aktionen, Chancen und Workflow

Reiter Vorgang

Im Reiter Vorgang wird der Vorgang definiert.

Reiter Aktionen

Das wichtigste Instrument Ihrer täglichen Arbeit sind Vorgangsaktionen. Die Aktionen sind der wichtigste operative Part von WICE. Hier legen Sie sich oder Ihren Mitarbeitern Wiedervorlagen an, , hinterlegen oder schreiben Dokumente oder Gesprechsnotizen. Von hier aus können Sie auch direkt Emails schreiben.

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Aktionen


Reiter Chancen

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Chancen


Reiter Workflow

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Workflow

Vorgang anlegen

Zum Anlegen eines neuen Vorgangs klicken Sie auf den Button "neuer Vorgang". Es erscheint die Vorgangseingabemaske.


Vorgangs-Eingabemaske.png
Screenshot: Vorgangs-Eingabemaske

Wenn Sie für diesen Vorgang eine andere Rechnungs- oder Lieferanschrift als die direkt mit dem Vorgang verknüpfte Adresse verwenden wollen, geben Sie diese über das Ajax-Suchfeld ein.

Bestimmen Sie nun mit den Kategorien aus den Selektierungsfeldern, um welche Vorgangsart es sich handelt. Über diese Katgegorisierung können Sie z.B. festlegen, ob es sich um einen internen, einen Vertriebs- oder einen Supportvorgang handelt oder ob Sie diesen Vorgang einer bestimmten Kampagne zuordnen wollen.

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Kategorien


Im Betreff tragen Sie ein, worum es in diesem Vorgang geht. Das Textfeld ist ein Pflichtfeld.


Smile orange.png
Tipp:

Verwenden Sie einen aussagekräftigen und möglichst kurzen Betreff. Der Betreff wird als editierbarer Default-Text automatisch als Titel in die Dokumente der Auftragsbearbeitung verwenden, und das Suchfeld in der Vorgängsübersicht wirkt auf den Betreff.


Für jeden Vorgang muss es einen verantwortlichen Mitarbeiter geben, der für die Abarbeitung des Vorgangs zuständig ist. Jeder Vorgang hat nur einen verantwortlichen Mitarbeiter. Ein Vorgang kann aber jederzeit an einen anderen Mitarbeiter weitergegeben werden. In einem Vorgang können anderen Mitarbeiter beliebig Aktionen oder Wiedervorlagen zugewiesen werden.

Wählen Sie, in welchem Status sich der Vorgang befindet. Über den Zahlenraum von 1 - 10 können Sie dem Vorgang zusätzlich noch eine Priorität geben. Bedenken Sie, dass es unterschiedliche Vorstellungen, ob 10 oder 1 die höchste Priorität ist. Sie sollten dies im Unternehmen klar kommunizieren.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Die Status und die Kategorien eines Vorgangs werden zentral in der Administration festgelegt. Sie sind dort frei definierbar. Bedenken Sie, dass Sie aus dem System über die Filter schnell vielfältige und aussagekräftige Informaitonen erhalten, wenn diese entsprechend eingerichtet und auch selektiert werden.


Abhängig davon, ob Sie in mehreren Rechtegruppen Mitglied sind, können Sie festlegen, welcher Rechtegruppe dieser Vorgang gehört, d.h. wer ihn überhaupt sehen/lesen oder editieren darf.

Vorgang bearbeiten

Klicken Sie in der Vorgangsübersicht in der Spalte Betreff auf den zu bearbeitenden Vorgang und dann auf den Reiter Vorgang. Sie erhalten die Detailansicht des Vorgangs. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Sie haben hier auch die Möglichkeit den Status zu ändern. Wählen Sie aus der Auswahlliste den gewünschten Status aus. Zum Sichern Ihrer Änderungen klicken Sie auf Änderungen speichern.

Vorgangsübersichten

Adressbezogene Vorgangsübersicht

Wählen Sie in der Detailansicht einer Adresse den Reiter/Tab "Vorgänge" aus.


