Vorgänge: Unterschied zwischen den Versionen

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===Reiter Vorgang===
 
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Im Reiter Vorgang wird der Vorgang definiert.
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Im Reiter Vorgang wird der Vorgang werden die Grunddaten der Vorgangsmappe angezeigt:
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*um wen geht es (direkt verknüpfte Adresse)
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*evtl. von der direkt verknüpften Adresse abweichende Rechnungs- oder Lieferadresse
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*wer hat den Vorgang wann mit welcher Priorität angelegt
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*Betreff des Vorgangs, d.h. um was geht es
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*Wer ist für den Vorgang verantwortlich
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*Status des Vorgangs
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===Reiter Aktionen===
 
===Reiter Aktionen===

Version vom 15. August 2008, 12:36 Uhr

Was ist ein Vorgang?

In einem Vorgang werden alle Arbeitsschritte als Aktionen in einer "Kunden-Vorgangsmappe" organisiert und archiviert - zusammen mit den Dokumenten, Emails oder Angeboten die Sie oder weitere Mitarbeiter in dieser Vorgangsmappe erstellen oder erhalten.


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Hinweis:

In einem Vorgang werden Arbeitsprozesse organisiert, die dem Prinzip "Aktion" und "Reaktion" folgen.



Beispiel 1: Kunde ruft an und hat ein Problem, Sie reagieren.

Beispiel 2: Sie akquirieren einen Interessenten und versuchen, ihn als Kunden zu gewinnen.


Alle Arbeitsschritte werden als Aktionen in einer digitalen Vorgangsmappe durchgeführt, organisiert und archiviert - zusammen mit den Dokumenten, Emails oder Angeboten die Sie oder weitere Mitarbeiter in dieser Vorgangsmappe erstellen oder erhalten.


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Wichtig:

Sie arbeiten in der WICE CRM-Groupware überwiegend in Vorgängen. Vorgänge sind immer mit Adressen verknüpft. Durch das vorgangsbasierte Arbeiten erstellen Sie operativ eine vollständige und lückenlose Kundenhistorie.


Vorgangsmappe

Sie können sich einen Vorgang wie ein digitales Hängeregister vorstellen, in den alles reingelegt wird, was mit dem Vorgang zu tun hat. Sie haben dort auch die wichtigsten Instrumente zur Verfügung, die Sie für die Bearbeitung des Vorgangs benötigen. Sie können in dem Vorgang u.a.:

  • Gesprächsnotizen oder sonstige Infos reinschreiben
  • sich selbst oder anderen Mitarbeitern Wiedervorlagen anlegen
  • Termine anlegen
  • beliebige Dokumente (Dateien) hinterlegen
  • Briefe oder Faxe über Dokumenten-Vorlagen schreiben
  • Emails schreiben oder hinterlegen
  • Verkaufs-Chancen eingeben
  • Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen schreiben
  • standardisierte Workflows aufrufen und abarbeiten

... und mehr.


Vorgang Detailansicht.png
Screenshot: Detailansicht eines Vorgangs mit den Reitern Vorgang, Aktionen, Chancen und Workflow

Reiter Vorgang

Im Reiter Vorgang wird der Vorgang werden die Grunddaten der Vorgangsmappe angezeigt:

  • um wen geht es (direkt verknüpfte Adresse)
  • evtl. von der direkt verknüpften Adresse abweichende Rechnungs- oder Lieferadresse
  • wer hat den Vorgang wann mit welcher Priorität angelegt
  • Betreff des Vorgangs, d.h. um was geht es
  • Wer ist für den Vorgang verantwortlich
  • Status des Vorgangs
  • Kategorisierung des Vorgangs


Reiter Aktionen

Das wichtigste Instrument Ihrer täglichen Arbeit sind Vorgangsaktionen. Die Aktionen sind der wichtigste operative Part von WICE. Hier legen Sie sich oder Ihren Mitarbeitern Wiedervorlagen an, , hinterlegen oder schreiben Dokumente oder Gesprechsnotizen. Von hier aus können Sie auch direkt Emails schreiben.

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Aktionen


Reiter Chancen

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Chancen


Reiter Workflow

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Workflow

Vorgang anlegen

Zum Anlegen eines neuen Vorgangs klicken Sie auf den Button "neuer Vorgang". Es erscheint die Vorgangseingabemaske.


