Workflow

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Was sind Workflows?


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Tipp:

Das Einfache ist das Geniale. Und beides trifft auf Workflows zu: Sie sind einfach, weil selbsterklärend und genial, weil sie Ihnen das Leben leichter machen.


Wikipedia definiert den Begriff Workflow wie folgt:

Ein Arbeitsablauf, englisch Workflow, ist eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten in einer Organisation.

Der Arbeitsablauf betont dabei die operativ-technische Sicht auf die Prozesse, während der in der Definition nahe stehende Geschäftsprozess den Bezug zu betriebswirtschaftlichen Faktoren wie Kosten und Erlösen betrachtet, z.B. bei einem Handelsprozess.

Dabei kann ein IT-System den Ablauf unterstützen, ihn mit notwendigen Daten versorgen und ihn gemäß einer im System hinterlegten Vorgabe oder eines dafür vorgesehenen Algorithmus abwickeln. Herstellerübergreifende, internationale Gremien wie WfMC haben dazu Standards wie BPML entwickelt.

Das Ziel ist hierbei weniger eine Dokumentation für eine Organisation oder deren Mitarbeiter, sondern eine mögliche (Teil-) Automatisierung der Ausführung. In Abgrenzung vom Geschäftsprozess wird dabei detailliert auf die operative Ebene eingegangen, indem die Arbeitsablauf-Beschreibung (workflow-definition) den Prozess in Bestandteile gliedert, die auf IT-Ebene eindeutig sind und in deterministischer Beziehung zueinander stehen.

Arbeitsablaufmodelle sollen dabei helfen, die optimale Einbindung verschiedener Anwendungen (Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken usw.) in Arbeitsabläufe der Organisation sicherzustellen. Hierzu wird ein Workflow-Management-System eingesetzt: Ein Softwaresystem, das die Definition und Durchführung von Workflows ermöglicht, indem es die Workflow-Instanzen nach einem vorgegebenen, im Rechner abgebildeten Schema steuert und dazu benötigte Daten und Applikationen bereitstellt oder abfragt. Die Aufgabe eines Workflow-Managementsystems besteht darin, zu koordinieren, wer (Rollen) was (Aufgabe) wann (Prozess) und wie (Umgebung) bearbeitet.

Analyse und Definition von Arbeitsabläufen können aber auch ohne jeden Bezug zu einem Rechnersystem erfolgen.

Workflows einrichten

Die Einrichtung eines Workflows bleibt zur Gewährleistung der Qualität standardisierter Prozesse ausschließlich dem Administrator vorbehalten. Für diesen ist das Einrichten einfach und ohne Programmierkenntnisse kein Problem.

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Workflow-Konfigurator

Workflows anwenden

Workflows sind Bestandteil des universellen Vorgangsmanagements. Und Workflows wirken auf das Vorgangsmanagement mit seinen Instrumenten und Tools. Über Workflows kann ich somit automatisiert oder zur manuellen Auslösung

  • Aktionen und Wiedervorlagen in beliebiger Zahl anlegen,
  • E-Mails mit E-Mail-Vorlagen und standardisierten Anhängen verschicken,
  • Chancen anlegen, z.B. für die Erstellung eines Standardangebots,
  • den Status eines Vorgangs verändern oder
  • einen weiteren Workflow aufrufen.


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Screenshot: Ein Workflow in Bearbeitung in einem Vorgang. Jede weitere Erklärung ist überflüssig.

Mit Klick auf den Step im Diagramm öffnet sich bei einem Step mit halbautomatisierter E-Mail-Verschickung, in diesem Fall der Step "01 Erstkontaktmail", öffnet sich die E-Mail-Maske. Über variable Feldzuweisungen sind hier in diesem Fall:

  • Absender jeweiligen Wice-Users
  • Empfänger des verknüpften Ansprechpartners der Firma
  • Betreff
  • Serienbriefanrede
  • personalisierte Signatur des jeweiligen Wice-Users

Weitere Variablen sind möglich. Jeder kann natürlich die E-Mail-Vorlage nach Belieben im Browser editieren.


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Screenshot: Ausführen eines Workflow-Steps mit Verschickung einer standardisierten E-Mail


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Tipp:

Workflows bestehen aus Schritten. Der kleinstmögliche Workflow besteht aus einem Step. Dies kann z.B. eine einfache E-Mail-Vorlage sein ... vielleicht noch mit einem festen Anhang ... und noch einer Wiedervorlage ... in einem Step ... mit einem Klick.



Beispiel Leadbearbeitung: Workflows im Zusammenspiel mit dem Contact-Plugin

Workflows sind ideal, um Leads zu bearbeiten, die über Marketingkampagnen gewonnen wurden. Tagtäglich verbrennen Unternehmen viel Geld, weil die durch das Marketing gewonnenen Anfragen nicht ordentlich abgearbeitet werden. Workflows und das Kontaktformular-Plugin bilden ein ideales Gespann, um dieses Dilemma zu vermeiden.

Rightarrow.png weiterführender Beitrag: Leadbearbeitung mit Workflows