Adressdetail vorgaenge.jpg
Screenshot: Vorgangsübersicht bei einer Adresse

Sie erhalten hier eine Übersicht aller Vorgänge, die bei dieser Adresse offen sind. Mit Aktivieren der Checkbox "zeige auch geschlossene Vorgänge" werden auch archivierte Vorgänge angezeigt.

Es werden in einer Liste jeweils

  • Status des Vorgangs mit Farbcodierung
  • Datum der Anlage des Vorgangs
  • Betreff des Vorgangs
  • Umsatz mit der Summe VK-Ist aller Chancen in einem Vorgang
  • Kosten mit der Summe EK-Ist aller Chancen in einem Vorgang
  • Roherlös mit der Differenz der Summen VK-Ist - EK-Ist
  • Mitarbeiter, der für den Vorgang verantwortlich ist

angezeigt.

Adressübergreifende Vorgangsübersicht

Im Modul "Vorgänge" steht Ihnen eine Übersicht aller Vorgänge über alle Adressen zur Verfügung. Die Vorgangsübersicht ist die Schaltzentrale für Ihre Vorgangssteuerung. Sie sehen auf einen Blick die gewünschten Vorgänge mit Angabe von

  • Status mit Farbcodierung
  • Priorität
  • Datum, wann der Vorgang angelegt wurde
  • Name der Firmenadresse
  • Datum der letzten Aktion in diesem Vorgang
  • Betreff des Vorgangs
  • verantwortlicher Mitarbeiter.


Vorgangsuebersicht.png
Screenshot: Vorgangsübersicht mit Filterauswahl

Sie können Vorgänge nach Kategorien selektieren und anzeigen lassen. Uber die Listenfelder haben Sie die Möglichkeit zu selektieren - je nachdem wie Sie Ihre Filter eingerichtet haben. Nach Zuordnung der Kategorien klicken Sie auf "Go".

Über die Selektionsmenüs können Sie die Vorgänge nach

  • Mitarbeiter
  • Vorgangsstatus,
  • den eingerichteten Vorgangskategorien 1 bis 4
  • den eingerichteten Adresskategorien 1 bis 4 (optional per Checkbox zuschaltbar)

filtern.

Über Checkboxen können Sie sich eine Gesamtliste der selektierten Vorgänge ohne Blätterfunktion anzeigen lassen, geschlossene Vorgänge in die Selektion mit einschließen und Vorgänge ohne Wiedervorlagen aufspüren.


Bulbgraph.png
Hinweis:

Sie können in der Vorgangsübersicht auch Vorgänge neu anzulegen. Grundsätzlich ist es aber empfehlenswert, Vorgänge über die Adressen anzulegen.

Klicken Sie in der Spalte Betreff auf einen gewünschten Vorgang, so gelangen Sie direkt in die Ubersicht der Aktionen dieses Vorgangs.

Vorgangs-Suche

Eine weitere Selektion kann über die Wortsuche erfolgen. Geben Sie einen Begriff im Eingabefeld Suche ein, und klicken Sie ebenfalls auf Go. Das eingegebene Wort wird nun in den Bereichen Datum, Name und Betreff gesucht. Sie können auch nach einer Vorgangs-ID suchen, indem Sie einfach die ID in das Suchfeld eingeben.

Bulbgraph.png
Hinweis:

Eingestellte Filterselektionen werden bei Suche ignoriert, d.h. es wird immer über alle Vorgänge gesucht.

Eine Volltextsuche über sämtliche Vorgänge, Notizen und Vorgangsaktionen ist über das optionale Plugin WICE Plugin Note and Ticket Search möglich.

Vogangs-Statistik

Wollen Sie sich eine Vorgangs-Statistik zu allen Vorgängen oder Aktionen ansehen, so klicken Sie im Fenster zu den Vorgängen auf Statistik. Sie gelangen nun in die Statistik-Ubersicht. Statistiken werden getrennt für Vorgänge und Aktionen angezeigt.