Vorgangs-Eingabemaske.png
Screenshot: Vorgangs-Eingabemaske

Wenn Sie für diesen Vorgang eine andere Rechnungs- oder Lieferanschrift als die direkt mit dem Vorgang verknüpfte Adresse verwenden wollen, geben Sie diese über das Ajax-Suchfeld ein.

Bestimmen Sie nun mit den Kategorien aus den Selektierungsfeldern, um welche Vorgangsart es sich handelt. Über diese Katgegorisierung können Sie z.B. festlegen, ob es sich um einen internen, einen Vertriebs- oder einen Supportvorgang handelt oder ob Sie diesen Vorgang einer bestimmten Kampagne zuordnen wollen.

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Kategorien


Im Betreff tragen Sie ein, worum es in diesem Vorgang geht. Das Textfeld ist ein Pflichtfeld.


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Tipp:

Verwenden Sie einen aussagekräftigen und möglichst kurzen Betreff. Der Betreff wird als editierbarer Default-Text automatisch als Titel in die Dokumente der Auftragsbearbeitung verwenden, und das Suchfeld in der Vorgängsübersicht wirkt auf den Betreff.


Für jeden Vorgang muss es einen verantwortlichen Mitarbeiter geben, der für die Abarbeitung des Vorgangs zuständig ist. Jeder Vorgang hat nur einen verantwortlichen Mitarbeiter. Ein Vorgang kann aber jederzeit an einen anderen Mitarbeiter weitergegeben werden. In einem Vorgang können anderen Mitarbeiter beliebig Aktionen oder Wiedervorlagen zugewiesen werden.

Wählen Sie, in welchem Status sich der Vorgang befindet. Über den Zahlenraum von 1 - 10 können Sie dem Vorgang zusätzlich noch eine Priorität geben. Bedenken Sie, dass es unterschiedliche Vorstellungen, ob 10 oder 1 die höchste Priorität ist. Sie sollten dies im Unternehmen klar kommunizieren.


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Hinweis:

Die Status und die Kategorien eines Vorgangs werden zentral in der Administration festgelegt. Sie sind dort frei definierbar. Bedenken Sie, dass Sie aus dem System über die Filter schnell vielfältige und aussagekräftige Informaitonen erhalten, wenn diese entsprechend eingerichtet und auch selektiert werden.


Abhängig davon, ob Sie in mehreren Rechtegruppen Mitglied sind, können Sie festlegen, welcher Rechtegruppe dieser Vorgang gehört, d.h. wer ihn überhaupt sehen/lesen oder editieren darf.

Vorgang bearbeiten

Klicken Sie in der Vorgangsübersicht in der Spalte Betreff auf den zu bearbeitenden Vorgang und dann auf den Reiter Vorgang. Sie erhalten die Detailansicht des Vorgangs. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Sie haben hier auch die Möglichkeit den Status zu ändern. Wählen Sie aus der Auswahlliste den gewünschten Status aus. Zum Sichern Ihrer Änderungen klicken Sie auf Änderungen speichern.

Vorgangsübersichten

Adressbezogene Vorgangsübersicht

Wählen Sie in der Detailansicht einer Adresse den Reiter/Tab "Vorgänge" aus.


Adressdetail vorgaenge.jpg
Screenshot: Vorgangsübersicht bei einer Adresse

Sie erhalten hier eine Übersicht aller Vorgänge, die bei dieser Adresse offen sind. Mit Aktivieren der Checkbox "zeige auch geschlossene Vorgänge" werden auch archivierte Vorgänge angezeigt.

Es werden in einer Liste jeweils

  • Status des Vorgangs mit Farbcodierung
  • Datum der Anlage des Vorgangs
  • Betreff des Vorgangs
  • Umsatz mit der Summe VK-Ist aller Chancen in einem Vorgang
  • Kosten mit der Summe EK-Ist aller Chancen in einem Vorgang
  • Roherlös mit der Differenz der Summen VK-Ist - EK-Ist
  • Mitarbeiter, der für den Vorgang verantwortlich ist

angezeigt.

Adressübergreifende Vorgangsübersicht

Im Modul "Vorgänge" steht Ihnen eine Übersicht aller Vorgänge über alle Adressen zur Verfügung. Die Vorgangsübersicht ist die Schaltzentrale für Ihre Vorgangssteuerung. Sie sehen auf einen Blick die gewünschten Vorgänge mit Angabe von

  • Status mit Farbcodierung
  • Priorität
  • Datum, wann der Vorgang angelegt wurde
  • Name der Firmenadresse
  • Datum der letzten Aktion in diesem Vorgang
  • Betreff des Vorgangs
  • verantwortlicher Mitarbeiter.


