Wice Outlook Synchronizer

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Wice Outlook Synchronizer

Wie funktioniert der Outlook Sync?

Der Wice Outlook Synchronizer ist eine Software zur Synchronisierung Ihrer Kontakte und Termine zwischen Wice CRM und MS Outlook. Zur direkten Übernahme Ihrer Emails aus Outlook in Wice CRM verwenden Sie bitten den separat erhältlichen Wice Outlook Connector

Zur Verwendung der Einzelplatzlizenz muss der Wice Outlook Synchronizer lokal auf dem Rechner installiert werden.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Enterprise Variante des Synchronizers einsetzen, dann wird die Verwaltung der zu synchronisierenden Accounts zentral vorgenommen - in diesem Fall kümmert sich Ihr Systemadministrator um die notwendigen Einstellungen. Zusätzlich ist in der Regel immer auch eine lokale Installation von MS Outlook erforderlich.

Bulbgraph.png
Hinweis:

Der lokale Client des Outlook Synchronizers funktioniert derzeit nur unter einem Windows Betriebssystem!

Lizensierung/Download

Sie können den Outlook Synchronizer (aktueller Release 6-0-19) hier: Download Outlook Synchronizer kostenlos herunter laden und 30 Tage testen - dabei können Sie jedoch in der Basisversion nur ein Profil für die Synchronisation Ihrer Kontakte und Termine anlegen. Nach Ablauf der 30 Tage müssen Sie, wenn Sie die Software weiterhin nutzen möchten, über die Wice GmbH den kostenpflichtigen Lizenzschlüssel bestellen. Dazu wenden Sie sich direkt telefonisch unter der 040 4130350 an uns oder auch per Email an support@wice.de. Sie können im Synchronizer im Menü Optionen per Klick auf den Menüpunkt "Info" jederzeit einsehen, wie viele Tage bis zum Ablauf Ihrer Testlizenz noch verbleiben - Sie erhalten in dem angezeigten Fenster auch weitere Informationen zur Releaseversion und der Variante des Synchonizers.

Ol info.png
Screenshot: Optionsmenü im Outlook Synchronizer mit Menüpunkt Info zur Anzeige der verbleibenden Testtage

Wenn Sie die Vollversion des Synchronizers bestellt haben, erhalten Sie von der Wice GmbH den zur Lizensierung erforderlichen Lizenzschlüssel. Diesen müssen Sie im Synchronizer im Optionsmenü unter dem Menüpunkt Lizenz->Lizenz aktivieren hinterlegen:

Ol lizensierung.png
Screenshot: Optionsmenü im Outlook Synchronizer zur Aktivierung der Lizenz

Es öffnet sich ein neues Fenster und Sie können nun den erhaltenen Schlüssel entweder per Copy & Paste in das vorhergesehene Feld überführen oder zunächst in die Zwischenablage übernehmen und dann auf den Button "Text aus der Zwischenablage einfügen" klicken. Nachdem der Schlüssel in das Feld eingefügt wurde klicken Sie auf Aktivieren.

Ol schluesseleingabe.png
Screenshot: Maske zur Hinterlegung des Lizenzschlüssels für den Outlook Synchronizers

Allgemeine Regeln zur Synchronisierung

Wice-Ordner in Outlook

Im Bereich Kontakte wird in Outlook bei Installation des Synchronizers automatisch ein Ordner Wice angelegt. Nur Kontakte die sich in diesem Ordner befinden, werden, bei den Default-Einstellungen im Synchronizer, mit Wice CRM synchronisiert. Beispiel: Wenn ein Kontakt aus Outlook nach Wice überführt werden soll, muss dieser sich in Outlook im Ordner Wice liegen. Dies ist die von uns empfohlene Vorgehensweise. Es ist optional auch möglich den Standardordner Kontakte oder einen anderen beliebigen Ordner in der Konfiguration auszuwählen - bedenken Sie dann jedoch, dass immer alle Kontakte aus diesem Ordner synchronisiert werden!

Nur ganze Datensätze werden synchronisiert

Die Synchronisierung in beide Richtungen erfolgt nur mit ganzen Datensätzen. Es erfolgt keine Synchronisierung auf Feldebene. Beispiel: Hat ein Anwender in Outlook bei einem bestehenden und bereits synchronisierten Kontakt eine Telefonnummer geändert, so werden alle Felder des Datensatzes geändert. Dies betrifft aber nur die in die Synchronisation eingeschlossenen Felder, d.h. Felder, wie z.B. Kategorien etc. werden nicht aktualisiert.