Sie haben die Möglichkeit die anzuzeigenden Vorgänge durch die Angabe von Zeiträumen und durch das Auswählen der Filter aus dem Vorgangsbereich einzuschränken. Um die Sortierung zu ändern klicken Sie auf die Titel der einzelnen Spalten, dann wird die Anzeige entsprechend geändert.


Vorgangs-Statistik.png
Screenshot: Vorgangsstatistik für Atkionen

Zu den Aktionsstatistiken wechseln Sie, in dem Sie mit der Auswahlliste von Vorgängen zu Aktionen wechseln. Sie haben die Möglichkeit die anzuzeigenden Aktionen durch Auswahl des Medium-Filters einzuschränken.



Chapter 7: Vorgänge

7.5 Druckvorschau Einen ausgesuchten Vorgang können Sie sich vollständig mit Angabe aller hinterlegten Daten in einer Druckvorschau ansehen.


Wählen Sie nun aus Ihrem Browser die Druckfunktion (z. B. durch Strg + p)aus.

7.6 Vorgang löschen Wollen Sie einen Vorgang löschen, so betätigen Sie Vorgang löschen.

Bedenken Sie bitte hierbei, dass Sie eine Löschung nichtmehrrückgängig machen können!

Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage. Klicken Sie dort auf OK. Der Vorgang wird nun gelöscht.


7.8 Projekt aus einem Vorgang erzeugen Sie können einen Vorgang mit einem neuen Projekt verknüpfen. Klicken Sie hierfür auf "Projekt anlegen". Sie gelangen so in Maske um ein neues anzulegen. Fortan wird in der Aktionsübersicht das verknüpfte Projekt angezeigt und im Projekt wird ein Link zu diesem Vorgang angezeigt.

Alles weitere zum Thema Projekte erfahren Sie im Kapitel 10 Projekte.


Chapter 7: Vorgänge

7.9 Chancen In der Registerkarte Chancen können Sie die Verkaufschance bei Ihrem Kunden in Prozent angeben. Hierzu können Sie für jeden Artikel eine Chance eintragen.

Des weiteren ist es hierüber möglich, Dokumente wie z. B. Rechnungen aus den Chancen zu erstellen. Diese Dokumente werden automatisch in dem Vorgang als Aktion abgespeichert.


Sie haben hier die Möglichkeit geplante, mit Angabe der Verkaufschance, sowie erfolgreich getätigte Verkäufe einzutragen. Diese hier hinterlegten Daten können dann im Modul "Vertrieb" angezeigt und ausgewertet werden.

7.9.1 Chancen anlegen Klicken Sie auf Chancen eingeben/editieren. Sie gelangen in die Maske zum Anlegen einer neuen Chancen. Wählen Sie aus der Artikelgruppe und anschließend aus Artikel den für die Chance benötigten Artikel aus.


Im Eingabefeld Beschreibung können Sie weitere Informationen zu dieser Chance hinterlegen oder auf den Button Artikelbeschreibung einfügen klicken und die in der Adminstration hinterlegten Informationen in das Feld eintragen. Mit dem Button Feld leeren können Sie das


Chapter 7: Vorgänge

Feld wieder leeren. Im Eingabefeld "VK Plan (Einzelpreis)" geben Sie den geplanten Verkaufspreis eines Artikels ein. Im Eingabefeld "EK Plan" wird der geplante Einkaufspreis des Artikels hinterlegt. Im Eingabefeld "Menge" geben Sie die geplante Menge der zu verkaufenden Artikel ein. Im Eingabefeld "Abschluß-Chance" wählen Sie die geschätzte Wahrscheinlichkeit für den Verkauf aus.

GebenSie nunimEingabefeld "Geplant für" Monat und Jahr des geplanten Abschlusses ein. Im Eingabefeld Mitarbeiter können Sie noch einen Mitarbeiter auswählen. Diesem wird im Modul "Vertrieb" diese Chance zugeordnet.

Klicken Sie auf Eintrag speichern.

Im Verlauf des Verkaufsvorgangs wird diese Chance nun aktualisiert. Lesen Sie hierzu das nachfolgende Kapitel.

