FAQ von neuen Nutzern

Hier finden Sie eine Zusammenstellung der am häufigsten gestellten Fragen zu Wice CRM von neuen Nutzern, aus dem Bereich der Bedienung und Einrichtung des Systems:

Adressen

Unter welcher Adresse kann ich mich in meinem Mandanten anmelden?

Als ASP-Kunden können Sie direkt über unseren zentralen Login unter http://wice.de/service/kunden-login/ sich jederzeit mit Ihren Zugangsdaten in Ihrem Mandanten anmelden!

Wie viele Adressen können gespeichert werden

Es können beliebig viele Adressen abgespeichert werden. Wir haben Kunden mit über 100.000 Adressen im System.

Können mehrere Ansprechpartner / Kontakte pro Firma hinterlegt werden?

Ja, es können beliebig viele Ansprechpartner pro Firmenadressen hinterlegt werden.

Wie können Adressen ins System importiert werden?

Adressen werden am komfortabelsten über Excel-Tabellen importiert. In der ersten Zeile der Excel-Tabelle brauchen nur die Spalten nach den Wice-Konventionen benannt werden. Dies ist relativ selbsterklärend (z. B. address_company.name für den Firmennamen).

Gibt es eine Erklärung der Felder für den Adressimport?

Ja, auf der Erklärungsseite des Adressimports sind die Felder erklärt.

weiterführender Beitrag: Adressen-Import_(Excel)

Findet ein Dublettenabgleich statt?

Sowohl beim Adressimport als auch bei der einzelnen Eingabe einer neuen Adressen findet ein Dublettenabgleich statt. Für umfangreiche Bereinigungen des Adressbestandes gibt es mit dem Plugin "Dublettenkiller" ein Tool zur Konsolidierung des Adressbestandes.

Wie sollten die Adresskategorien sinnvoll eingerichtet werden?

Sie können (müssen aber nicht) vier Kategorien mit beliebig vielen Einträgen innerhalb einer Kategorie einrichten. Orientieren Sie sich am Gedanken "vom Allgemeinen ins Spezielle". Also z. B. Kategorie1="Kunden, Interessenten, Partner" - Kategorie2="Hardware, Software, Dienstleistungen" - Kategorie3="A - Sehr wichtig, B - Wichtig, C - Weniger Wichtig" usw.

Lassen sich Adressen, z. B. für Adressbeziehungen, verknüpfen?

Adressen können untereinander für Adressbeziehungen verknüpft werden. Die Beziehungen werden auch grafisch dargestellt.

Kann ich auch Adressen für bestimmte Nutzer sperren?

Ja, dies erfolgt über die Benutzergruppen. Bei jeder Adresse kann ein "Besitzer dieses Eintrags" festgelegt werden. Hiermit kann gesteuert werden, wer auf diese Adresse zugreifen darf.

Kann man bereits beim Import Benutzerrechte für Adressen vergeben?

Ja, die Einstellungen im Profil unter "Standard-Gruppenauswahl Adresseingabe" werden als Besitzer des Eintrags beim Import festgelegt.

Warum sehe ich nicht alle Benutzergruppen in der Editiermaske einer Adresse?

Sie sehen nur die Benutzergruppen, in denen Sie Mitglied sind.

Gibt es auch so etwas wie einen "Papierkorb" für gelöschte Adressen?

Ja, Sie können eine Adresskategorie als "Papierkorbkategorie" in der Administration unter "Filter-Voreinstellungen" einrichten.

Kann ich gelöschte Adressen wieder zurückholen?

