Wice Outlook Connector

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Was ist der Wice Outlook Connector?

Mit diesem Add-on wird die direkte Übernahme Ihrer Emails aus Microsoft Outlook in Wice CRM nahtlos ermöglicht. Mit dem Wice Outlook Connector wird so eine Verbindung von Wice CRM zu MS Outlook, dem beliebten und leistungsfähigen E-Mail-Client, hergestellt.

Zur Synchronisierung Ihrer Kontakte und Termine aus Outlook steht Ihnen der Wice Outlook Synchronizer zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie hier: Wice Outlook Synchronizer

Voraussetzungen für den Wice Outlook Connector


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Wichtig:

Der Wice Outlook Connector funktioniert nur unter Windows jedoch mit Firefox oder dem Internet Explorer als Browser. Bitte beachten Sie die weiteren Voraussetzungen:

  • Wice CRM Release X oder höher (ist auf unseren ASP-Servern installiert)
  • aktuelle Installationen von Firefox oder dem Internet Explorer, sowie eine lokale Installation von MS Outlook
  • installierte Version der Wice Outlook Connector Software
  • bei Verwendung von Firefox als Browser die installierte Firefox-Extension/Addon

Bitte beachten Sie, dass zur korrekten Funktion des Outlook Connectors der jeweils verwendete Browser in dem Sie mit Wice CRM arbeiten als Standardbrowser auf Ihrem Rechner ausgewählt sein muss, sowie Sie in Wice CRM bei Verwendung eines SSL Zertifikats über die korrekte URL angemeldet sein müssen, da es ansonsten zu Problemen beim Aufruf des Connectors kommen kann - fragen Sie im Zweifel Ihren Systemadministrator nach der richtigen URL Ihrer Wice-Installation!


Installation des Wice Outlook Connectors

Sie können den Wice Outlook Connector (aktueller Release 1-0-12) hier herunter laden: Download Outlook Connector

Speichern Sie zunächst das Programm auf Ihrem Rechner und klicken Sie zum Ausführen des Installers auf die herunter geladene Datei - folgen Sie nun den Anweisungen des Installers.

Wenn das Add-On korrekt installiert wurde, öffnen Sie zunächst Ihren Standardbrowser und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in Wice CRM an - starten Sie nun Ihr MS Outlook.

Hier sollten Sie nun, wenn die Installation korrekt erfolgt ist, in der Menüleiste den neuen Menüpunkt "WICE" finden:


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Screenshot: Outlook mit installiertem Wice Outlook Connector

Bei Verwendung von Firefox als Browser in Verbindung mit dem Outlook Connector müssen Sie zusätzlich die Extension/ das Addon für Firefox herunter laden und installieren - bei Verwendung des Internet Explorers ist dies nicht notwendig!

Installation der Firefox Extension

  • Extension für Firefox installieren
    • Klicken Sie auf den oben stehenden Link und der Installationsprozess für das Plugin startet automatisch - Sie müssen ggf. Firefox nach Aufforderung noch einmal neu starten.

Features des Wice Outlook Connectors

Der Wice Outlook Connector bietet folgende Features:

  • Erkennen von in Wice CRM bereits vorhandenen E-Mail-Adressen und Zuordnen der E-Mails als Adressnotiz
  • Erkennen von E-Mails mit im Betreff enthaltener Wice-ticket-ID (z.B. als Antwort auf eine aus einem Vorgang heraus geschriebene E-Mail) und Zuordnen der Emails zu dem entsprechenden Vorgang
  • Suchformular zur manuellen Zuordnung einer E-Mail als Adress- oder Ansprechpartnernotiz oder eines beliebigen Vorgang
  • direktes Öffnen der Aktionsübersicht eines Vorgangs beim Erhalt von E-Mail-Benachrichtigungen (z.B. über eine Wiedervorlage) in einem neuen Browserfenster


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Tipp:

Verwenden Sie zum Schreiben von E-Mails aus Vorgängen den internen Wice IMAP-Client, da nur so die E-Mail automatisch im Vorgang abgelegt und im Betreff mit der Wice-Ticket-ID, bzw. Ihrer Mandanten-Ticket-ID versehen werden kann. Wenn Sie mit Outlook via IMAP auf den selben IMAP-Server zugreifen, finden Sie die mit Wice geschriebenne E-Mails auch in Outlook im Ordner Ihrer gesendeten Emails.