¨

Bitte beachten, dass für eine Ubernahme des Preises in zu druckende Dokumente zwingend das Feld VK Ist ausgefüllt sein muss.

7.9.2 Chancen bearbeiten Klicken Sie auf Chancen eingeben/editieren. Klicken Sie in der folgenden Maske beim gewünschten Artikel auf "EDIT". Anschließend werden in die Eingabemaske die bereits hinterlegten Daten übernommen. Nun können Sie die gewünschten Eingabefelder bearbeiten.


Sollte es zu einem erfolgreichen Abschluß kommen, so klicken Sie auf VK kopieren und geben im Eingabefeld "Abschluß-Datum" das Datum des Verkaufs ein.

Handelt es sich um einen Artikel aus dem Lagerbestand, so können Sie durch die entsprechende Option den Artikelbestand automatisch reduzieren.

Klicken Sie anschließend auf Diesen Eintrag aktualisieren.

7.9.3 Dokumente aus Chancen erstellen Sie können aus ausgewählten Chancen Rechnunge, Angebote, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen drucken.

Wählen Sie hierfür die betreffende Checkbox unter "Dok. erstellen" für Ihre Chance aus.


Chapter 7: Vorgänge

Es öffnet sich die Maske zur Erstellung des Dokuments.


Wählen Sie aus der Liste den gewünschten Dokumententyp aus und geben eventuelle Zahlungs-oder Lieferbedinungen ein. Des weiteren können Sie einen Text als Betreffzeile eingeben, der unter der Dokumentennummer erscheinen soll. Geben Sie in das Feld Rechnungsdatum das Erstellungsdatum des Dokuments ein und wählen einen Ansprechpartner auf Kundenseite aus.

Handelt es sich um eine Korrekturrechnung, so wählen Sie im Feld "Korrektur für" die entsprechende Rechnung aus. Das gleiche gilt für Dokumente, die sich auf andere Dokumente beziehen sollen.

Im Feld "Sprache" können Sie die Sprache für das Dokument auswählen.

Mit der Option Dummy-Mode wird beim Klick auf den Button Dokument erzeugen nur das PDF zur Ansicht generiert, es wird nicht in WICE abgespeichert und es werden auch keine Daten in den Reiter Kontokorrent eingetragen.

Des Weiteren können Sie in den Optionen wählen, ob die Rechnung auf Bruttopreisen basiert. Dies gilt für Rechnungen, bei denen der Empfänger ein Endverbraucher ist.

Soll die Chancenbeschreibung die gesamte Dokumentenbreite und nicht nur die Spaltenbreite des Dokuments benutzen, so wählen Sie hier die entsprechende Option aus.

Soll der Rechnungsbetrag in den Kontokorrentreiter und in die OP-Liste ¨

ubernommen werden, so wählen Sie die Option "erfordert Zahlung vom Kunden" aus. Die Option "ist Lieferschein" gilt für Lieferscheine. Sollen in dem Dokument keine Preisangaben dargestellt werden, so deaktivieren Sie die entsprechende Option. Falls die Gewichtsangaben einzelner Positionen dargestellt werden sollen, so müssen Sie die entsprechende Option aktivieren. Am Ende des Dokuments wird die gesamte enthaltene Steuer aufgeführt. Möchten Sie auch für jeden einzelnen Artikel die Steuer mit aufführen lassen, so aktivieren Sie hierfür die Option.


Chapter 7: Vorgänge

Falls SieeineandereLieferanschrift alsEmpfängeranschrift verwenden möchten, so muss diese bei der Adresse hinterlegt werden und die entprechende Option aktiviert werden.

Falls Sie die in WICE hinterlegte Header-und Footer-Grafik nicht verwenden möchten, so aktivieren Sie hierfür die jeweilige Option.

DrückenSie nunauf Dokument erzeugen. Das Dokument wird nun im Vorgang als Aktion abgespeichert und es öffnet sich Ihr PDF-Reader und zeigt das erzeugte Dokument an.