Synchronisation von Kontakten: Steuerung über Flags

In Wice CRM werden zur Synchronisierung der Kontakte userbezogene Flags verwendet. Die Flags werden über den Link „Outlook sync“ gesetzt. Wenn Sie einen Flag bei einer Firmenadresse setzen, dann werden alle Ansprechpartner dieser Adresse automatisch auch mit einem Flag versehen, so dass dann alle Ansprechparter mitsynchronisiert werden. Wenn Sie einen Flag nur bei einem Ansprechpartner setzen, wird nur der Ansprechpartner (mitsamt seinen Kontaktdaten/Firmenanschrift) in Outlook übernommen. Aus Wice CRM werden generell nur Firmen- und Ansprechpartnerdaten in Outlook übernommen, bei denen ein Flag für einen Eintrag gesetzt wurde. Bei Daten, die aus Outlook in Wice übernommen wurden, werden die Flags bei den Firmen und Ansprechpartnern automatisch aktiviert.

Olsync wice.png
Screenshot: Aktivierter Flag bei einer Firmenadresse zur Freigabe der Synchronisation mit Outlook

Löschen von Kontakten in Outlook

Wird in Outlook ein Kontakt gelöscht, so wird dieser nicht in Wice gelöscht. Stattdessen wird der Flag zum Synchronisieren des Kontakts in Wice CRM wieder entfernt.

Synchronisation von Terminen

Es werden nur Termine aus Wice CRM übernommen, denen man selbst als Teilnehmer zugeteilt ist. In Outlook werden in der Defaulteinstellung im Sychronizer nur Termine an Wice CRM übertragen, wenn diese im Kalender "Wice" in Outlook angelegt werden bzw. vorhanden sind. Alle Termine die aus Wice CRM stammen, werden auch nur in diesem Kalender in Outlook angelegt. Es ist optional auch möglich den Standardkalender oder einen anderen beliebigen Kalender in der Konfiguration des Synchronizers auszuwählen - bedenken Sie dann jedoch, dass immer alle Termine aus diesem Kalender synchronisiert werden! Termine die in Wice CRM aus externen Quellen stammen, also z.B. über ein Ical-Abo eingebunden wurden, werden nicht synchronisiert.

Installation / Deinstallation

Nach dem erfolgreichen Download der Software folgen Sie den Schritten des Setup-Assistenten. Dieser leitet Sie automatisch durch den Installationsprozeß. Nach erfolgreichem Abschluss der Installation starten Sie den Synchronizer bzw. können diesen am Ende der Installation auch direkt aufrufen.

Zur Deinstallation gehen Sie in Ihre Systemsteuerung->Programme und Funktionen und selektieren in der Liste der installierten Programme den Wice Outlook Synchronizer und klicken dann auf "deinstallieren". Der Assistent geleitet Sie dann durch den Prozeß - Sie müssen ggf. noch einmal bestätigen, dass die Software, bedingt durch die Deinstallation, Änderungen an Ihrem Rechner vornehmen darf.

Einrichtung Ihrer Synchronisationsprofile

Sie gelangen nach dem ersten Start des Synchronizers in den Hauptbildschirm:

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Screenshot: Hauptbildschirm des Outlook Synchronizers

Hier müssen Sie zunächst ein neues Profil mit Ihren Daten anlegen - klicken Sie dazu unter "Profil" auf die Schaltfläche "Neu" und Sie gelangen in den Profilassistenten:


Ol profilassistent.png
Screenshot: Eingabemaske des Profilassistenten

Über die Checkboxen "Kontakte" und "Termine" legen Sie die Synchronisationsart fest, d.h. ob Sie nur Ihre Kontakte oder nur die Termine oder beides zwischen Outlook und Wice CRM abgleichen möchten. Im Standard, und dies ist auch die von uns empfohlene Voreinstellung, werden die Kontake und Termine in die jeweiligen Unterordner/Kalender "Wice" in Outlook übernommen, bzw. nur Kontakte/Termine aus diesen Unterordner mit Wice CRM synchronisiert, da Sie so einfach zuweisen können welche Inhalte aus Outlook übertragen werden sollen. Wenn Sie die Kontakte und Termine mit Ihrem Standardordnern bzw. Kalender synchronisieren möchten, so können Sie dies hier auswählen. Bedenken Sie jedoch, dass Sie dann ggf. sehr viele Einträge bei jedem Abgleich überprüfen bzw. übernehmen werden.