Ja. Dazu dient die Kategorie "Papierkorb" welche Ihr Wice-Administrator für Sie einrichtet. Damit werden gelöschte Adressen zunächst dieser Kategorie zugewiesen. Um Adressen wieder aus dem Papierkorb zu holen, selekieren Sie im Adressbereich nach dieser Kategorie, welche in der Firmenadresskategorie 1 angelegt sein muss und editieren die Adresse die Sie aus dem Papierkorb holen möchten und heben die Zuweisung zum Papierkorb auf. Sollte die Adresse nicht mehr im Papierkorb sein, kann der Administrator in der Administration auf die Änderungshistorie gehen und die Löschung rückgängig machen. Sollte dies auch nicht möglich sein, so wenden Sie sich an den Support der WICE GmbH.

Wie kann ich Adresslisten aus Wice CRM exportieren?

Um Adresslisten aus Wice heraus zu exportieren, müssen Sie zunächst im Modul Kampagnen eine Adresslisten nach den gewünschten Kriterien erzeugen. Die Adressen dieser Liste können Sie dann per Klick auf den Link "Export" in der Übersicht der jeweiligen Liste exportieren. Sollte Ihnen die Funktion nicht zur Verfügung stehen, muss diese zunächst von Ihrem Administrator für Sie aktiviert werden.

Vorgänge

Wie kann ich direkt aus einem Vorgang eine Email versenden?

Sie müssen um eine Email direkt aus einem Vorgang versenden zu können, so dass diese auch als neue Vorgangsaktion dort abgespeichert wird, zunächst in Ihrem Profil unter Einstellungen Ihren Mailaccount den Sie im Wice-CommCenter eingerichtet haben verlinken. Wenn Sie nun in dem Vorgang eine erste Aktion anlegen und für diese Aktion einen Ansprechpartner zuweisen, so können Sie, sobald Sie die Aktion abgespeichert, per Klick auf das Emailsymbol neben dem Ansprechpartner für die Aktion, sofort das Fenster zu Erstellen einer Email öffnen und die Email erzeugen und versenden. Eine weitere Option zum direkten Versenden einer Email finden Sie unter Korrespondenz in den weiteren Funktionen in der Aktionsübersicht des Vorgangs. Um diese einzublenden müssen Sie auf den blauen Pfeil klicken.

Wenn ich auf eine E-Mail-Adresse in Wice klicke öffnet sich immer mein externer Mail-Client. Ich will aber E-Mails über WICE verschicken

Wenn Sie im CommCenter Ihren Mail-Account eingerichtet haben, dann können Sie im Profil im Reiter "Einstellungen" diesen bei der Option "Emailadressen mit Mail-Account verlinken" auswählen. Dann öffnet sich beim Klick auf E-Mail-Adressen der Webmail-Client und E-Mails werden automatisch als Vorgangsaktion abgelegt.

Wie kann ich in einem Vorgang eine Rechnung erzeugen mit Artikeln aus der Wice Artikeldatenbank?

Dazu gehen Sie in den Reiter Chancen im gewünschten Vorgang und legen hier entsprechende Chancen an, die aus dem in der Wice-Artikeldatenbank zuvor hinterlegten Artikeln bestehen. Diese Chancen können Sie nun zur Erzeugung von chancenbasierten Dokumenten auswählen. Die Einstellungen für diese Dokumententypen müssen Sie zuvor in der Administration im Rechnungsdruck-Konfigurator hinterlegt haben. Die so erzeugten Dokumente werden automatisch als neue Vorgangsaktionen im Vorgang abgelegt.

Termine

Können auch Serientermine angelegt werden?

Ja, wenn Sie bei der Termineingabe die Checkbox "wiederkehrender / mehrtägiger Termin" auswählen, kommt nach dem Abspeichern ein weiterer Dialog zur Definition der Terminserie.

Kann ich auch Todos oder Wiedervorlagen in den Kalender eintragen?

Nein, Wiedervorlagen und zu erledigende Aufgaben haben im Kalender nichts zu suchen. Wiedervorlagen geben Sie über Adressnotizen oder Vorgangsaktionen ein. Diese erscheinen dann im Dashboard im Reiter "Wiedervorlagen".

Kann ich Termine für andere Mitarbeiter verbergen, z. B. für private Termine?