Verwendung des Wice Outlook Connectors

Wenn Sie eine Mail von Outlook in Wice CRM überführen wollen, dann klicken Sie zunächst auf die gewünschte Email und dann in der Menüleiste Ihres Outlook Clients auf den Menüpunkt "Wice". Es erscheint das Optionsmenü mit den beiden Funktionen "In Wice speichern" und "Vorgangsansicht". Bitte beachten Sie, dass Ihnen die Option Vorgangsansicht nur zur Verfügung steht, wenn es sich um Benachrichtigungsemails, z.B. zu einer neuen Wiedervorlage, aus Wice handelt:

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Screenshot: Optionsmenü in Outlook bei aktiviertem Outlook Connector


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Hinweis:

Sollten Sie Outlook 2007 im Einsatz haben, wird Ihnen der Button "Wice" nur angezeigt, wenn Sie zuvor auf eine Email geklickt haben!

Klicken Sie zum Übernehmen der gewünschten Email nun auf "In Wice speichern" und in Ihrem aktiven Browser öffnet sich automatisch eine neue Seite mit dem Auswahlmenü zum Zuweisen und Überführen der Email:

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Screenshot: Auswahlformular zur Ablage der E-Mail in Wice CRM

Der Wice Outlook Connector hilft Ihnen bei der Auswahl:

  • Enthält die zu überführende E-Mail im Betreff eine Wice-Ticket-Id (z.B. bei einer Antwort auf eine aus einem Vorgang heraus geschriebenen E-Mail), so erkennt dies der Connector und schlägt Ihnen eine direkte Ablage im entsprechenden Vorgang vor. Sie können die direkte Ablage an einem bestimmten Vorgang auch über die manuelle Eingabe der Vorgangs-ID vornehmen.
  • Wenn die E-Mail-Adresse des Absenders in Wice CRM bereits an einer beliebigen Adresse hinterlegt ist, wird dies erkannt. Sie können dann wählen, ob Sie die E-Mail - mit dem gefundenen Ansprechpartner verknüpft - als Adressnotiz abspeichern wollen.
  • In dem nächsten Feld können Sie über die AJAX-Suchfunktion die E-Mail bei einer beliebigen Adresse zuordnen.
  • Oder aber, wenn die Email nicht einer Firmenadresse sondern direkt einem Ansprechpartner zugewiesen werden soll, können Sie im nächsten Feld über die AJAX-Suchfunktion nach diesem Suchen und die Email dann direkt dem Ansprechpartner als Notiz zuweisen.
  • Damit Sie die Email später leichter wieder auffinden können, können Sie definieren, mit welcher Medienkategorie die Email in WICE als Notiz bzw. Vorgangaktion verknüpft werden soll.
  • Für eventuell an der Email vorhandene Attachments können Sie nun noch entscheiden, ob diese zusammen in einem ZIP-Archiv der Aktion bzw. der Notiz hinzugefügt werden sollen oder Sie können für jedes Attachment einzeln entscheiden, ob dies in separaten Aktionen/Notizen in WICE abgelegt werden soll.

Abschließend klicken Sie nun auf den Speichern-Button und die Aktionen bzw. die Notizen werden angelegt und Sie gelangen direkt in die Aktionsübersicht bei dem gewählten Vorgang bzw. in die Übersicht der Notizen bei der gewählten Firmenadresse oder dem Ansprechpartner.


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Tipp:

Bei einer von Wice CRM verschickten Benachrichtigungsemail wird im Optionsmenü zusätzlich die Möglichkeit "Vorgangsansicht" aktiviert um im Browser direkt in die Wice-Vorgangsansicht des entsprechenden Vorgangs zu wechseln. Klicken Sie hierzu einfach auf "Vorgangsansicht" oder in der Email selbst auf den entsprechenden Link ("zur Vorgangsansicht in Wice") und es öffnet sich ein neues Browserfenster/Tab mit der Aktionsübersicht des Vorgangs.