Nun tragen Sie in die vorgesehenen Felder Ihre individuellen Daten ein. Dies sind die Adresse des Wice-Servers/Hostname - wenn Sie diese nicht kennen, dann wenden Sie sich gerne an unseren Support unter support@wice.de oder Fragen Sie ggf. Ihren Systemadministrator. Als nächstes tragen Sie Ihre Emailadresse ein - diese muss mit der von Ihnen in Wice CRM hinterlegten Defaultmailadresse identisch sein und ist nur notwendig, wenn Sie auch Ihre Termine mit Wice CRM synchronisieren wollen - wenn Sie nur Kontakte synchronisieren möchten, kann dieses Feld auch leer bleiben.

Nun hinterlegen Sie noch Ihre Wice-Zugangsdaten, also den Mandantennamen, Ihren Usernamen und Ihr Passwort und klicken dann auf "Ok". Sie erhalten nun noch eine Bestätigungsnachricht über die erfolgreiche Einrichtung Ihres Profils.


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Hinweis:

In den Standardeinstellungen des Synchronizers werden die Daten für Termine und Kontakte in beide Richtungen synchronisiert. Bei Konflikten werden die sogenannten Konfliktelement in Outlook überschrieben. Sie können in den Detaileinstellungen der Synchronisationsprofile diese Einstellungen nachträglich jederzeit anpassen!

Zurück im Hauptbildschirm sehen Sie jetzt Ihre neu hinterlegten Profile und können nun beginnen den Sychronizer zu verwenden.

Analyse und Durchführung der Synchronisation

Um zunächst die von Ihnen hinterlegen Daten zu verifizieren, bevor Sie das erste mal eine Synchronisation durchführen, steht Ihnen die Funktion der Analyse zur Verfügung. Klicken Sie zum Ausführen auf den Button "Analysieren" - der Vorgang kann einige Sekunden in Kauf nehmen - wenn dieser erfolgreich abgeschlossen wurde, wird Ihnen das Ergebnis in den jeweiligen Feldern angezeigt:

Ol analyse.png
Screenshot: Ergebnis nach durchgeführter Analyse

Im Feld Ergebnis der letzten Analyse sehen Sie, wie viele Einträge jeweils für die ausgewählten Bereiche (Kontakte & Termine) in Outlook und in Wice CRM, hier bezeichnet als Datenbank, vorhanden sind und welche erforderlichen Änderungen (Hinzufügen/Ändern/Löschen) bei Durchführung der Synchronisation in Wice CRM und in Outlook vorgenommen werden. Im Feld "Hinweise für letzte Aktion" gibt Ihnen das Tool nochmals eine Übersicht über die letzten Aktionen, in diesem Fall über die erfolgreich durchgeführte Analyse. Wenn Sie mit den Ergebnisse der Analyse so weit zufrieden sind, können Sie nun die erste Synchronisation durchführen, in dem Sie auf Synchronisieren klicken und diese wird durchgeführt - auch dieser Vorgang kann einige Sekunden, je nach Anzahl der zu bearbeitenden Einträge, dauern. Nach erfolgreicher Durchführung wird Ihnen dies in der Maske wie folgt angezeigt:

Ol syncdurchführung.png
Screenshot: Ergebnis nach erfolgreich durchgeführter Synchronisierung


Bulbgraph.png
Hinweis:

Bitte beachten Sie, das Termine die Sie lokal in Ihrem Outlook Kalender löschen, in Wice nach Durchführung der folgenden Synchronisation nicht komplett gelöscht werden, sondern nur Sie als Teilnehmer entfernt werden - der Termin an sich bleibt so im Wice-Kalender bestehen und wird Ihnen ggf. nur noch bei bestimmten Filtereinstellungen im Wice Kalender weiterhin angezeigt.

Umbenennen/Löschen der Synchronisationsprofile

Sie können Ihre bereits hinterlegten Synchronisationsprofile jederzeit Umbenennen oder Löschen. Klicken Sie dazu auf das jeweile Profil welches Sie Umbenennen oder Löschen möchten und dann auf den Button zum Löschen bzw. Umbenennen. Beim Klick auf Umbenennen erscheint ein neues Fenster und Sie können den neuen Namen für das Profil hinterlegen - klicken Sie dann auf OK um Ihre Änderungen zu übernehmen. Beim Klick auf den Button "Löschen" wird Ihnen ebenfall ein Fenster mit einer Bestätigungsabfrage angezeigt - um das Profil zu löschen klicken Sie hier auf Ja und das Profil wird entfernt.