Ja, wählen Sie bei einem neuen Termin die Checkbox "Termin nicht lesbar für andere User" aus.

Kann ich neue Terminkategorien anlegen oder die zugewiesenen Farben ändern?

Ja, das ist möglich. Dazu benötigen Sie jedoch Zugang zur Administration, denn hier werden alle Kategorien verwaltet. Dort können Sie dann natürlich neue Terminkategorien anlegen oder bestehende Kategorien ändern und auch die Farbzuweisung ändern.

Projekte

Wie kann ich Mitarbeitern Zugriff auf ein Projekt geben?

Bei den Projekten erfolgt die Rechtevergabe über die Zuweisung der Mitarbeiter zu einem Projekt. Nur die Mitarbeiter die beim Anlegen bzw. Editieren des Projektes dem Projekt zugewiesen wurden, können auf das Projekt zugreifen - grundsätzlich müssen natürlich die entsprechenden grundsätzlichen Rechte in den Gruppenrechten frei geschaltet sein. Darüber hinaus können Usergruppen das erweiterte Recht haben auf alle Projekte zugreifen zu können bzw. zu allen Projektaufgaben Rückmeldungen geben zu können.

Wie lege ich eine Rückmeldung zu einer Projektaufgabe an?

Entweder klicken Sie direkt in Ihrem Dashboard unter dem Reiter "Projektaufgaben" auf die jeweilige Aufgabe und Sie gelangen in die Rückmeldungsübersicht der Aufgabe und klicken dann auf "Neue Rückmeldung" oder aber Sie betreten das Modul Projekte und suchen das jeweiligen Projekt, klicken dies an, so dass Sie in die Detailansicht des Projekts gelangen und dort bei den gewünschten Aufgabe direkt auf den Aufgabenstatus um in die Übersicht der Rückmeldungen zu gelangen.

Kommunikation und Emails

Wie kann ich mit Wice CRM E-Mails abrufen?

In Wice CRM ist ein kompletter Webmail-Client integriert. Sie können im CommCenter einen Mail-Account einrichten. Wice verhält sich dabei wie andere E-Mail-Clients auch, d. h. Sie geben hier Ihre normalen Account-Daten ein und rufen dann die E-Mails ab.

Kann ich auch andere E-Mail-Clients mit Wice verbinden?

Ja, es gibt einen Connector für MS Outlook, Mozilla Thunderbird und den Apple-Mail-Client. Hiermit können Sie E-Mails und die Dateianhänge an Wice übertragen und als Adressnotiz oder Vorgangsaktion abspeichern.

Kann ich Briefvorlagen hinterlegen?

Ja, die Briefvorlagen legen Sie im Modul "Kampagnen" unter "Templates" ab.

Welche Formate können für Briefvorlagen verwendet werden?

Sie können Vorlagen im "Rich Text Format" (RTF) oder "Open Document Format" ablegen. Beides sind offene, herstellerunabhängige Formate, die auch von Word unterstützt werden.

Ich habe eine Vorlage im .doc-Format abgelegt, kann diese aber nicht abrufen

Das DOC-Format von Microsoft Word ist nicht herstellerunabhängig und wird nicht unterstützt. Bitte verwenden Sie ODT-Vorlagen. Diese können Sie auch mit Word bearbeiten.

Kann ich auch Serienbriefe aus Wice CRM erzeugen?

Ja, diese erfolgt im Modul "Kampagnen". Legen Sie zunächst die Adressliste an und wählen dann "Gedrucktes Mailing" aus. Sie erhalten dann eine komprimierte Datei (ZIP-Format), die Sie entweder auf Ihrem Rechner entpacken können und die Dokumente einzeln ausdrucken können oder Sie lassen sich von Wice eine PDF-Datei aus den Einzeldokumenten erzeugen. Öffnen Sie dazu die ZIP-Datei im Browser und wählen dann die entsprechende Option aus.