Vorgangsuebersicht.png
Screenshot: Vorgangsübersicht mit Filterauswahl

Sie können Vorgänge nach Kategorien selektieren und anzeigen lassen. Uber die Listenfelder haben Sie die Möglichkeit zu selektieren - je nachdem wie Sie Ihre Filter eingerichtet haben. Nach Zuordnung der Kategorien klicken Sie auf "Go".

Über die Selektionsmenüs können Sie die Vorgänge nach

  • Mitarbeiter
  • Vorgangsstatus,
  • den eingerichteten Vorgangskategorien 1 bis 4
  • den eingerichteten Adresskategorien 1 bis 4 (optional per Checkbox zuschaltbar)

filtern.

Über Checkboxen können Sie sich eine Gesamtliste der selektierten Vorgänge ohne Blätterfunktion anzeigen lassen, geschlossene Vorgänge in die Selektion mit einschließen und Vorgänge ohne Wiedervorlagen aufspüren.


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Tipp:

Sie können in der Vorgangsübersicht auch Vorgänge neu anzulegen. Grundsätzlich ist es aber empfehlenswert, Vorgänge über die Adressen anzulegen.

Klicken Sie in der Spalte Betreff auf einen gewünschten Vorgang, so gelangen Sie direkt in die Ubersicht der Aktionen dieses Vorgangs.

Vorgangs-Suche

Eine weitere Selektion kann über die Wortsuche erfolgen. Geben Sie einen Begriff im Eingabefeld Suche ein, und klicken Sie ebenfalls auf Go. Das eingegebene Wort wird nun in den Bereichen Datum, Name und Betreff gesucht. Sie können auch nach einer Vorgangs-ID suchen, indem Sie einfach die ID in das Suchfeld eingeben.

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Hinweis:

Eingestellte Filterselektionen werden bei Suche ignoriert, d.h. es wird immer über alle Vorgänge gesucht.

Eine Volltextsuche über sämtliche Vorgänge, Notizen und Vorgangsaktionen ist über das optionale Plugin WICE Plugin Note and Ticket Search möglich.

Vogangs-Statistik

Wollen Sie sich eine Vorgangs-Statistik zu allen Vorgängen oder Aktionen ansehen, so klicken Sie im Fenster zu den Vorgängen auf Statistik. Sie gelangen nun in die Statistik-Ubersicht. Statistiken werden getrennt für Vorgänge und Aktionen angezeigt.

Sie haben die Möglichkeit die anzuzeigenden Vorgänge durch die Angabe von Zeiträumen und durch das Auswählen der Filter aus dem Vorgangsbereich einzuschränken. Um die Sortierung zu ändern klicken Sie auf die Titel der einzelnen Spalten, dann wird die Anzeige entsprechend geändert.


Vorgangs-Statistik.png
Screenshot: Vorgangsstatistik für Atkionen

Zu den Aktionsstatistiken wechseln Sie, in dem Sie mit der Auswahlliste von Vorgängen zu Aktionen wechseln. Sie haben die Möglichkeit die anzuzeigenden Aktionen durch Auswahl des Medium-Filters einzuschränken.


Druckvorschau

Einen ausgesuchten Vorgang können Sie sich vollständig mit Angabe aller hinterlegten Daten in einer Druckvorschau ansehen.

Wählen Sie nun aus Ihrem Browser die Druckfunktion (z. B. durch Strg + p)aus.


Vorgang löschen

Wollen Sie einen Vorgang löschen, so betätigen Sie Vorgang löschen. Bedenken Sie bitte hierbei, dass Sie eine Löschung nicht mehr rückgängig machen können! Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage. Klicken Sie dort auf OK. Der Vorgang wird nun gelöscht.


Projekt aus einem Vorgang erzeugen

Sie können einen Vorgang mit einem neuen Projekt verknüpfen. Klicken Sie hierfür auf "Projekt anlegen". Sie gelangen so in Maske um ein neues anzulegen. Fortan wird in der Aktionsübersicht das verknüpfte Projekt angezeigt und im Projekt wird ein Link zu diesem Vorgang angezeigt.

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Projekte