Bearbeiten eines Synchronisationsprofils

Um ein vorhandenes Synchronisationsprofil zu bearbeiten wählen Sie zunächst das gewünschte Profil aus und klicken dann auf den Button Bearbeiten und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

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Screenshot: Maske zum Ändern der Profileinstellungen


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Hinweis:

Wenn Sie ein bestehendes Profil bearbeiten, mit dem bereits eine Synchronisation durchgeführt wurde, so sind einige Eigenschaften schreibgeschützt, um Sie vor möglichem Datenverlust zu schützen - wenn Sie diese auch bearbeiten möchten, so klicken Sie auf "Gesamte Bearbeitung freigeben"


Mit Klick auf Weiter > gelangen Sie in die nachfolgende Maske, in der Sie Ihre Wice-Einstellungen ändern können, die Sie bereits bei der Ersteinrichtung hinterlegt haben. Es gibt hier außerdem eine Checkbox, welche anzeigt ob das jeweilige Profil derzeit aktiv ist - um dies inaktiv zu setzen deaktivieren Sie einfach die Checkbox. im Reiter "Allgemeine Einstellungen" können Sie festlegen ob die Synchronisation, wie im Standard voreingestellt und eigentlich auch so vorgesehen, in beide Richtungen erfolgt oder ob diese nur in eine Richtung erfolgen soll, also von Outlook zur Datenbank (Wice CRM) oder von der Datenbank zu Outlook.


Allgemeine einstellungen1.png
Screenshot: Maske zum Festlegen der Einstellungen für die Synchronisationsart

Sie können außerdem festlegen wie mit Konfliktelementen verfahren werden soll. Wenn die Synchronisation in beide Richtungen erfolgt, können Sie einstellen ob die Konfliktelemente in Outlook oder in Wice CRM überschrieben werden sollen. Ein Konflikt tritt dann auf, wenn ein Datensatz zeitgleich auf beiden Seiten geändert wurde. In so einem Fall wird die Änderung nur auf der gewählten Seite überschrieben. Wenn Sie die Synchronisation nur in jeweils eine Richtung durchführen, dann können Sie jeweils per Checkbox entscheiden ob die Änderungen am Ziel überschrieben oder beibehalten werden sollen.

Klicken Sie dann, nachdem Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben auf Weiter > und Sie gelangen in die nachfolgenden Maske in der Sie die Einstellungen für Ihre Outlook / Exchange Verbindung vornehmen können. Im Reiter "Verbindung" legen Sie fest wie sich der Outlook-Synchronizer mit Outlook bzw. Exchange verbindet - wenn bereits mit diesem Profil eine Synchronisierung durchgeführt wurde, können Sie diese Einstellung nicht ändern, Sie müssen dazu zunächst die gesamte Bearbeitung freigeben! Im Reiter "Ordner" sind die jeweiligen Ordner definiert aus denen die Kalender- bzw. Adressdaten in Outlook hinterlegt sind und die synchronisiert werden sollen - diese Einstellungen sollten unverändert bleiben, da diese fest für die Funktionsweise des Wice Outlook Synchronizer definiert wurden. Klicken Sie nun auf Weiter > und Sie gelangen in eine abschliessende Maske in der eventuell vorhandende Warnmeldungen angezeigt werden. Klicken Sie nun auf Fertig stellen um die Bearbeitung zu beenden.

Aufgabenplanung

Sie können für die regelmäßige, automatische Durchführung der Synchronisation Aufgaben anlegen. Klicken Sie dazu auf Synchronisation planen und Sie gelangen in die folgende Ansicht:

Aufgabenplanung.png
Screenshot: Maske zum Anlegen einer Aufgabe für die autommatische Synchronisation

In den Feldern für die Anmeldeinformation müssen Sie die Daten zur Anmeldung an Ihrem Rechner hinterlegen - wenn Sie die Option "Nur ausführen wenn Benutzer angemeldet ist" aktivieren, ist das befüllen des Feldes für das Kennwort unnötig. Nun legen Sie den Zeitplan für den gewünschten Zeitpunkt und die Häufigkeit zur Durchführung der Aufgabe fest. Wählen Sie im Feld "Start" den Zeitpunkt ab wann die Aufgabe durchgeführt werden soll und entscheiden dann ob dies in einem täglichen oder wöchentlichen Muster erfolgen soll. Abschliessen wählen Sie noch aus wie oft die Aufgabe wiederholt werden soll. Klicken Sie dann zum Anlegen der Aufgabe auf OK. Ihre Aufgabe ist nun angelegt und per Klick auf den Button "Aufgabenplanung anzeigen" öffnet sich die Windows Aufgabeplanung und Sie können die angelegte Aufgabe einsehene und bearbeiten. Zum Löschen der Aufgabe klicken Sie erneut auf Synchronisation planen und dort dann auf Aufgabe löschen... um diese, nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage, wieder zu entfernen.