Wie aktiviere ich den iLetter-Service?

Aktivieren Sie hierfür das Fax.de-Plugin und registrieren Sie sich anschließend über das Plugin bei Fax.de. Sie können dann Briefe und Faxe aus Wice CRM verschicken.

Kann ich direkt aus Wice CRM Telefonnummern anwählen?

Ja, die Telefonnummern sind anklickbar und der Browser übergibt die Telefonnummer an einen Telefon-Client auf dem Rechner.

Wo stelle ich das Format für die Rufnummernübertragung ein?

Sie stellen das Format in der Administration unter "Weitere Systemeinstellungen" in der Option "Verlinkung von Telefonnummern" ein.

Administration & XLS-Import

Ich möchte Ansprechpartner zu meinen Firmenadressen hinzufügen. Wie muss die Importdatei aussehen?

Damit WICE die Ansprechpartner korrekt zu den bereits vorhandenen Firmenadressen zuweisen kann, müssen die Firmenadressen, im Idealfall zusammen mit der PLZ oder der Kundennummer, so wie diese in Wice CRM hinterlegt ist, vorhanden sein. Das Feld adress_company.name, also der Firmenname, muss zwingend vorhanden sind, damit die Ansprechpartner den Firmenadressen zugewiesen werden kann.

Wie kann ich mehrere Ansprechpartner in einer Importdatei ein und derselben Firmenadressen zuweisen?

Dazu müssen die Ansprechpartner in einer jeweils eigenen Zeile in der Importdatei zusammen mit den Adressdaten der Firmenadresse vorhanden sein. So kann Wice CRM beim Import die bereits vorhandene Firmenadresse erkennen und dann nur den neuen Ansprechpartner hinzufügen.

Kann ich einen Import rückgängig machen?

Sie können jeden Import, welcher mit dem XLS-Importmodul durchgeführt wurde, außer dieser wurde mit der Option zur Aktualisierung von Stammdaten durchgeführt, bis zu 24h nach Durchführung des Import wieder rückgängig machen. Dazu gehen Sie im XLS-Import unter Step 1 "Spezial" auf die Funktion um den vorherigen Import rückgängig zu machen. Aus der Liste können Sie dann Anhand des Timestamps den Import auswählen, den Sie rückgängig mache möchten.

Kann ich über den Import eine Dublettenprüfung durchführen?

Ja, Sie können im 3. Step des Import festlegen nach welchen Feldern und Kriterien eine Dublettenprüfung Ihrer Importdatei durchgeführt werden soll.

Müssen alle Spaltentitel in meiner Importdatei vorhanden sein?

Nein, Sie können Spaltentitel die Sie nicht benötigen in Ihren Excel-Tabelle auslassen.

Können gleiche Spaltentitel mehrfach in meiner Excel-Tabelle vorhanden sein?

Das ist möglich und sinnvoll, insbesondere wenn Sie z.B. in einer Adresskategorie einen Eintrag mehrere Kategorien zuweisen möchten, dann müssen Sie diesen Spaltentitel mehrfach in Ihrer Importdatei vorhalten. Bei Textfeldern, wie z.B. dem Feld Bemerkungen bei einer Firmenadresse, sollte dies in Ihrer Importdatei mehrfach vorhanden sein, können Sie im Step 3 des Import ein Trennzeichen für die Inhalte aus den verschiedenen Spalten wählen.

Kann ich gelöschte Adressen oder Vorgänge wieder herstellen?

Ja, dazu gehen Sie in der Administration auf die Änderungshistorie. Dort erhalten Sie eine Übersicht der Änderungen der letzten Tage. Sie können Änderungen rückgängig machen und gelöschte Einträge bei Adressen und Vorgängen wieder herstellen.

Kann ich die maximale Dateigröße für den Datenupload erhöhen?

Ja, in der Administration -> weitere Systemeinstellungen kann die maximale Dateigröße für den Upload festgelegt werden.